Administrator, Mitarbeiter, Aushilfe ‚Äď Wer macht was im ERP-System?

In vielen Unternehmen werden die Aufgaben oftmals so verteilt, dass z. B. System-Einrichtungen nur von aus­ge­w√§hlten Personen vorgenommen werden d√ľrfen, die tagt√§glichen Aktivit√§ten von allen entsprechenden Mit­arbeitern und manche Teilbereiche zus√§tzlich auch von Aushilfen durchgef√ľhrt werden d√ľrfen. Auf dieser Basis und anhand der Verkaufsrolle demonstrieren wir die Neuerungen im ERP-System Dynamics NAV.

Die Benutzergruppen k√∂nnen im Men√ľ unter

Abteilungen > Verwaltung > IT-Verwaltung > Allgemein

aufgerufen werden. Es lassen sich beliebig viele Benutzergruppen erstellen. F√ľr unser Beispiel werden die fol­gen­den Benutzergruppen angelegt:

Code Name
VK-ADMIN Verkauf Administrator
VK-MA Verkauf Mitarbeiter
VK-AH Verkauf Aushilfe

Benutzergruppenmitglieder verwalten

√úber den Aufruf Benutzergruppenmitglieder √∂ffnet sich eine Liste aller Mitglieder der ausgew√§hlten Benut­zer­gruppe, die auch die M√∂glichkeit bietet, weitere Benutzer hinzuzuf√ľgen.

Wenn ein Benutzer der Benutzergruppe zugeordnet werden soll, er diese Rolle aber nur in einem bestimmten Mandanten durchf√ľhren darf, dann ist der entsprechende Mandant im Feld Unternehmensname zuvor ein­zu­tragen.

Benutzergruppen-Berechtigungssätze pflegen

√úber den Aufruf Benutzergruppen-Berechtigungss√§tze k√∂nnen dann die Berechtigungss√§tze der ent­sprechenden Benutzergruppe zugewiesen werden.

Eine weitere M√∂glichkeit die Zuordnung durchzuf√ľhren, stellt der Aufruf Berechtigungssatz nach Benutzer­gruppe dar. Hierbei wird eine √úbersicht der Berechtigungss√§tze ge√∂ffnet, in der direkt erkannt werden kann, welche Benutzergruppen diesen verwenden. Weiterhin kann hier aber auch durch Setzen/Entfernen der ent­sprechenden Haken die Zuordnung zu einem Berechtigungssatz angepasst werden.

Benutzergruppen exportieren und importieren

Eine weitere, sinnvolle Neuerung sind die Funktionen Benutzergruppen exportieren und Benutzergruppen importieren, die es auf einfache Art und Weise erm√∂glichen, die Berechtigungen in einer Testumgebung zu erstellen und nach erfolgreichem Test in die Produktivumgebung zu √ľbernehmen.

Benutzergruppen √ľber Benutzerkarte verwalten

Ein einzelner Benutzer kann auch √ľber die Benutzerkarte einer Benutzergruppe zugeordnet werden, in dem der Eintrag im Register Benutzergruppen manuell erg√§nzt wird.

Wichtig: Soll die Benutzergruppe nur f√ľr einen bestimmten Mandanten hinzugef√ľgt werden, so ist zuerst das Feld Unternehmensname zu f√ľllen und erst anschlie√üend der entsprechende Code, weil beim Umbenennen des Datensatzes die Benutzerberechtigungss√§tze nicht ent­spre­chend ge√§ndert werden. Es handelt sich hierbei um einen Bug, der jedoch mit Cumulative Update 10 (Build 46621) beseitigt wurde.

Berechtigungen aufzeichnen

Eine weitere sehr hilfreiche Neuerung in Microsoft Dynamics NAV 2016 ist die Funktion zum Aufzeichnen von Berechtigungen. Zuvor gab es eigentlich nur die M√∂glichkeit einen Prozess durchzuspielen, auf die Fehler­mel­dung zu warten, dass der Anwender keine Berechtigung hat, Daten einer bestimmten Tabelle zu lesen, zu ver­√§ndern, ‚Ķ die Berechtigung zu erg√§nzen und anschlie√üend auf die n√§chste Fehlermeldung zu warten. Dies hat nun ein Ende.

Ausgangssituation zum Starten der Aufzeichnung sind die Zugriffsrechte eines Berechtigungssatzes. Lassen Sie uns einen neuen Berechtigungssatz KONTAKTE VERWALTEN erstellen, der später verwendet werden kann, um Kontakte zu bearbeiten.

Aufzeichnung starten

Um mit der Aufzeichnung zu beginnen m√ľssen wir die Zugriffsrechte des Berechtigungssatzes aufrufen und an­schlie√üend die Aktion Start bet√§tigen. (Hierbei wird in Dynamics NAV 2016 darauf hingewiesen, dass die Aufzeichnung teilweise von zwischengespeicherten Einrichtungsdaten abh√§ngt und es sich anbietet den Cache zuvor zu leeren. Hierf√ľr ist der Mandant erneut zu √∂ffnen. In neueren Versionen ist dies nicht mehr notwendig.)

Wurde die Aufzeichnung gestartet, sind alle T√§tigkeiten durchzuf√ľhren, die sp√§ter auch mit dem entspre­chen­den Berechtigungssatz durchgef√ľhrt werden d√ľrfen. In unserem Beispiel also das √Ėffnen der Kontaktliste, so­wie das Erstellen von neuen Kontakten und das Bearbeiten von bestehenden Kontakten.

Aufzeichnung stoppen

Wurden alle T√§tigkeiten durchgef√ľhrt muss die Aufzeichnung mit der Aktion Stopp beendet werden und die Frage, ob die Berechtigungen hinzugef√ľgt werden sollen, best√§tigt werden.

In unserem Fall werden uns also nun die folgenden Zugriffsrechte vorgeschlagen:

Zugriffsrechte √ľberpr√ľfen

Nach dem Aufzeichnen der Berechtigungen sollten diese immer noch mal √ľberpr√ľft werden. Zum Beispiel wird beim Testen gerne mal vergessen, auch Datens√§tze zu l√∂schen und entsprechend fehlt in dem Beispiel f√ľr die Tabelle Kontakt das Zugriffsrecht zum L√∂schen. Hierbei kann es ratsam sein, das L√∂schen ebenfalls wieder auf­zuzeichnen, weil beim L√∂schen manchmal Tabellen angesprochen werden, die zuvor nicht aufgezeichnet wurden.

In Dynamics NAV 2016 wurde beim Aufzeichnen der Berechtigungen lediglich die Objektart Table Data ber√ľcksichtigt und es wurden keine indirekten Berechtigungen aufgezeichnet. Seit Dynamics NAV 2017 werden alle Objektarten und auch indirekte Berechtigungen unterst√ľtzt.

Leseberechtigungen zugeh√∂riger Tabellen hinzuf√ľgen

Eine weitere n√ľtzliche Funktion stellt der Aufruf Leseberechtigung zu zugeh√∂rigen Tabellen hinzuf√ľgen dar. Mit diesem wird sichergestellt, dass die zugeh√∂rigen Tabellen ebenfalls gelesen werden d√ľrfen, damit zum Bei­spiel die Lookups der Felder L√§nder/Regionscode, Anredecode, Verk√§ufercode, ‚Ķ verwenden werden k√∂nnen.

Zu guter Letzt muss der Berechtigungssatz nur noch den entsprechenden Benutzern, bzw. Benutzergruppen zu­gewiesen werden, was am einfachsten √ľber die Aufrufe Benutzerberechtigungssatz nach Benutzer, bzw. Berechtigungssatz nach Benutzergruppe erreicht werden kann.

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