ERP-Implementierung: Hektik und überstürzte Entscheidungen schaden der Qualität

Was Sie bei Ihrem ERP-Einführungsprojekt überhaupt nicht gebrauchen können, ist Zeitdruck. Bestimmt haben Sie schon häufiger am eigenen Leib erfahren müssen, wie sich Hektik und überstürzte Entscheidungen auf die Qualität Ihrer Ergebnisse auswirken können. Denn: Ein ERP-System schlecht zu implementieren geht schnell. Eine nachhaltig erfolgreiche Implementierung dauert dagegen eine gewisse Zeit.

Noch schlimmer ist es, wenn Sie mit einem geschäftskritischen System arbeiten müssen, das von Ihrem Anbieter nicht mehr vollständig unterstützt wird. Sollten Sie also planen, Ihre On-Premise-Softwarelösung in der nächsten Zeit in die Cloud zu migrieren, sollten Sie sich vorher sehr gut informieren.

Erinnern Sie sich noch daran, wie viel Zeit Ihr Unternehmen für die Auswahl, den Vertragsabschluss, die Implementierung und schließlich den Einsatz Ihrer aktuellen Softwarelösung benötigt hat? Wenn nicht, sollten Sie das einmal in Erfahrung bringen. Das wird Ihnen wahrscheinlich helfen zu erkennen, dass diese Prozesse sehr zeitintensiv sind. Für ein kleines oder mittelgroßes Unternehmen kann die gesamte Abwicklung schnell mal anderthalb bis zwei Jahre dauern. Oder sogar noch länger. Ihre verfügbaren Kapazitäten sind einfach begrenzt. Denn „nebenbei“ müssen Sie ja auch noch Ihr Geschäft am Laufen halten.

Der Weg zu Ihrer neuen ERP-Lösung führt nicht an der folgenden Frage vorbei: Haben Sie Ihren kritischen Pfad bestimmt? Was mit dem „kritischen Pfad“ gemeint ist, wird ziemlich gut anhand eines simplen Beispiels aus dem Alltag deutlich.

Der kritische Pfad – einfach erklärt anhand eines Alltagsbeispiels

Kennen Sie die Vorabendsendung „Das perfekte Dinner“, in der jede Woche die Kochkünste und Gastgeberqualitäten der Teilnehmenden unter die Lupe genommen werden? Stellen Sie sich einmal vor, Sie planen, Samstagabend ein perfektes Dinner für Ihre Freunde auszurichten. Was müssen Sie in jedem Fall erledigen, damit Ihr „Projekt“ gelingt?

  1. Menü planen
  2. Einladungen verschicken
  3. Einkaufen gehen
  4. Vorbereitungen treffen
  5. Tischdeko organisieren
  6. 3-Gänge-Menü kochen
  7. Servieren

Damit Sie Ihr perfektes Dinner am Ende nach Ihren Vorstellungen ausrichten können, stehen also einige To-dos auf Ihrer Liste. Diese sieben Prozesse sind alle essentiell und hängen voneinander ab: Solange Sie das Menü nicht geplant haben, können Sie weder die Einladungen verschicken, noch die notwendigen Zutaten einkaufen gehen. Und ohne Vorbereitung – zum Beispiel, dass Sie das Gemüse schneiden oder das Dessert am Vorabend kaltstellen – können Sie nicht mit dem Kochen beginnen.

Ohne das richtige „Projektmanagement“ könnte somit Ihr gesamter Zeitplan ins Wanken geraten und Sie stünden nachher noch in der Kochschürze da und der Tisch wäre nicht gedeckt, wenn Ihre Freunde bereits an der Tür klingeln.

Ein Aspekt, der dagegen nicht essentiell für den Fortschritt des Dinner-Projekts ist, könnte etwa die Planung einer Entertainment-Aktivität, mit der die Gäste die Wartezeit zwischen den Gängen überbrücken sollen, sein.

Der kritische Pfad Ihrer ERP-Implementierung

Ist Ihnen anhand dieses „Alltagsprojekts“ nun etwas klarer geworden, was es mit dem kritischen Pfad auf sich hat? Sehr gut, dann nun zurück zu Ihrer ERP-Implementierung: Beim kritischen Pfad – im Englischen Critical Path Method (CPM) – handelt es sich um eine Methode aus dem Projektmanagement.

► Der kritische Pfad meint die Vorgangskette innerhalb Ihres Projekts, die über dessen Mindestdauer bestimmt.

Wie bei Ihrem perfekten Dinner stehen diejenigen Vorgänge im Mittelpunkt, auf denen andere aufbauen. Diese müssen jeweils zwingend zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein, damit Sie den Zeitplan für das gesamte Projekt einhalten können.

Verzögert sich einer oder ziehen sich sogar mehrere Vorgänge im kritischen Pfad in die Länge, verzögern sich auch alle darauffolgenden Vorgänge Ihres Projektes. Somit kann es am Ende problematisch werden, den geplanten Go-Live-Termin einzuhalten. Und das wollen Sie ja wohl genauso wie ausufernde Budgetüberschreitungen 361 unbedingt vermeiden! Es geht also darum, die kritischen Vorgänge ganz besonders im Blick zu behalten und Engpässen rechtzeitig entgegenzuwirken.

Auf dem Weg zu Ihrer neuen ERP-Software liegen folgende kritische Projektschritte:

  1. Prozesse analysieren und Ziele definieren
  2. Lösungsansätze definieren
  3. Lösungsansätze umsetzen
  4. Funktionstests durchführen
  5. Integrationstests durchführen
  6. Schulungen abhalten
  7. System in Betrieb nehmen

An allererster Stelle steht die Analyse Ihrer aktuellen Prozesse und die Definition Ihrer Ziele, die Sie mit der neuen ERP-Lösung verbinden. Sie bestimmen also die Ist- und die Soll-Situation – ohne diesen ersten Schritt funktioniert gar nichts! Um die neuen Prozesse umsetzen zu können, müssen vorher Lösungsansätze definiert werden, die genau auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind. Erst dann können Funktionstests und anschließend regelmäßig Integrationstests zur Qualitätssicherung durchgeführt werden. Wenn alles stimmt, können Anwender-Schulungen stattfinden, bevor Sie das neue System dann schließlich in Betrieb nehmen.

Diese Fragen helfen Ihnen bei der „kritischen Weganalyse“ Ihres ERP-Projekts

Bei der Bestimmung des kritischen Pfads gibt es zudem zwei Fragen, die von zentraler Bedeutung sind. Diese sollten Sie unbedingt vorab für sich klären.

  1. Ist Ihnen die vollständige Unterstützung Ihres derzeitigen Anbieters sicher?

    Angenommen, Sie würden noch heute mit der Implementierung beginnen – wären Sie sicher, dass sich Ihre derzeitige Lösung während des gesamten Zeitraums auf aktive Unterstützung durch Ihren Anbieter verlassen kann? Dazu gehören vollständige Sicherheit, die Behebung von Fehlern, die Bereitstellung neuer Versionen und die Einhaltung aller für Sie relevanten Gesetze und Vorschriften.

    Und was ist, wenn Sie nicht heute starten, sondern erst in sechs oder zwölf Monaten? Hat Ihnen Ihr derzeitiger Anbieter diese vollständige aktive Unterstützung bereits verbindlich zugesagt?

    Heute ist fast jeder ERP-Anbieter dabei, seine On-Premise-Lösungen auf die öffentliche Cloud umzustellen. Und es ist zu erwarten, dass viele von ihnen in absehbarer Zeit Daten veröffentlichen werden, zu denen sie die Unterstützung für ihre On-Premise-Lösungen einstellen werden. Das kann natürlich Ihre Pläne beeinflussen.

  2. Ist Ihr bevorzugter Implementierungspartner zum Wunschzeitpunkt verfügbar?

    Und nun die zweite wichtige Frage: Ist Ihr bevorzugter Implementierungspartner ebenfalls verfügbar, um das Projekt zu beginnen, wenn Sie so weit sind?

    Abgesehen von internen Erwägungen müssen Sie sich auch mit externen Faktoren auseinandersetzen. Dazu gehört zum Beispiel die Kapazität Ihres Implementierungspartners für das Migrieren Ihres Systems. Bei der großen Zahl von On-Premise-Nutzern, die in den nächsten Jahren in die Cloud migrieren wollen, kann es durchaus passieren, dass Wartezeiten aufkommen.

Mit einem Gantt-Diagramm die Projektschritte visualisieren und im Blick behalten

Um den kritischen Pfad für alle Beteiligten grafisch übersichtlich darzustellen und die Projektschritte systematisch zu planen und zu überwachen, können Sie beispielsweise auf ein Gantt-Diagramm zurückgreifen.

Ganz vereinfacht gesagt: Ein Gantt-Diagramm zeigt Ihnen, was wann zu tun ist. Darüber hinaus erkennen Sie, wie lange die einzelnen Aufgaben dauern und wie sie voneinander abhängen. Sie sehen anhand dessen auch, ob sich Vorgänge überschneiden. Ein recht simples Prinzip mit großer Wirkung!

Mithilfe des kritischen Pfads: Essentielle Aufgaben identifizieren und einen realistischen Zeitplan verfolgen

Wenn Sie Ihre standortgebundenen Softwarelösungen in nächster Zeit erfolgreich in die Cloud migrieren wollen, müssen Sie Ihren kritischen Pfad kennen. Dabei ist zunächst eine gute Vorbereitung mit einer gründlichen Recherche das A und O. Vergewissern Sie sich, dass Sie genau wissen, wie lange Ihre aktuelle Lösung noch unterstützt wird. Außerdem sollten Sie immer bedenken, dass Ihre Organisation nicht die einzige ist, die Kapazitäten benötigt.

Die Methode des kritischen Pfads hilft Ihnen, die wirklich wichtigen Aufgaben zu identifizieren und während des gesamten Projekts zu verfolgen. So können Sie einen realistischen Zeitplan entwickeln und diesen dann auch einhalten, indem Sie immer wieder Ihren Soll-Plan mit dem Ist-Zustand abgleichen. Ein vielversprechendes Tool, um Ihre Prozesse zu visualisieren, ist zum Beispiel das Gantt-Diagramm. Wenn Sie das zielgerichtet einsetzen und sich dabei auf die wirklich wichtigen Prozesse konzentrieren, hilft es, Ihr Projekt übersichtlicher zu machen, was wiederum Stress und Zeitdruck minimieren kann.

Sollten Sie noch Unterstützung benötigen, wenden Sie sich gerne an uns. Wir helfen Ihnen, den kritischen Pfad erfolgreich zu beschreiten. Denn wie heißt es immer so schön: Der Weg ist das Ziel, oder? ;-)