Fehler
Nr. 1

Zu viele Funktionen auf der „Wunschliste“

Haben Sie auch diesen einen Bekannten, der Ihnen jedes Jahr schon Mitte November eine gefühlt kilometer­lange Wunschliste für Weihnachten überreicht – mit lauter Wünschen, die natürlich alle gleich wichtig sind? Genauso haben Unternehmen überall auf der Welt mit Endanwendern zu kämpfen, die sich für ihre ERP-Lösungen weit mehr Funktionen wünschen, als sie tatsächlich bewältigen können. Darüber hinaus neigen viele Anwender dazu, sich im Hinblick auf die verfügbare Zeit sowie ihre Konzentration, Fähigkeiten, Aus­dauer und Motivation – teilweise sogar gnadenlos – zu überschätzen.

Fehler
Nr. 2

Alte Prozesse und Gewohnheiten übertragen

Ein weiterer kritischer Erfolgsfaktor eines ERP-Projekts ist die Übertragung von Prozessen und Gewohn­heiten vom alten auf das neue System. Nach dem Motto: „Das haben wir ja schon immer so gemacht.“ Dieses Vorgehen ist besonders kontraproduktiv, wenn Unternehmen gezwungen sind, ihr Geschäft umzuge­stalten, um relevant zu bleiben. Es erklärt sich praktisch von selbst, dass Veränderungen dabei der einzige Schlüssel zum Erfolg sind.

Die MoSKaU-Methode: Selektieren und priorisieren Sie Ihre Wunsch-Funktionen

Falls Sie in der Vergangenheit bereits in eine dieser – oder sogar beide – Fallen getappt sind: Haben Sie es schon einmal mit der „MoSKaU-Methode“ (im Englischen: „MoSCoW Method“) probiert?

Dabei handelt es sich um ein einfaches, aber sehr wirksames Tool für Ihre Projektplanung. Durch die Assoziation mit der Hauptstadt Russlands bleibt der Begriff sofort im Kopf, wenn man ihn nur einmal gehört hat.

Das Tool kann Sie davor bewahren, in die oben beschriebenen Fallen zu tappen, wenn es darum geht, die Anforderungen für Ihre neue ERP-Lösung zu erfassen. So unterstützt Sie die MoSKaU-Methode dabei, den Umfang Ihrer Projektphasen einzugrenzen und verhindert gleichzeitig, dass Sie überholte Prozesse und Praktiken in das neue System integrieren.

Vier der Buchstaben in „MoSKaU“ stehen jeweils für eine eigene Prioritäten-Kategorie. Alle Anforderungen und Wunsch-Funktionen Ihrer neuen ERP-Lösung sollten Sie jeweils einer Kategorie zuordnen:

  • M Das M steht für „Muss“. Hier landen alle Funktionen, die unbedingt erforderlich sind, um mit der neuen Version oder Lösung arbeiten zu können. Hier gibt es keine Kompromisse!
  • S Das S steht für „Sollte“. Dabei geht es um wichtige Funktionen, die aber etwas weniger wichtig sind als die „Muss“-Elemente.
  • K Das K steht für „Kann“. Das ist die Kategorie mit den sogenannten „Nice-to-have“-Funktionen – schön, wenn sie dabei sind, aber nicht zwingend erforderlich.
  • U Und schließlich steht das U für „Unerwünscht“. Das sind diejenigen Funktionen Ihres derzeitigen Systems, die Sie im neuen System nicht mehr haben wollen.

Nicht alles in den „Muss“-Korb legen: Erfolg beginnt mit klaren Entscheidungen

Die Idee ist, dass alle Abteilungen ihre Wünsche in diese vier Kategorien aufteilen. Es kann helfen, die Anzahl oder den Wert der Wünsche pro Kategorie zu begrenzen und vorzugeben – nämlich um zu verhindern, dass besonders clevere Kollegen einfach alles in den „Muss“-Korb legen.

Alle Anforderungen, die zu diesem Zeitpunkt nicht das „Go“ bekommen, kriegen bei der Definition der nächsten Projektphase eine neue Chance. Dann natürlich wieder auf Grundlage von MoSKaU.

Wichtig ist auch, dass Sie sich auf die letzte Kategorie konzentrieren: die Kategorie „Unerwünscht“. Hier sollten Sie Ihr Beschwerdemanagement und Ihre Umfragen zur Kundenzufriedenheit einbeziehen. Denn dort zeigt sich wohl am besten, wo Ihre Kunden Verbesserungsbedarf sehen.

Die Stärke dieses Tools liegt vor allem auch in der Erkenntnis, dass der Projekterfolg mit klaren Entscheidungen beginnt – wie auch beim Go-Live des neuen Systems idealerweise mit der Unterstützung Ihres Managements.

Ihre Key-Vorteile: Warum die MoSKaU-Methode Ihre Projektplanung besser macht

So viel zur praktischen Umsetzung der MoSKaU-Methode. Da es sich um ein einfaches, verbales und intuitives Tool handelt, kann es zudem sehr hilfreich sein bei der Kommunikation Richtung Kunden bzw. Richtung Auftraggebern.

Mithilfe von MoSKaU kategorisieren und priorisieren Sie Ihre geplanten Anforderungen. Das ermöglicht eine systematischere Planung des ERP-Projekts und schafft einen guten Überblick für das gesamte Projektteam. Außerdem verhindert ein solches Vorgehen natürlich, dass Sie sich mit zu vielen Funktionen übernehmen.

Dadurch, dass Sie unerwünschte Funktionen in einer frühen Phase eliminieren, fokussieren Sie sich von Beginn an nur auf die wirklich sinnvollen Funktionen. Sie arbeiten effizienter und die Gesamtvision des Projekts wird deutlicher.

Die Einfachheit der Methode lässt kaum Platz für Unklarheiten – ist aber dennoch flexibel genug, um bei anfänglichen Unstimmigkeiten Spielraum für interne Diskussionen über die einzelnen Anforderungen zu lassen.

Trotz großer Beliebtheit in der Praxis: Hier müssen Sie noch „nachschärfen“

Die Methode punktet definitiv mit ihrer Einfachheit – hat gleichzeitig aber auch einen subjektiven Charakter. Sie basiert schließlich nicht auf einer zahlenorientierten Statistik, die Ihnen unmissverständliche Ergebnisse liefert. So kann es manchmal schwerfallen, wirklich trennscharf zwischen „Sollte“ und „Kann“ zu unterscheiden. Wo genau liegt die Grenze zwischen „Wichtig“ und „Etwas weniger wichtig“? Das bedarf im Zweifel einer subjektiven Einschätzung – die dann nicht selten für Diskussionsstoff sorgen kann.

Bei der Kategorie „Unerwünscht“ kann es außerdem zu Missverständnissen kommen. Geht es jetzt darum, dass eine Funktion bloß nicht in einer spezifischen Version integriert werden soll – oder soll sie komplett gestrichen werden? Das müssen Sie direkt am Anfang klarstellen. Möglicherweise ist dabei auch eine weitere Unterteilung sinnvoll. Das Gleiche gilt auch für die Priorisierung innerhalb einer Kategorie.

Unser Tipp: Nutzen Sie die MoSKaU-Methode, um Ihr ERP-Projekt mit höherer Wahrscheinlichkeit erfolgreich abzuschließen!

Die MoSKaU-Methode setzt genau bei den zwei kritischen Erfolgsfaktoren Ihres ERP-Projekts an:

  1. Sie verabschieden sich von einer ausufernden Wunschliste – da Sie die Anforderungen an Ihre neue ERP-Lösung kategorisieren und priorisieren und alle unwichtigen bzw. unnötigen Funktionen eliminieren.
  2. Und Sie verhindern, dass die aktuellen Funktionen einfach 1:1 in das neue System übertragen werden – da Sie sie noch einmal komplett durchdenken.

Unser Fazit lautet: Trotz der kleineren Schwächen kann die MoSKaU-Methode auf jeden Fall ein wirksames ergänzendes Tool für die Planung Ihres ERP-Projekts sein.

Denken Sie immer daran: Ihr ERP-Projekt ist eine ernsthafte Investition. Daher sollten Sie bei der Planung nichts dem Zufall überlassen. Unternehmen, die die MoSKaU-Prinzipien anwenden, werden ihre Projekte am Ende mit höherer Wahrscheinlichkeit erfolgreich abschließen. Wenn Sie dann noch mit den richtigen Partnern und einem motivierten Team zusammenarbeiten – umso besser! Wenden Sie sich gerne an uns, wenn Sie noch Unterstützung bei Ihrem ERP-Projekt benötigen.