Viele ERP-Funktionen – Zu viele für einen Go-Live

Dynamics NAV bietet von Haus aus schon eine unglaubliche Anzahl an Funktionen, die weit über den markt­üb­lichen Funktionsumfang einer modernen ERP-Software hinausgehen. So ist es auch nicht weiter verwunderlich, dass die Masken in Dynamics NAV mit all den Eingabefeldern, Menü-Aktionen, etc. zunächst einmal sehr über­füllt wirken. Insbesondere, wenn Dynamics NAV in einem ERP-Projekt gerade frisch eingeführt wurde und die Mitarbeiter das erste Mal mit dem neuen ERP-System produktiv arbeiten müssen, ist Dynamics NAV mit all sei­nen Funktionen nur schwer zu überblicken und verwirrt stellenweise sogar.

Daher ist es höchste Zeit, die Möglichkeiten zur Konfiguration der Profile in Dynamics NAV direkt von Anfang an effektiv zu nutzen, um den ERP-Anwendern ein einzigartiges ERP-Erlebnis zu garantieren.

Profile in Dynamics NAV

Alle vorhandenen Profile in Dynamics NAV finden sich in der Liste „Profile“. Eine gewisse Auswahl an Profilen wird schon durch Microsoft mitgeliefert. Allerdings besteht ebenso die Möglichkeit auch eigene, neue Profile zu erstellen.

Ein solches Profil besteht grundlegend aus einer Profil-ID, einer Beschreibung und der Rollencenter-ID. In der Profil-ID und der Beschreibung wird ein Name für das Profil festgelegt. Bei der Rollencenter-ID hingegen, han­delt es sich um die hinterlegte Rollencenter Seite, der Startseite eines jeden ERP-Anwenders in Dynamics NAV. Hinzu kommen die Optionen, das Profil als „Standardrollencenter“ zu setzen oder die Option „Anpas­sun­gen deaktivieren“ festzulegen. Zudem gibt es noch einige Optionen für die Verknüpfung mit Microsoft OneNote, welche wir in diesem Beitrag allerdings außen vor lassen.

Wird ein Profil als „Standardrollencenter“ (es kann nur ein Profil als Standardrollencenter konfiguriert werden) festgelegt, so wird dieses Profil immer dann genutzt, wenn dem ERP-Anwender individuell kein Profil zugeord­net wurde.

Ist die Option „Anpassung deaktivieren“ aktiviert, so lässt Dynamics NAV keine Anpassungen des Profils durch den ERP-Anwender zu. Der ERP-Anwender kann sich also nichts mehr personalisieren, das heißt wieder­um, dass das Profil bei dem ERP-Anwender exakt so dargestellt wird, wie es zuvor „konfiguriert“ wurde.

Vorbereitung zur Profil-Konfiguration

Um nun ein Profil zu konfigurieren und um so den ERP-Nutzern nur die wichtigsten Informationen auf seinen Masken zur Verfügung zu stellen, muss der rollenbasierte Client im sogenannten „Konfigurationsmodus“ geöffnet werden. Hier gibt es zwei mögliche Methoden.

Methode #1 - Über die Eingabeaufforderung

Der erste Weg führt über die Eingabeaufforderung. Die Eingabeaufforderung lässt sich öffnen, indem die Windows-Taste zusammen mit der Taste „R“ gedrückt und im sich anschließend öffnenden Fenster „cmd“ aufgerufen wird.

In der Eingabeaufforderung müssen wir die Befehlszeile zuerst einmal zu unserem Microsoft Dynamics NAV-Client führen. Dies machen wir mit dem folgenden Befehl:

CD C:\Program Files (x86)\Microsoft Dynamics NAV\90\RoleTailored Client

Wobei hier der Pfad durch den von Ihnen gewählten Installationspfad Ihres Microsoft Dynamics NAV Clients ersetzt werden muss. Ist das geschehen, befinden wir uns im Ordner unserer Dynamics NAV-Installation.

Als nächstes führen wir den Dynamics NAV-Client mit zwei Parametern aus. Hierfür benutzen wir den folgenden Aufruf:

Microsoft.Dynamics.Nav.Client.exe -configure -profile:ID

Wobei ID mit der Profil-ID des zu bearbeitenden Profils ersetzt werden muss. Nun öffnet sich der Dynamics NAV-Client mit dem zu bearbeitenden Profil im Konfigurationsmodus.

Methode #2 - Über die Windows-Verknüpfung

Eine andere und auf Dauer deutlich komfortablere Lösung wäre eine Verknüpfung anzulegen und sich diese z. B. auf dem Desktop abzuspeichern. Immer dann, wenn ein Profil konfiguriert werden soll, muss lediglich die Verknüpfung gestartet werden.

Dafür erstellen wir eine ganz normale Verknüpfung zum Dynamics NAV-Client. Anschließend werden die Ei­gen­schaften der Verknüpfung aufgerufen. Im Feld Ziel muss folgender Wert hinter der bestehenden Zeile hin­zu­ge­fügt werden:

-configure -profile:ID

Wobei hier, genauso wie bei der ersten Methode, die ID mit dem zu bearbeitenden Profil ersetzt wird.

Profil konfigurieren

Nachdem nun der Dynamics NAV-Client mit dem entsprechenden Profil gestartet wurde und der Client sich im „Profil-Konfigurationsmodus“ befindet, können die notwendigen Anpassungen an den relevanten Masken durch­geführt werden, oder, um es ganz einfach zu sagen:

Alles Wichtige in den Vordergrund - Alles Unwichtige
in den Hintergrund bzw. komplett raus.

Es besteht z. B. die Möglichkeit

  • die vorhandene Anzahl der Spalten, die zu sehen sind, zu ändern,
  • Felder ein- und auszublenden,
  • oder aber auch eigene Filterungen zu erstellen und abzuspeichern.

Im „Konfigurationsmodus“ lassen sich all die Dinge konfigurieren, die sich auch dann konfigurieren lassen, wenn sich der Client nicht im „Konfigurationsmodus“ befindet. Wenn sich der Client nicht im „Konfigurations­modus“ befindet, werden alle Einstellungen die konfiguriert werden, nur für den Nutzer persönlich gespei­chert. Wenn sich der Client im „Konfigurationsmodus“ befindet, werden alle Einstellungen, die konfiguriert wurden, global für das Profil gespeichert.

Weil das Konfigurieren der Masken, unabhängig davon, ob sich der Client im Konfigurationsmodus befindet oder nicht, identisch ist, werden wir detailliertere Informationen zum Konfigurieren in einem späteren Blog-Beitrag näher erläutern. In diesem Blog-Beitrag ging es für uns zunächst nur darum zu zeigen, wie sich der Dynamics NAV-Client im „Konfigurationsmodus“ öffnen lässt.

Versionshinweise

Die Profile, wie wir sie kennen, gibt es seit Microsoft Dynamics NAV 2009. Anfangs gab es allerdings noch keine OneNote-Verknüpfungen, genau so wenig wie die Option „Anpassungen deaktivieren“. Beide Funk­tionen sind erst in Microsoft Dynamics NAV 2013 hinzugekommen. Die Konfiguration über die Parameter hingegen, ist, wie die Profile an sich, schon seit Microsoft Dynamics NAV 2009 verfügbar.

2 Empfehlungen
aus der Praxis

In jedem ERP-Einführungsprojekt, in welches Dynamics NAV als neues
ERP-System eingeführt wird, sollte auf zwei wichtige Punkte geachtet werden:

Profil-Konfiguration im Projektplan berücksichtigen

Verlangen Sie im Projektplan eine Position zur Konfiguration der Profile durch den Abteilungs­leiter, durch den IT-Leiter, durch die Geschäfts­leitung oder durch den Microsoft Partner.

So ist sichergestellt, dass das Thema Profil-Konfiguration im Projekt nicht vergessen wird.

Verknüpfung(en) auf dem Windows-Desktop ablegen

Legen Sie für jedes Profil, das vorkonfiguriert werden soll, auf dem Windows-Desktop der zu­ständigen Person (z. B. Abteilungsleitung, IT-Leitung, Geschäftsleitung) eine Verknüpfung ab.

So ist sichergestellt, dass Profile auch wirklich schnell und einfach vorkonfiguriert werden.

Mit den Vorteilen, welche die auf das Nötigste reduzierte Masken bieten,
wird die User-Akzeptanz gegenüber dem neuen ERP-System nochmals gestärkt.

Schlagwörter

  • Anleitung
  • Dynamics NAV
  • ERP-Implementierung
  • Profile
  • Tutorial