Das Lastenheft: Der Wunschzettel für Ihre Softwarelösung

Anfang des Jahres haben wir eine Business Central-Wunschliste für 2021 geschrieben – mit allen Funktionen, die wir uns für den Web-Client noch wünschen würden. Kommt es Ihnen nun auch so vor, als sei 2021 einfach so verflogen? Gar nicht mehr so lange, dann steht schon wieder Weihnachten vor der Tür. Weihnachten ist nicht nur die Zeit für Spekulatius, Lebkuchen und Glühwein, sondern auch die Zeit des Schenkens.

Manche Menschen haben immer unglaublich viele kreative Geschenkideen für ihre Liebsten. Andere wiederum tun sich schwerer und empfinden das eher als Stress. Der traditionelle Wunschzettel macht das Ganze bedeutend einfacher: Er offenbart die Wünsche des Verfassers und hilft bei der Geschenke-Auswahl.

Auch wenn es um die Auswahl einer neuen ERP-Lösung geht, macht so etwas Sinn. Dabei können Sie das Lastenheft mit einem Wunschzettel für Ihr neues ERP-System vergleichen.

Eine große Veränderung: Mitarbeitende haben detaillierte Wünsche

Wenn Sie eine neue ERP-Lösung implementieren, stellt das für das ganze Unternehmen eine geradezu unglaublich große Veränderung dar. Mit der neuen Software müssen schließlich sehr viele Menschen aus unterschiedlichen Abteilungen für eine lange Zeit arbeiten.

Es ist daher sinnvoll, alle Mitarbeitenden mit einzubeziehen. In der Regel haben alle Fachabteilungen die Möglichkeit, ihre Wünsche für das Lastenheft zu äußern, wobei es die meisten Mitarbeitenden gewohnt sind, diese Anforderungen und Wünsche sehr detailliert zu beschreiben.

Woran liegt das? Ihnen ist klar, dass sie die Chance nutzen müssen, bei dieser tiefgreifenden Entscheidung mitzureden. Mit einem ERP-System ist es schließlich nicht wie mit dem Stromanbieter, den man alle paar Jahre wechselt, weil sich das wirtschaftlich lohnt. Oder wie mit einem Paar Sneaker, das Sie nach zwei Jahren entsorgen, weil es sich dann schon abgenutzt hat. Ein ERP-System ist eine langfristigere Investition.

Um bloß alles zu bedenken, tendieren Mitarbeitende dazu, häufig mehr Funktionen zu fordern, als sie tatsächlich brauchen. Haben Sie schon einmal von der Redensart „Manche Kunden wollen über XML mit dem Mond kommunizieren“ gehört? Die charakterisiert diesen Prozess ziemlich gut.

Anwender schreiben Wünsche „blind“ auf – ohne Kosten-Nutzen-Verhältnis zu kennen

Überrascht es Sie da noch zu hören, dass Unternehmen in der Praxis oft nur einen kleinen Teil der verfügbaren Funktionen nutzen? Wird das „Kunstwerk“ nach dem Implementierungs-Marathon schließlich in Betrieb genommen, stellt sich heraus, dass sich die Dynamik des Marktes inzwischen so stark verändert hat, dass die gewählte Konfiguration schon veraltet ist.

Es ist auch bemerkenswert, dass die Endanwender ihre Wünsche nennen dürfen, ohne einen Einblick in das Kosten-Nutzen-Verhältnis zu erhalten. Und ohne sich mit den Folgen für die Flexibilität für neue Versionen zu beschäftigen.

So wird das neue System oft schwerfällig, es dauert lange, es zu implementieren und logischerweise entstehen somit höhere Kosten und Risiken.

Wie Sie das lösen können: „Weniger ist mehr und einfach ist besser“

  1. Weniger ist mehr.

    Der Grundsatz gilt für ganz viele Bereiche. So auch wenn es darum geht, Anforderungen und Wünsche für Ihre ERP-Lösung zu definieren. Versuchen Sie, auch Ihre Mitarbeitenden dafür zu sensibilisieren. Wenn Sie sich an die Standardfunktionen Ihrer Wunsch-Lösung halten, können Sie von allen Innovationen profitieren, die für die kommenden Jahre zu erwarten sind.

    Sie können Updates leichter umsetzen

    Ein weiterer Vorteil der Standardlösung ist, dass sämtliche Neuerungen standardmäßig ausgeliefert werden. Das entlastet logischerweise Ihre Mitarbeitenden in der IT – die sich dann vorrangig anderen Themen widmen können.

  2. Und einfach ist besser.

    Heutzutage ist die Welt sehr schnelllebig. Nahezu alles unterliegt einem permanenten Wandel – da ist es von großem Vorteil, wenn Ihre Geschäftsprozesse einfach gehalten sind. Das macht Sie auch für Ihre Kunden zu einem attraktiven Partner. Und lockt neue Mitarbeitende ins Unternehmen.

    Sie sind unabhängig von einzelnen Mitarbeitenden

    Außerdem sind Sie weniger abhängig von den wenigen Mitarbeitenden, die das System mit seiner vollen Komplexität verstehen. Es liegt auf der Hand, dass es viel sinnvoller ist, wenn das System so einfach gehalten ist, dass sich alle Mitarbeitenden damit gleichermaßen auskennen. Sie können dann viel eigenverantwortlicher arbeiten – und das ist natürlich effizienter, als ständig erfahrenere Mitarbeitende um Hilfe bitten zu müssen. Auch das Budget für die unzähligen umfangreichen Schulungen können Sie anderweitig investieren.

    Ihr Unternehmen ist anpassungsfähiger

    Und schließlich wird Ihre Organisation dadurch anpassungsfähiger. Das heißt, dass Ihr ERP-System einfacher mit neuen Anforderungen zurechtkommt, vor allem wenn Ihr Unternehmen wächst und neue Mitarbeitende hinzukommen. Je einfacher die Prozesse, desto geringer ist der Anpassungsaufwand.

    Daher sollten Sie die internen Prozesse und Abläufe vereinfachen, bevor Sie mit der Auswahl Ihrer neuen Software loslegen. Dafür brauchen Sie ein gutes Change Management.

An diese Fragen sollten Sie denken, wenn Sie die ERP-Wunschzettel Ihrer Mitarbeitenden auswerten:

  • Sind die Anforderungen sowohl technisch als auch organisatorisch realisierbar?
  • Passen sie zu den Anforderungen Ihrer weiteren Systeme?
  • Sind sie auch rechtlich zulässig?
  • Gibt es Konflikte zwischen mehreren Anforderungen?
  • Welche Kosten fallen bei der Realisierung an?

Unnötigen Aufwand sparen: Sortieren Sie Unwesentliches aus

Erklären Sie Ihren Mitarbeitenden, warum es sinnvoll ist, beim Wunschzettel-Schreiben realistisch zu bleiben. Wenn Sie sich darauf konzentrieren, die Komplexität zu reduzieren, wird dem Unternehmen das viel unnötigen Aufwand mit Ihrem ERP-System ersparen und Prozesse einfacher machen.

Schon im sechsten Jahrhundert wusste der chinesische Philosoph Laozi: „Das Aussortieren des Unwesentlichen ist der Kern aller Lebensweisheit.“ Das würde wohl auch so manchem Weihnachts-Wunschzettel gut tun. ☺️