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Asynchrones Arbeiten

Kopfzeilen-AnfĂŒhrungszeichen FlexibilitĂ€t statt Nine to Five Kopfzeilen-AnfĂŒhrungszeichen

Gekonnt kommuni­zieren im asynchron­en Arbeitsumfeld Warum Sie im Chat
nicht nur
mit einem
„Hallo“ 👋
star­ten sollten

Wie beginnen Sie bei der Arbeit eine Chat-Unter­haltung? Viele Menschen schreiben als erste Nach­richt einfach „Hallo“, „Hi“ oder „Hey“. 👋 Diese Vor­gehensweise verursacht oft Einbußen bei der ProduktivitĂ€t, da Wartezeiten entstehen und Konzentrationsphasen unterbrochen werden. Insbesondere Teams, die asynchron arbeiten, sollten Wert auf die Kommunikationsweise legen, um die Effizienz sicherzustellen



Suboptimale Kommunikation und ihre negativen Konsequenzen

Plötzlich in der Chat-Warteschleife hÀngen

Mitarbeitende, die eine Chat-Unterhaltung mit „Hallo“ beginnen, wollen dadurch meist höflich sein und die andere Person nicht gleich mit ihrem Anliegen ĂŒberfallen. Das wĂŒrde man schließlich face-to-face oder wenn man jemanden anruft auch nicht tun – und an sich ist dieser Gedanke ja auch absolut sinnvoll und berechtigt!

Doch obwohl Sie mit Ihrem „Hallo“ eigentlich nett sein möchten, lassen Sie die andere Person warten, bis Sie ihr Ihre Frage geschickt haben. Und das kann die ProduktivitĂ€t unter UmstĂ€nden stark beeintrĂ€chtigen.

An diesem Beispiel wird das deutlich:

Kollegin/Kollege wartet, bis Sie eine Antwort erhÀlt
Ineffiziente Chat-Kommunikation: Die Kollegin oder der Kollege wartet eine BegrĂŒĂŸungsantwort ab.

Diese Kommunikationsweise ist vergleichbar damit, dass Sie jemanden anrufen, „Hallo!“ sagen und dann in die Warteschleife stellen. đŸ€” Nicht gerade schön, oder? Und es vergehen mehr als zwanzig Minuten, in denen sich die Kollegin oder der Kollege vielleicht schon mit dem Thema hĂ€tte auseinandersetzen können. Das ist dazu auch noch ein bisschen Ă€rgerlich.

Kein Deep Work möglich

Ein weiterer Aspekt: Viele Mitarbeitende schreiben Chats auch gerne nebenbei, wÀhrend sie eine andere Aufgabe bearbeiten. Dadurch können sie sich nicht auf beides parallel zu 100 Prozent konzentrieren. Zudem werden sie immer wieder plötzlich aus der Arbeit herausgerissen, wenn sie eine Antwort erhalten. Auch das trÀgt nicht zu einer effizienten Arbeitsweise bei und kann hochkonzentriertes Arbeiten (Deep Work) verhindern.

So sieht die optimale Kommunikation aus – besonders wichtig bei asynchroner Zusammenarbeit

Im Chat sollten Sie nie mit einem bloßen „Hallo“ starten. Formulieren Sie stattdessen einfach direkt Ihre Frage. UngefĂ€hr so:

Optimale Chat-Kommunikation
Optimale Chat-Kommunikation: Stellen Sie direkt Ihre Frage.

In diesem Fall vergeht nur eine Minute, bis Sie eine Antwort auf Ihre Frage erhalten – und schon ist alles geklĂ€rt. Es mag zunĂ€chst ungewohnt sein, doch wenn Sie Ihre Frage direkt stellen, ohne eine BegrĂŒĂŸungsantwort der Kollegin oder des Kollegen abzuwarten, trĂ€gt das dazu bei, dass asynchrone Zusammenarbeit im Unternehmen funktioniert.

Sollte die andere Person nicht am Arbeitsplatz sein und Sie gehen in den Feierabend, bevor sie zurĂŒckkommt, kann sie Ihre Frage in Ihrer Abwesenheit beantworten. Im anderen Fall wĂŒrde sie nur ein „Hallo“ sehen und sich wahrscheinlich fragen, was sie verpasst hat.

Wenn Ihnen das zu ĂŒberfallartig erscheint, achten Sie noch genauer auf die Formulierung: Schreiben Sie immer höflich und angemessen, dann gibt es nichts auszusetzen.

Möglicher Text:

Höfliche Formulierung im Chat
Legen Sie Wert auf eine höfliche Formulierung im Chat.

Weitere Tipps fĂŒr die asynchrone Kommunikation

  • Klar und prĂ€zise kommunizieren: Formulieren Sie Ihre Nachrichten möglichst genau und unmissverstĂ€ndlich. Sie sollten immer klare Fragen stellen und deutliche Antworten geben.

  • Nachrichten priorisieren: In einem asynchronen Umfeld ist es wichtig, Nachrichten je nach Dringlichkeit zu beantworten. Verwenden Sie nach Möglichkeit zum Beispiel Tags oder Farbcodierungen, um Nachrichten zu kategorisieren.

  • Spam vermeiden: Schicken Sie Ihrem Kollegium keine unnötigen Nachrichten oder Informationen. Denken Sie daran, dass Chat-Nachrichten die ArbeitsproduktivitĂ€t beeintrĂ€chtigen können, wenn sie ĂŒbermĂ€ĂŸig verwendet werden.

  • Chat-Gruppen nutzen: Richten Sie zum Beispiel in Microsoft Teams Gruppen oder KanĂ€le ein, um relevante Nachrichten fĂŒr bestimmte Projekte, Teams oder Themen zu organisieren. Das verleiht der Kommunikation mehr Struktur.

  • Die „Call-Etikette“ einhalten: Rufen Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen nicht aus heiterem Himmel an. Bedenken Sie, dass sie wahrscheinlich beschĂ€ftigt sind und gerade konzentriert an einer Aufgabe arbeiten könnten.

    Manche Mitarbeitende schicken ein „Hallo“ in den Chat, um herauszufinden, ob der angezeigte Anwesenheitsstatus stimmt. Wenn ja, starten sie sofort einen Anruf. Auch das sollten Sie nicht tun. Nur weil jemand Ihre Chat-Nachricht beantwortet, bedeutet das nicht automatisch, dass er oder sie Ihnen auch fĂŒr einen Anruf zur VerfĂŒgung steht.

    Anstelle einer Anrufanfrage oder der Frage „Hey, hast du/haben Sie Zeit fĂŒr einen Anruf?“ – was schon besser, aber nicht optimal ist – können Sie folgenden Text verwenden:

Im Chat fragen, ob Zeit zum Telefonieren ist
Im Chat fragen, ob die Kollegin oder der Kollege fĂŒr einen Anruf zur VerfĂŒgung steht.

Was erreichen Sie dadurch? Sie grenzen die Anfrage fĂŒr Ihr GegenĂŒber zeitlich ein und geben der Kollegin oder dem Kollegen einen Kontext, sodass sie oder er schon einmal eine grobe Vorstellung hat, worum es geht. Zudem haben Sie es selbst einfacher, sich zu erinnern, worĂŒber Sie reden wollten, sollte die Person erst spĂ€ter antworten und zu viel Zeit bis dahin vergehen.

Die effektive Kommunikation im asynchronen Arbeitsumfeld sorgt fĂŒr mehr ProduktivitĂ€t und Zufriedenheit

Auch wenn Sie die Tipps aus diesem Beitrag beherzigen – Chats eignen sich dennoch nicht optimal fĂŒr asynchrones Arbeiten, sondern eher, wenn Sie synchron (also in Echtzeit) mit jemandem chatten. Dann sollten Sie jedoch wie beschrieben nicht mit dem einfachen „Hallo“ beginnen und sich genug Zeit nehmen, um sich auf das GesprĂ€ch zu fokussieren.

E-Mails sind sehr gut fĂŒr die asynchrone Zusammenarbeit geeignet. Denn eine E-Mail können Sie in aller Ruhe schreiben. Sie landet dann im Postfach der Person und diese kann sie bearbeiten, wenn es in den individuellen Zeitplan passt.

Diese Art der Kommunikation ermöglicht es, dass Ihr Team asynchron zusammenarbeitet. Die effektive Kommunikation in einem asynchronen Arbeitsumfeld erfordert Disziplin und klare Vereinbarungen im Team. Diese Regeln sind wichtig, um die ProduktivitĂ€t sicherzustellen und dafĂŒr zu sorgen, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen. Wenn die asynchrone Kommunikation richtig gemacht wird, trĂ€gt das zur Zufriedenheit aller Teammitglieder bei. 😊

Gekonnt kommunizieren im Chat
Asynchrones Arbeiten: Lassen Sie Ihr Kollegium nicht in der Chat-Warteschleife hÀngen!