Vergangenheit: Viele Insellösungen mit zeitraubender Schnittstellen-Programmierung

Was machen Sie mit einer gerissenen Hose? Im Prinzip haben Sie zwei Möglichkeiten. Entweder Sie nĂ€hen die Hose (bzw. Sie lassen sie nĂ€hen) oder Sie kaufen eine neue. Welche Lösung ist dabei wohl die gĂŒnstigere? Vermutlich wĂŒrden Sie zu der ersten Variante tendieren, was auch erst einmal stimmen mag. Doch wie oft lĂ€sst sich eine Hose flicken, bis es sich lohnt, in eine neue zu investieren? Schließlich gibt es keine Garantie, dass sie nach der Reparatur nicht wieder kaputt geht, oder?

Ähnlich sieht es bei der Entscheidung fĂŒr oder gegen eine neue Softwarelösung fĂŒr Ihr Unternehmen aus. FrĂŒher haben Unternehmen meistens eine sehr spezifische Lösung gesucht, um damit ein aktuelles Problem kurzfristig zu beheben. So kam es dazu, dass mit der Zeit viele isolierte Insellösungen nebeneinander existierten, die nicht miteinander interagiert haben. Wenn nach und nach neue Probleme auftauchten, wurde dieser „Flickenteppich“ immer grĂ¶ĂŸer.

Viele Unternehmen haben dann versucht, dieses Dilemma aufzulösen, indem sie ihre Insellösungen mit aufwendig programmierten Schnittstellen verbunden haben. Das war aber nicht besonders effizient:

  • Das Ganze war sehr aufwendig in der Umsetzung
  • Das Konstrukt erforderte sehr viel Pflege und Wartung
  • Meist gab es keine Updates der Systeme, weil die Angst bestand, dass die Schnittstellen nicht mehr funktionieren. Nach dem Motto: „Never change a running system“ – alternativ haben die Mitarbeitenden Informationen manchmal einfach hĂ€ndisch dokumentiert
  • Keine Integration: Das eine System wusste nicht, was das andere macht
  • Es fand hĂ€ufig eine doppelte Datenpflege statt – was natĂŒrlich ĂŒberhaupt nicht effizient war und verschiedene Antworten auf dieselben Fragen zur Folge hatte

Gegenwart: Zentralisierte Daten mit einem einzigen (ERP-)System – immer noch mit Optimierungspotenzial

Um diesen Problemen aus dem Weg zu gehen, nutzen gegenwĂ€rtig viele Unternehmen ein einziges Softwaresystem – meistens ist das ein ERP-System. Dieses bildet zentral alle Bereiche des Unternehmens ab. Ein weiterer großer Pluspunkt: Sie mĂŒssen nur ein System warten und sparen dadurch Zeit und Kosten. RegelmĂ€ĂŸige Updates stellen sicher, dass alle Abteilungen immer mit der aktuellsten Version arbeiten und von den Vorteilen neuer Funktionen profitieren können. Dabei ist die UnterstĂŒtzung durch den Anbietenden, etwa bei der Fehlerbehebung und Sicherstellung der KonformitĂ€t mit Gesetzen und Vorschriften, eine wichtige Voraussetzung.

Wenn Sie mit einem ERP-System arbeiten, ist das schon ein großer Fortschritt gegenĂŒber einem Flickenteppich aus Insellösungen. Jedoch kommt es auch hier immer noch zu Problemen: Oft haben Unternehmen einfach auf Biegen und Brechen alle Daten in das ERP-System ĂŒberfĂŒhrt. Das geht mit einem zukunftsorientierten Ansatz definitiv noch besser und effizienter!

Zukunft: Pattformansatz – nahtlose Integration in einer SaaS-Umgebung

In der Softwarelandschaft der Zukunft dreht sich alles um den Plattformansatz. Eine Software-Plattform können Sie sich wie eine BrĂŒcke zwischen einzelnen Lösungen vorstellen. Die Lösungen sind untereinander vernetzt, was mit einem Ökosystem vergleichbar ist. Dadurch arbeiten alle Unternehmensbereiche – z. B. Marketing, Sales und Kundenservice – auf einer gemeinsamen Basis.

Microsofts Technologieplattform

Microsoft stellt Ihnen eine Cloud-fĂ€hige Technologieplattform zur VerfĂŒgung, die die ERP-Lösung Business Central sowie eine Vielzahl weiterer Business-Anwendungen und Tools beinhaltet. Dazu zĂ€hlen Office 365, CRM-Lösungen fĂŒr Vertrieb und Marketing, Business-Intelligence-Anwendungen wie Power BI, die E-Mail-Lösung Outlook, das Kommunikationstool Teams sowie IoT-Lösungen („Internet of Things“). Das hat wesentliche Vorteile:

  1. Effizienz steigern durch nahtlose Integration

    Ein Beispiel, das die Vorteile der nahtlosen Integration sehr gut veranschaulicht, ist die Einbindung von E-Mail-Konten in Business Central. Mal ganz ehrlich: Was gibt es UmstĂ€ndlicheres, als permanent zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herwechseln zu mĂŒssen? Mit der Microsoft-Plattform ist das in vielen FĂ€llen nicht notwendig – so können Sie beispielsweise ein Angebot an Ihre Kundschaft direkt aus Business Central verschicken. Denn die Outlook-E-Mail-Konten lassen sich dort unkompliziert integrieren. Damit sparen Sie viel Zeit und machen auch noch weniger Fehler, die durch Copy & Paste von Angaben zustande kommen.

    Auch interessant ist die Integration von Business Central und Teams. Mithilfe einer App verbinden Sie Teams mit Ihren GeschĂ€ftsdaten aus Business Central. So können Sie sich beispielsweise wĂ€hrend einer Unterhaltung in Teams Details zu einem Datensatz aus Business Central anzeigen lassen oder Informationen zu Debitoren, Kreditoren, Lieferanten und Kontakten abfragen – ohne Teams schließen zu mĂŒssen. Ebenfalls eine hilfreiche Zeitersparnis!

  2. Automatisierte Workflows: Fehler reduzieren und Zeit sparen

    Mit Microsoft Power Automate haben Sie die Möglichkeit, automatisierte Workflows zwischen einzelnen Anwendungen Ihrer Plattform zu erstellen. Auf Basis von Triggern werden dann bestimmte Aktionen ausgelöst. Ein großer Vorteile: FĂŒr Power Automate sind keine umfangreichen Programmierkenntnisse erforderlich, sodass Anwendende die Workflows selbst erstellen können. Die Automatisierung entlastet vor allem Ihre Mitarbeitenden, die dann weniger FlĂŒchtigkeitsfehler machen und mehr Zeit fĂŒr andere TĂ€tigkeiten haben.

  3. Fundierte Unternehmensentscheidungen anhand gebĂŒndelter Informationen

    Durch die nahtlose Integration mit der Business Intelligence-Lösung Power BI können Sie in Echtzeit auf interaktive Dashboards und Berichte mit aktuellen Kennzahlen zugreifen. Dadurch erhalten Sie viel bessere Einblicke und können fundiertere Entscheidungen treffen, die alle relevanten Aspekte miteinbeziehen. DarĂŒber hinaus sparen Sie auch damit natĂŒrlich wieder Zeit.

  4. UnterstĂŒtzung durch IoT und KI

    Und es geht noch weiter: Mithilfe von IoT und KI können Sie Ihre ERP-Software ĂŒber Sensoren z. B. mit einer Maschine in der Produktion verbinden. Auf diese Weise lassen sich relevante Informationen wie die Produktions- und RĂŒstzeiten, StĂŒckzahlen oder Auslastungen direkt ĂŒbertragen. Rechnungen werden automatisch erstellt und AuftrĂ€ge – etwa zur Nachbestellung von Rohstoffen – werden ebenfalls automatisch abgewickelt.

  5. Einfache, zentrale Administration all Ihrer Microsoft-Lösungen

    Viele Lösungen hat Microsoft tatsĂ€chlich schon vor Jahrzehnten auf den Markt gebracht – z. B. Exchange oder SharePoint. In Dynamics 365 sind sie nun in einer einfach zu administrierenden SaaS-Plattform vereint.

Überblick: So unterscheiden sich Softwaresysteme der Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft

Faktor Vergangenheit 🐌
»Insellösungen«
Gegenwart 🚗
»Ein (ERP-)System«
Zukunft 🚀
»Plattform-Ansatz«
Vernetzung Nicht vorhanden: Isolierte Abteilungen und Informationssilos Gut: Ein zentrales System Sehr gut: „Ökosystem“, z. B. Exchange SharePoint, Power BI
Schnittstellen Teure Schnittstellen, viel zusĂ€tzliche Abstimmung erforderlich Reibungsloser dank zentraler Datenbasis Sehr hoch: Beliebig Lösungen hinzufĂŒgen
FlexibilitĂ€t Kaum vorhanden: Wenig individuell anpassbar Hoch Sehr hoch: Beliebig Lösungen hinzufĂŒgen
Effizienz Gering: Keine reibungslosen Workflows, manuelle Nacharbeit notwendig Hoch Sehr hoch dank nahtloser Integration
Kundschaft (Zufriedenheit) Vergleichsweise gering: Prozesse verzögern sich wegen Ineffizienzen Hoch dank kĂŒrzerer Reaktionszeiten Sehr hoch: Reibungslose, schnelle Prozesse
Menschen Alte Gewohnheiten sind akzeptiert; ggf. aber auch Unzufriedenheit wegen UmstÀndlichkeit Umorientierung: Gewöhnung an das neue System erforderlich Mögliche WiderstÀnde, die sich jedoch lösen lassen bzw. denen vorzubeugen ist (Stichwort Change Management)
IT-Aufwand Hoch aufgrund aufwendig programmierbarer Schnittstellen Weniger hoch: Geringerer Wartungsaufwand und automatische Updates Gering: Einfache Administration der SaaS-Plattform; viel weniger Aufwand fĂŒr Wartung, Pflege und Fehlerbehebung
Kosten Hoher personeller Aufwand fĂŒr die Programmierung der Schnittstellen Auch einmalig hoch wegen Implementierung der ERP-Lösung Anfangs ebenfalls hoch aufgrund der aufwendigen Implementierung; zahlt sich langfristig allerdings aus!

Der Faktor Mensch

Bei all den Vorteilen des Plattformansatzes – vergessen Sie nicht, dass es an den Menschen (also Ihren Mitarbeitenden) liegt, diese Strukturen und Prozesse zu verstehen, zu akzeptieren und zu etablieren. Beim Wechsel von einzelnen Insellösungen zu einem Plattformsystem kann es WiderstĂ€nde seitens der Mitarbeitenden geben. Denn sie haben sich hĂ€ufig an den Status quo gewöhnt und haben möglicherweise Angst vor der VerĂ€nderung. „Das haben wir immer so gemacht“, ist ein Satz, der in diesem Zusammenhang hĂ€ufig fĂ€llt.

Daher kommt es auf ein gutes Change Management an. FĂŒhrungskrĂ€fte sollten die Mitarbeitenden unterstĂŒtzen und ihnen den Weg durch die VerĂ€nderung weisen.

Weg von der Insel – hin zu langfristiger Effizienz mit einem Plattformansatz

In sehr kleinen Unternehmen sind Insellösungen auch heute noch relativ verbreitet. Die meisten Unternehmen werden sich aktuell jedoch in der Gegenwart befinden – sprich: Sie arbeiten mit einem einzigen ERP-System fĂŒr alle Bereiche. Das ist schon einmal ein deutlicher Fortschritt gegenĂŒber der Arbeit mit vielen Insellösungen. Allerdings gilt das nur fĂŒr das Hier und Jetzt – die Zukunft gehört ganz klar dem Plattformansatz.

Unsere Empfehlung: Auch wenn Sie gegenwĂ€rtig mit Ihrem ERP-System zufrieden sind – denken Sie bereits heute langfristig und wagen Sie eine grĂ¶ĂŸere VerĂ€nderung. Wir unterstĂŒtzen Sie gerne bei Ihrem nĂ€chsten Schritt hin zum Plattformansatz, mit dem Sie Ihre nahtlose Integration sicherstellen und Ihre Arbeit auf ein neues Effizienzniveau bringen. Bye-bye Insellösung!