Schnell, günstig und gut: Prioritäten im Projekt richtig setzen

Neben der Frage nach dem passenden Projektansatz und einer Produkt-Roadmap als „Projekt-Fahrplan“ ist es wichtig, dass Sie sich vor dem Start Ihres ERP-/CRM-Projekts umfassend mit Ihrem Zielfokus auseinandersetzen. Denn den Grundstein für Ihren Projekterfolg legen Sie schon in der Vorbereitungsphase.

Dabei kommen drei Variablen ins Spiel: Schnell, günstig und gut. Jede dieser Variablen hat einen Einfluss auf Ihren Erfolg. Zudem hat Ihre Entscheidung für den Zielfokus Auswirkungen auf Ihren Implementierungsprozess, Ihre Organisation und Ihre Budgets. Bevor Sie sich entscheiden, welche Variable in Ihrem Projekt Priorität haben soll, sollten Sie sich daher jeden der drei Aspekte genauer anschauen.

Das teuflische
Dreieck eines
Projekts

Variable 1: Schnell

Moderne cloudbasierte ERP-/CRM-Software können Sie innerhalb weniger Minuten einsetzen. Die heutigen Lösungen können sich selbst konfigurieren und sind sogar in der Lage, die Daten zu konvertieren. Das ist aber nur der technische Aspekt. Der menschliche Aspekt folgt einer eigenen Dynamik. Mit einer völlig anderen Timeline.

Es dauert deutlich länger, Prozesse zu implementieren und einzuführen sowie die Mitarbeiter für das Projekt zu gewinnen – oder erst davon zu überzeugen. Ganz zu schweigen von den Auswirkungen eines disruptiven Geschäftsmodells, bei dem Sie unter Umständen sämtliche Prozesse neu überdenken müssen.

ERP-/CRM-Systeme schlecht zu implementieren geht schnell. Die erfolgreiche Implementierung einer Lösung dauert dagegen eine gewisse Zeit.

Oft kommt der Wunsch nach einer schnellen Implementierung auf, wenn Sie schwierige Entscheidungen aufschieben. Vermeiden Sie das, indem Sie Ihre wichtigen Entscheidungen immer konsequent und zeitnah treffen.

Variable 2: GĂĽnstig

Es ist nichts Neues: Niemand möchte für ein erfolgreiches Projekt mehr bezahlen als unbedingt notwendig. Aber rechtfertigt das, immer nur nach der günstigsten Lösung zu suchen?

So sparen Unternehmen in ERP-/CRM-Projekten häufig:

  • Sie wählen eine Lösung, die wenig Kontinuität verspricht
  • Sie planen zu wenig Zeit fĂĽr die Projektvorbereitung ein
  • Sie setzen zu geringe Budgets fĂĽr organisatorische Veränderungen an
  • Sie wählen die falschen Key-User aus
  • Die Kommunikation ist unzureichend und nicht zielfĂĽhrend

Variable 3: Gut

Gute Lösungen sind die Grundlage für jedes erfolgreiche ERP-/CRM-Projekt. Das sollte also wirklich Ihr Hauptmotiv sein – in allen Diskussionen, die Sie führen, und bei allen Entscheidungen, die Sie treffen. Es ist hilfreich, wenn Sie dieser Variable die Top-Priorität in Ihrer Organisation geben können. Und es sollte klar sein, dass während der Implementierung keine weiteren Projekte gestartet werden.

Ihre Lösung sollten Sie anhand geeigneter Kriterien sorgfältig auswählen. Wir empfehlen Ihnen Dynamics 365 Business Central. Microsoft hat es sich zur Aufgabe gemacht, Business Central zur „weltweit besten ERP-Lösung für KMU“ zu machen – unter anderem mit einem verbesserten Onboarding-Prozess.

Schon jetzt ist das Wachstum der Lösung beeindruckend: Die SaaS-Plattform kann mittlerweile über 15.000 Kundenorganisationen und ein jährliches Wachstum von 200 Prozent bei den Nutzern verbuchen.

Kommunizieren Sie Ihre ganzheitlichen Projektziele klar und verständlich – damit alle Mitarbeiter sie verinnerlichen

Nicht nur die Projektleitung und die IT, sondern sämtliche Mitarbeiter, die an dem jeweiligen Projekt beteiligt sind, müssen die ganzheitlichen Ziele des Projekts kennen und verstehen. Das ist wichtig, damit alle an einem Strang ziehen und durchgängig motiviert bleiben. Denn ein ERP-/CRM-Projekt geht nicht bloß die IT etwas an, sondern alle Projektmitarbeiter.

Dazu müssen Sie Ihre Projektziele klar definieren. Bei der Kommunikation der Ziele an die Beteiligten lohnt es sich oft, auch den Marketingbereich mit einzubeziehen. Man spricht hier auch vom internen Marketing. Dadurch können Sie Ihre Projektziele noch vor dem Start für alle Mitarbeiter verständlich, klar und nutzenorientiert vermitteln. Das wiederum sorgt dafür, dass alle beteiligten Mitarbeiter wissen, was Sie von ihnen erwarten – und die an sie gestellten Erwartungen auch verinnerlichen.

Konzentrieren Sie sich auf DIESE Variable

Wie lösen Sie den Zielkonflikt im teuflischen Dreieck nun am besten? Konzentrieren Sie sich zunächst nur auf eine der drei Variablen – und zwar die Variable „Gut“! Schließlich ist die Implementierung Ihrer neuen Lösung die Grundlage für Ihren zukünftigen Geschäftserfolg. Das wiederum ist entscheidend, um Kunden ebenso wie Mitarbeiter zu gewinnen und zu binden. So kann die Qualität Ihres IT-Systems zum Employer Branding-Instrument werden – vor allem mit Blick auf Bewerber der jüngeren Generation Y.

Lassen Sie sich also nicht dazu verleiten, etwas zu überstürzen oder auf Biegen und Brechen Kosten zu sparen – zu Lasten der Qualität. Qualität hat wie immer im Leben ihren Preis.