Nahtlos integriert

Microsoft Dynamics NAV bietet seit geraumer Zeit verschiedenste Integrationen von anderer Software an um die Arbeit mit dem ERP-System möglichst einfach zu gestalten. Hierunter fällt auch die OneNote-Integration, welche nicht nur für eigene, lokale Notizen verwendet werden kann, sondern auch für Notizen, die an einer zentralen Stelle abgelegt werden, sodass jeder ERP-Anwender auf diese Informationen schnell und einfach zugreifen kann.

Alternative zu Notiz- und Link-Funktion

Microsoft OneNote ist somit eine gute Alternative zu den Notizen oder Links, die ebenfalls auf nahezu jeder Seite in Dynamics NAV zu finden sind. Notizen lassen sich in Microsoft OneNote schneller und schöner erfas­sen und mit allen Mitteln, die Microsoft OneNote bietet, formatieren. Auch bei dem „Verlinken“ einer Datei steht Microsoft OneNote weit über die parallel dazu vorhandene Funktion Links, denn in Microsoft OneNote braucht der Anwender sich keine Sorgen mehr machen, ob die Datei für die Dauer erhalten bleibt. Es wird keine Referenz zu der Datei in Dynamics NAV abgelegt, sondern die Datei wird real in das OneNote-Notiz­buch kopiert/eingebettet und steht somit allen Anwendern im Netzwerk zur Verfügung.

Einrichtung

Die Einrichtung der OneNote-Integration spaltet sich in zwei Teile. Zum einen das Erstellen des OneNote-Notizbuchs und zum anderen die eigentliche Einrichtung in Dynamics NAV selber. Um die OneNote-Inte­gration zu nutzen ist natürlich noch eine installierte Version von Microsoft OneNote erforderlich.

1. Erstellen des OneNote-Notizbuchs

Es gilt ein neues OneNote-Notizbuch anzulegen, welches im Anschluss für das gesamte Netzwerk freigegeben wird. Hierbei muss darauf geachtet werden, auf welchem Gerät im Netzwerk das OneNote-Notizbuch angelegt wird, da dieses Gerät sämtliche Notizen über die Dauer der Verwendung der OneNote-Integration hält.

Um das OneNote-Notizbuch zu erstellen gilt es im ersten Schritt Microsoft OneNote zu starten und unter

Datei ➤ Neu

ein neues OneNote-Notizbuch zu erstellen und zu speichern.

Nachdem das Notizbuch erstellt worden ist, gilt es mit Hilfe des Explorers in das Verzeichnis zu wechseln, in dem das neu erstellte Notizbuch liegt. Hier muss nun der Ordner des Notizbuchs für das Netzwerk freigegeben werden. Dies tun Sie in dem Sie die Eigenschaften des jeweiligen Ordners öffnen und das Register „Freigabe“ wählen. Geben Sie nun den Ordner für das gesamte Netzwerk frei.

Das OneNote-Notebook ist nun eingerichtet und im Netzwerk freigegeben.

2. Einrichtung in Dynamics NAV

Die Einrichtung der OneNote-Integration in Dynamics NAV gestaltet sich recht einfach, da das zuvor erstellte Notizbuch lediglich hinterlegt werden muss. Das Notizbuch wird keinem Anwender, sondern einem Profil hin­terlegt. Somit verwenden alle Anwender eines gleichen Profils, das ebenfalls gleiche OneNote-Notizbuch. Es gilt nun die Seite „Profile“ zu öffnen und die jeweilige Profilkarte des Profils zu bearbeiten, für das die OneNote-Integration aktiviert werden soll.

In diesem Beispiel wird das Profil „AUFTRAGSVERARBEITUNG“ verwendet und somit auch die entsprechende Karte geöffnet:

Die Felder

  • Datensatznotizen verwenden
  • Seitennotizen verwenden

gilt es anzuhaken und in die Felder

  • Datensatz (Notizbuch)
  • Seitennotiz (Notizbuch)

den entsprechenden Pfad zum freigegebenen OneNote-Notizbuch einzufügen.

Es muss hierbei nicht der lokale Pfad, sondern der Netzwerkpfad angegeben werden! Dieser beginnt in der Regel mit

\\{Comutername}\Pfad\[...]

Der Unterschied zwischen den Datensatznotizen und den Seitennotizen besteht darin, dass Dynamics NAV dem Anwender die Möglichkeit gibt,

  • spezielle Notizen zu einem ganz bestimmten Datensatz (zum Beispiel zu einem bestimmten Kunden) oder
  • allgemeine Notizen zu einer Seite (zum Beispiel zu der Kundenübersicht)

in Microsoft OneNote zu hinterlegen.

Die Datensatznotizen werden über das jeweilige Menüband aufgerufen und die Seitennotizen über die Schaltfläche am oberen linken Fensterrand:

Alle Anwender, die dem zuvor eingerichteten Profil zugeordnet sind, haben nach einem Neustart des Windows-Clients die Möglichkeit mit Hilfe der OneNote-Integration Notizen und Dateien zu hinterlegen.

Profile können einem Anwender über die Seite „Benutzeranpassung“ hinterlegt werden.

Anwendungsbeispiel

In nachfolgendem Anwendungsbeispiel wird gezeigt, wie in Dynamics NAV mit Hilfe der OneNote-Integration Datensatznotizen und Seitennotizen erstellt werden können.

1. Datensatznotizen

Datensatznotizen werden direkt einem Datensatz zugeordnet. Ein Datensatz ist beispielsweise ein Kunde oder ein Artikel. Um einem Kunden eine Notiz zu hinterlegen gilt es eine Kundenkarte zu öffnen und im Menüband die Schaltfläche „OneNote“ zu betätigen:

Am rechten Bildschirmrand öffnet sich nun Microsoft OneNote und es kann für diesen Datensatz eine Notiz oder eine Datei hinterlegt werden. Dateien können problemlos per „Drag & Drop“ einer Notiz hinzugefügt werden:

Über den in der Notiz enthaltenen Link lässt sich der jeweilige Debitor direkt öffnen.

2. Seitennotizen

Alle Notizen, die keinem direkten Datensatz zugeordnet werden können, werden einer Seite zugeordnet. Möchte der Anwender beispielsweise eine Notiz der Seite „Debitorenübersicht“ hinterlegen, so wählt er auf der entsprechenden Seite die blaue Schaltfläche am oberen, linken Bildschirmrand und wählt im Register „Hilfe“ die Schaltfläche „Seitennotiz“:

Es öffnet sich ebenfalls am rechten Bildschirmrand OneNote, in dem die Notiz zur Seite bearbeitet werden kann:

Es lassen sich hier ebenfalls Dateien per „Drag & Drop“ ablegen und über den enthaltenen Link die jeweilige Seite in Dynamics NAV öffnen.

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