Lange To-do-Liste bei der Modernisierung Ihrer Geschäftsprozesse

Eine neue ERP-/CRM-Lösung einzuführen ist mit ganz schön viel Aufwand verbunden. Sie müssen die Daten bereinigen und natürlich Ihre Endanwender schulen und motivieren, damit die auch tatsächlich mehr mit den verfügbaren Funktionen anfangen können als im aktuellen System. Sodass sich das Ganze auch lohnt. Neben einer Produkt-Roadmap als Wegweiser ist es besonders wichtig, dass alle Teammitglieder Ihre ganzheitlichen Projektziele kennen und verstehen – auch über die Bereichsgrenzen hinweg.

Mit der lang ersehnten Modernisierung Ihrer Prozesse rückt auch eine Fülle von innovativen neuen Technologien wie Künstliche Intelligenz und Internet der Dinge in greifbare Nähe. An diesem Punkt wollen Sie ja sicher nicht den Anschluss verpassen, oder?

Nun stellt sich die Frage, in welchen Schritten Sie Ihre Implementierung realisieren wollen. Soll es ein „Big Bang“-Projekt sein, bei dem auf einen Schlag eine sehr umfangreiche Veränderung ansteht? Oder tendieren Sie dazu, in vielen kleinen Schritten („Small Steps“) vorzugehen?

Risiken eines „digitalen Rundumschlags”

Oftmals haben Unternehmen Updates und Digitalisierungsthemen in der Vergangenheit stark vernachlässigt. Wenn Sie jetzt schon in ein neues ERP-/CRM-System investieren, haben Sie vielleicht auch den Drang, direkt einen Rundumschlag zu machen. Vor allem wenn Sie jahrzehntelang überhaupt gar nichts erneuert haben. Weil Sie das Gefühl haben, etwas Versäumtes nachholen zu müssen.

Genau das geht leider oft schief. Zu groß sind dabei die Veränderungen in den Prozessen und bei der Arbeitsweise Ihrer Mitarbeiter. Und oft spielen die dann nicht mehr mit, weil sich zu viel für sie ändert. Grundsätzlich kann man sagen, dass Unternehmen vor Projekten bei der Einschätzung ihrer verfügbaren Zeit, ihrer Fähigkeiten, ihres Fokus und ihrer Motivation häufig zu optimistisch eingestellt sind.

Das sollten Sie auch noch bedenken:

  • „Big Bang“-Implementierungen sind anfällig für Störungen und bergen das Risiko, manchmal sogar ganze Organisationen vorübergehend „lahmzulegen“.
  • In unserer schnelllebigen Zeit können die ursprünglichen Prinzipien eines Projekts schnell überholt sein.
  • Während der Implementierung ist es nicht einfach, die ursprüngliche Planung konsequent durchzuziehen.
  • Implementierungsprojekte dauern tendenziell länger als erwartet.

Große Projekte: Geringere Effizienz?!

Was können wir daraus schlussfolgern? Große und langwierige Implementierungen mit einem breit aufgestellten und flexiblen Projektumfang sind häufig ineffektiv. Und nicht selten sind dann die Probleme größer als der Nutzen. Etwa können Störungen des Tagesgeschäfts die Loyalität Ihrer Kunden beeinträchtigen. Eine sinnvolle Alternative zu einem „Big Bang“-Ansatz ist, das Projekt in mehrere kleinere Schritte aufzuteilen.

„Essen Sie nicht den ganzen Kuchen auf einmal auf, sondern ein Stück nach dem anderen”

Ein Projektablauf in „Small Steps“ hat zahlreiche Vorteile. Dazu gehören:

  • Es motiviert Ihre Teammitglieder, häufiger kleinere Erfolge zu feiern.
  • Eine kürzere „Time-to-Value“-Spanne. Time-to-Value meint die Zeit, die vergeht, bis Ihre Produktidee ersten Mehrwert für Ihre Kunden liefert.
  • Die Fähigkeit, sich schneller an veränderte Umstände anzupassen.

Denken Sie in kleinen Schritten: Ständiger Wandel dient als Wachstumschance

Wenn Sie Ihre ERP-/CRM-Lösung im Rahmen eines „Big Bang-Projekts“ implementieren, führt das zwar meist zu einem schnellen Ergebnis, birgt aber größere Risiken. Alles in allem sollte Ihrer Geschäftsführung bzw. Ihrem Management am Ende des Tages klar sein, dass kleinere Schritte angenehmer für alle Projektbeteiligten sind. Dabei sollten Sie zudem ein festes dauerhaftes Budget für IT und Digitalisierung einplanen. Das ist effizienter als ein einziges Mal im großen Stil zu investieren und dann die nächsten zehn Jahre wieder überhaupt nicht.

Die Einführung einer neuen Software, die Anpassung und Modernisierung Ihrer Geschäftsprozesse und die Schaffung einer frischen, neuen Unternehmenskultur sind für Ihr Unternehmen enorm aufwendig. Und sie verlangen Ihren Teams Einiges ab.

Heutzutage kann sich sehr schnell sehr viel verändern. An diesen ständigen Wandel müssen wir uns gewöhnen und lernen damit zu arbeiten. Noch besser: Diesen Umstand positiv für uns zu nutzen. Der Wandel ist schließlich unsere einzige Konstante.

Das bedeutet aber auch, dass Sie nicht die eine perfekte ERP-/CRM-Lösung implementieren müssen, an die Sie dann 5 oder sogar 10 Jahre lang gebunden sind. Es ist viel effektiver, Ihre digitale Transformation als einen Prozess und nicht als ein Projekt zu betrachten. Als einen Prozess, der wohl nie ganz abgeschlossen ist. Bei dem es darum geht, Ihre Abläufe, Ihre Arbeitsweise und die Art, wie Sie denken, komplett zu digitalisieren.

Wenn Sie mit dieser Einstellung an Ihr nächstes ERP-/CRM-Projekt herangehen, ist das ein großer Schritt in die richtige Richtung. Denn auch wenn es wie ein Standard-Kalenderspruch klingt, ist viel Wahres daran: Wachstum entsteht nur durch Veränderung – ob in kleinen Schritten oder mit dem „Big Bang”.