Und warum Sie mit "In Time" und "In Budget" wertvolle Potenziale verschwenden

Auch Sie haben wahrscheinlich nicht erst einmal zu spüren bekommen: ERP-Projekte sind eine ganz schön emotionale Angelegenheit. Vergleichbar mit einer Achterbahnfahrt der Gefühle. Und das ist kaum verwunderlich, denn daran sind eine Menge Menschen beteiligt, es geht um enorm viel Geld, die Projekte ziehen viel Aufmerksamkeit auf sich und einmal getroffene Entscheidungen können auch nicht mal eben so über den Haufen geworfen werden. Jetzt kommt es darauf an, dass Sie die Ziele Ihres Projekts sehr genau an Ihre Mitarbeiter und Ihre externen Dienstleister kommunizieren. Gerade dieser Aspekt steht in der Praxis aber oft nicht im Fokus. Und spielt doch eine entscheidende Rolle auf dem Weg zum Erfolg. Denn wie soll Ihr Team die erforderliche Motivation an den Tag legen und Synergien entwickeln ohne genau zu wissen, was Sie mit Ihrem ERP-Projekt überhaupt erreichen wollen?

„Einhaltung von Terminen und Budgets“: Das ultimative Projektziel?

Es ist mal wieder soweit: Ein neues Projekt steht an und dazu noch ein Projekt zur Einführung einer neuen ERP-Software. Bevor es aber ans Eingemachte geht, steht zunächst einmal die Definition des Projektziels an. Doch leider definieren die meisten Unternehmen nicht wirklich gut, was sie erreichen wollen. Oft wird dieser Schritt mal eben so abgehandelt – fast so wie das tägliche Zähneputzen. So verlassen sich Studien zufolge dabei über 90 Prozent aller Unternehmen, die an ERP-Projekten beteiligt sind, ganz gerne mal auf „Einhaltung von Terminen und Budgets“ als Allzweckwaffe. Der allseits beliebte Evergreen, den wir alle schon zig mal gehört haben. Vermutlich haben auch Sie ihn in der Vergangenheit schon einmal als Projektziel verwendet. Klar, das Ganze klingt im ersten Moment ganz solide und man kann damit scheinbar nicht viel falsch machen. Aber macht das wirklich Sinn? Geht das nicht noch viel besser?

Ohne klares Ziel bleibt die Motivation oft auf der Strecke

Geld ausgeben nur um Geld auszugeben kann nicht wirklich ein Ziel sein. Und was sagt es uns, wenn wir am Ende des Projekts feststellen, dass wir die Termin- und die Budgetvorgaben einhalten konnten? Ist ein Projekt dadurch erfolgreich? Heißt das, dass Sie Ihre Geschäftsprozesse modernisiert haben? Und dass Sie damit ein attraktiverer Geschäftspartner für Ihre potenziellen Kunden sind? Eine andere Frage: Wie motivierend ist es für Ihre Projekt-Mannschaft, das Budget nicht zu überreizen, wenn nur wenige Teammitglieder wissen, wie hoch dieses Budget überhaupt ist?

Wir halten fest: Natürlich sollten Sie bei Ihren Projekten immer im Blick haben, dass die zeitlichen und finanziellen Ressourcen nicht den Rahmen sprengen. Allerdings sollten Sie sie eher als Bedingung für den Erfolg aber definitiv nicht als die eigentliche Zielsetzung betrachten. Projektziele wie "In Time" und "In Budget" sind Schnee von gestern!

Nutzen Sie schlummernde Potenziale indem Sie Ihr Projekt mit der Unternehmensstrategie verknüpfen

Reden wir nicht länger um den heißen Brei herum. Wie können Sie das denn nun besser machen? Das ist viel einfacher, als gedacht. Versuchen Sie mal, Ihr nächstes ERP-Projekt mit Ihrer übergeordneten Unternehmensstrategie zu verbinden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein völlig neues Projekt oder ein Upgrade handelt. Überlegen Sie ganz losgelöst von Ihrem Projekt: Was sind die strategischen Geschäftsziele Ihres Unternehmens? Worauf arbeiten Sie als gesamtes Team - unabhängig von Abteilungs- und Bereichsgrenzen - hin? Tag für Tag, Woche für Woche und Monat für Monat. Zu den Klassikern gehören ganz klar Unternehmenswachstum, Rentabilität, Kundenorientierung und Compliance. Und jetzt bringen Sie diese Eckpfeiler in Einklang mit Ihrem Projekt. Ein simpler und zugleich cleverer Schachzug, von dem Sie in vielerlei Hinsicht profitieren.

Das Projekt geht nicht länger nur die IT etwas an: Ab jetzt ziehen alle an einem Strang!

Was haben Sie davon? Nun, oft standen Software-Projekte quasi vollkommen isoliert in der IT-Abteilung da weil sie auf den vermeintlich ersten Blick rein gar nichts mit dem operativen Tagesgeschäft gemeinsam hatten. Mit einer logischen Konsequenz: Motivation und Einsatzbereitschaft des gesamten Teams hielten sich hin und wieder in Grenzen – und das bremste ein Stück weit auch den Projekterfolg!

Wenn aber jeder Einzelne die Gesamtstrategie versteht, können Sie viel eher auf interne Unterstützung zählen - selbst auf den Rückhalt Ihres Kritikers Nummer 1: des sonst so erfolgskritischen Vorstands! Und im Gegensatz zu diesen „Termine und Budget“-Projekten wird Ihr neues Projekt nicht am großen Tag des Go-Live enden. Nein, es wird vielmehr so lange geschäftsrelevant bleiben, wie auch die Strategie Ihres Unternehmens relevant ist. Und schließlich ist so auch dem letzten Beteiligten klar, dass es sich nicht bloß um ein reines IT-Projekt handelt, bei dem die Verantwortung ganz alleine bei der IT-Abteilung liegt. Das Projekt geht ab jetzt alle etwas an!

Klopfen Sie sich ruhig selbst auf die Schulter! Indem Sie für jeden klar und verständlich definieren, wie der Erfolg Ihres nächsten ERP-Projekts aussieht, haben Sie den ersten wichtigen Meilenstein auf dem Weg zum Erfolg schon mal mit Bravour gemeistert!

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