Wir verraten Ihnen ein kleines Geheimnis

Es gibt Tage, da schreiben Sie immer und immer wieder die gleichen E-Mails? Wort für Wort? Und Sie glauben, dass Sie bereits einiges an Zeit sparen, wenn Sie den Text nach dem einmaligen Schreiben einfach kopieren und dann ab und an wieder einfügen? Da würde ich Ihnen gerne ein kleines Geheimnis verraten. Die Antwort, von der Sie bisher vielleicht noch nicht wussten, dass Sie sie brauchen ist „E-Mail-Vorlage“. Damit lösen Sie nämlich genau das Problem von wiederkehrenden Textpassagen oder gar ganzen E-Mails.

Es muss nicht immer wieder die selbe Leier sein

Wenn Sie zum Beispiel eine wichtige E-Mail bekommen haben, aber gerade nicht antworten können, weil Sie in einer Besprechung sind, kommt so eine E-Mail-Vorlage doch ganz gelegen. Oder Sie schreiben Ihren Lieblingskollegen jeden Tag eine E-Mail mit der Frage nach dem heutigen Mittagessen. Da wäre eine Vorlage auch ganz praktisch, oder? Lassen Sie mich Ihnen doch einmal zeigen, wie Sie im Outlook Web-Client eine passende Vorlage fĂĽr jede wiederkehrende Situation hinterlegen können.

So eine E-Mail-Vorlage einzurichten, klingt im ersten Moment vielleicht schwieriger, als es eigentlich ist. Das ist es aber nicht. Klicken Sie im Outlook Web-Client erst einmal auf „Neue Nachricht“, um eine neue E-Mail schreiben zu können. Fröhlich drauflos tippen sollten Sie jetzt aber noch nicht. Vorher müssen Sie nämlich das Vorlagenfenster öffnen. Dahin kommen Sie über die erweiterten Optionen und dann über „Meine Vorlagen“. Bei „Meine Vorlagen“ handelt es sich um ein so genanntes Add-in für Office 365.

Kleiner Crashkurs zu Add-Ins

Aber was sind denn Add-ins? Dabei handelt es sich um praktische kleine Helfer, die Office 365 noch umfangreicher und effizienter gestalten. Um zu sehen, was für Add-Ins Sie vielleicht noch so in Ihrem Arbeitsalltag gebrauchen können, klicken Sie in Outlook unter „Apps“ auf „Add-Ins“.

Es kann sein, dass Ihnen die Erweiterung „Meine Vorlagen“ nicht angezeigt wird, weil der Microsoft 365-Administrator Ihnen in diesem Fall keine Rechte gegeben hat. Um das Problem zu lösen, sollten Sie sich an ihn wenden.

Von rechts schiebt sich nun ein Fenster ein, in dem bereits drei Vorlagen eingerichtet sind.

  • Bin spät dran
    „Bin spät dran.“

  • Ich antworte später
    „Bin auf dem Weg zu einer Besprechung. Ich melde mich bald bei Ihnen.“

  • Mittagessen?
    „Sollen wir uns heute Nachmittag zum Essen treffen?“

Vielleicht sind bei diesen Beispielen ja schon genau die Vorlagen dabei, die Sie sich unbedingt gewĂĽnscht haben. Falls aber nicht, ist es kein Problem, selbst eine zu erstellen. Klicken Sie fĂĽr eine eigene E-Mail-Vorlage einfach auf "+ Vorlage".

Nun können Sie ganz simpel Ihrer Vorlage einen Titel geben und anschließend in das größere Feld darunter Ihren Text für die E-Mail-Vorlage reintippen. Zuletzt noch auf „Speichern“ klicken und die Vorlage ist angelegt. Ich habe folgendes Beispiel angelegt.

In meinen E-Mail-Vorlagen habe ich jetzt „Halber Tag Urlaub“ erstellt. Sobald alles im Kasten und gespeichert ist, brauchen Sie die entsprechende Vorlage nur noch auswählen und schon landet der hinterlegte Text in Ihrer E-Mail.

Wie Sie nun gesehen haben, ist es super leicht, E-Mail-Vorlagen im Outlook Web-Client zu hinterlegen. So sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch ein paar Nerven, wenn Sie nicht jeden Tag gefĂĽhlt die gleichen E-Mails verschicken mĂĽssen.