Effektives Zeitmanagement 🕓: Zwei einfache und
bewährte Methoden für
einen produktiven Arbeitsalltag

Warum ein gutes Zeitmanagement in asynchronen Unternehmen besonders wichtig ist

Was vor einigen Jahren noch undenkbar war, ist dank Digitalisierung und Technologieplattformen heute möglich: Arbeiten nach den eigenen Wünschen und Vorlieben – komplett flexibel, was Ort und Zeit angeht.

Dies kann die Work-Life-Balance und die Produktivität erheblich verbessern. Doch ohne eine gut durchdachte Herangehensweise kann die hohe Flexibilität, die asynchrone Arbeit bietet, auch zu Problemen führen. Hierbei ist ein effektives Zeitmanagement das A und O. In diesen Aspekten hilft es Ihnen und Ihren Mitarbeitenden insbesondere:

1. Kommunikation und Abstimmung: In Unternehmen, die sich nicht an Nine-to-Five-Zeitpläne klammern, ist eine klare und strukturierte Kommunikation Gold wert. Ihre Mitarbeitenden müssen wissen, wie und wann sie Informationen austauschen und sich abstimmen können. Ein smartes Zeitmanagement stellt sicher, dass Aufgaben pünktlich erledigt werden.

2. Priorisierung: Ohne vorgegebene Arbeitszeiten kann es schnell mal passieren, dass man den Überblick über anstehende Aufgaben verliert. Ein effektives Zeitmanagement hilft Ihnen und Ihren Mitarbeitenden dabei, zu entscheiden, welche Aufgaben wirklich wichtig sind, um sich dann auf diese zu konzentrieren.

3. Effizienzsteigerung: Ist man nicht an feste Arbeitszeiten gebunden und kann sich seinen Tagesablauf individuell gestalten, lässt man sich unter Umständen leichter ablenken. Persönliche Angelegenheiten oder Verpflichtungen sind schließlich während des Arbeitstags präsenter. Ein geschicktes Zeitmanagement hilft Ihren Mitarbeitenden dabei, den Fokus zu behalten.

4. Selbstorganisation: Asynchrone Arbeit erfordert eine große Portion Selbstverantwortung. Ihre Mitarbeitenden müssen ihren Tag eigenständig organisieren können und sicherstellen, dass sie ihre Arbeitszeit intelligent nutzen. Dabei können Zeitmanagement-Methoden wie die Pomodoro-Technik und die Eisenhower-Matrix Gamechanger sein.

Zwei beliebte Zeitmanagement-Methoden

Die Pomodoro-Methode 🍅: Cleveres Zeitmanagement nach Francesco Cirillo

Verbinden Sie mit den Begriffen „Tomaten“ und „Italien“ auch immer direkt Sonne, Pizza, Pasta und Urlaub? Die beliebte Pomodoro-Technik punktet mit dem italienischen Charme der Einfachheit. Denn sie funktioniert ohne ein kompliziertes Prozedere und ohne aufwendige Technik. Sie brauchen einfach nur eine simple Küchenuhr – oder einen digitalen Timer, zum Beispiel auf dem Handy.

Das simple Prinzip der Pomodoro-Technik: Phasen, in denen konzentriert und ohne Ablenkung gearbeitet wird (etwa 25 Minuten) wechseln sich mit regelmäßigen Pausen (etwa 5 Minuten) ab. Diese „Arbeitssprints“ werden auch Pomodori genannt. Wenn Sie vier Pomodori absolviert haben, sollten Sie zusätzlich eine Pause von 15 bis 30 Minuten einlegen. Anschließend beginnt das Ganze von vorne.

Die Eisenhower-Matrix: Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit sortieren

Im Jahr 1954 zitierte US-Präsident Eisenhower in einer Rede einen Universitätspräsidenten wie folgt: „Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind nie dringend.“ Auf Grundlage dieses Zitats entstand die Eisenhower-Matrix – eine weitere populäre Zeitmanagement-Methode.

Dabei wird also zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben unterschieden. Doch wie grenzen sich die beiden Aufgabentypen voneinander ab?

Dringende Aufgaben

Wenn etwas dringend ist, sollten Sie es immer direkt erledigen. Je länger Sie diese Aufgaben aufschieben, desto mehr Stress werden sie Ihnen verursachen – Prokrastinieren ist hier ganz klar fehl am Platz.

Beispiele für dringende Aufgaben:

• Ein To-do innerhalb der Deadline fertigstellen
• Eine Anfrage potenzieller neuer Kundschaft bearbeiten
• Einen undichten Wasserhahn in der Wohnung reparieren

Wichtige Aufgaben

Wichtige Aufgaben müssen vielleicht nicht sofort erledigt werden, aber sie sind dennoch wichtig, damit Sie Ihre langfristigen Ziele erreichen. Planen Sie diese Aufgaben sorgfältig, um Ihre Ressourcen effizient zu nutzen.

Beispiele für wichtige Aufgaben:

• Ein langfristiges ERP-Projekt planen und organisieren
• Networking zum Aufbau einer Kundschaftsbasis betreiben
• An beruflichen Weiterbildungen teilnehmen, um die eigenen Fähigkeiten zu erweitern

Die vier Quadranten der Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix besteht aus vier Quadranten, mit deren Hilfe Sie Ihre Aufgaben kategorisieren können. Anhand Ihrer Kategorisierung fällt es Ihnen dann leichter, zu entscheiden, welche Aufgaben Sie wann erledigen sollten, welche Aufgaben an jemand anders abgegeben und welche Aufgaben erst einmal zurückgestellt werden können.

• Wichtig, aber nicht dringend: Planen und terminieren 📅

  Was in dieser Kategorie landet, sollten Sie zwar selbst erledigen, das muss aber nicht sofort sein. Legen Sie einen Zeitpunkt fest, an dem Sie sich mit der Aufgabe auseinandersetzen werden.

• Dringend und wichtig: Jetzt erledigen ✅

  Diese Aufgaben haben die höchste Priorität – erledigen Sie sie am besten sofort selbst.

• Weder wichtig, noch dringend: Erst einmal ignorieren 🗑️

  In dieser Kategorie können Sie alle Aufgaben ablegen, die erst einmal nicht bearbeitet werden müssen.

• Nicht wichtig, aber dringend: Delegieren ➡️

  Diese Aufgaben sollten Sie an kompetente Kolleginnen und Kollegen weitergeben, die diese ebenfalls gut erledigen können.

Der kritische Pfad im ERP-Projekt: Mit dieser ein­fachen
Metho­de verringern
Sie Stress, Zeit­druck
und Kopfschmer­zen

Effektives Zeitmanagement im asynchronen Arbeitsumfeld

Probieren Sie die Methoden zum Zeitmanagement gerne einmal aus. Natürlich ist nicht jede Methode für jede Person geeignet und ist auch nicht für jede Aufgabe sinnvoll anwendbar.

Ein gutes Zeitmanagement ist jedoch unerlässlich, wenn es darum geht, die Produktivität zu steigern, den Stress zu reduzieren, die Kommunikation zu verbessern und die Work-Life-Balance zu fördern – allesamt entscheidende Faktoren, um in einer modernen, flexiblen und asynchronen Arbeitsumgebung erfolgreich zu sein.

Die Pomodoro-Technik stellt eine Möglichkeit dar, mit der Sie einen guten Workflow erzielen und Ihre Produktivität im Laufe des Arbeitstags aufrechterhalten bzw. steigern können. Die Eisenhower-Matrix kann Ihnen dabei helfen, wichtige Aufgaben herauszufiltern und sich darauf zu fokussieren.

Das richtige Zeitmanagement ist nicht nur im asynchronen Arbeitsumfeld, sondern auch generell für die fristgerechte, und gleichzeitig effiziente Abwicklung von Projekten unabdingbar. Mit einer durchdachten Planung, Disziplin und den richtigen Tools lassen sich Aufgaben termingerecht, einfach und flexibel erledigen. Regelmäßige Selbstreflexion kann zudem helfen, ineffiziente Gewohnheiten zu erkennen und zu verbessern. Auch davon kann Ihre Arbeitsproduktivität nur profitieren! 😊