Die neue Technologie: Der alles entscheidende Faktor für Ihren Projekterfolg?

In der Praxis ist man sich einig: Bei CRM-/ERP-Projekten und im Rahmen der digitalen Transformation ist die Wahl der Software-Lösung am Ende für weniger als 50 Prozent des Erfolgs verantwortlich. Dennoch konzentriert sich die Marktforschung bei diesen Vorhaben immer noch hauptsächlich auf den Technologie-Aspekt.

Gleichzeitig werden andere wichtige Erfolgsfaktoren unterschätzt. Und das bringt letztlich zusätzliche Projektrisiken mit sich.

Wenn Sie Ihr Projekt erfolgreich umsetzen wollen, gibt es eine ganze Reihe von Aspekten, die ebenfalls Ihre volle Aufmerksamkeit erfordern. Den Grundstein für Ihren Erfolg legen Sie bereits in der Vorbereitungsphase. Dort treffen Sie wichtige erfolgskritische Entscheidungen.

Diese Aspekte machen Ihren Projekterfolg aus – und zwar schon in der Vorbereitung

  1. Klare Unternehmensziele, die Ihre Strategie untermauern

    Was wollen Sie mit der neuen Implementierung erreichen? Und wie hängen diese Ziele mit der Gesamtstrategie Ihres Unternehmens zusammen? Im Idealfall definieren Sie Ihre Ziele anhand der SMART-Methode:

    • S - Spezifisch:

      Formulieren Sie Ihre Projektziele präzise und konkret, sodass hier möglichst kein Spielraum für Interpretation bleibt. Orientieren Sie sich etwa an den W-Fragen:

      • Wo stehen wir aktuell?
      • Warum ist das Projekt wichtig für unseren Erfolg?
      • Was wollen wir konkret erreichen – kurz- und langfristig?
      • Wer ist in welche Schritte involviert?
      • Wie strukturieren wir das Projekt?
      • Bis wann müssen welche Teilziele erreicht werden?
      • Wie hoch sind die Projektbudgets?

      Die Ziele sollten zudem immer positiv formuliert sein. „Wir wollen in die schwarzen Zahlen kommen“ funktioniert definitiv besser als „Wir wollen aus den roten Zahlen raus“.

    • M - Messbar:

      Sie müssen objektiv überprüfen können, ob das jeweilige Ziel erreicht wurde. Definieren Sie dazu zuverlässige Messgrößen – etwa den Quartalsumsatz, die Conversion Rate pro Monat oder die Verkaufszahlen pro Tag. Für Ziele, die sich nicht quantitativ messen lassen, verwenden Sie qualitative Messgrößen, die Sie anhand einer Skala erfassen können.

    • A - Attraktiv:

      Ihre Ziele müssen allen Mitarbeitenden attraktive Anreize bieten, sodass diese motiviert sind, das Ziel auch zu erreichen.

    • R - Realistisch:

      Bleiben Sie realistisch. Sie können bei der Zieldefinition ruhig ambitioniert vorgehen. Jedoch ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeitenden sich in der Lage sehen, Ihren Anforderungen auch gerecht zu werden. Wenn das Ziel utopisch erscheint, erstickt das dagegen die Motivation im Keim.

    • T - Terminiert:

      Machen Sie für alle Ziele klare Terminvorgaben. Wenn Ihre Mitarbeitenden die Ziellinie vor Augen sehen, motiviert sie das noch mehr. Außerdem verhindern Sie so, dass sie unangenehme Aufgaben aufschieben.

  2. Eine wirksame Kommunikation, die das „Warum“ zum Thema macht

    Dieser Aspekt geht Hand in Hand mit der Spezifität Ihrer Ziele. Am besten definieren Sie Ihre Ziele so, dass jeder einzelne Mitarbeitende sie nicht nur lückenlos versteht, sondern sie auch zu Hause erklären kann. Das erhöht die Motivation Ihrer Mitarbeitenden.

  3. Aktive Beteiligung des Managements, sodass sich Prozesse und Denkweisen nachhaltig ändern

    Sie erwarten doch wohl nicht, dass Ihre IT-Abteilung die Geschäftsprozesse und Denkweisen in Ihrem Unternehmen ändert? Das war und ist immer noch die Aufgabe des Managements. Es ist für Ihren Erfolg unverzichtbar, dass sich das Management aktiv an der Veränderung beteiligt.

  4. Modernisierte Geschäftsprozesse, die den Fokus auf Ihre Kundschaft legen

    Die Kundschaft von heute will bei allem, was Sie tun, im Mittelpunkt stehen. Sie müssen bereit sein, eine kundenzentrierte Organisation zu schaffen und hierfür Budgets zu investieren. Die Modernisierung Ihrer Geschäftsprozesse ist dabei ein ausschlaggebender Faktor.

  5. Gut geschulte Endanwender, die Ihre gesamte IT-Plattform verstehen

    Wenn Sie Ihre Kundschaft in den Mittelpunkt stellen, brauchen Sie gut geschulte und motivierte Endanwender. In der Vergangenheit war es der Regelfall, dass die Endanwender nur auf eine Anwendung geschult wurden. Heutzutage ist es aber unbedingt erforderlich, dass sie die gesamte IT-Plattform verstehen und überblicken. Denn ein Unternehmen müssen Sie sich wie ein Ökosystem vorstellen, bei dem die unterschiedlichen Fachabteilungen tagtäglich mit demselben Plattform-System eng zusammenarbeiten. Dabei müssen Sie routiniert und sicher damit umgehen können.

  6. Ein organisatorisches Change Management, das Ihre Mitarbeitenden von Beginn an involviert

    Jede Veränderung im Unternehmen beginnt bei Ihren Mitarbeitenden. Menschen stehen Veränderungen jedoch meist skeptisch gegenüber. Konzentrieren Sie sich auf Ihr Change Management, um genau hier gezielt anzusetzen. Beachten Sie dabei vor allem diese Punkte:

    • Involvieren Sie Ihre Mitarbeitenden schon in der Vorbereitungsphase und legen Sie Wert auf eine Kommunikation auf Augenhöhe.
    • Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeitenden zeitnah alle notwendigen Qualifikationen aufbauen können. Stellen Sie ein Team aus Kernbelegschaft und neuen Visionären zusammen. Diese ergänzen sich und liefern neue Impulse und Denkanstöße.
    • Nehmen Sie die Sorgen und Ängste Ihrer Mitarbeitenden ernst. Und vermitteln Sie ein Gefühl der Sicherheit, dass das Projekt Unternehmen und Mitarbeitende voranbringen wird. Thematisieren Sie dazu auch proaktiv mögliche Stolpersteine im Projekt.
    • Stellen Sie Ihren Mitarbeitenden die Budgets und genügend Zeit zur Verfügung, um die Veränderung umzusetzen

Für nachhaltigen Projekterfolg: Lenken Sie Ihren Fokus auf Technologie, Prozesse und Menschen

Sollte sich Ihre Projektvorbereitung immer noch hauptsächlich auf Funktionen und Merkmale der Technologie konzentrieren, ist es an der Zeit, dass Sie Ihre Strategie umstellen. Orientieren Sie sich an diesen 10 Fragen, um hier für Struktur zu sorgen.

Legen Sie den Fokus Ihrer Vorbereitung mehr auf Ihre Mitarbeitenden und die Unternehmensprozesse. Hier kommt es auf ein zielführendes Change Management mit SMARTen Projektzielen, einer empathischen Kommunikationspolitik, passgenauen Schulungen und einer proaktiven Handlungsweise an.

Wenn Sie sich an diese nicht-technologiebezogenen Aspekte halten, erhöht das die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Projekt am Ende von Erfolg gekrönt sein wird.

Bei der Vorbereitung und der Umsetzung Ihres Projekts unterstützen Sie erfahrene strategische Partner – im Idealfall langfristig.