In meinem vorherigen Blog-Beitrag habe ich bereits Die Grundlagen des neuen Workflow-Moduls erklärt und meine Kollegin Lea hat gezeigt, wie sich Eigene Workflow-Ereignisse und -Antworten erstellen lassen. Mein heu­tiger Blog-Beitrag zeigt zwei typische Anwendungsfälle, in denen Workflows ihre Anwen­dung finden:

  • Kreditlimit-Erhöhungen
  • Angebotsfreigaben

Kreditlimit-Erhöhungen

In unserem ersten Beispiel geht es darum, dass das Kreditlimit eines ganz bestimmten Debitors einen bestimm­ten Wert nicht ĂĽberschreiten darf.

Beginnen wir zunächst damit, dem neuen Workflow einem Namen zu geben. Dazu tragen wir im Feld Code den Wert „KREDITLIMIT-ERHÖHUNG“ und im Feld Beschreibung den Wert „01 Kreditlimit-Erhöhung“ ein, da es unser erster Workflow ist und dieser sich auf das Thema Kreditlimit bezieht.

Damit wir uns später in der Übersicht besser zurechtfinden, ordnen wir unseren Workflow noch einer Kategorie zu. In diesem Fall haben wir uns für die Kategorie „SALES“ entschieden.

Beginnen wir nun damit, die Details einzurichten, indem wir in dem Inforegister „Workflowschritte“ das Ereig­nis „Ein Debitorendatensatz wurde geändert.“ auswählen. Als nächstes folgt die Auswahl der Bedingung. Hier setzen wir die Bedingungen mit einem Filter auf die Debitorennr. und das Kreditlimit. Dazu klicken wir auf AssistEdit.

In dem sich anschlieĂźend öffnenden Fenster legen wird nun die eigentlichen Bedingungen fest. Unser Work­flow-Beispiel soll lediglich fĂĽr den Debitor mit der Nr. „62000“ ausgefĂĽhrt werden und auch nur dann, wenn das Kreditlimit, welches eingetragen wird, ĂĽber 700 liegt. Anstatt den Workflow auf nur einen ganz bestimmten Debitor oder ein Kreditlimit zu begrenzen, wäre es auch denkbar, den Workflow fĂĽr eine Debitorengruppe oder einen Kreditlimit-Bereich zu definieren. Legen wir also die Ereignisbedingungen, wie auf der nachstehenden Abbildung dargestellt, fest.

Möchten Sie zum Thema Filtern einen tieferen Einblick bekommen, empfehle ich unseren bereits vorhandenen Blog-/Video-Beitrag Filtern in Microsoft Dynamics NAV.

Da nun die Auslöser unseres Workflows definiert sind, übernehmen wir die Bedingungen durch einen Klick auf „OK“ und fahren mit dem Festlegen der „Antwort“ fort.

Als Antwort suchen wir uns „Zeigen Sie die Nachricht "%1" an.“ heraus. Im Anschluss legen wir noch die Mel­dung fest, die das System ausgeben soll, wenn das zuvor festgelegte Kreditlimit ĂĽberschritten wird. Wir haben uns fĂĽr „Das Kreditlimit ĂĽberschreitet den zulässigen Wert.“ entschieden.

Der letzte Schritt besteht darin, unseren Workflow zu aktivieren.

Um den neuen Workflow nun zu testen, öffnen wir die Debitorenkarte des Debitors „62000“ und ändern dort das „Kreditlimit (MW)“ - wie in unserem Workflow vorgesehen - auf einen Wert größer 700. Beim Speichern der Änderung, z. B. durch Schließen der Debitorenkarte, wird unser neuer Workflow ausgeführt.

Klicken wir also nun auf den „OK“-Button, so erscheint unsere zuvor angelegte Meldung.

Angebotsfreigaben

Unser zweites Workflow-Beispiel behandelt die Genehmigungen von Verkaufsangeboten. Verkaufsangebote sollen genehmigt, abgelehnt und die gesamte Genehmigungsanforderung storniert werden können. Wichtig ist in diesem Beispiel zu beachten, dass wir die Genehmigungsanforderung an eine eingerichtete Workflow-Benutzergruppe senden. In dieser Gruppe sind letztlich die Personen hinterlegt, welche die Genehmigungs­anforderung beantworten mĂĽssen.

In unserem Beispiel haben wir in dem Feld Code „ANGEBOTSFREIGABE“ und bei Beschreibung „02 Ange­bots­freigabe“ gewählt.

Genau wie bei dem anderen Beispiel ordnen wir, für eine bessere Überschaubarkeit in der Workflowübersicht, unseren Workflow noch einer Kategorie zu. In diesem Fall der Kategorie „SALESDOC“.

Kommen wir zunächst zur Auswahl des Ereignisses. Wichtig ist hierbei zu beachten, dass eine neue Zeile immer auf das vorherige Ereignis abgestimmt ist. Dies bedeutet, dass bei der Erstellung dieses Workflows fĂĽr jedes neue Ereignis eine neue Zeile unterhalb des ersten Workflowschrittes erstellt werden muss. HierfĂĽr gehen wir immer in die zweite Zeile und fĂĽhren die Zeilenfunktion „Neu“ aus. Eine weitere Methode wäre das Tasten­kombination Strg + Einfg.

Um die Ereignisse fĂĽr unser Beispiel anzulegen, gehen wir wie folgt vor:

Als ersten Workflowschritt wählen wir das Workflowereignis „Die Genehmigung fĂĽr einen Verkaufsbeleg wird angefordert.“ aus. In der darunterliegenden Zeile wählen wir das Workflowereignis „Eine Genehmigungs­an­for­derung wurde genehmigt.“ aus. Zwischen diesen beiden Zeilen fĂĽgen wir ĂĽber die Zeilenfunktion „Neu“ oder durch die Tastenkombination Strg + Einfg eine neue Zeile ein. Hier wählen wir das Workflowereignis „Eine Genehmigungsanforderung wurde abgelehnt.“ aus. Nun fĂĽgen wir zwischen den ersten beiden Zeilen wie­der­um eine neue Zeile ein. Als Workflowereignis wählen wir „Eine Genehmigungsanforderung fĂĽr einen Verkaufs­beleg wird storniert.“.

Am Ende sollte das Resultat wie folgt aussehen.

Der nächste Schritt besteht aus der Auswahl der „Bedingung“, unter der der Workflow ausgefĂĽhrt werden soll. Hierzu öffnen wir fĂĽr den ersten Workflowschritt die Ereignisbedingungen und hinterlegen im Inforegister „Ver­kaufskopf“ fĂĽr die „Belegart“ den Optionswert „Angebot“. AnschlieĂźend ĂĽbernehmen wir die Einstellung, in­dem wir die Ereignisbedingungen durch einen Klick auf „OK“ verlassen.

Bei den restlichen Ereignissen wird keine Bedingung benötigt, daher lassen wir hier den Wert „Immer“ ausge­wählt.

Nun kommen wir zur Auswahl der Antworten. Für das erste Ereignis wählen wir die folgenden drei Antworten:

  • Erstellen Sie eine Genehmigungsanforderung fĂĽr den Datensatz mithilfe des Typ des Genehmigers %1 und %2.
  • Senden Sie eine Genehmigungsanforderung fĂĽr den Datensatz, und erstellen Sie eine Benachrichtigung.
  • Setzen Sie den Belegstatus auf "Ausstehende Genehmigung".

Da wir die Genehmigung nicht delegieren wollen, setzen wir bei der ersten Antwort „Delegieren nach:“ auf „Niemals“. Für den „Genehmigertyp“ wählen wir „Workflow-Benutzergruppe“ aus und hinterlegen den zu verwendenden „Workflow-Benutzergruppencode“.

Da die Ereignisse aufeinander aufbauen, mĂĽssen wir die Ereignisse zwei bis vier dem ersten Ereignis unter­ord­nen. Dazu markieren wir die jeweilige Zeile und fĂĽhren die Zeilenfunktion „Einzug vergrößern“ aus.

Für unseren zweiten Workflowschritt benötigen wir die folgenden drei Antworten:

  • Stornieren Sie die Genehmigungsanforderung fĂĽr den Datensatz, und erstellen Sie eine Benachrichtigung.
  • Zeigen Sie die Nachricht "%1" an.
  • Ă–ffnen Sie den Beleg erneut.

Auch hier wird für die zweite Antwort eine zusätzliche Anpassung benötigt. Wir müssen einen Text angeben, welcher in der Meldung angezeigt werden soll. Für unser Beispiel geben wir hier den passenden Text „Die Genehmigungsanforderung für das Angebot wurde storniert.“ ein.

Im dritten Workflowschritt sind erneut drei Optionen von Nöten:

  • Lehnen Sie die Genehmigungsanforderung fĂĽr den Datensatz ab, und erstellen Sie eine Benachrichtigung.
  • Zeigen Sie die Nachricht "%1" an.
  • Ă–ffnen Sie den Beleg erneut.

Bei dieser Antwort verwenden wir als Meldung „Das Angebot wurde abgelehnt.“

Zu guter Letzt mĂĽssen noch die zwei Antworten fĂĽr unseren vierten Workflowschritt festgelegt werden:

  • Geben Sie den Beleg frei.
  • Zeigen Sie die Nachricht "%1" an.

Auch hier ist für die Nachricht eine passende Meldung einzugeben. Daher wählen wir den Text: „Das Angebot wurde freigegeben.“.

Ist dies erledigt, haben wir einen neuen, eigenen Workflow erstellt. Setzen wir nun einen Haken bei „Aktiviert“, wird der Workflow aufgerufen, sobald unser Ereignis ausgeführt wird.

Gehen wir nun in die Verkaufsangebote und senden dort für ein Angebot eine Genehmigungsanforderung, so muss diese von einem in der „Workflow-Benutzergruppe“ hinterlegten Benutzer genehmigt werden. Der Status des Verkaufsangebots wird in „Genehmigung ausstehend“ geändert.

Bei Genehmigung der Anforderung wird der vierte Fall unseres Workflows eintreten. Dadurch wird die Daten­satzeinschränkung entfernt und der Beleg freigegeben. Das Ganze wird dem Anwender mit der Meldung „Das Angebot wurde freigegeben.“ bestätigt.

Sollte hingegen die Genehmigungsanfrage abgelehnt werden, wird die Benachrichtigung „Das Angebot wurde abgelehnt.“ erscheinen. Der Status des Verkaufsangebots wird auf „Offen“ zurückgesetzt.

Im Falle einer Stornierung wird die Genehmigungsanforderung storniert, die Datensatzeinschränkung entfernt und zudem die Meldung „Die Genehmigungsanforderung für das Angebot wurde storniert.“ ausgegeben. Auch hier wird der Status des Verkaufsangebots wieder auf „Offen“ zurückgesetzt.

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