Die Digitalisierung scheitert häufig an den Mitarbeitenden – und nicht an der Technologie

Das Projekt klang so vielversprechend: Es sollte eine neue ERP-Software implementiert werden, um einen Großteil der Prozesse zu vereinfachen. Die Geschäftsführung der Random Fitness GmbH – eines mittelständischen Handelsunternehmens für Fitnesskleidung – hatte ein kleines interdisziplinäres Projektteam zusammengestellt: vier Hoffnungsträger, deren Kompetenzen und Know-how sich ausgezeichnet ergänzten. Das Team hatte die Aufgabe, eine passende Software-Lösung zu finden, deren Implementierung zu planen und schließlich umzusetzen.

Aus heutiger Sicht zeigte sich jedoch schon früh, dass nicht genug auf die Wünsche und Bedürfnisse aller Mitarbeitenden im Veränderungsprozess eingegangen worden war – obwohl sich schon zu Beginn Spannungen andeuteten, die jedoch nicht ernst genommen wurden. Man müsse ja nicht direkt „aus jeder Mücke einen Elefanten machen“.

Am Ende kam dann die ernüchternde Erkenntnis: Das allgemeine Arbeitsklima schien nur fünf Monate nach Projektstart komplett vergiftet. Statt einer offenen Kommunikation war die Atmosphäre geprägt von Irritationen und Intrigen der Mitarbeitenden. Und das Projekt Digitalisierung wurde erstmal auf Eis gelegt.

Wie konnte es so weit überhaupt kommen – der Projektplan war doch perfekt durchgespielt und die neue Lösung passte wie die Faust aufs Auge?!

Viele Digitalisierungsprojekte in KMU scheitern nicht an Ihrer Technologie – sondern an Ihren Mitarbeitenden. Was sind typische Ursachen dafür? Und wie können Sie die Widerstände in Ihrem Team frühzeitig erkennen und ihnen von Beginn an vorbeugen?

Mitarbeitende rebellieren gegen die Digitalisierung:

4 typische Ursachen
erkennen,
überwinden
und ihnen
vorbeugen

1. Ursache: „Nicht wissen“

In einigen Fällen rührt die ablehnende Haltung gegenüber der Veränderung von einem fehlenden Verständnis her. Diese Mitarbeitenden sind noch nicht davon überzeugt, dass durch das Veränderungsprojekt in Zukunft etwas besser wird. Sie sehen und verstehen die Vorteile der Digitalisierung nicht.

Wie können Sie das verhindern?

Es kommt darauf an, dass Sie die betroffenen Mitarbeitenden sehr früh in das Projekt einbinden. Erklären Sie Ihnen, warum es Zeit für ein neues ERP-System ist – und machen Sie Ihnen deutlich, dass Ihre Konkurrenz teilweise schon viel weiter ist und Sie im Wettbewerb überholen wird, wenn Sie nicht handeln.

Zeigen Sie ihnen dies anhand konkreter Fakten und Kennzahlen, damit das Ganze für sie nicht bloß nach abstrakten Phrasen klingt. Vor allem sollten die Mitarbeitenden den Mehrwert für sich selbst erkennen sowie die ganzheitliche Zielsetzung hinter dem Projekt verinnerlichen. Das stellt deren intrinsische Motivation sicher – auf die es am Ende ankommt: „An welchen Stellen werde ich von monotonen Abläufen entlastet und kann mich interessanten, neuen Aufgaben widmen? Wo spare ich künftig wie viel Zeit, z.B. in der Abstimmung mit Schnittstellen?“

Was auch besonders wichtig ist: Verhindern Sie „Einbahnkommunikation“! Führen Sie Dialoge auf Augenhöhe, in denen Ihre Mitarbeitenden jederzeit Feedback anbringen können. Das legt den Grundstein für gemeinsame Visionen – und ermöglicht es, neue Routinen zu schaffen, mit denen sich Ihre Mitarbeitenden identifizieren können.

2. Ursache: „Nicht können“

Hier mangelt es tatsächlich an Kompetenzen und Know-how mit Blick auf die neue Technologie. Oder aber es fehlen Sprachkenntnisse – in der digitalen Welt findet nun einmal Vieles auf Englisch statt.

Wie können Sie das verhindern?

Sorgen Sie dafür, dass die einzelnen Mitarbeitenden rechtzeitig die notwendigen Qualifikationen erwerben – sei es durch Einzel-Schulungen, Weiterbildungen oder (Online-)Workshops. Dafür lohnt es sich auch, höhere Budgets anzusetzen. Sie investieren schließlich in die Zukunft!

Achten Sie darauf, dass die Mitarbeitenden dabei genug Zeit haben, sich die Fähigkeiten bzw. das Know-how anzueignen. Denn zu hoher Zeitdruck kann ebenso immer zu Widerständen führen. Es ist wichtig, dass Sie „lebenslanges Lernen“ im Unternehmen sicherstellen. Schließlich bleiben auch die digitalen Technologien nicht auf der Stelle stehen.

Außerdem: Der digitale Wandel kann oft nicht von der bestehenden Belegschaft allein bewerkstelligt werden. Es ist ebenso sinnvoll, auch neue junge Mitarbeitende ins Boot zu holen, die die Veränderung mit ihren visionären Ansichten unterstützen. Im „War for Talents" kann Ihnen dann auch Ihr IT-System einen Vorteil verschaffen.

Ermöglichen Sie dazu den kommunikativen Austausch zwischen den Mitarbeitenden. Das gelingt etwa, wenn Sie hierarchiefreie Open-Space-Lösungen und einladende Gemeinschaftsräume zur Verfügung stellen.

3. Ursache: „Nicht wollen“

In den meisten Fällen liegt hier das Problem für den Widerstand: und das ist ein Mentalitätsproblem. Aus Misstrauen klammern sich die Mitarbeitenden am Status quo fest – und wehren sich mit Händen und Füßen gegen die Veränderung.

Ein Grund kann etwa die Angst um den eigenen Arbeitsplatz sein. Nach dem Motto: „Wird mein Arbeitsplatz überhaupt noch gebraucht, wenn ich jetzt daran mitarbeite, Technologien zu implementieren, die dann meinen aktuellen Job übernehmen können?“. Das ist mit Blick auf die Automatismen in Business Central ja auch eine berechtigte Frage.

Auch die hohe Transparenz, die eine digitale Arbeitsweise mit sich bringt, führt häufig zu Kopfzerbrechen. Es gibt die Befürchtung, das Ganze könne zu einer „digitalen Überwachung“ ausarten: „Nachher werden wir noch zu 'gläsernen Mitarbeitenden', die permanent überwacht werden.“

Wie können Sie das verhindern?

Nehmen Sie sich der Sorgen und Bedürfnisse des Einzelnen an – und zwar schon bevor das Projekt startet! Fördern Sie eine Vertrauenskultur, in der Ihre Mitarbeitenden das Gefühl haben, ihre Ängste und Sorgen jederzeit mitteilen zu können. Eine empathische Kommunikationspolitik mit passender Wortwahl ist das A und O. Das können Sie z.B. auch mit einem regelmäßigen (digitalen) Projekt-Newsletter angehen.

Machen Sie die Veränderung als solche zum Thema. Und gehen Sie von Anfang an auf mögliche Schwierigkeiten proaktiv ein. Seien Sie dabei ehrlich: „Welche Veränderungen werden uns leicht fallen – und welche werden uns etwas mehr Kraft kosten? Was bereitet uns Sorgen? Welche konkreten Maßnahmen haben wir vor?“

Schaffen Sie neue Stellen, die ausschließlich intern zu besetzen sind. So erkennen Ihre Mitarbeitenden, dass sie keineswegs überflüssig werden. Die neuen Job- und Rollenprofile sollten Sie für alle Mitarbeitenden klar definieren.

Neue Mitarbeitende können hier zudem dabei helfen, auf „Digitalisierungsgegner“ positiv einzuwirken und diese zu motivieren. Impulse auf Augenhöhe bringen manchmal viel mehr als der „Top-down-Ansatz“.

4. Ursache „Nicht dürfen“

Diese Gruppe ist zwar durchaus offen für die Veränderung – das heißt, die Ursachen 1 bis 3 treffen nicht zu – es fehlen aber Ressourcen, um sie umzusetzen. Meist handelt es sich um finanzielle und zeitliche Knappheit.

Wie können Sie das verhindern?

Da hier kein Umdenken notwendig ist, ist dieser Widerstandstyp wahrscheinlich am einfachsten umzustimmen. Stellen Sie zunächst die dazu erforderlichen Budgets zeitnah bereit.

Und auch hier gilt: Geben Sie der Veränderung genügend Zeit! Eine digitale Transformation ist keine „Hauruck-Aktion“. Ihre Mitarbeitenden können sich nicht von heute auf morgen umstellen. Dazu müssen Sie sie eventuell ein Stück weit von ihren Kernaufgaben entlasten.

Die digitale Transformation und der Widerstand: Unzertrennliche Zwillinge

Die Digitalisierung ist zu einem strategischen Wettbewerbsfaktor geworden. Unternehmen, die hier nicht mithalten können, haben gegen ihre Konkurrenz heute praktisch keine Chance mehr – sie werden in diesem Marathonlauf einfach abgehängt.

Der Wandel erfordert tiefgreifende Veränderungen in teils fest verankerten Prozessen und Abläufen. Veränderung funktioniert jedoch nie ohne Widerstand! Die beiden Komponenten sind wie Zwillinge fest miteinander verbunden.

Machen Sie sich auch bewusst, dass die digitale Transformation ein langwieriger Prozess ist.  Er wird nicht geradlinig verlaufen, sondern es wird immer unterschiedliche Phasen geben: Mal überwiegt die allgemeine Euphorie, mal dominieren Phasen der Unsicherheit und des Misstrauens. Es kommt darauf an, diese immer frühzeitig zu erkennen und darauf einzugehen – um die Widerstände nie zu groß werden zu lassen. Wenn Sie beginnen, Veränderungen zu etablieren, gehen Sie im Zweifel in kleineren Schritten vor.

Verwandeln Sie Widerstände in Chancen – mit einem gezielten Change Management

Ihre digitale Transformation braucht ein gezieltes Change Management, denn die Veränderung beginnt bei Ihren Mitarbeitenden!

Noch einmal die wichtigsten Punkte, die Sie beachten sollten:

  1. Binden Sie Ihre Mitarbeitenden schon in der Vorbereitungsphase ein und holen Sie sie ab – durch Transparenz, sichtbaren Mehrwert anhand von Kennzahlen und eine Kommunikation auf Augenhöhe.
  2. Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden alle notwendigen Qualifikationen rechtzeitig aufzubauen, vor allem im Hinblick auf neue Technologien und Sprachkenntnisse. Und streben Sie einen Mix aus Kernbelegschaft und neuen Visionären an, die sich gegenseitig bereichern.
  3. Nehmen Sie sich Zeit für die Sorgen und Ängste Ihrer Mitarbeitenden, etwa vor einer „digitalen Überwachung". Und schaffen Sie Vertrauen, dass die Digitalisierung der richtige Weg ist. Thematisieren Sie proaktiv mögliche Stolpersteine im Projekt.
  4. Stellen Sie Ihren Mitarbeitenden in jeder Phase Budgets und genügend Zeit zur Verfügung.

Und sollte es in einzelnen Situationen gar nicht mehr anders gehen: Nämlich, wenn simple Meinungsverschiedenheiten langsam aber sicher zu Intrigen mutieren… Dann muss die Geschäftsführung notfalls mal ein Machtwort sprechen.

All diese Erkenntnisse hätten vermutlich auch die Random Fitness GmbH vor dem Debakel bewahren können. Deren Projekt war rückblickend von Anfang an zum Scheitern verurteilt. Auch wenn jedes Veränderungsprojekt für sich steht – sie alle sind neben der Unterstützung durch kompetente Partner von demselben entscheidenden Faktor abhängig: die Mitarbeitenden müssen die Veränderung mittragen.