Die Digitalisierung macht Ihre Prozesse transparenter

Wenn Harvey Specter morgens mit einem Coffee-to-go in der einen und einem Bagel in der anderen Hand über den Gang flaniert, hat er immer sofort im Blick, welche seiner Kolleginnen und Kollegen gerade an ihrem Platz sitzen. Die New Yorker Kanzlei in der Anwaltsserie Suits macht es vor: Moderne Büros bestehen heutzutage aus Glas. Sehr viel Glas. Dadurch bestechen Arbeitsplätze durch ihre Helligkeit, sie wirken offener und noch großzügiger – gleichzeitig sind sie aber für jeden einsehbar. Sichtbare Grenzen durch Wände oder geschlossene Türen verschwinden immer weiter.

Nicht nur Arbeitsplätze, auch Prozesse werden mit fortschreitender Digitalisierung transparenter. So werden etwa die Tätigkeiten jedes einzelnen Mitarbeitenden auf die Minute genau erfasst und dokumentiert – oftmals in einem ERP-System. Mit Blick auf die Effizienz Ihrer Mitarbeitenden und Teams bietet das Potenziale und kann Ihrem Unternehmenserfolg zugute kommen. Jedoch führt eine hohe Transparenz bei manchen Mitarbeitenden zu Widerstand. Diese haben die Befürchtung, „überwacht“ zu werden. Für sie ist die digitale Transparenz vielmehr ein „Schreckgespenst“, das über dem Arbeitsplatz schwebt.

WofĂĽr steht Transparenz ĂĽberhaupt?

Transparenz heißt so viel wie „Durchsichtigkeit“ oder „Nachvollziehbarkeit“ von Unternehmensprozessen – indem man sie mit gezielten Maßnahmen und Tools lückenlos überwacht.

Unternehmen, die auf Transparenz setzen, würden sagen: „Wir wollen, dass alle Mitarbeitenden jederzeit wissen, was im Unternehmen los ist und wie es den Projekten, den Finanzen und den Kollegen geht.“

ERP-Systeme wie zum Beispiel Dynamics 365 Business Central ermöglichen Ihnen die Nachvollziehbarkeit anhand von tabellarischen Protokollen.

Für Transparenz können Sie auch mithilfe von digitalen Kommunikationsplattformen wie dem Intranet oder Mitarbeiter-Apps sorgen. Darin können die Mitarbeitenden dann auch direkt und ungefiltert Feedback abgeben und bleiben über Veränderungen auf dem Laufenden – auch unterwegs.

Aber Vorsicht: Es gibt auch Daten, die grundsätzlich nicht transparent sein dürfen. Der Gesundheitszustand der Mitarbeitenden zum Beispiel bleibt natürlich nach wie vor privat. Auch das Geburtsdatum unterliegt beispielsweise dem Datenschutz.

Produktivität und Geschäftserfolg steigern: Diese Potenziale bieten transparente Prozesse

  1. Ihre Mitarbeitenden sind produktiver

    Wenn Sie Ihre Prozesse transparent gestalten, steigert das die intrinsische Motivation Ihrer Mitarbeitenden. Denn sie werden in die HintergrĂĽnde und Entscheidungen mit einbezogen und verstehen die ganzheitlichen Ziele, die Sie verfolgen.

    Und Sie können die Vorteile der Transparenz noch verstärken, indem Sie Belohnungen und Anreize für höhere Produktivität und besondere Leistungen anbieten. Gut strukturierte Incentive-Programme motivieren Ihre Mitarbeitenden und regen sie dazu an, dass sie ihre Leistung noch weiter verbessern.

  2. Ihre Teams arbeiten effizienter zusammen

    Durch eine transparente Einsicht in alle Daten verbessert sich der interne Informationsfluss. Ihre Mitarbeitenden müssen sich dadurch weniger abstimmen und können sich die benötigten Informationen selbst aus dem System heraussuchen. Das führt dann auch zu einer geringeren Fehleranfälligkeit an Schnittstellen.

    Ihre Mitarbeitenden können nachvollziehen, wie die einzelnen Teams zusammenarbeiten – Schritt für Schritt. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, leistungsstärkere Teams zu bilden. Sie können auch mehr über die Stärken und Schwächen der einzelnen Mitarbeitenden erfahren und die Aufgaben dementsprechend verteilen. Das führt zu homogeneren Teams, die schneller qualitativ hochwertigere Ergebnisse liefern können.

  3. Sie schreiben Fairness groĂź

    Da alle Prozesse nachvollziehbar sind, werden automatisch alle Mitarbeitenden gleich behandelt – und das sieht auch jeder. Was dann wiederum für flache Hierarchien sorgt und nicht nur Missverständnissen, sondern auch Neid und Missgunst unter den Mitarbeitenden vorbeugt.

  4. Sie ziehen Spitzentalente an

    Die Transparenz Ihrer Prozesse kann sogar zum Employer Branding-Instrument werden: Sie können sich damit als besonders attraktiver Arbeitgeber positionieren. Das lässt sich empirisch belegen: In der Studie „Future of Work 2018“ etwa gaben ganze 87 % der Befragten an, dass sie hoffen, ihr nächster Job sei transparent. Eine weitere Studie, bei der mehr als 40.000 Mitarbeitende befragt wurden, hat Folgendes ergeben: Transparenz ist sogar der wichtigste Faktor für ihre Gesamtzufriedenheit.

  5. Die interne Sicherheit erhöht sich

    Schließlich kann eine hohe Transparenz dazu beitragen, dass die Daten Ihrer Mitarbeitenden besser geschützt sind. So können Unternehmen mit einem Überwachungs-Tool Bedrohungen erfassen, von denen ihre Mitarbeitenden erst gar nichts mitbekommen würden. Sie werden dann alarmiert, wenn Unbefugte auf Daten oder Informationen zugreifen.

Das Transparenz-Paradoxon

Die Transparenz bietet also einige Vorteile – für Ihr Unternehmen wie auch für Ihre Mitarbeitenden. Es gibt trotz allem jedoch Mitarbeitende, die der Transparenz durch die Digitalisierung skeptisch gegenüberstehen. Woran liegt das?

Zurück zu unserem Beispiel: Bei Suits stattet Harveys Mitstreiter Louis Litt den jungen Anwälten regelmäßig Besuche ab. Seine Mitarbeitenden sind die meiste Zeit einem enormen Leistungsdruck ausgesetzt. Sobald Louis ihnen über die Schulter schaut und beginnt, kritische Fragen zu stellen, fängt der eine oder andere schnell an zu stottern.

Denn wer sich kontrolliert vorkommt, hat Angst. Und Angst ist ein Störfaktor bei der Arbeit: Je mehr sich Ihre Mitarbeitenden anstrengen, jegliche Fehler zu vermeiden, umso eher passieren sie. Je schneller sie eine Aufgabe erledigen müssen, umso mehr verursacht das Stress und lässt ihre Konzentration schwinden.

Daher kann zu viel Transparenz auch der Produktivität schaden! Das nennt sich das Transparenz-Paradoxon ;)

Das Zauberwort heißt Kommunikation: Missverständnisse, Angst und Widerstand vermeiden

Ob die transparenten Prozesse im Unternehmen funktionieren, hängt zu einem großen Teil von der Einstellung der Mitarbeitenden ab. Erst wenn alle an einem Strang ziehen und von den transparenten Prozessen im Unternehmen überzeugt sind, kann eine ganzheitliche Integration der digitalen Lösungen im Unternehmen gelingen. Diese Veränderungen erfordern immer ein Umdenken – vor allem bei Ihren Mitarbeitenden. Deshalb ist es umso wichtiger, dass Sie die Veränderungen im Unternehmen gemeinsam mit Ihrem Team gestalten:

  • Potenziale ausschöpfen durch individuellen Mehrwert

    Sie müssen besorgten Mitarbeitenden ihre Skepsis nehmen und mit gezielten Maßnahmen dafür sorgen, dass die Transparenz durch Digitalisierung nicht als Bedrohung empfunden wird. Zeigen Sie dazu den konkreten Mehrwert durch die neuen Technologien für Ihre Mitarbeitenden und für das Unternehmen auf. Und heben Sie vor allem hervor, inwiefern Ihre Mitarbeitenden dadurch auch ihre individuellen Potenziale besser entfalten können.

  • Vertrauen schaffen durch empathischen Umgang

    Fördern Sie eine Kultur des Vertrauens im gesamten Unternehmen und reagieren Sie auf mögliche Sorgen empathisch. Achten Sie darauf, Ihr Team über neue Entwicklungen stets auf dem Laufenden zu halten.

  • Mit zielgruppenspezifischer Kommunikation Ăśberforderung vermeiden

    Richten Sie die Kommunikation je nach Zielgruppe aus. „Zu viel des Guten“ schreckt ab und kann dazu führen, dass sich Ihre Mitarbeitenden überfordert fühlen. Überlegen Sie daher vorab: Welche Info ist für welche Zielgruppe relevant? Das können zum Beispiel standortspezifische Infos sein – etwa wenn ein Umbau eines einzelnen Standortes ansteht.

  • Permanentes Feedback ermöglichen um die Mitarbeitenden zu involvieren

    Die Kommunikation ist aber keine EinbahnstraĂźe: Ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden permanent, ehrliches Feedback zu geben.

  • Die Veränderung Schritt fĂĽr Schritt umsetzen, damit die Mitarbeitenden sie verinnerlichen

    Und ganz wichtig: Geben Sie Ihren Mitarbeitenden genug Zeit, sich an die Veränderung zu gewöhnen! Wenn Sie Veränderungen etablieren, ist das immer ein langfristiger Prozess.

Transparenz und Vertrauen: Sorgen Sie fĂĽr die richtige Dosis

Transparenz bedeutet keinesfalls totale Überwachung! Entscheidend ist, dass Sie dabei die Privatsphäre Ihrer Mitarbeitenden respektieren und schützen. Überzeugen Sie sie davon, dass auch sie von der Transparenz profitieren. So bringt es in unserem Beispiel auch niemanden weiter, wenn Louis die Arbeitsschritte der jungen Anwälte permanent überwacht und kontrolliert und ihnen damit Angst einjagt. Ihre Arbeitsergebnisse werden viel eher darunter leiden.

Wie bei allem im Leben kommt es auch hier auf die richtige Dosis an. Dann werden transparente Prozesse zum Effizienztreiber – und das „Schreckgespenst“ löst sich in Luft auf.