1. Das Arbeiten in kleinen Zeiteinheiten begünstigt falsche Priorisierungen im ERP-Projekt

Remote-Projekte können den Fokus auf das große Bild fördern, weil sie eine Arbeitsweise in kleineren Etappen mit Pausen dazwischen begünstigen. Dadurch gehen relevante Anforderungen in früheren Projektphasen nicht einfach durch die Lappen. Und die Gefahr sinkt erheblich, dass später zeitraubende und kostspielige Änderungen vorgenommen werden müssen.

Unter Umständen kann das Arbeiten in kurzen Zeiteinheiten aber auch dazu führen, dass der Arbeitsaufwand an anderen Stellen im Projekt ansteigt.

Der scheinbare Widerspruch lässt sich durch einen bildlichen Vergleich veranschaulichen und auflösen. Wenn eine Wandergruppe eine längere Strecke in mehreren kurzen Etappen erkundet, verringert sich die Gefahr deutlich, dass die Teilnehmer gute Ausblicke und andere Sehenswürdigkeit übersehen. Gleichzeitig steigt für die Gruppenmitglieder mit zunehmender Anzahl der Zwischenstopps die Versuchung, sich zu lange bei den einzelnen Besichtigungspunkten aufzuhalten und sich in Details zu verlieren.

Auch bei Remote-Projekten kann es passieren, dass Mitarbeiter oder Arbeitsgruppen sich zu stark auf einzelne Fragen und Probleme konzentrieren. Dadurch können sie das große Bild aus den Augen verlieren und Anforderungen an die neue ERP-Software falsch priorisieren. Technische Features mit fragwürdigen Mehrwert treten dann möglicherweise an die Stelle von langfristigem Business Value für das gesamte Unternehmen.

Um zu vermeiden, dass so etwas passiert, könnte das folgende Testkriterium angewendet werden: Für jede Anforderung bzw. Individualisierung sollte ein guter Business Case machbar sein.

Des Weiteren ist es wichtig, um den Umsetzungsaufwand in den vorgesehenen Grenzen zu halten, die Projektarbeit frühzeitig zu organisieren. Darüber hinaus ist eine angemessene Koordination entscheidend. Entsprechende Mitarbeiter sollten bestimmt werden und diese Aufgaben übernehmen.

Bei Remote-ERP-Einführungen kann die neue Arbeitsweise Schwierigkeiten bereiten. Das Arbeiten in kleineren, häufigeren Etappen kann zunächst den Aufwand für Organisation und Koordination erhöhen. Hat man diese Probleme jedoch im Griff, überwiegen oft deutlich die Vorteile.

2. Kommunikationsmittel und -technologien sind nicht aufeinander abgestimmt

Für die meisten Unternehmen ist der alltägliche Einsatz moderner Kommunikationsmittel selbstverständlich. Werden Projekte komplett oder größtenteils aus der Ferne abgewickelt, erhöhen sich die Anforderungen an die Kommunikationstechnologien und den Umgang mit ihnen nochmals deutlich. Dabei kommen zuweilen Schwierigkeiten zum Vorschein, die früher nicht oder nicht so stark aufgefallen sind.

Probleme können auftreten, wenn man sich bei Remote-ERP-Projekten zu stark auf eine Kommunikationsmethode fokussiert und andere vernachlässigt.

Das kann die Zusammenarbeit sowohl zwischen dem Kundenunternehmen und dem ERP-Dienstleister beeinträchtigen als auch zwischen einzelnen Teams und Abteilungen innerhalb des Kundenunternehmens. Die Remote-Einführung bzw. der Remote-Rollout eines neuen ERP-Systems wird dadurch möglicherweise verzögert.

Beispielsweise eignen sich Videokonferenzen in vielen Fällen als aufwands- und kostengünstige Alternative zu Präsenzmeetings. In vielen Remote-Projekten bilden sie einen wichtigen Baustein. Das verleitet jedoch häufig dazu, dass dieses Kommunikationsmittel zu oft und zu einseitig eingesetzt wird. Schlecht vorbereitete Sitzungen und inhaltlich flache Diskussionen sind dann die Folge.

Des Weiteren, wenn man versäumt, die Teilnehmer in Videomeetings ausreichend miteinzubeziehen, entwickeln sich oft Paralleldiskussionen. Einzelne Mitarbeiter nutzen dann beispielsweise die Chat-Funktion der Videokonferenzsoftware, um sich über sachfremde Themen auszutauschen. Oder sie versuchen  Aufgaben aus dem Tagesgeschäft zu erledigen, beispielsweise E-Mails zu bearbeiten.

Am Ende steht man häufig trotz vieler Videomeetings ohne nennenswerte Ergebnisse da.

Aus diesem Grund sollte der Einsatz der Kommunikationsmöglichkeiten aufeinander abgestimmt werden. Je nach Einsatzzweck eignen sich verschiedene Kommunikationsmittel und -technologien unterschiedlich gut.

Beispielsweise kann es vorteilhaft sein, gleich zu Beginn der ERP-Einführung einen virtueller Projektraum einzurichten. Wichtige Daten und Dokumente lassen sich dort für alle Berechtigten zentral aufbereiten und verfügbar machen. Bei Bedarf kann darauf in einer Videositzung, E-Mail oder im Telefonat verwiesen werden.

Auch traditionelle Kommunikationstechnologien haben immer noch ihre Berechtigung. Eine projektbezogene Frage lässt sich manchmal per Telefon schneller, ausführlicher und individueller klären, als durch Einberufung einer Videokonferenz.

Darüber hinaus verschaffen fachkundige Mitarbeiter Abhilfe, die mit der Vor- und Nachbereitung der Videomeetings betraut werden. Diese Mitarbeiter könnten auch gleichzeitig als kompetente Ansprechpartner fungieren, die bei organisatorischen und inhaltlichen Problemen während der Online-Sitzungen schnell unterstützend eingreifen.

Des Weiteren ist es ratsam darauf zu achten, dass die Teilnehmerzahl bei Videokonferenzen möglichst den einstelligen Bereich nicht übersteigt. Das ist besonders dann wichtig, wenn Mitarbeiter tiefer in die Sachverhalte involviert werden und aktiv mitarbeiten sollen.

Die Praxiserfahrung zeigt ebenfalls, dass Kommunikationsstörungen in Remote-Projekten manchmal durch schlechte Technik verursacht werden. Das Videobild friert dann möglicherweise mitten im Videomeeting ein oder der Lautsprecherton ist schlecht verständlich. Frust und Missverständnisse sind dann die Folge. Dauern diese Probleme über eine längere Zeit an, kann ein Projekt dadurch ins Stocken geraten.

Ein anderer Punkt, der Videokonferenzen betrifft, ist die Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit der Internetverbindung. Dabei sollte nicht nur die Qualität der eigenen Leitung berücksichtigt werden, sondern auch der Umstand, dass Mitarbeiter möglicherweise aus dem Ausland oder mobil zugeschaltet werden. Fernerhin erfolgt die Datenübertragung bei Videomeetings oft über einen externen VPN-Service oder eine ähnliche Technologie. Das kann ebenfalls eine Auswirkung auf die Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit der Datenübertragung haben und sollte berücksichtigt werden.

3. Der ERP-Dienstleister ist zu stark auf die traditionelle Arbeitsweise fokussiert

Sobald ein neuer Geschäftstrend Fuß fasst, versuchen viele Unternehmen auf den fahrenden Zug aufzuspringen. Einige Firmen sind dabei besser aufgestellt, andere schlechter. Im Fall von Remote-ERP-Implementierungen ist das nicht anders.

Unternehmen, deren Prozesse stark um eine traditionelle Arbeitsweise und -kultur herumgebaut sind, dürfte der Umstieg auf Remote-Projekte schwieriger fallen. Gerade bei größeren, älteren ERP-Dienstleistern, die über viele gewachsene Strukturen verfügen, ist der Abstimmungsbedarf oft hoch. Notwendige Veränderungen und Anpassungen an eine neue Arbeitsweise können dann entsprechend länger dauern.

Solche Dienstleister versuchen dann möglicherweise zunächst den traditionellen Implementierungsablauf, weitgehend eins zu eins auf den Remote-Kontext zu übertragen. Ein Beispiel dafür ist, wenn der Stoff eines herkömmlichen Präsenztages in eine zermürbende Massenvideokonferenz gezwängt wird, die einen ganzen Arbeitstag andauert. Nicht selten werden dann wichtige Fragen ohne den nötigen Tiefgang behandelt und relevante Anforderungen übersehen.

Solche und andere ungünstige Vorgehensweisen und Gegebenheiten können dazu führen, dass die Fernimplementierung der ERP-Software immer wieder ins Stocken gerät und schlimmstenfalls scheitert.

Kleinere, jüngere, agilere und gleichzeitig solide gemanagte ERP-Dienstleister, die ihre Arbeitsprozesse weitgehend digitalisiert haben, können Remote-ERP-Projekte oft flexibler, schneller und zuverlässiger durchführen.

Dazu kommt, dass Dienstleister – egal ob groß, klein, alt oder jung –, deren Arbeitsweise bereits bei Vor-Ort-ERP-Einführungen größere Defizite aufwies, diese wahrscheinlich auch bei Remote-ERP-Projekten behalten werden. Neue technische Ansätze können Prozesse optimieren und vereinfachen, aber keine grundsätzlichen Mängel, die aus einer Organisations- und Arbeitskultur resultieren, beseitigen.

4. Größere ERP-Dienstleister-Auswahl erschwert die Entscheidung

Remote-Implementierungen beseitigen physische Distanzen. Theoretisch kommen dann ERP-Dienstleister von fast überall auf der Welt infrage. Durch die größere Auswahl vergrößert sich einerseits die Anzahl der verfügbaren Optionen, andererseits kann sie die Entscheidung schwieriger machen.

Erreicht die Auswahlmenge eine bestimmte Größe, wird es immer aufwendiger, den Überblick zu behalten.

Es besteht dann die Gefahr, dass die Suchkosten in die Höhe schnellen oder die Entscheidung willkürlich getroffen wird. Möglicherweise fokussiert man sich bei der Auswahl der ERP-Software zu einseitig auf den Preis oder auf bestimmte Randfeatures. Das kann dazu führen, dass später teure und zeitaufwendige Workarounds nachimplementiert werden müssen. Im schlimmsten Fall führen die ungünstigen Umstände zum Scheitern der ERP-Implementierung.

Auch eine falsche Wahl des ERP-Dienstleisters für eine Remote-Einführung kann teuer zu stehen kommen. Schließlich bindet man sich in der Regel an den ERP-Geschäftspartner für mehrere Jahre. Die Folge wäre eine schlechte Betreuung während und nach dem Projekt. Unter Umständen muss der ERP-Dienstleister sogar gewechselt werden.

Weitere Probleme können hinzukommen, wenn ERP-Dienstleister aus dem Ausland miteinbezogen werden, die über keine etablierten Niederlassungen in der DACH-Region verfügen. Zwar kann es in einigen Fällen sinnvoll sein, auch solche Dienstleister zu berücksichtigen. Beispielsweise dann, wenn eine stark spezialisierte ERP-Software benötigt wird, für die es im deutschsprachigen Raum kein entsprechendes Angebot gibt. In vielen anderen Fällen dürften die Nachteile jedoch eindeutig überwiegen.

Die Kommunikation mit ausländischen ERP-Dienstleistern, die sich nicht auf den deutschen Markt spezialisiert haben, kann herausfordernd werden. Auch die rechtliche Lage im Ausland birgt Unsicherheiten. Darüber hinaus verfügen nicht alle Länder über eine gut entwickelte und ausgebaute IT-Infrastruktur. Fernerhin unterscheidet sich die Arbeitskultur von Land zu Land.

Des Weiteren ist bei ausländischen ERP-Systemen die Funktionalität oft nicht auf die Erfordernisse im deutschsprachigen Raum zugeschnitten.

Die Wahrscheinlichkeit, dass im Verlauf des Fernprojektes versteckte Kosten und Probleme auftauchen, erhöht sich bei ausländischen Dienstleistern ebenfalls. Diese können unter anderem darin bestehen, dass der Fortschritt des ERP-Projektes vom Kundenunternehmen deutlich häufiger überprüft und nachgesteuert werden muss.

Grundsätzlich ist es positiv zu bewerten, dass sich durch die Möglichkeit ERP-Systeme Remote einzuführen, die Auswahl der ERP-Software und -Dienstleister deutlich vergrößert. Um jedoch unvorhergesehene Schwierigkeiten so weit wie möglich zu vermeiden, ist es ratsam, darauf zu achten, dass die Remote-ERP-Dienstleister aus dem deutschsprachigen Raum stammen. Alles andere sollte man entsprechend sorgfältiger prüfen und dabei die Entscheidungshürden höher setzen.

Zu guter Letzt sollte bei der Wahl eines ERP-Partners neben der Passgenauigkeit des ERP-Systems zu den individuellen Anforderungen auch besonders auf eine finanziell solide Lage des ERP-Dienstleisters geachtet werden. Das ist eine Grundvoraussetzung für einen zuverlässigen langjährigen Service und hohe Qualität der Dienstleistungen.

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