Die Vorlagenverwaltung befindet sich unter:

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Hier werden bereits erstellte Vorlagen dargestellt. Darüber hinaus können mittels der Schaltfläche Neu neue Vorlagen angelegt werden. Hierbei ist zu beachten, dass beliebig viele Vorlagen für jegliche Stammdaten innerhalb Dynamics NAV erstellt werden können. Wird eine neue Stammdatenvorlage erstellt, müssen zunächst die Felder Code, Beschreibung und Table ID ausgefüllt werden. Das Feld Code dient zur Identifi­zierung und das Feld Beschreibung als Wiedererkennungs­wert, sollten mehrere Vorlagen gleicher Art angelegt werden. Hier­bei ist zu beachten, dass das Feld Code aufgrund interner Hoch­zählung stets eine Ziffer enthalten sollte, damit neue Vor­lagen aus Datensätzen heraus weiterhin erstellbar sind. Das Feld Table ID bestimmt den grundlegenden Stammdatensatz, um den es sich handeln wird.

Ein typisches Beispiel einer Stammdatenvorlage wäre die Erstellung eines „EU Debitors“. Somit legen wir folgende allgemeine Informationen über die Vorlage fest.

Im Inforegister „Zeilen“ lassen sich letztendlich die einzelnen Felder und deren Standardwerte zuweisen. Um also das Feld Debitorenbuchungsgruppe mit dem Wert „EU“ vorzudefinieren, wählen wir unter „Art“ „Feld“ aus und klicken auf das bisher leere Feld „Feldname“ um eine Auswahl aller Felder vorzufinden und wählen dort das passende Feld aus.

Als nächstes lässt sich der Standardwert des Feldes festlegen. Hierbei ist zu beachten, dass aufgrund der Flexi­bilität für die verschiedensten Felder keine Auswahl möglich ist, wie es zum Beispiel in der Debitorenkarte möglich ist:

Sollte daher eine fehlerhafte Eingabe getätigt werden, wird der Benutzer durch eine entsprechende Fehler­meldung darauf aufmerksam gemacht.

Diese Fehlermeldung kann mit einem Häkchen in dem Feld „Beziehungsprüfung überspringen“ umgangen werden. Ist dieses Feld aktiv, können Werte eingetragen werden, die für dieses Feld noch nicht angelegt wurden.

Um eine Stammdatenvorlage zu verwenden, erstellen wir in diesem Fall einen neuen Debitor. Noch bevor sich die Debitorenkarte öffnet, kann eine Vorlage ausgewählt werden.

Ist die primäre Nummernserie für Debitoren jedoch nicht als Standard gekennzeichnet, öffnet sich zunächst die Debitorenkarte und es muss eine Nr. vergeben werden. Daraufhin klicken wir auf die Funktion „Vorlage anwen­den“.

In der folgenden Übersicht können wir die soeben angelegte Vorlage auswählen.

Daraufhin werden alle in der Vorlage vordefinierten Werte auf den aktuellen Debitoren übernommen.

Wichtiger Hinweis: Vorlagen lassen sich nicht nur auf neuen Datensätzen
anwenden
, auch bereits ausgefüllte Datensätze können anhand von Vor-
lagen überschrieben werden.

Darüber hinaus ist es von hieraus auch möglich, Vorlagen aus einem Datensatz heraus zu erstellen. Dies ist mit der Aktion „Als Vorlage speichern…“ möglich. Zu beachten ist hierbei, dass, wenn die Codes der Stammdaten­vorlagen bisher ohne Ziffern gepflegt wurden, es mit dem Ausführen dieser Aktion zu einer Fehlermeldung kommen wird, da Dynamics NAV den zuletzt verwendeten Code hochzählen will.

Um die Debitor-Vorlage „INLAND“ zu erstellen, wird zunächst ein neuer Debitor erstellt, die dafür erforder­lichen Felder ausgefüllt und die Aktion „Als Vorlage speichern…“ betätigt.

In dieser Übersicht kann ein Vorlagenname festgelegt werden. Darüber hinaus kann die Vorlage weiterhin bearbeitet werden. Die Änderungen werden mit OK bestätigt.

Damit wurde die Vorlage erstellt und kann für weitere Debitoren wiederverwendet werden.

Innerhalb einer Stammdatenvorlage lassen sich nicht nur Felder vordefinieren. Darüber hinaus können andere, bereits erstellte Vorlagen wiederverwendet werden.

Dafür wird in dem Feld „Art“, der Wert „Vorlage“ ausgewählt. In der Spalte „Vorlagencode“ lässt sich dadurch eine Vorlage auswählen. Alle vordefinierten Werte der ausgewählten Vorlage werden somit auch in die aktuelle Vorlage übernommen.

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