Gekonnt kommuni­zieren im asynchron­en Arbeitsumfeld Warum Sie im Chat
nicht nur mit einem
„Hallo“ 👋 star­ten sollten

Suboptimale Kommunikation und ihre negativen Konsequenzen

Plötzlich in der Chat-Warteschleife hängen

Mitarbeitende, die eine Chat-Unterhaltung mit „Hallo“ beginnen, wollen dadurch meist höflich sein und die andere Person nicht gleich mit ihrem Anliegen überfallen. Das würde man schließlich face-to-face oder wenn man jemanden anruft auch nicht tun – und an sich ist dieser Gedanke ja auch absolut sinnvoll und berechtigt!

Doch obwohl Sie mit Ihrem „Hallo“ eigentlich nett sein möchten, lassen Sie die andere Person warten, bis Sie ihr Ihre Frage geschickt haben. Und das kann die Produktivität unter Umständen stark beeinträchtigen.

An diesem Beispiel wird das deutlich:

Diese Kommunikationsweise ist vergleichbar damit, dass Sie jemanden anrufen, „Hallo!“ sagen und dann in die Warteschleife stellen. 🤔 Nicht gerade schön, oder? Und es vergehen mehr als zwanzig Minuten, in denen sich die Kollegin oder der Kollege vielleicht schon mit dem Thema hätte auseinandersetzen können. Das ist dazu auch noch ein bisschen ärgerlich.

Kein Deep Work möglich

Ein weiterer Aspekt: Viele Mitarbeitende schreiben Chats auch gerne nebenbei, während sie eine andere Aufgabe bearbeiten. Dadurch können sie sich nicht auf beides parallel zu 100 Prozent konzentrieren. Zudem werden sie immer wieder plötzlich aus der Arbeit herausgerissen, wenn sie eine Antwort erhalten. Auch das trägt nicht zu einer effizienten Arbeitsweise bei und kann hochkonzentriertes Arbeiten (Deep Work) verhindern.

So sieht die optimale Kommunikation aus – besonders wichtig bei asynchroner Zusammenarbeit

Im Chat sollten Sie nie mit einem bloßen „Hallo“ starten. Formulieren Sie stattdessen einfach direkt Ihre Frage. Ungefähr so:

In diesem Fall vergeht nur eine Minute, bis Sie eine Antwort auf Ihre Frage erhalten – und schon ist alles geklärt. Es mag zunächst ungewohnt sein, doch wenn Sie Ihre Frage direkt stellen, ohne eine Begrüßungsantwort der Kollegin oder des Kollegen abzuwarten, trägt das dazu bei, dass asynchrone Zusammenarbeit im Unternehmen funktioniert.

Sollte die andere Person nicht am Arbeitsplatz sein und Sie gehen in den Feierabend, bevor sie zurückkommt, kann sie Ihre Frage in Ihrer Abwesenheit beantworten. Im anderen Fall würde sie nur ein „Hallo“ sehen und sich wahrscheinlich fragen, was sie verpasst hat.

Wenn Ihnen das zu überfallartig erscheint, achten Sie noch genauer auf die Formulierung: Schreiben Sie immer höflich und angemessen, dann gibt es nichts auszusetzen.

Möglicher Text:

Weitere Tipps für die asynchrone Kommunikation

• Klar und präzise kommunizieren: Formulieren Sie Ihre Nachrichten möglichst genau und unmissverständlich. Sie sollten immer klare Fragen stellen und deutliche Antworten geben.

• Nachrichten priorisieren: In einem asynchronen Umfeld ist es wichtig, Nachrichten je nach Dringlichkeit zu beantworten. Verwenden Sie nach Möglichkeit zum Beispiel Tags oder Farbcodierungen, um Nachrichten zu kategorisieren.

• Spam vermeiden: Schicken Sie Ihrem Kollegium keine unnötigen Nachrichten oder Informationen. Denken Sie daran, dass Chat-Nachrichten die Arbeitsproduktivität beeinträchtigen können, wenn sie übermäßig verwendet werden.

• Chat-Gruppen nutzen: Richten Sie zum Beispiel in Microsoft Teams Gruppen oder Kanäle ein, um relevante Nachrichten für bestimmte Projekte, Teams oder Themen zu organisieren. Das verleiht der Kommunikation mehr Struktur.

• Die „Call-Etikette“ einhalten: Rufen Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen nicht aus heiterem Himmel an. Bedenken Sie, dass sie wahrscheinlich beschäftigt sind und gerade konzentriert an einer Aufgabe arbeiten könnten.

  Manche Mitarbeitende schicken ein „Hallo“ in den Chat, um herauszufinden, ob der angezeigte Anwesenheitsstatus stimmt. Wenn ja, starten sie sofort einen Anruf. Auch das sollten Sie nicht tun. Nur weil jemand Ihre Chat-Nachricht beantwortet, bedeutet das nicht automatisch, dass er oder sie Ihnen auch für einen Anruf zur Verfügung steht.

  Anstelle einer Anrufanfrage oder der Frage „Hey, hast du/haben Sie Zeit für einen Anruf?“ – was schon besser, aber nicht optimal ist – können Sie folgenden Text verwenden:

Was erreichen Sie dadurch? Sie grenzen die Anfrage für Ihr Gegenüber zeitlich ein und geben der Kollegin oder dem Kollegen einen Kontext, sodass sie oder er schon einmal eine grobe Vorstellung hat, worum es geht. Zudem haben Sie es selbst einfacher, sich zu erinnern, worüber Sie reden wollten, sollte die Person erst später antworten und zu viel Zeit bis dahin vergehen.

Integration von Dynamics 365 und Teams Hybrides Arbei­ten
(noch) effizienter
gestalten

Die effektive Kommunikation im asynchronen Arbeitsumfeld sorgt für mehr Produktivität und Zufriedenheit

Auch wenn Sie die Tipps aus diesem Beitrag beherzigen – Chats eignen sich dennoch nicht optimal für asynchrones Arbeiten, sondern eher, wenn Sie synchron (also in Echtzeit) mit jemandem chatten. Dann sollten Sie jedoch wie beschrieben nicht mit dem einfachen „Hallo“ beginnen und sich genug Zeit nehmen, um sich auf das Gespräch zu fokussieren.

E-Mails sind sehr gut für die asynchrone Zusammenarbeit geeignet. Denn eine E-Mail können Sie in aller Ruhe schreiben. Sie landet dann im Postfach der Person und diese kann sie bearbeiten, wenn es in den individuellen Zeitplan passt.

Diese Art der Kommunikation ermöglicht es, dass Ihr Team asynchron zusammenarbeitet. Die effektive Kommunikation in einem asynchronen Arbeitsumfeld erfordert Disziplin und klare Vereinbarungen im Team. Diese Regeln sind wichtig, um die Produktivität sicherzustellen und dafür zu sorgen, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen. Wenn die asynchrone Kommunikation richtig gemacht wird, trägt das zur Zufriedenheit aller Teammitglieder bei. 😊