Im Wettlauf gegen die Zeit und Alltagsprioritäten

Laut Studien können viele Unternehmen seit Jahren den Fachkräftebedarf nicht decken. Gleichzeitig steigt jedoch ihre Nachfrage nach IT-Dienstleistungen; sie wird dazu auch zunehmend spezialisierter. Fach- und Führungskräften fällt es immer schwerer, den Überblick zu behalten; sie befinden sich im Wettlauf gegen die Zeit und Alltagsprioritäten. Diese Entwicklung kann unter Umständen auch das Kerngeschäft in Mitleidenschaft ziehen. Eine Lösung würde darin bestehen, ein oder mehrere Partnerunternehmen zu suchen, die das eigene Unternehmen ein Stück weiter oder längerfristig begleiten. Das entspricht auch der allgemeinen Einsicht, die sich immer stärker durchsetzt:

Eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie und spezieller Industrie 4.0-Projekte lassen sich langfristig nur mit geeigneten Partnern erfolgreich umsetzen.

1. Digitalisierung: richtige Technologien wählen

Digitalisierung und deren treibende Kraft das Cloud Computing haben eine ganze Reihe neuer Technologien und Prozesse hervorgebracht. Im Business Kontext spricht man heute zunehmend von hybriden Cloud-Umgebungen, Blockchain, Künstlicher Intelligenz, iPaaS, API Management, Embedded Devices, B2B- oder IoT-Gateways. Sich im Dschungel dieser Technologien und Begriffe zurechtzufinden, ist nicht einfach. Man wird mit vielen neuen Informationen konfrontiert, muss komplexe Zusammenhänge verstehen und die Erkenntnisse in entsprechende Projekte einfließen lassen. Noch komplexer wird das Ganze, wenn zwei oder mehrere dieser Technologien im Praxisbetrieb voneinander abhängig sind. Sichert z. B. der Cloud-ERP-Anbieter im SLA eine Verfügbarkeit von 99,95% zu, kann eine neue SaaS-HR-Lösung, vom anderen Provider und mit geringerer Verfügbarkeit, das Gesamtsystem weniger zuverlässig machen. Das sollte im Entscheidungsprozess von Anfang an berücksichtigt werden. Deswegen hat es manchmal Vorteile, wenn beide Lösungen vom gleichen Anbieter stammen, in diesem Fall dem ERP-System-Hersteller. Eine ausführliche Auseinandersetzung bzw. gute Beratung im Vorfeld ist daher wichtig.

2. Integrationsaufgaben bewältigen

Weil SaaS die Einstiegshürden senkt, ergreifen immer mehr Fachbereiche die Eigeninitiative. Mitarbeiter abonnieren dabei selbstständig Software, um drängende Probleme im Alltagsgeschäft zu lösen. Das hat jedoch auch Nebenfolgen: Falls Fachabteilungen hier unkoordiniert vorgehen und SaaS-Lösungen vor sich hinwuchern, schwindet die Übersicht, es entstehen neue Silos. Außerdem wird die Software immer öfter aus mehreren Clouds zusammengestellt. Integrationsarbeiten gehören deswegen heute zu den am schnellsten wachsenden Bereichen der industriellen Digitalisierung. Das bedeutet auch: Früher oder später wird Unterstützung von einem oder mehreren Partnern benötigt.

Vorzüge cloudbasierter Integrationsansätze

Darüber hinaus werden heute noch viele Integrationen auf Point-to-Point-Basis vorgenommen. In bestimmten Fällen kann das eine adäquate Lösung sein. Doch gerade im Cloud-Zeitalter, bei ständig wachsendem und wechselndem SaaS-Angebot, ufert die Anzahl der Integrationspunkte schnell aus. Die Übersicht geht dann verloren. Außerdem verlassen Mitarbeiter, die diese Arbeiten vorgenommen haben, einmal das Unternehmen, steht man im Bedarfsfall oft ratlos da. Hier kann es sich lohnen, von vorneherein eine iPaaS-Lösung zu berücksichtigen. Bei iPaaS handelt es sich um eine Cloudplattform, mit deren Hilfe sich Software und Prozesse integrieren lassen – sowohl vor Ort als auch in der Public Cloud, mit- und untereinander. Auch hier kann ein fachkundiger Partner gute Dienste leisten und vor kostspieligen Fehlentscheidungen schützen.

3. Deployment Optionen ausloten

In vielen Fällen wird das Deployment in der Public Cloud heute bevorzugt. Es gibt jedoch auch Situationen, wo eine On-Premise-Implementierung nach wie vor sinnvoll ist. Beispielsweise, wenn die IT aufgrund des Geschäftsmodells des Unternehmens nach starker Individualisierung verlangt. In anderen Fällen kann es Sinn ergeben, ein altes System lokal weiterzubetreiben und es lediglich mit einer oder mehreren Lösungen aus der Public Cloud zu ergänzen. Auch das Edge Computing gewinnt an Bedeutung. Dabei werden Daten nah am Ort (vor-)verarbeitet, wo sie entstehen. Dieses Konzept ergänzt das öffentliche Cloud Computing. Gerade bei Industrie 4.0 und IoT-Technologien kann das zusätzliche Sicherheit und Zuverlässigkeit bieten; etwa dann, wenn die Internetverbindung zu langsam wird, gänzlich ausfällt oder bestimmte Daten vor Ort verbleiben sollen. Bei der Entscheidung geht es heute nicht nur um On-Premise vs. Public Cloud, sondern auch darum, die richtige Menge und Kombination von Cloud und On-Premise Ressourcen zu bestimmen. Hier wird neben Datenschutz und -sicherheit auch die Skalierbarkeit wichtig. Die Cloud-Ressourcen müssen auf die On-Premise-Ressourcen gut abgestimmt werden. Ist die Cloud-Lösung deutlich schneller als das lokal betriebene Gegenstück oder umgekehrt, kann beispielsweise bei höherer Auslastung das gesamte System in die Knie gehen. Mit einem kompetenten Partner und Berater lassen sich Optionen, Fallstricke und mögliche Lösungen diskutieren.

4. Change Management durchführen

Wer Digitalisierungsprojekte meistern möchte, sollte sie nicht als reine IT- oder Software-Projekte behandeln. Es geht hier um die gesamte Organisation, die miteinbezogen werden sollte. So müssen beispielsweise im Unternehmen neue Rollen geschaffen werden. Es werden Mitarbeiter benötigt, die digitale Fachkompetenzen mitbringen und einfachere Integrationsarbeiten in den Fachbereichen selbstständig durchführen können. Darüber hinaus wächst gleichzeitig der Bedarf an spezialisierten Fachkräften, die sich mit den Feinheiten digitaler Technologien auskennen. Außerdem sollte im Unternehmen jemand da sein, der eine Gesamtsicht auf die Integration der Technologien und dazugehöriger Prozesse hat. Schließlich müssen auch Mitarbeiter, die mit den neuen Lösungen täglich arbeiten sollen, von deren Nutzen überzeugt werden. Das wird jedoch erst dann möglich, wenn es gelingt, den Blick der Mitarbeiter für das Wesentliche und den langfristigen Nutzen zu schärfen. Das Change Management gehört deswegen zu den schwierigsten Aufgaben und viele Projekte scheitern bereits in den Anfangsstadien. Es wird hier auch klar, warum die hauseigene IT, ohne entsprechende Unterstützung, mit diesen Aufgaben schnell überfordert werden kann.

In diesem Zusammenhang bietet sich eine gute Gelegenheit, ein fachkundiges Partnerunternehmen hinzuzuziehen. Geeignete externe Berater haben oft den Blick von außen und können blinde Flecken entdecken. Dabei hat ein außenstehender Berater bzw. Change-Manager unter Umständen auch mit weniger Akzeptanzhürden zu kämpfen, als jemand, der aus der Mitte der Belegschaft gewählt wird.

5. ERP-Ökosystem pflegen und erweitern

Ein ERP-System zentralisiert die Verwaltung der Aufgaben im gesamten Unternehmen. Das verbessert sowohl die Arbeitsqualität als auch die Effizienz. Es lässt sich dabei auch weitgehend papierlos arbeiten und viele Prozesse laufen automatisch. Diese Vorteile treten besonders stark hervor, wenn das Unternehmen eine gewisse Größe und Prozesskomplexität erreicht hat. Doch auch das ERP-System muss sich heute ständig wechselnden Bedarfen anpassen. Das gerade, weil es innerhalb eines Unternehmens einen Hub für Daten, Prozesse und Anwendungen bildet. Zwei größere Bereiche für Erweiterungen: Vorhandene Funktionalität innerhalb des Unternehmens ausbauen und neue Funktionalität von außerhalb des Unternehmens anbinden bzw. integrieren.

ERP-Systeme: Beispiele für Integration neuer Technologien

Gerade mit der Ankunft des Cloud Computing lassen sich die Funktionen der ERP-Software umfangreich erweitern. Technologien wie das Internet of Things (IoT), mobile Lösungen oder künstliche Intelligenz können ERP-Systeme radikal verändern. Falls Technologien angebunden werden sollen, z. B. eine mobile Datenerfassung (MDE), ist die Frage berechtigt, ob die Lösung vom Fremdanbieter oder vom ERP-Software-Hersteller bzw. dessen Partner bezogen werden soll.

Andere Szenarien, die veranschaulichen, wie ein ERP-Ökosystem gestaltet werden kann: Eine Bestellung aus dem ERP-System geht direkt an einen 3D-Drucker eines Lieferanten; oder eingebettete Sensoren melden Maschinenteile, die kaputt sind, direkt an das ERP. Von dort aus wird eine Bestellung der defekten Teile ausgelöst – ohne menschliche Intervention. Auch bei der Klärung dieser und ähnlicher Fragen kann eine Begleitung durch einen erfahrenen Partner hilfreich sein. Oft ist dafür auch der Partner geeignet, der die ERP-Lösung implementiert hat bzw. sie jetzt betreut.

Zusammenarbeit mit Partnern: Weitere Punkte zu beachten

Wenn Sie ein Partnerunternehmen an der Seite haben möchten, dass Sie bestmöglich unterstützt, sind auch einige weitere Punkte zu beachten. Gute Berater werden sich nicht mit schablonenhaften Lösungen zufriedengeben. Abläufe zu standardisieren – wenn richtig vorgenommen – kann durchaus Sinn ergeben; das spart Zeit und Kosten für beide Seiten. Jedoch nur da, wo die Aufgaben das zulassen. Auch haben manche Berater eine Tendenz an ihren Präsentationsfolien viel mehr zu feilen, als dem Kunden zuzuhören und sich mit seinen Problemen ernsthaft auseinanderzusetzen. Andere sprechen wiederum nur über die Vorteile des von ihnen favorisierten Lösungsansatzes.

Berater sollten eigene Grenzen kennen und zugeben

Darüber hinaus stoßen auch die besten Berater an ihre Grenzen. Gerade dann, wenn Aufgaben und Prozesse im Unternehmen stark individualisiert bzw. undurchsichtig sind. Der Aufwand, Externe einzuarbeiten, steht dann zumeist in keinem Verhältnis zum daraus entstehenden Nutzen. Hier ist es wichtig, dass außenstehende Berater offen zugeben, dass bestimmte Aufgaben besser intern, von der fachlich versierten Belegschaft, erledigt werden sollten. Zuvor lohnt es sich jedoch zu klären, ob sich nicht eine oder mehrere fachkundige Verbindungspersonen aus dem Unternehmen bestimmen lassen. Sie könnten die internen Anforderungen und Zusammenhänge zwischen internen Fachkräften und außenstehenden Partnern übersetzen und koordinieren. Das kann oft zum gangbaren Mittelweg werden.

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