Seit der Version 2013 von Dynamics NAV bietet Microsoft die folgenden beiden User-Lizenzierungsmodelle:

  • Full User
    Als Full User hat der ERP-Anwender auf alle in der Dynamics NAV-Lizenz freigeschalteten Module, Prozesse, Tabellen, etc. einen Lese- als auch Schreibzugriff.

  • Limited User
    Als Limited User hat der ERP-Anwender auf alle in der Dynamics NAV-Lizenz freigeschalteten Module, Prozesse, Tabellen, etc. einen Lesezugriff und zusätzlich noch Schreibzugriff auf einige vorgegebene Tabellen.

Welche Tabellen der einzelne ERP-Anwender letztendlich lesen, bearbeiten und löschen darf, kann der Administrator über die Benutzergruppen und Benutzergruppen­berechtigungssätze umfangreich steuern.

Limited-User Zugriffseinschränkungen

In der folgenden Liste sind die Tabellen aufgelistet, auf die mit der Limited User auch schreibend zugegriffen darf.

Mit den Versionen 2015 und 2016 von Dynamics NAV wurde die Liste der Tabellen, auf die Schreibzugriff gewährt wird, seitens Microsoft nochmals erweitert (siehe Spalte „Datum hinzugefügt“).

Nr. Name Datum hinzugefügt
18 Debitor 06. Okt 15
19 Debitorenrechnungsrabatt 06. Okt 15
23 Kreditor 06. Okt 15
24 Kreditorenrechnungsrabatt 06. Okt 15
36 Verkaufskopf 26. Jan 15
37 Verkaufszeile 06. Okt 15
38 Einkaufskopf 26. Jan 15
39 Einkaufszeile 06. Okt 15
43 Einkaufsbemerkungszeile 20. Nov 12
44 Verkaufsbemerkungszeile 20. Nov 12
51 Zeitprotokoll 01. Okt 12
52 Batch Processing Parameter 01. Sep 17
63 Account Use Buffer 01. Sep 17
97 Bemerkungszeile 01. Okt 12
130 Eingehender Beleg 06. Okt 15
133 Eingehender Beleganhang 06. Okt 15
143 ECSL VAT Report Line Relation 01. Sep 17
222 Lief. an Adresse 06. Okt 15
224 Bestelladresse 06. Okt 15
225 PLZ-Code 06. Okt 15
249 USt-Registrierungsprotokoll 06. Okt 15
308 Nummernserie 06. Okt 15
309 Nr.-Serienzeile 01. Okt 12
336 Verfolgungsspezifikation 20. Nov 12
337 Reservierungsposten 01. Okt 12
348 Dimension 06. Okt 15
355 Vorgabedimension Priorität 01. Okt 12
356 Vorgabedimension Priorität 01. Okt 12
357 Vorgabedimension Priorität 01. Okt 12
358 Vorgabedimension Priorität 01. Okt 12
359 Vorgabedimension Priorität 01. Okt 12
361 Dimensionspuffer 01. Okt 12
389 Dimensionsübersetzung 01. Okt 12
405 Änderungsprotokollposten 01. Okt 12
454 Genehmigungsposten 06. Okt 15
455 Genehmigungskommentarzeile 20. Nov 12
480 Dimensionssatzposten 01. Okt 12
481 Dimensionssatz-Strukturknoten 01. Okt 12
487 Benutzereinrichtung Geschäftsdiagramm 15. Aug 15
730 Standard Address 01. Sep 17
749 Date Lookup Buffer 01. Sep 17
760 Einrichtung flexibel anpassbarer Aufträge 06. Okt 15
762 Diagrammeinrichtung für Kontenschemata 15. Aug 15
763 Kontenschema-Diagrammeinrichtung - Zeile 06. Okt 15
770 Analysebericht - Diagrammeinrichtung 15. Aug 15
771 Analysebericht - Diagrammzeile 06. Okt 15
832 Workflows Entries Buffer 01. Sep 17
869 Cashflowdiagrammeinrichtung 15. Aug 15
880 Excel Template Storage 01. Sep 17
900 Montagekopf 06. Okt 15
901 Montagezeile 06. Okt 15
904 Programmfertigungslink 06. Okt 15
906 Zeile für Montagebemerkung 06. Okt 15
950 Arbeitszeittabellenkopf 06. Okt 15
951 Arbeitszeittabellenzeile 06. Okt 15
952 Arbeitszeittabellendetails 01. Okt 12
953 Bemerkungszeile für Arbeitszeittabelle 01. Okt 12
954 Archiv für Arbeitszeittabellenkopf 06. Okt 15
955 Archiv für Arbeitszeittabellenzeile 06. Okt 15
957 Bemerkungszeilenarchiv für Arbeitszeittabelle 06. Okt 15
959 Arbeitszeittabellendiagramm - Einrichtung 06. Okt 15
1236 JSON Buffer 01. Sep 17
1311 Zuletzt verwendetes Diagramm 06. Okt 15
1314 User Tours 01. Sep 17
1319 Diagrammeinrichtung Verkauf nach Kundengruppen 15. Aug 15
1432 Net Promoter Score Setup 01. Sep 17
1470 Product Video Buffer 01. Sep 17
1504 Workflowschritt-Instanz 06. Okt 15
1506 Wert der Workflowtabellenrelation 06. Okt 15
1511 Benachrichtigung 06. Okt 15
1519 Notification Context 01. Sep 17
1522 Workflowereignis - Warteschlange 06. Okt 15
1523 Workflowschritt-Argument 06. Okt 15
1524 Workflowregel 06. Okt 15
1530 Archiv der Workflowschritt-Instanz 06. Okt 15
1542 Workflow Webhook Sub Buffer 01. Sep 17
1550 Eingeschränkter Datensatz 06. Okt 15
1670 Option Lookup Buffer 01. Sep 17
1701 Abgrenzungskopf 06. Okt 15
1702 Abgrenzungszeile 06. Okt 15
1808 Aggregated Assisted Setup 01. Sep 17
2160 Calendar Event 01. Sep 17
2190 O365 Sales Graph 01. Sep 17
5050 Kontakt 01. Okt 12
5051 Alternative Kontaktadresse 01. Okt 12
5052 Alt. Kontaktadr.-Gültigkeit 01. Okt 12
5053 Geschäftsbeziehung 06. Okt 15
5054 Kontakt Geschäftsbeziehung 01. Okt 12
5056 Kontakt Verteiler 15. Aug 15
5058 Kontakt Branche 15. Aug 15
5061 Market. & Vertr. Bemerk.-Zeile 01. Okt 12
5062 Dateianhang 01. Okt 12
5065 Aktivitätenprotokollposten 01. Okt 12
5072 Kampagnenposten 01. Okt 12
5075 Protokolliertes Segment 01. Okt 12
5078 Segmenthistorie 01. Okt 12
5080 Aufgabe 01. Okt 12
5086 Kontaktdublettensuchtext 01. Apr 12
5092 Verkaufschance 17. Sep 15
5093 Verkaufschancenposten 17. Sep 15
5106 Debitorenvorlage 01. Okt 12
5107 Verkaufskopfarchiv 01. Okt 12
5108 Verkaufszeilenarchiv 01. Okt 12
5109 Einkaufskopfarchiv 01. Okt 12
5110 Einkaufszeilenarchiv 01. Okt 12
5113 Contact Dupl. Details Buffer 01. Sep 17
5123 Aktiv.-Prot.-Postenbem.-Zeile 01. Okt 12
5125 Einkaufsbemerkungszeilenarchiv 01. Okt 12
5126 Verkaufsbemerkungszeilenarchiv 01. Okt 12
5127 Abgrenzungskopfarchiv 06. Okt 15
5128 Abgrenzungszeilenarchiv 06. Okt 15
5150 Abgrenzungszeilenarchiv 01. Okt 12
5151 Integrationsdatensatz 01. Okt 12
5152 Integration Record Archive 01. Sep 17
5199 Teilnehmer 01. Okt 12
5200 Mitarbeiter 01. Jan 14
5201 Alternative Adresse 01. Jan 14
5203 Mitarbeiter Qualifikation 01. Jan 14
5205 Mitarbeiter Verwandte 01. Jan 14
5207 Mitarbeiter Abwesenheit 01. Jan 14
5214 Personalausstattung Zuordnung 01. Jan 14
5373 CRM Full Synch. Review Line 01. Sep 17
5475 Sales Invoice Entity Aggregate 01. Sep 17
5487 Balance Sheet Buffer 01. Sep 17
5495 Sales Order Entity Buffer 01. Sep 17
5499 Aged Report Entity 01. Sep 17
5503 Acc. Schedule Line Entity 01. Sep 17
5507 Sales Cr. Memo Entity Buffer 01. Sep 17
5509 Attachment Entity Buffer 01. Sep 17
5648 Anlagenmatrixbuchungsart 01. Okt 12
5765 Erwartete Lagerbewegung 06. Okt 15
5766 Lageraktivitätskopf 01. Okt 12
5772 Reg. Lageraktivitätskopf 01. Okt 12
5773 Reg. Lageraktivitätszeile 01. Okt 12
5806 Artikel Zu-/Abschl.-Zuw. (EK) 01. Apr 14
5809 Artikel Zu-/Abschl.-Zuw. (VK) 06. Okt 15
5814 Lagerbuchungsperiode 20. Nov 12
6304 Power BI User Configuration 01. Sep 17
6550 Logistik Artikelverfolg.-Zeile 01. Okt 12
7002 Verkaufspreis 06. Okt 15
7004 Verkaufszeilenrabatt 06. Okt 15
7012 Einkaufspreis 06. Okt 15
7014 Einkaufszeilenrabatt 06. Okt 15
7135 Artikelbudgetposten 01. Okt 12
7310 Logistik Buch.-Blattname 20. Nov 12
7311 Logistik Buch.-Blattzeile 20. Nov 12
7312 Lagerplatzposten 01. Okt 12
7313 Lagerplatzjournal 01. Okt 12
7318 Geb. Wareneingangskopf 01. Okt 12
7319 Geb. Wareneingangszeile 01. Okt 12
7320 Warenausgangskopf 01. Okt 12
7321 Warenausgangszeile 01. Okt 12
7322 Geb. Warenausgangskopf 01. Okt 12
7323 Geb. Warenausgangszeile 01. Okt 12
7324 Einlagerungsanforderung 01. Okt 12
7326 Logistik Vorschlagszeile 20. Nov 12
7331 Interner Einlag.-Anford.-Kopf 20. Nov 12
7332 Interne Einlag.-Anford.-Zeile 20. Nov 12
7354 Lagerplatz 01. Okt 12
7800 MS-Event Emitter Event Codes 01. Sep 17
8450 Field Buffer 01. Sep 17
8620 Config. Tmpl. Selection Rules 01. Sep 17
9050 Lagerstandardstapel 06. Okt 15
9051 Lager-LOG-Stapel 06. Okt 15
9052 Servicestapel 06. Okt 15
9053 Verkaufsstapel 06. Okt 15
9054 Finanzstapel 06. Okt 15
9055 Einkaufsstapel 06. Okt 15
9090 Autocomplete Address 01. Sep 17
9150 Mein Debitor 06. Okt 15
9151 Mein Kreditor 06. Okt 15
9152 Mein Artikel 06. Okt 15
9180 Generisches Diagramm - Einrichtung 15. Aug 15
9500 E-Mail-Element 06. Okt 15
9510 Email Parameter 01. Sep 17
12170 Nummernkreispuffer 20. Nov 12
99000850 Planungszuweisung 01. Apr 14
2000000067 Benutzer-Standardformatvorlage 01. Okt 12
2000000068 Datensatzverknüpfung 01. Okt 12
2000000073 Benutzeranpassung 01. Okt 12
2000000075 Benutzermetadaten 01. Okt 12
2000000080 Seitendatenanpassung 01. Okt 12
2000000111 Sessionereignis 20. Nov 12

Zusätzlicher Schreibzugriff auf 3 Tabellen

Neben den vorgegebenen Tabellen ist es mit dem Limited User zusätzlich möglich, auf drei weitere Tabellen, die nicht in der Listen enthalten sind, schreibend zuzugreifen.

Diese drei weiteren Tabellen werden von Dynamcis NAV automatisch für den Schreibzugriff freigegeben, so­bald der ERP-Anwender versucht, auf eine Tabelle schreibend zuzugreifen. Die Freigabe gilt temporär für die Dauer der Anwender-Sitzung. Dies bedeutet, sobald der ERP-Anwender den Dynamics NAV-Client schließt, werden die drei zusätzlichen Tabellen, die für den Schreibzugriff von Microsoft temporär freigegeben wurden, wieder zurückgesetzt. Wird dann ein neuer Dynamics NAV-Client geöffnet, können wieder neue zusätzliche Tabelle beschrieben werden.

Beispiel zusätzlicher Schreibzugriff auf 3 Tabellen

Versucht der ERP-Anwender z. B. in Tabelle „Artikelübersetzung“ eine Übersetzung zu ändern, gewährt das ERP-System Dynamics NAV für die aktuelle Anwender-Sitzung den temporären Schreibzugriff auf die Tabelle „Artikelübersetzung“ (30) und eine der drei zusätzlichen Schreib-Tabellen ist verbraucht. Ändert der ERP-Anwender danach Daten der Tabelle „Kontakt“ (5050) und der Tabelle „Artikelvariante“ (540), sind alle drei zusätzlichen Schreib-Tabellen verbraucht.

Versucht der ERP-Anwender danach z. B. in der Tabelle „Artikel“ (27) eine Artikelbeschreibung zu ändern, er­hält er eine Fehlermeldung, dass er über keinen Schreibzugriff auf die Tabelle „Artikel“ (27) verfügt. Schließt der ERP-Anwender aber danach seinen Dynamcis NAV-Client und öffnet diesen wieder, kann er in der Tabelle „Artikel“ (27) die Artikelbeschreibung ändern, ohne eine Fehlermeldung zu erhalten. Mit der Aktion ist dann wieder eine der drei zusätzlichen Tabellen, auf die Schreibzugriff gewährt wird, für diese Anwender-Sit­zung verbraucht.

Einschränkungen der zusätzlichen 3 Tabellen

Die folgenden Tabellen sind von der Funktion der zusätzlichen drei Tabellen ausgeschlossen:

  • Sachposten (17)
  • Berechtigungssatz (2000000004)
  • Zugriffsrecht (2000000005)
  • Zugriffssteuerung (2000000053)

Typische Anwenderungsbereiche für einen Limited User

Ein Limited User eignet sich für alle Tätigkeitsfelder, bei denen Stammdaten und Belege eingesehen oder ge­pflegt werden sollen. Zum Beispiel:

Einkauf

  • Anlage und Pflege von Kreditoren
  • Pflege von Einkaufspreisen
  • Anlage und Bearbeitung von Einkaufsanfragen/-bestellungen

Verkauf

  • Anlage und Pflege von Debitoren
  • Pflege von Verkaufspreisen
  • Anlage und Bearbeitung von Verkaufsangeboten/-aufträgen

CRM/Kontaktverwaltung

  • Anlage und Pflege von Kontakten
  • Aufgabenverwaltung (Anlage und Bearbeitung)
  • Durchführung von Aktivitäten und Segmenten

Service

  • Anlage und Bearbeitung von Serviceangeboten/-aufträgen
  • Anlage von Serviceverträgen

Die Nutzung der Limited-User-Lizenz im Bereich Service ist nur eingeschränkt möglich, da bei dem Erfassen von einem Serviceauftrag diverse Tabellen im Hintergrund beschrieben werden, was dazu führt, dass die NAV-Client-Session für eine vollständige Erfassung (inkl. Serviceartikel und Servicearbeitsschein) mehrfach geschlossen werden muss. Dies macht die Abwicklung der Auftragserfassung nicht praktikabel.

Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass fast alle Tätigkeiten, außer der Erfassung von Serviceaufträgen und generell alle Buchungsprozesse (Liefern und Fakturieren von Einkauf-, Verkaufs- & Serviceaufträgen, Beenden von Fertigungsaufträge, Buchen von Buch­blättern, etc.) mit einem Limited User durchgeführt werden können.

Was kosten Limited User?

Im Vergleich zu den Kosten eines Full Users ist der Limited User günstiger:

Full User: 2.250,00 € zzgl. 16 % Wartung

Limited User: 450,00 € zzgl. 16 % Wartung

Zu den eigentlichen Lizenzkosten müssen ggf. die Kosten für weitere SQL-User-Lizenzen addiert werden.

Zu berücksichtigen ist auch, dass nur eine begrenzte Anzahl an Limited User genutzt werden kann. Die Anzahl orientiert sich an den vorhandenen Full User. Je vorhandener Full User können vier Limited User verwendet werden.

Mit Blick auf die mögliche Kostenersparnis sollte sowohl bei jeder ERP-Neueinführung, als auch bei geplanten Erweiterungen der Anwender-Lizenzen geprüft werden, ob der Limited User für den geplanten Nutzungszweck in Frage kommt.

Einrichtungen beim Benutzer

Die Einrichtung eines Anwenders/Benutzers als Full User oder als Limited User erfolgt über das Feld Lizenztyp auf der Benutzerkarte. Die Benutzerkarte ist zu finden über den folgenden Menüpfad:

Abteilung ➤ Verwaltung ➤ IT-Verwaltung ➤ Allgemein ➤ Benutzer

Das Feld Lizenztyp bietet folgende Optionen:

  • Vollständiger Benutzer
  • Eingeschränkter Benutzer
  • Einziger Benutzer des Geräts
  • Windows-Gruppe
  • Externer Benutzer

Schlagwörter

  • Dynamics NAV
  • ERP-Implementierung
  • Kosten
  • Limited User
  • Lizenzen