Der automatisierte Zahlungsimport von OPplus: Schluss mit
lästigem Abtippen
von Bankauszügen!

Händisches Abtippen von Bankauszügen und Zahlungsavisen ist ineffizient

In der heutigen digitalen Welt, in der die Effizienz von Prozessen eine unglaublich große Rolle spielt und Zeit ein knappes Gut ist, sollten Sie sich nicht mit dem händischen Abtippen von Bankauszügen und Zahlungsavisen abmühen müssen. Das ist viel zu umständlich und mühsam und trägt nicht gerade zur Arbeitsmotivation bei, oder? Zudem kann die Finanzbuchhaltung (FiBu) intransparent werden. Denn es kann sein, dass entscheidungsrelevante Daten zu spät ins System gelangen und dadurch nicht rechtzeitig auf dem aktuellen Stand sind. Machen Sie sich stattdessen die Digitalisierung zunutze und lassen IT-Lösungen diese monotone Aufgabe erledigen.

Die Basics: Mit dem OPplus-Zahlungsimport Prozesse in Business Central übersichtlich organisieren

Um eine unkomplizierte Abwicklung des Zahlungsverkehrs in Dynamics 365 Business Central sicherzustellen, ist es hilfreich, den Standard durch das Zusatzmodul „Zahlungsimport“ von OPplus 365 zu erweitern. OPplus ist eine zertifizierte Lösung der Continia Software GmbH (vormals gbedv). Continia entwickelt Add-ons für Business Central, welche auf individuelle Anforderungen von Unternehmen zugeschnitten sind.

Zurück zum OPplus-Zahlungsimport: Grundsätzlich geht es dort darum, den Zahlungsverkehr zu automatisieren, besser zu organisieren und einen Überblick über ausgeglichene Posten sowie zugeordnete Zahlungen zu schaffen.

💡 Wenn Ihr Unternehmen zu viele offene Posten hat, kann sich das negativ auf Ihre Liquidität auswirken – das heißt, es können Zahlungsengpässe entstehen. Daher sollten Sie versuchen, die Zahl der offenen Posten immer möglichst gering zu halten.

Im Bundle mit dem Zahlungsexport

Sie können das Modul „Zahlungsimport“ nur in Kombination mit dem Modul „Zahlungsexport“ (im Bundle) erwerben. Auch der Zahlungsexport zielt im Großen und Ganzen darauf ab, Zahlungsprozesse einfacher und transparenter abzuwickeln – jedoch mit einem anderen Schwerpunkt.

Zahlungsimport: Wie funktioniert das Ganze?

Im ersten Schritt müssen Sie Ihre Zahldaten elektronisch einlesen, wozu Ihnen flexible Importschnittstellen zur Verfügung stehen. Es ist somit möglich, Zahlungsdaten über folgende Quellen zu importieren:

• Nahezu sämtliche inländische und ausländische Dateien zu Bankauszügen und Zahlungsavisen. Die beliebtesten Formate sind MT940 und CAMT.

💡 Bei MT940 handelt es sich um nichts anderes als einen elektronischen Kontoauszug. Und CAMT ist ein von der SEPA definiertes einheitliches XML-Datenübertragungsformat für den Austausch zwischen Bank und Kundschaft.

• Zahlungsdienstleistende, wie z. B. PayPal oder Amazon Pay
• REMADV-Zahlungsavise, z. B. Markant, Rewe oder Dehner
• Auch nicht-zahlungsrelevante Daten können Sie über CSV-Ports einlesen. So ist es möglich, z. B. Informationen zu Debitoren, Kreditoren oder Postleitzahlen zu importieren oder Standard-Buchblätter auszufüllen.

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Besonders nützliche Features des Zahlungsimports

Automatische Zuordnung mithilfe von Kontierungsregeln

Kontierungsregeln sorgen dafür, dass wiederkehrende Buchungen automatisch kontiert und Dimensionen zugeordnet werden. Sie müssen sich dann bloß noch um die (wenigen) Zeilen kümmern, bei denen dies noch nicht automatisch passiert ist. Im besten Fall ist hier sogar gar keine manuelle Arbeit mehr notwendig.

Mandantenübergreifender Import mittels Aufgabenwarteschlange

Der Datenimport funktioniert für alle Mandanten übergreifend. Dabei findet ein automatischer Ausgleich offener Posten (Forderungen und Verbindlichkeiten) statt. Die Trefferquote liegt hier bei bis zu 95 %. Das bedeutet, in 95 % der Fälle wird die Position des Kontoauszugs automatisch dem zugehörigen offenen Posten im System zugeordnet und kann somit geschlossen werden.

Gleichzeitiger Ausgleich mehrerer Rechnungen

Mit einer einzigen Zahlung können Sie mehrere Rechnungen ausgleichen und dabei individuell Skonto anwenden. Wenn Sie den Ausgleich manuell vornehmen möchten, steht Ihnen dafür die Funktion ‘Erweiterter Ausgleich’ zur Verfügung.

Individueller Umgang mit Restbeträgen

Sie können bei allen Restbeträgen von Fall zu Fall entscheiden, wie diese behandelt werden sollen – etwa ob sie als neue Zeile auf den Debitor zu buchen sind, als Überzahlung gebucht werden, als Skonto ausgebucht werden oder als neue Zeile auf ein Sachkonto zu buchen sind.

Einfache Verarbeitung von Rücklastschriften

Wenn es um Rücklastschriften geht, werden die dazugehörigen Zahlungen direkt ausfindig gemacht und Gebühren bereits vorkontiert.

Erleichterte Abwicklung von Zahlungen mit Skonto

Dadurch, dass Sie Skontobeträge beispielsweise gezielten Dimensionswerten (z. B. Rechnungs- oder Skontokonten-Dimensionen) zuordnen können, ist die Verarbeitung solcher Zahlungen deutlich einfacher.

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Ihre Haupt-Benefits durch das Zusatzmodul „Zahlungsimport“

Sie sparen Zeit

Der Hauptvorteil des Zahlungsimports von OPplus besteht in der großen Zeitersparnis bei Ihrer FiBu, die Sie durch das elektronische Einlesen von Bankauszügen und Zahlungsavisen erreichen. Zudem läuft etwa der Ausgleich offener Posten automatisch ab, was Ihnen ebenfalls Zeit spart.

Es treten weniger Fehler auf

Fehler schleichen sich unvermeidlich ein, wenn Daten händisch übertragen werden – auch wenn Sie noch so akribisch kontrollieren, unterlaufen Ihnen Flüchtigkeitsfehler, das ist völlig normal. Das Modul „Zahlungsimport“ minimiert diese Fehlerquote.

Ihre FiBu ist transparenter

Eine manuelle Übertragung von Daten führt zudem häufig zu Intransparenz. Durch die Automatisierung der Abläufe reduziert sich Ihr manueller Aufwand und Abläufe werden für alle Beteiligten verständlicher und nachvollziehbarer. Dies trägt außerdem zu der allgemeinen Zeitersparnis bei.

Ihre Mitarbeitenden sind motivierter

Monotones Abtippen von Daten wird von vielen Mitarbeitenden als sehr lästig empfunden. Da Ihnen von dem Modul ein Großteil dieser Arbeitsschritte abgenommen wird, ist die Bearbeitung des Zahlungsverkehrs sehr viel komfortabler als im Standard.

Die Einrichtung des Zahlungsimports – in 3 einfachen Schritten

Hinweis: Wählen Sie eine sehr simple Einrichtung! Die meisten umfangreicheren Einrichtungen sind nur für Spezialfälle notwendig. So läuft die Einrichtung standardmäßig ab:

1. Wählen Sie in der ‘Zlg. Import Einrichtung’ die Aktion ‘Einrichtungsdaten erstellen’.

2. Dann lesen Sie den ersten Bankkontoauszug ein – achten Sie dabei auf das Format! In unserer Abbildung sind die Auswahlmöglichkeiten MT940 und CAMT dargestellt.
3. Durch den Import werden entsprechende Schnittstellen angelegt, die Sie nun einrichten müssen.

Auf der Abbildung sehen Sie, wie die ‘Zlg. Importschnittstellen’ aussehen. Hierbei wurden alle notwendigen Felder bereits ausgefüllt.

Von links nach rechts: Das Feld ‘Code’ wird anhand einer Nummernserie automatisch ausgefüllt. Den Namen des Mandanten müssen Sie wiederum im Feld ‘Import in Mandant’ selbst pflegen. Die Felder ‘Schnittstellen Bank-ID’, ‘Schnittstellen Währungs-ID’ und ‘Schnittstellen Kontonr.’ werden automatisch aus der Datei erkannt und ausgefüllt.

Die Informationen für die Felder ‘Import in Kontoart’, ‘Import in Kontonr.’, ‘Import in Buch.-Blattvorlagenname’ und ‘Import in Buch.-Blatt Name’ müssen Sie wieder individuell hinterlegen – je nachdem von welcher Bank der Kontoauszug stammt, ist es erforderlich, dass Sie hier die entsprechende Bank hinterlegen sowie angeben, in welchem Buch.-Blatt diese Bank verarbeitet werden soll. Das Feld ‘Dateiformat’ füllt OPplus schließlich wieder automatisch aus.

Und so geht es dann weiter:

1. Anschließend müssen Sie den Kontoauszug erneut einlesen (siehe Schritt 2). Dies ist notwendig, da beim ersten Import lediglich die Schnittstellen angelegt werden und erst ab dem zweiten Import mithilfe der eingerichteten Schnittstelle der Datenimport stattfindet.
2. Beim Import des Auszugs erzeugt OPplus ein sogenanntes Importjournal. Dort sind Informationen wie z. B. das Dateiformat, das Importdatum, die Uhrzeit und die Anzahl Zlg. Importzeilen enthalten. Diese Tabelle ist eine Art „Zwischentabelle“, wohin die Daten nach dem Import gelangen und von wo aus sie dann weiterverarbeitet werden.
   Die Zeilen, die nicht kontiert wurden bzw. die Zeilen, bei denen kein automatischer Ausgleich durchgeführt wurde, müssen Sie zum Schluss selbst noch bearbeiten und (falls notwendig) die Einrichtungen anpassen.

Die verschiedenen Preismodelle für das Bundle aus Zahlungsimport & Zahlungsexport

Wenn es um die Preise geht, wird zwischen Cloud, On-Premises und SPLA bzw. Subscription unterschieden.

Hinweis: In den Modulen ist ebenfalls immer der Zahlungsexport enthalten. Es gibt keine Möglichkeit, lediglich den Zahlungsimport zu lizenzieren.

Preisgestaltung Cloud (Preise pro Monat)

Bei dieser Variante mieten Sie die Software, wobei die ganze Umgebung in der Cloud von Microsoft liegt.

• 1 bis 5 Interfaces
  ○ VK-Preis/User: 6,00 €
  ○ VK-Preis User unbegrenzt: 100,00 €

• 6 bis 20 Interfaces
  ○ VK-Preis/User: 11,50 €
  ○ VK-Preis User unbegrenzt: 200,00 €

• Unbegrenzte Zahl an Interfaces
  ○ VK-Preis/User: 23,00 €
  ○ VK-Preis User unbegrenzt: 400,00 €

💡 Der Begriff „Interfaces“ steht für die Anzahl der Bankschnittstellen. Dazu zählen andere Kreditinstitute wie zum Beispiel die Sparkasse und die Volksbank oder dasselbe Kreditinstitut, mit dem Sie zusammenarbeiten, welches jedoch mit einer anderen Währung arbeitet. Letzteres ist relevant, wenn Ihr Unternehmen Auslandsgeschäfte tätigt.

Preisgestaltung On-Premises (Einmalige Zahlung)

Hierbei kaufen Sie die Lizenz und hosten die Anwendung intern auf Ihren eigenen Servern.

• 1 bis 5 Interfaces (Small-Bundle)
  ○ VK-Preis: 1.950,00 €
  Zzgl. Wartung/Jahr 218,40 €

• 6 bis 20 Interfaces (Standard-Bundle)
  ○ VK-Preis: 4.500,00 €
  Zzgl. Wartung/Jahr 504,00 €

• Unbegrenzte Zahl an Interfaces (Enterprise-Bundle)
  ○ VK-Preis: 9.500,00 €
  Zzgl. Wartung/Jahr 1.064,00 €

Preisgestaltung SPLA (= Services Provider License Agreement) und Subscription (Preise pro Monat)

Bei diesem Modell mieten Sie OPplus und die Anwendung wird bei einem Dienstanbietenden gehostet.

• 1-5 Interfaces
  ○ VK-Preis: 49,00 €

• 6-20 Interfaces
  ○ VK-Preis: 110,00 €

• Unbegrenzte Zahl an Interfaces
  ○ VK-Preis: 235,00 €

Darum lohnt es sich, das Modul Zahlungsimport in der FiBu zu verwenden

Das Modul „Zahlungsimport“ vereinfacht Ihre FiBu, indem es Kontoauszüge und Zahlungsavise automatisch importiert und sie mit einer Trefferquote von 95 % ausgleicht. Außerdem enthält es einige weitere Funktionen, die Ihnen die Arbeit erleichtern, wie etwa die einfachere Verarbeitung von Skontobeträgen. So können Sie sich in der Zeit um anspruchsvollere Aufgaben als das Abtippen von Daten kümmern. Gleichzeitig wird Ihre FiBu transparenter, es passieren weniger Fehler und Ihre Mitarbeitenden werden sich freuen, dass ihnen lästige Aufgaben abgenommen werden. Sie schlagen quasi vier Fliegen mit einer Klappe. 😄

Der Zahlungsimport deckt Zahlungsvorgänge im In- und Ausland ab und ermöglicht den Datenimport über viele verschiedene Quellen – so auch via Zahlungsdienstleistende wie PayPal oder Amazon Pay.

Egal, ob Sie sich für die Cloud-Variante, die On-Premises-Variante oder SPLA und Subscription entscheiden: Sie können flexibel wählen, welche Zahl an Userinnen und Usern bzw. Bankschnittstellen (Interfaces) Sie für Ihr Unternehmen benötigen.

Und falls Sie befürchten, dass mit der Einrichtung des Moduls zunächst einmal ein Berg an Arbeit auf Sie wartet: Keine Sorge! Die Einrichtung des Zahlungsimports ist sehr unkompliziert und in nur drei einfachen Schritten erledigt.

Wenn Sie sich für das Modul interessieren, fragen Sie uns gerne nach weiterführenden Informationen. Wir beraten Sie gerne. 😊