ERP-Einführung

Besonders im Falle einer Neu-Einführung ist es sinnvoll von Beginn an die Änderungsprotokollposten einzu­rich­ten, da die Anwender häufig noch unsicher in der Datenverarbeitung sind und somit Fehler entstehen können. Wenn diese nachvollziehbar dokumentiert werden, kann dies der Fehlerlokalisierung, der Ursachenforschung für Folgefehler und dem Lerneffekt dienen.

Offene Kommunikation

Im Vorfeld sollte innerhalb der Organisation das Tracken der Benutzeraktivitäten abgestimmt und offen im ge­sam­ten Team kommuniziert werden, da alle festgelegten ERP-Aktivitäten eines Benutzers innerhalb des ERP-Systems dokumentiert werden.

Änderungsprotokoll einrichten

Zu Beginn der Änderungsprotokollposten steht die Einrichtung, welche über den Aufruf Änderungsprotokoll Einrichtung geöffnet werden kann.

Hier muss zunächst das Änderungsprotokoll aktiviert werden.

Im Anschluss daran, werden die zu protokollierenden Tabellen über die Funktion Einrichten → Tabellen aus­ge­wählt.

Hierbei kann nun festgelegt werden, ob für die jeweilige Tabelle das Einfügen, Bearbeiten und/oder Löschen protokolliert wird. Darüber hinaus kann bestimmt werden, ob alle Tabellenfelder oder nur einige getrackt werden sollen.

Wird für eine der Protokollier-Arten einige ausgewählt, kann über die 3-Punkte-Schaltfläche in einer erwei­ter­ten Ansicht das jeweilige Tabellenfeld mit dem Setzen von Häkchen ausgewählt werden. Durch Schließen des Fensters werden die jeweiligen Tabellenfelder übernommen.

Nicht-sinnvolle Einrichtung

Charakteristika einer nicht-sinnvollen Einrichtung ist häufig das Protokollieren von zu vielen Tabellen sowie Tabellenfeldern. In den meisten Fällen ist es beliebt zunächst einmal alles aufzuzeichnen, um nicht zu viel Zeit mit der Einrichtung der Protokollposten zu verbringen. Ergebnis ist jedoch eine Ansammlung von immensen Datensätzen, welche nicht nur die Datenbank aufblähen, sondern zusätzlich die Reaktionszeit in der ERP-Anwendung verlangsamen. Darüber hinaus sind die protokollierten Aktivitäten sehr unübersichtlich, da jede einzelne aufgezeichnet wird. Deshalb sollte unbedingt überlegt werden, welche Tabellen und Felder für die Aufzeichnung der Aktivitäten für das Unternehmen von Relevanz sind.

Benutzer-Aktivitäten in Änderungsprotokollposten verwalten

Nach Aktualisierung oder Neustart der Sitzung sind nun die Benutzer-Aktivitäten auf der Seite Änderungs­protokollposten sichtbar. Alle direkten Änderungen eines Benutzers an den Daten der Datenbank werden nun chronologisch protokolliert.

Der Zugriff auf diese detaillierten Benutzer-Daten kann über die Berechtigungssätze eingerichtet werden. Ausführliche Informationen hierzu sind in unserem Blog-Beitrag „Benutzergruppen und Benutzergruppen-Berechtigungssätze“ zu finden.

Änderungsprotokollposten löschen

Die Änderungsprotokollposten können auch gelöscht werden. Dies kann mit Hilfe der Aktion Posten löschen ausgeführt werden, wo mit verschiedenen Optionen und Filtern ausgewählte Benutzer-Aktivitäten gelöscht werden können.

Beispielsweise kann eine Löschung manuell für einen ausgewählten Zeitraum erfolgen, bezogen auf eine spezi­fische Tabelle. Mit Bestätigung der Eingabe werden anschließend die entsprechenden Änderungsprotokoll­pos­ten der jeweiligen Benutzer in diesem Zeitraum für diese Tabelle gelöscht.

Alternativ kann dies auch automatisiert mit dem Befehl Plan… über die Aufgabenwarteschlange erfolgen. Hier­für sollte unternehmensbezogen im Vorfeld überlegt werden, nach welcher Periode, welche Daten gelöscht werden können, um dies in regelmäßigen Intervallen durchzuführen.