Administrator, Mitarbeiter, Aushilfe – Wer macht was im ERP-System?

In vielen Unternehmen werden die Aufgaben oftmals so verteilt, dass z. B. System-Einrichtungen nur von aus­ge­wählten Personen vorgenommen werden dürfen, die tagtäglichen Aktivitäten von allen entsprechenden Mit­arbeitern und manche Teilbereiche zusätzlich auch von Aushilfen durchgeführt werden dürfen. Auf dieser Basis und anhand der Verkaufsrolle demonstrieren wir die Neuerungen im ERP-System Dynamics NAV.

Die Benutzergruppen können im Menü unter

Abteilungen > Verwaltung > IT-Verwaltung > Allgemein

aufgerufen werden. Es lassen sich beliebig viele Benutzergruppen erstellen. Für unser Beispiel werden die fol­gen­den Benutzergruppen angelegt:

Code Name
VK-ADMIN Verkauf Administrator
VK-MA Verkauf Mitarbeiter
VK-AH Verkauf Aushilfe

Benutzergruppenmitglieder verwalten

Über den Aufruf Benutzergruppenmitglieder öffnet sich eine Liste aller Mitglieder der ausgewählten Benut­zer­gruppe, die auch die Möglichkeit bietet, weitere Benutzer hinzuzufügen.

Wenn ein Benutzer der Benutzergruppe zugeordnet werden soll, er diese Rolle aber nur in einem bestimmten Mandanten durchführen darf, dann ist der entsprechende Mandant im Feld Unternehmensname zuvor ein­zu­tragen.

Benutzergruppen-Berechtigungssätze pflegen

Über den Aufruf Benutzergruppen-Berechtigungssätze können dann die Berechtigungssätze der ent­sprechenden Benutzergruppe zugewiesen werden.

Eine weitere Möglichkeit die Zuordnung durchzuführen, stellt der Aufruf Berechtigungssatz nach Benutzer­gruppe dar. Hierbei wird eine Übersicht der Berechtigungssätze geöffnet, in der direkt erkannt werden kann, welche Benutzergruppen diesen verwenden. Weiterhin kann hier aber auch durch Setzen/Entfernen der ent­sprechenden Haken die Zuordnung zu einem Berechtigungssatz angepasst werden.

Benutzergruppen exportieren und importieren

Eine weitere, sinnvolle Neuerung sind die Funktionen Benutzergruppen exportieren und Benutzergruppen importieren, die es auf einfache Art und Weise ermöglichen, die Berechtigungen in einer Testumgebung zu erstellen und nach erfolgreichem Test in die Produktivumgebung zu übernehmen.

Benutzergruppen über Benutzerkarte verwalten

Ein einzelner Benutzer kann auch über die Benutzerkarte einer Benutzergruppe zugeordnet werden, in dem der Eintrag im Register Benutzergruppen manuell ergänzt wird.

Wichtig: Soll die Benutzergruppe nur für einen bestimmten Mandanten hinzugefügt werden, so ist zuerst das Feld Unternehmensname zu füllen und erst anschließend der entsprechende Code, weil beim Umbenennen des Datensatzes die Benutzerberechtigungssätze nicht ent­spre­chend geändert werden. Es handelt sich hierbei um einen Bug, der jedoch mit Cumulative Update 10 (Build 46621) beseitigt wurde.

Berechtigungen aufzeichnen

Eine weitere sehr hilfreiche Neuerung in Microsoft Dynamics NAV 2016 ist die Funktion zum Aufzeichnen von Berechtigungen. Zuvor gab es eigentlich nur die Möglichkeit einen Prozess durchzuspielen, auf die Fehler­mel­dung zu warten, dass der Anwender keine Berechtigung hat, Daten einer bestimmten Tabelle zu lesen, zu ver­ändern, … die Berechtigung zu ergänzen und anschließend auf die nächste Fehlermeldung zu warten. Dies hat nun ein Ende.

Ausgangssituation zum Starten der Aufzeichnung sind die Zugriffsrechte eines Berechtigungssatzes. Lassen Sie uns einen neuen Berechtigungssatz KONTAKTE VERWALTEN erstellen, der später verwendet werden kann, um Kontakte zu bearbeiten.

Aufzeichnung starten

Um mit der Aufzeichnung zu beginnen müssen wir die Zugriffsrechte des Berechtigungssatzes aufrufen und an­schließend die Aktion Start betätigen. (Hierbei wird in Dynamics NAV 2016 darauf hingewiesen, dass die Aufzeichnung teilweise von zwischengespeicherten Einrichtungsdaten abhängt und es sich anbietet den Cache zuvor zu leeren. Hierfür ist der Mandant erneut zu öffnen. In neueren Versionen ist dies nicht mehr notwendig.)

Wurde die Aufzeichnung gestartet, sind alle Tätigkeiten durchzuführen, die später auch mit dem entspre­chen­den Berechtigungssatz durchgeführt werden dürfen. In unserem Beispiel also das Öffnen der Kontaktliste, so­wie das Erstellen von neuen Kontakten und das Bearbeiten von bestehenden Kontakten.

Aufzeichnung stoppen

Wurden alle Tätigkeiten durchgeführt muss die Aufzeichnung mit der Aktion Stopp beendet werden und die Frage, ob die Berechtigungen hinzugefügt werden sollen, bestätigt werden.

In unserem Fall werden uns also nun die folgenden Zugriffsrechte vorgeschlagen:

Zugriffsrechte überprüfen

Nach dem Aufzeichnen der Berechtigungen sollten diese immer noch mal überprüft werden. Zum Beispiel wird beim Testen gerne mal vergessen, auch Datensätze zu löschen und entsprechend fehlt in dem Beispiel für die Tabelle Kontakt das Zugriffsrecht zum Löschen. Hierbei kann es ratsam sein, das Löschen ebenfalls wieder auf­zuzeichnen, weil beim Löschen manchmal Tabellen angesprochen werden, die zuvor nicht aufgezeichnet wurden.

In Dynamics NAV 2016 wurde beim Aufzeichnen der Berechtigungen lediglich die Objektart Table Data berücksichtigt und es wurden keine indirekten Berechtigungen aufgezeichnet. Seit Dynamics NAV 2017 werden alle Objektarten und auch indirekte Berechtigungen unterstützt.

Leseberechtigungen zugehöriger Tabellen hinzufügen

Eine weitere nützliche Funktion stellt der Aufruf Leseberechtigung zu zugehörigen Tabellen hinzufügen dar. Mit diesem wird sichergestellt, dass die zugehörigen Tabellen ebenfalls gelesen werden dürfen, damit zum Bei­spiel die Lookups der Felder Länder/Regionscode, Anredecode, Verkäufercode, … verwenden werden können.

Zu guter Letzt muss der Berechtigungssatz nur noch den entsprechenden Benutzern, bzw. Benutzergruppen zu­gewiesen werden, was am einfachsten über die Aufrufe Benutzerberechtigungssatz nach Benutzer, bzw. Berechtigungssatz nach Benutzergruppe erreicht werden kann.

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