ERP: Mehrwert steigt mit Größe und Prozesskomplexität

In der Gründungsphase und der Zeit danach sind Unternehmen auf bestimmte Herausforderungen fokussiert: Das Geschäft ist klein, die genaue Richtung, in die es sich entwickelt noch unsicher; wachstumsfördernde Aktiv­itäten haben Priorität. Reichen Excel-Tabellen irgendwann nicht mehr aus, kommen spezielle Softwarelösungen, z. B. eine Fibu-Software, dazu. Das kann eine Zeitlang funktionieren. Doch hält die günstige Geschäftsentwick­lung an, das Auftragsvolumen und Mitarbeiteranzahl steigen, kann die Übersicht zunehmend verloren gehen. Die Arbeit verlangsamt sich dadurch. Ein wichtiger Grund dafür: Daten und Informationen nehmen zu, die unterschiedlichen Aufbewahrungsorte erschweren jedoch den Zugang und die Übersicht. Das hat Folgen: Mit­arbeiter arbeiten dann, ohne sich abzustimmen. Datensätze werden doppelt oder mehrfach angelegt. Daten in verschiedenen Anwendungen sind unterschiedlich aktuell. Einheitliche Standards, nach denen sie eingegeben werden, existieren dabei oft nicht.

ERP-Einführung bringt System und Ordnung ins Unternehmen

Die erwähnten Beispiele legen nahe: Wer rechtzeitig die Warnsignale wahrnimmt und Ordnung schafft, kann Schwierigkeiten aus dem Weg gehen. Spätestens hier sollte man sich auch mit einer ERP-Einführung ausein­andersetzen. In vielen Fällen lohnt es, sich mit dem Thema möglichst früh zu beschäftigen, um dem Chaos vorzubeugen.

Vorteile von ERP-Systemen: gleiche Datenbank, eine Benutzeroberfläche

Mit einem modernen, mit Bedacht gewählten, ERP-System wird es möglich, Aufgaben und Prozesse im Unter­nehmen, effektiv und effizient zu managen. Vom Auftragseingang bis zur Produktion bzw. zum Lager und Ver­sand. Mit einer ERP-Lösung arbeitet jede Abteilung in der gleichen Software und hat somit die gleiche Benutzer­oberfläche und eine gemeinsame Datenbank. Das bringt eindeutige Vorteile: Abteilungen und Bereiche können so Daten einfacher und schneller austauschen und produktiver zusammenarbeiten.

Viele KMUs denken, dass ein ERP-System für sie nicht lohnenswert ist – aufgrund ihrer Größe. Doch gerade Cloud-ERP-Software ermöglicht es, mit überschaubaren Einstiegslösungen zu starten und neue ERP-Module bedarfsweise hinzuzubuchen. Wird dann spezifischere Funktionalität benötigt, gibt es vielfach eine breite Auswahl von Add-ons – oft von Partnern der ERP-Hersteller entwickelt. So bietet die ERP-Lösung von Microsoft, Dynamics 365 Business Central, eine große Auswahl spezieller Erweiterungen. Partner von Microsoft können Sie auch bei der Entwicklung und Betreuung einer Lösung unterstützen.

ERP-Lösung: etablierte Hersteller vs. Software-Patchwork

Ein weiterer Punkt, der bei der Auswahl berücksichtigt werden sollte: Stammt das ERP-System von einem etablierten Hersteller, bringt das auch mehr Planungssicherheit. Man kann davon ausgehen, dass die Funktionalität aktuell gehalten wird und die einzelnen ERP-Module nach Updates und Upgrades untereinander kompatibel sind. Außerdem bietet der Partner des ERP-Herstellers den Support für die Gesamtlösung. Bei Einzellösungen, die von mehreren Herstellern kommen, ist man dagegen mit einem Software-Patchwork konfrontiert. Sollten die unterschiedlichen Anwendungen mal – etwa infolge eines Upgrades – nicht mehr reibungslos zusammenarbeiten, steht man unter Umständen allein auf weiter Flur. Im ungünstigeren Fall schieben sich die unterschiedlichen Hersteller die Schuld dann gegenseitig zu.

Vorteile einer ERP-Lösung: Beispiel aus der Buchhaltung

Wächst das Unternehmen, können Prozesse verlangsamt werden – falls manuell ausgeführt. Beispielsweise reicht es bei kleinen Unternehmen möglicherweise, Rechnungen einmal wöchentlich oder sogar monatlich zu drucken und zu verschicken. Ab einer bestimmten Größe wird es jedoch sinnvoll, Rechnungen häufiger und automatisiert zu verschicken – auch aus Liquiditätsgründen. Oder Mitarbeiter verbringen Stunden damit, säumige Kunden daran zu erinnern, ihre Rechnungen zu bezahlen. Ein ERP-System stellt sicher, dass entsprechende Erinnerungsnachrichten automatisch verschickt werden.

1. Bessere Personalplanung aufgrund besserer Daten

In der Wachstumsphase steigt der Bedarf an Mitarbeitern. Gleichzeitig ist es jedoch oft unsicher, wie lange und in welcher Intensität der Aufschwung andauert und wie genau er sich auf den langfristigen Bedarf auswirkt. Ein neues ERP-System hilft, Prozesse zu automatisieren. Dadurch wird es möglich, Arbeitsprozesse zu verschlanken. Viele kleinere Aufgaben fallen dann weg und Mitarbeiter werden unterm Strich erheblich entlastet. Werden Prozesse effizienter, benötigt man auch weniger Mitarbeiter. In anderen Fällen kann die Schaffung einer Vollzeitstelle hinausgezögert werden.

Personalbedarf: Prognosen werden zuverlässiger

Darüber hinaus, weil Daten durch ein ERP vereinheitlicht werden, lassen sich auch zuverlässigere Personalprognosen erstellen. Die Gefahr verringert sich, dass man zu viel oder zu wenig Mitarbeiter einstellt, weil die Entwicklung falsch eingeschätzt wurde. Die Tatsache, dass sich Daten in der gleichen Datenbank befinden, macht es möglich, Daten aus der Fertigung, dem Vertrieb, Lager und Versand gleichermaßen zu berücksichtigen. Trends können dadurch schon frühzeitig erkannt werden.

2. ERP-Lösung: Kundenservice verbessert sich

Kundenservice bzw. -betreuung ist für viele Unternehmen ein wundes Thema. Vermutlich hat jeder schon mal negative Erfahrungen damit gemacht, privat oder beruflich. Eine kurze Internetrecherche zeigt: Auch bei großen bekannten Unternehmen sind schlechte Kundenerfahrungen scheinbar keine Einzelfälle. Dabei besteht das Risiko nicht nur langjährig treue Kunden zu verlieren, sondern auch von ihnen dauerhaft negativ bewertet zu werden. Häufige Ursachen für schlechte Kundenbetreuung sind: Mitarbeiter gehen unkoordiniert vor, ihnen fehlt der Zugang zu relevanten Informationen oder das nötige Hintergrundwissen. Dazu kommt, dass gerade der First-Level-Support häufig an Subunternehmen ausgelagert wird. Die Wahrscheinlichkeit, dass etwas schiefläuft, steigt hier nochmals deutlich, wenn die Anbieterauswahl nicht sorgfältig geschieht.

Große Unternehmen mit komplexen Strukturen müssen vieles berücksichtigen, um eine gute Kundenbetreuung sicherzustellen. Bei KMUs kann dagegen bereits die Einführung eines ERP-Systems zu starken Verbesserungen führen. Der Grund dafür: Die ERP-Software stellt Zusammenhänge her und schafft Übersicht; benötigte Informationen sind dadurch leichter und schneller zugänglich. Mitarbeiter im Kundenservice können so schneller die richtige Auskunft geben – oder erst recht. Mehr noch: Daten, die mithilfe der ERP-Software entsprechend aufbereitet wurden, verhindern viele Probleme bereits im Vorfeld.

ERP-Systeme: besserer Kundenservice durch KI-Bots

Darüber hinaus lässt sich der Kundenservice mithilfe moderner Technologien, die in das ERP-System integriert sind, weiter verbessern. Beispielsweise können KI-fähige Bots eingehende Anfragen sachgerecht klassifizieren und an richtige Ansprechpartner weiterleiten. Auch eine Wissensdatenbank lässt sich mithilfe eines KI-Bots anzapfen, um Kunden beim Chat Fragen sachgerecht zu beantworten. Weil Künstliche Intelligenz viele Routineaufgaben übernehmen kann, wird es für Servicemitarbeiter möglich, sich anspruchsvolleren Aufgaben zu widmen.

3. Mobiles Arbeiten: Daten von fast überall zugänglich

Mobiles Arbeiten liegt heute im Trend: arbeiten von fast überall – bequem, schnell und mit stets aktuellen Daten. Ein ERP-System – insbesondere eins aus der Cloud – bildet eine wichtige Voraussetzung dafür. So kann ein Kundenservice-Mitarbeiter, der gerade beim Kunden eine kaputte Maschine begutachtet, zeitnah abfragen, ob das benötigte Ersatzteil sich auf Lager befindet. Sollte es fehlen, ließe sich an Ort und Stelle klären, wann es geliefert wird. Ein Fertigungsleiter kann während einer Bahnfahrt oder Rastplatzpause den aktuellen Stand der Fertigung einsehen. Notebook, Tablet oder Smartphone – der Datenzugriff ist problemlos möglich.

4. Mehr Sicherheit und Compliance

Auch Datensicherheit und Compliance werden mit einem ERP-System verbessert. Bei Cloud-ERP-Lösungen sind viele Einstellungen für Sicherheit und Compliance bereits vorkonfiguriert. Außerdem werden die Einstellungen ständig aktualisiert. Ein sichereres Arbeiten von zu Hause und unterwegs ist dadurch gleichfalls möglich. Darüber hinaus lassen sich Fehler zurückverfolgen sowie deren Ursachen fest- und abstellen. Beispielsweise könnte ein Lebensmittelhersteller eine Verunreinigung zurück zur Quelle verfolgen.

Ein anderes sicherheitsrelevantes Thema ist das Berechtigungsmanagement. Dabei handelt es um die Möglichkeit, den Anwendungs-, Funktions- und Datenzugriff, für einzelne Benutzer oder Benutzergruppen individuell zu bestimmen. So lässt es sich verhindern, dass sensible Daten aus der ERP-Software in falschen Händen landen bzw. das System manipuliert wird.

5. Bessere Zusammenarbeit zwischen Abteilungen

Setzen Abteilungen eigenständige Anwendungen ein, leiden abteilungsübergreifende Besprechungen, Prozesse und Projekte darunter. Daten und deren Pflege in den jeweiligen Fachbereichen führen dann oft ein Eigenleben. Sie sind deswegen häufig veraltet, unvollständig oder gar nicht vorhanden. Darüber hinaus muss für jede Besprechung oft ein umfangreiches Werk aus Excel-Tabellen, E-Mails und anderen Unterlagen mühsam zusammengestellt werden. Je umfänglicher und komplexer dann die Berichte werden, desto mehr Fehler schleichen sich ein. Bei einem ERP-System befinden sich alle Daten in einer Datenbank. Neue Datensätze werden in die gemeinsame Datenbank eingepflegt und sind für jeden berechtigten Arbeitsbereich verfügbar. Der Aufbau eines Single Source of Truth wird somit ermöglicht und alle Beteiligten können auf gleiche Grunddaten zugreifen. So wird eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Abteilungen möglich.

6. Systematische Vorhersage: Planung der Nachfrage möglich

Marktbedarfe verändern sich heute schneller als je zuvor. Wo Geschäfte früher über Jahrzehnte fast unverändert liefen, müssen die Geschäftsmodelle heute alle paar Jahre stärker angepasst werden. Deswegen kommt Daten eine umso wichtigere Bedeutung zu: Sie entwickeln sich zu unentbehrlichen Helfern bei der Unternehmenssteuerung. Ein ERP-System unterstützt dabei, eine Top-Down-Sicht aufzubauen. Traditionell wird gerade bei KMUs viel nach dem Bauchgefühl entschieden. Verändert sich die wirtschaftliche Umgebung nur langsam, kann diese Strategie funktionieren. Werden die Voraussetzungen für Entscheidungen jedoch komplexer – ein unverkennbarer Trend der Digitalisierung –werden hochwertige Daten unerlässlich. Auch intensiver, enger Kundenkontakt kann dieser Entwicklung nicht immer ausreichend entgegenwirken. Vertriebsmitarbeiter beispielsweise konzentrieren sich – auch durch ihre Aufgabenstellung bedingt – oft zu stark auf das Tagesgeschäft. Das führt dazu, dass sie neue Trends nicht erkennen, unterbewerten oder sie erst spät wahrnehmen.

7. Unternehmenswachstum und -expansion: optimale Begleitung

Unternehmen entwickeln sich ständig weiter. In einigen Fällen findet ein organisches Wachstum statt, neue Geschäftsmöglichkeiten werden wahrgenommen und Nebengeschäfte zu Hauptgeschäftsfeldern ausgebaut. In anderen Fällen werden neue Unternehmen zugekauft; dazu kommt eine internationale Expansion. Moderne ERP-Systeme sind optimal dazu geeignet, diese Entwicklungen zu unterstützen. Bei mehreren (internationalen) Töchtern bzw. Niederlassungen, bietet sich beispielsweise eine 2-Tier ERP-Strategie. Hierbei hat das Mutterunternehmen ein vollumfängliches ERP-System – häufig aus einer hybriden Mischung von On-Premise- und Cloud-Komponenten bestehend. Die Töchter bzw. Niederlassungen bekommen schlanke ERP-Lösungen aus der Public Cloud. Sind die Systeme vom gleichen Hersteller, haben sie auch eine gemeinsame Benutzeroberfläche und sind eng integriert. Das schafft ein günstiges Verhältnis zwischen Flexibilität und bestmöglich kompatiblen Datenaustausch. Töchter haben auch oft andere Geschäftsmodelle, brauchen deswegen andere bzw. zusätzliche Funktionalität. Beispielsweise sollte das ERP von Auslandstöchtern länderspezifische Währungsumrechnungen, Steuersätze, Geschäftsgebaren usw. beherrschen.

ERP-Software ermöglicht auch eine Integration mit einem Webshop oder einer mobilen MDE-Lösung. Gleichwohl lässt sich das ERP-System mit einem Point-of-Sale-System (POS-System) integrieren. Diese Lösungen werden entweder bereits von ERP-Hersteller bereitgestellt oder lassen sich durch Add-ons implementieren.

8. Gut vorbereitet für den Einsatz weiterer Technologien

Mit fortschreitender Digitalisierung wird der Einsatz neuer Technologien immer wichtiger. Eine ERP-Lösung bereitet das Unternehmen gut darauf vor. Daten werden in der ERP-Software aktualisiert, geordnet und zentral verwaltet. Dadurch kann das System als Datenquelle für neue Anwendungen und Technologien dienen. Ebenfalls kann das ERP Daten aus anderen Systemen aufnehmen, sie anschließend verarbeiten und/oder weiterleiten. Zum einen wird dadurch der Betrieb anderer Technologien unterstützt. Zum anderen wird der Einsatz neuer Technologien dadurch erst recht möglich und sinnvoll. Das Internet of Things (IoT) oder Künstliche Intelligenz (KI) sind Beispiele dafür. Des Weiteren kann ein Unternehmen seine E-Commerce-Plattform mit dem ERP-System integrieren. Dann werden Daten automatisch vom Frontend zum Backend weitergeleitet und Bestellungen schneller abgearbeitet.

9. Bessere Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern und Lieferanten

Mithilfe eines ERP-Systems lassen sich Informationen mit Kunden, Partnern und Lieferanten schneller austauschen und Missverständnisse vermeiden. Des Weiteren haben Partner- oder größere Kundenunternehmen möglicherweise Anforderungen, die standardisierte Daten aus mehreren Fachbereichen erfordern und automatisierte Schnittstellen voraussetzen. Das kann oft nur durch ein ERP-System erfüllt werden. Mittels einer ERP-Software können auch Lieferanten wertvolle Daten verfügbar gemacht werden. Beispielweise die verbleibende Menge bestimmter Artikel auf Lager. Wird die festgelegte Untergrenze bei der Menge unterschritten, weiß der Lieferant, dass er nachliefern muss. Auch ein Webshop, der an das ERP-System angeschlossen ist, kann Besuchern bzw. Kunden Daten über Lagerbestände der Artikel anzeigen und über den Status ihrer Bestellungen informieren.

10. Das Cashflow-Management wird verbessert

Wer den eigenen Cashflow (d. h. Einnahme- und Ausgabequellen) nicht versteht, kann schnell die Zahlungsfähigkeit seines Unternehmens gefährden. Eine der Hauptursachen dafür sind fehlende bzw. nicht griffbereite Daten. Mithilfe eines ERP-Systems, das Daten systematisiert und zusammenfasst, werden eingehende und ausgehende Geldströme übersichtlich. Man kann auf diese Weise sehen, wie sich der Cashflow täglich, monatlich oder quartalsweise verändert. Finanzielle Schieflagen lassen sich so frühzeitig erkennen. Beispielsweise sind große Kapitalanteile oft in überschüssigen Lagerbeständen gebunden. Eine Ursache dafür könnte unter anderem im Einkaufsprozess liegen: Einkäufer werden angehalten, große Mengen einzukaufen, um Rabatte abzugreifen; dabei bleibt die tatsächliche Kundennachfrage oft unberücksichtigt. Daten aus dem ERP-System schärfen den Blick für solche Details.

11. Verbesserungen im Lager, Versand und bei der Logistik

Viele Unternehmen sind heute im Bereich Handel tätig. Speziell hier bietet eine ERP-Software mehrere Vorteile. Sind die Daten aus dem ERP-System übersichtlich, etwa in einem Dashboard dargestellt, lassen sich einfache Analysen schnell durchführen und Trends erkennen. Dadurch können viele Fragen geklärt werden. Beispielsweise, ob Artikel, die als Schnellläufer klassifiziert wurden, es immer noch sind. Möglicherweise werden andere Artikel jetzt mehr nachgefragt und eine Änderung der Lagerorte wäre sinnvoll. Man kann dadurch auch Kunden schneller auf die Schliche kommen, die beispielsweise wegen hoher Einkaufsvolumen günstigere Konditionen erhalten haben, mittlerweile aber viel weniger bestellen.

Auch kann ein ERP-System über entsprechende Schnittstellen Daten wie Adresse, Artikel- bzw. Auftragsnummer an einen Fulfillment-Provider versenden. Die Kundendaten können dabei oft direkt an die Frankierungssoftware des Fulfillment-Dienstleisters gehen.

12. Die Fertigung läuft effizienter

Auch die Fertigung profitiert von der ERP-Software-Einführung. Geht ein Auftrag ein, lässt sich mittels ERP sofort feststellen, ob genug Rohmaterial auf Lager ist. Dazu können die Fertigungskapazitäten abgeschätzt werden. Das Produktplanungs- oder ähnliches Modul, das in viele ERP-Systeme integriert ist, bzw. ein vom Partner entwickeltes Add-on, erstellt eine Grobplanung. Anpassungen in der Fertigungsreihenfolge können bei Eilaufträgen ebenfalls oft vorgenommen werden. Die ERP-Lösung hilft, dadurch Durchlaufzeiten zu verringern. Die Software ermöglicht auch, Simulationen der möglichen Fertigungsoptionen und -kombinationen durchzuführen. Dadurch kann die Fertigungsreihenfolge optimal auf die erforderlichen Rüstarbeiten ausgerichtet werden.

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