Grundlegende Einrichtungen

Damit Mahnungen erstellt werden können, müssen zunächst Mahnmethoden und deren Mahnstufen eingerichtet werden. Der Seitenaufruf zu den Mahnmethoden kann im Menü unter AbteilungenVerwaltungAnwendung EinrichtungFinanz­managementFinanzen gefunden werden. Die Abbildung rechts zeigt den Menü-Pfad im rollenbasierten Client von Dynamics NAV.

Mahnmethoden legen unter anderem die maximale Anzahl an Mahnungen fest, den Minimalbetrag und ob zusätzliche Ge­büh­ren und Zinsen gebucht werden. Zusätzlich befinden sich hinter jeder Mahnmethode die Mahnstufen, mit wel­chen unter anderem die Intervalle der Zahlungserinnerungen, sowie zusätzliche Gebühren festgelegt werden können.

Die nachfolgende Abbildung zeigt zwei typische Mahnmethoden.

Mit der Aktion „Stufen“ oben im Menüband können die Mahnstufen aufgerufen werden. Pro Mahnmethode können beliebig viele Mahnstufen hinterlegt und eingerichtet werden. Die nachfolgende Abbildung zeigt, dass für die Mahnmethode „INLAND“ drei Mahnstufen hinterlegt wurden.

Hier lassen sich für jede Mahnstufe, dargestellt anhand der Nummer, unter anderem die Vor- und Nachtexte, sowie Gebühren und Zinsberechnungen und die Wiederholungsintervalle festlegen.

Mit Hilfe der Vor- und Nachtexte können der später erzeugten Mahnung zusätzliche Kommentare, mit der Verwendung von Platzhaltervariablen und in jeder Sprache, hinzugefügt werden.

Die folgenden vordefinierten Platzhaltervariablen sind verfügbar:

  • %1 = Belegdatum (Mahnungskopf)
  • %2 = Fälligkeitsdatum (Mahnungskopf)
  • %3 = Zinssatz (Zinskonditionen)
  • %4 = Restbetrag (Mahnungskopf)
  • %5 = Zinsbetrag (Mahnungskopf)
  • %6 = Gebühr (Mahnungskopf)
  • %7 = Summe (Restbetrag + Zinsbetrag + Gebühr + MwSt.)
  • %8 = Mahnstufe (Mahnungskopf)
  • %9 = Währungscode (Mahnungskopf)
  • %10 = Buchungsdatum (Mahnungskopf)

Sobald die Mahnmethoden mit den entsprechenden Mahn­stufen angepasst oder erstellt wurden, können sie jedem Debitor hinterlegt werden, um ein individuelles Vorgehen zu gewährleisten. Die Abbildung rechts zeigt, wie die Zu­ord­nung einer Mahnmehthode zu einem Debitor erfolgt.

Zusätzlich lässt sich über das Feld „Zlg.-Bedingungs­code“, das ebenfalls beim Debitor zu finden ist, fest­legen, nach welchem Zeitraum eine Mahnung von Microsoft Dynamics NAV vorgeschlagen werden soll.

Damit das korrekte Sachkonto für die Gebühren einer Mah­nung gewählt wird, lässt sich dies in den Debitoren­bu­chungs­gruppen festlegen. Der Seitenaufruf zu den Debito­renbuchungsgruppen kann im Menü unter AbteilungenVerwaltungAnwendung EinrichtungFinanz­manage­ment Buchungsgruppen gefunden werden. Die Abbildung rechts zeigt den Menü-Pfad im rollenbasierten Client von Dynamics NAV.

Innerhalb der Debitorenbuchungsgruppen muss lediglich das gewünschte Konto unterhalb der Spalte „Gebührenkonto“ (seit Dynamics NAV 2016 (9.0) heißt das Feld „Zusätzliches Gebührenkonto“) angegeben werden.

Mahnungsübersicht

Um Mahnungen letztendlich erstellen zu können, begeben wir uns zur Mahnungsübersicht.

Der Seitenaufruf zu der Mahnungsübersicht kann im Menü unter AbteilungenFinanzmanagement › Periodische Ak­tivitäten › Debitoren gefunden werden. Die Abbildung rechts zeigt den Menü-Pfad im rollenbasierten Client von Dynamics NAV.

Innerhalb der Mahnungsübersicht gibt es nun zwei ver­schie­dene Vorgehensweisen zur Erstellung von Mah­nun­gen. Entweder werden diese von Microsoft Dynamics NAV automatisch über einen Mahnungsvorschlag erstellt oder der Anwender erstellt die Mahnungen manuell.

Die Abbildung unten zeigt die Mahnungsübersicht.

Mahnungen automatisch erstellen

Mittels der Aktion Mahnungen erstellen… können Mahnungen von Microsoft Dynamics NAV, entsprechend der Nutzerangaben in dem Fenster Mahnungen erstellen, automatisch erstellt werden.

Microsoft Dynamics NAV wertet alle Debitoren­posten und deren Fälligkeitsdatum aus und liefert eine Liste an Mahnungsvorschlägen, anhand of­fener Posten, welche nicht rechtzeitig bezahlt wurden.

Mit dem Buchungsdatum kann das Datum ange­geben werden, welches im Mahnungskopf als Buchungsdatum erscheinen soll.

Mit dem Belegdatum lässt sich das Fällig­keits­datum festlegen.

Wird das Häkchen in das Feld Nur Posten mit fälligen Beiträgen gesetzt, so werden nur offene Debitorenposten aufgelistet deren Fälligkeits­datum vor dem Belegdatum liegt welches in dem oberen Feld eingetragen wurde.

Wird das Feld Posten auf Abwarten einschlie­ßen aktiviert, werden offene, gehaltene Posten in der Mahnung aufgelistet.

Sollte die Stapelverarbeitung die Bedingungen der Mahnstufe auf alle Mahnungszeilen anwenden, so kann das Feld Mahnstufe aus Kopf verwenden zusätzlich aktiviert werden.

Zusätzlich kann mit Hilfe der Filteroptionen weiter auf bestimmte Debitoren differenziert werden. Mittels OK wird der Stapellauf ausgeführt und eine Mahnungsvorschlagliste, entsprechend der angegeben Informationen, erstellt. Diese Mahnungsvorschlagliste kann jederzeit neu erstellt, ergänzt und gekürzt werden. Somit können nicht anzumahnende Kunden oder einzelne Mahnungen manuell aus der Liste entfernt werden.

Mahnungen manuell erstellen

Um eine Mahnung manuell anzulegen, reicht es in der Mahnungsübersicht ent­weder die Aktion Neu zu starten oder al­ter­nativ das Tastenkürzel STRG + N (Tas­ten­kombinationen in Dynamics NAV) zu verwenden. Es öffnet sich eine leere Mah­nung in welcher nun alle nötigen Debitor-Informationen händisch eingegeben wer­den können.

Wurde der Mahnungskopf ausgefüllt können die Zeilen mittels der Aktion Mahnungszeilen vorschlagen…, mit den gleichen Optionen wie auch in dem Mahnungsvorschlag, generiert werden.

Damit werden alle vorhandenen Zeilen in der Mahnung gelöscht und anhand der Filteroptionen neue generiert und mit entsprechenden Vortexten, Nachtexten und Gebühren versehen.

Außerhalb dieser Komfortfunktion können die Zeilen natürlich auch per Hand eingetragen werden.

Mahnungen registrieren

Bis zu diesem Punkt wurden Mahnungen zwar erstellt (entweder automatisch oder manuell), aber jedoch noch nicht gebucht und abgeschickt. Um eine Mahnung abzuschließen wird die Aktion Registrieren verwendet. Hiermit wird die Mahnung entweder automatisch an die beim Debitor hinterlegte E-Mail-Adresse verschickt oder ausgedruckt. Registrierte Mahnungen werden in der separaten Übersicht Registrierte Mahnungen gesammelt und archiviert.

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