Wir leben im Zeitalter einer schnell fortschreitenden digitalen Transformation, in dem Veränderungen und Innovationen Schlag auf Schlag folgen. Gescheiterte IT-Projekte sind deshalb keine ernsthafte Option mehr. Es steht eine Menge auf dem Spiel, wenn Sie mit einem neuen ERP-Projekt anfangen möchten. Hinzu kommt: Je komplizierter ein ERP-Projekt ist, desto frühzeitiger und sorgfältiger sollte die Planung erfolgen. Deswegen ist es wichtig, zunächst eine Reihe von Fragen zu klären, damit das ERP-Projekt zum Erfolg wird. Die wichtigste Frage, die anfangs möglichst früh angegangen werden sollte, ist die klare Definition der Geschäftsziele.

Diese Frage sollte bereits im Vorfeld einer Kontaktaufnahme mit einem ERP-Dienstleister beantwortet werden. Eine Ausnahme besteht dann, wenn Sie zu Ihrem ERP-Partner bereits eine langfristige Beziehung pflegen und er Ihr Sparringspartner ist. In diesem Fall können die Betriebs- und Geschäftsziele oft gemeinsam besprochen und geklärt werden.

Bei der Definition der Geschäftsziele vor einer ERP-Einführung ist vor allem eine Frage wichtig: Welche Eigenschaften und Prozesse bei der Herstellung der Produkte oder Erbringung der Dienstleistungen soll die neue ERP-Software konkret im Unternehmen verbessern?

Es geht hier also nicht um solche vage formulierte Zielsetzungen wie die folgenden:

  • „das alte ERP-System durch ein neues ersetzen“
  • „die festgelegten Zeit- und Budgetvorgaben einhalten“
  • „wir führen dieses ERP-System ein, weil viele unserer Mitbewerber es nutzen“

Das sind keine erfolgversprechenden Zielvorgaben!

Heute ist es noch oft so, dass Kunden weltweit bei Umfragen über das Hauptziel Ihres ERP-Projektes angeben, dass sie sehr zufrieden wären, wenn Ihr ERP-Projekt unter der Einhaltung von Zeit- und Kostenvorgaben durchgeführt werden könnte. Das sind zwar wichtige Punkte, aber keine strategischen Ziele, die den Erfolg des Unternehmens in Zukunft sicherstellen.

Dazu kommt: Solche Formulierungen sind für die meisten am ERP-Projekt beteiligten Mitarbeiter nicht besonders motivierend. In der Regel können sich Projektmitarbeiter nicht oder nur sehr grob vorstellen, wie umfangreich das Budget für ein ERP-Projekt tatsächlich ist und welche Rolle sie dabei spielen. Auch ist für die Mehrheit der Mitarbeiter daraus nicht ersichtlich, wie solche Ziele ihre Arbeit und Produktivität verbessern sollen.

Das würde bedeuten, dass wenn es vielen Unternehmen vordergründig darum geht, ein bestimmtes Budget im Projekt einzuhalten, viele ERP-, CRM- und Digitalisierungsprojekte keine klare Zielsetzung verfolgen. Und infolgedessen wissen die Mitarbeiter nicht, worauf sie hinarbeiten sollen. Und das ist kontraproduktiv.

Es ist daher wichtig, dass Sie Ihre Projektziele möglichst realistisch und konkret formulieren und bereits in der Ausformulierungsphase mit der Gesamtstrategie Ihres Unternehmens verknüpfen. Dazu gehört beispielsweise, dass man bei der Planung nicht von vornherein von einem Best-Case-Szenario ausgeht, sondern auch ein oder zwei weniger günstige Szenarien berücksichtigt.

Darüber hinaus sollten die Ziele so formuliert werden, dass sie für jeden Projektbeteiligten innerhalb seines Aufgabenbereiches verständlich sind. Dadurch erspart man sich später jede Menge Zusatzarbeit und Frustration.

Denn Ziele, die pauschal für das Gesamtunternehmen formuliert wurden, können in der Anfangsphase zwar Klarheit suggerieren. Wenn es später um deren Umsetzung geht, stellt sich oft heraus, dass unterschiedliche Mitarbeiter oder Fachabteilungen, sich darunter jeweils etwas anderes vorstellen. Das kann dazu führen, dass sie aneinander vorbei arbeiten.

Bei der Kommunikation der Ziele des ERP-Projektes an die Beteiligten lohnt es sich oft, auch den Marketingbereich miteinzubeziehen. Die Kernaufgabe des Marketings, Kunden für die eigenen Produkte und Dienstleistungen zu gewinnen, lässt sich auch erfolgreich innerhalb einer Organisation verwirklichen. Es geht hierbei allerdings darum, Mitarbeiter im Unternehmen für interne Vorhaben zu gewinnen und zu begeistern.

Man spricht in diesem Zusammenhang auch vom internen Marketing. Dadurch lassen sich die vorher festgelegten Geschäftsziele bereits vor der Umsetzung allgemein verständlich, klar und nutzenbasiert kommunizieren. Das wiederum sorgt dafür, dass jeder an der ERP-Einführung beteiligte Mitarbeiter nicht nur weiß, was von ihm erwartet wird, sondern auch die an ihn gestellten Erwartungen verinnerlicht.

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