Was sind Workflows?

Einfach gesagt, sind Workflows in Dynamics NAV kleine „Arbeitsautomatisierungen“. Jeder Anwender kann über den bekannten rollen-basierten Client neue Workflows anlegen und hat hier die Möglichkeit, leichte Ar­beitsabläufe mit einfachen „Wenn-Dann“-Bedingungen zu erstellen.

Workflow-Vorlagen

Microsoft liefert mit dem Workflow-Modul sogenannte Workflow-Vorlagen direkt mit. Dort sind viele brauch­bare Workflow-Fälle bereits vordefiniert. Falls die durch Microsoft mitgelieferten Workflow-Vorlagen nicht ge­nügen, so lassen sich auch komplett eigene definieren. Hier sind dann aber durchaus auch mal tiefgreifende Programmierkenntnisse erforderlich, wenn eigene Workflow-Ereignisse und -Antworten erstellt werden müs­sen. Aber auch wenn die Inhouse-Entwickler bzw. die Entwickler des Microsoft Partners wieder einmal aktiv wer­den müssen, so gibt es doch jetzt wenigstens eine einheitliche „Anlaufstelle“ innerhalb der Dynamics NAV-An­wendung, auf die alle Entwickler aufsetzen können, um eigene umfangreiche Workflows zu entwickeln.

Auf das Thema der Erstellung von eigenen Workflows werden wir in einem späteren Beitrag aber noch genauer eingehen. Zunächst werden wir die Workflow-Grundlagen näher erläutern.

Beleggenehmigungssystem

Das bekannte Beleggenehmigungssystem, das innerhalb der Verkaufs- und Einkaufsbelege zu finden war, ist jetzt nicht mehr vorhanden. Ein Blick in die oben genannten Workflow-Vorlagen lässt schnell erahnen, was Microsoft beabsichtigt: Das Workflow-Modul soll auch für die Beleggenehmigungen zuständig sein. Und das macht, unser Meinung nach, auch durchaus Sinn.

Nahtlos integriert

Zu finden ist das neue Workflow-Modul im rollen-basierten Client von Dynamics NAV unter dem folgenden Pfad:

Workflow-Aufbau

Der grundlegende Aufbau eines Workflows in Dynamics NAV besteht aus den Kopfinformationen Code, Be­schrei­bung und Kategorie (letzteres zur besseren Darstellung des Workflows in der Workflow-Übersicht) und aus beliebig vielen Workflow-Schritten, die wie­der­um aus den folgenden drei Komponenten bestehen:

  • Wenn Ereignis
  • Bei Bedingung
  • Dann Antwort

Wenn Ereignis

Bei „Wenn Ereignis“ wird das Ereignis ausgewählt, bei dem der Workflow gestartet werden soll. In unserem Beispiel wählen wir das Ereignis „Ein Artikeldatensatz wurde geändert.“ aus. So startet der Workflow genau dann, so­bald ein Artikeldatensatz geändert wird.

In Dynamics NAV stehen bereits von Haus aus die folgenden Ereignisse zur Auswahl zur Verfügung:

  • Die Genehmigung für einen Artikel wird angefordert.
  • Die Genehmigung für einen Debitor wird angefordert.
  • Die Genehmigung für einen eingehenden Beleg wird angefordert.
  • Die Genehmigung für einen Einkaufsbeleg wird angefordert.
  • Die Genehmigung für einen Kreditor wird angefordert.
  • Die Genehmigung für einen Verkaufsbeleg wird angefordert.
  • Die Stapelverarbeitung für überfällige Genehmigungsbenachrichtigungen wird ausgeführt.
  • Ein Artikeldatensatz wurde geändert.
  • Ein Bild oder eine PDF ist an einen neuen eingehenden Beleg für OCR angehängt.
  • Ein Debitorendatensatz wurde geändert.
  • Ein eingehender Beleg ist bereit für OCR.
  • Ein eingehender Beleg wird an OCR gesendet.
  • Ein eingehender Beleg wird freigegeben.
  • Ein eingehender Beleg wird vom Belegaustausch empfangen.
  • Ein eingehender Beleg wird von OCR empfangen.
  • Ein Einkaufsbeleg wird freigegeben.
  • Ein Kreditorendatensatz wurde geändert.
  • Ein Verkaufsbeleg wird freigegeben.
  • Eine Fibu Buch.-Blattzeile wird erstellt.
  • Erstellen eines Belegs aus einem eingehenden Beleg erfolgreich.
  • Erstellen eines Belegs aus einem eingehenden Beleg fehlgeschlagen.
  • Genehmigung von Fibu Buch.-Blattname wird angefordert.
  • Genehmigung von Fibu Buch.-Blattzeile wird angefordert.

Bei Bedingungen

Als nächstes gilt es „Bei Bedingungen“ die weiteren Kriterien auszuwählen, die erst eintreten müssen, bevor der Workflow in Kraft tritt. Wird beispielsweise „Bei Bedingung“ „Beschreibung ist gleich Geändert“ aus­ge­wählt, so wird der Workflow erst dann ausgeführt, sobald auf der Artikelkarte das Feld Beschreibung geändert wurde. Dieses Beispiel verwenden wir nun in unserem Workflow.

Dann Antwort

Nachdem nun das Ereignis und die Bedingung definiert wurden, fehlt noch die passende „Antwort“. Die „Dann Antworten“ sind letztendlich die Reaktionen, die ausgeführt werden, sobald unser Workflow in Kraft tritt.

In Dynamics NAV stehen bereits von Haus aus die folgenden Antworten zur Auswahl zur Verfügung:

  • Ändern Sie den Wert des %1-Felds im Datensatz, und speichern Sie die Änderung.
  • Erstellen Sie eine Genehmigungsanforderung für den Datensatz mithilfe des Typ des Genehmigers %1 und %2.
  • Senden Sie eine Genehmigungsanforderung für den Datensatz, und erstellen Sie eine Benachrichtigung.
  • Buch.-Blattzeile aus eingehendem Beleg erstellen.
  • Entfernen Sie eine Datensatreinschränkung.
  • Erstellen Sie eine Benachrichtigung für %1.
  • Erstellen Sie eine Einkaufsrechnung aus einem eingehenden Beleg.
  • Erstellen Sie eine freigegebene Einkaufsrechnung aus einem eingehenden Beleg.
  • Fügen Sie eine Datensatzbeschränkung hinzu.
  • Genehmigen Sie die Genehmigungsanforderung für den Datensatz.
  • Machen Sie nichts.
  • Öffnen Sie die Seite mit den Genehmigungskommentaren.
  • Zeigen Sie die Nachricht "%1" an.

In unserem Beispiel wählen wir die Antwort „Zeigen Sie die Nachricht %1 an.“ und definieren ganz einfach die Meldung „Unser Beispiel-Test“.

Zum Schluss muss lediglich der Haken bei „Aktiviert“ gesetzt werden, damit der Workflow auch wirklich startet, sobald das Ereignis eintritt.

Workflow testen

Gehen wir nun in eine Artikelkarte. Dort ändern wir, wie in unserem Workflow vorgesehen, die Beschreibung des Artikels.

Klicken wir nun auf den „OK“-Button, so erscheint unsere zuvor erstellte Meldung.

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