Voll integriert
Buchungsvorschau in Dynamics NAV Posten
vor der Buchung
übersichtlich dargestellt
vor der
übersichtlich
Vor dem Buchen eines Buchungsblatts oder eines Beleges prüfen Anwendende oftmals mit dem Testbericht, ob Fehler vorliegen, die eine erfolgreiche Buchung verhindern würden. Eine Vorschau über die Posten, die beim Buchen gebildet werden würden, zeigt der Testbericht jedoch nicht an. Seit Version 2016 bietet Dynamics NAV genau solch eine Buchungsvorschau, die die Posten noch vor der Buchung darstellt.
Buchungsvorschau in den Buchungsblättern und Belegen
In der ERP-Software steht den Anwendenden die neue Buchungsvorschau in den folgenden Buchungsblättern und Belegen zur Verfügung:
- Anlagen FiBu Buch.-Blatt
- Anlagen Buch.-Blatt
- Einkaufs Buch.-Blatt
- FiBu Buch.-Blatt
- IC FiBu Buch.-Blatt
- Projekt FiBu Buch.-Blatt
- Verkaufs Buch.-Blatt
- Wiederkehrendes Anlagen Buch.-Blatt
- Wiederkehrendes FiBu Buch.-Blatt
- Zahlungsausgangs Buch.-Blatt
- Zahlungseingangs Buch.-Blatt
- Einkaufsrechnung
- Einkaufsgutschrift
- Einkaufsbestellungen
- Einkaufslieferungen
- Servicerechnungen
- Servicegutschriften
- Serviceaufträge
- Verkaufsrechnungen
- Verkaufsreklamationen
- Verkaufsgutschrift
Neben den zuvor genannten Buchungsblättern und Belegen steht die neue Buchungsvorschau auch innerhalb der Funktionen
- Posten ausgleichen
- Ausgleich aufheben
zur Verfügung.
Die Buchungsvorschau kann im Menüband in der Gruppe „Aktionen“ aufgerufen werden:
Postenvorschau
Wird die Buchungsvorschau aufgerufen, zeigt sie alle Posten an, die durch eine Buchung entstehen würden.
Die Buchungsvorschau sieht nicht nur aus wie die bekannte Navigate-Funktion, sie funktioniert auch exakt so: Denn mithilfe der Drill-down-Funktionalität („In die Tiefe gehen“) kann sich die oder der Anwendende die Posten des Hauptbuchs der Finanzbuchhaltung sowie die Posten der Nebenbücher für Debitoren, Kreditoren, etc. anzeigen lassen.
Unterschied zum Testbericht
Der zu Beginn genannte Testbericht existiert schon seit Urzeiten in Dynamics NAV und wurde oftmals von den Anwendenden vor einer Buchung aufgerufen. Mit ihm kann die Bewegung im Buchungsblatt oder der Saldo des Bank- oder Kassenkontos nach der Buchung entnommen werden. Auch lässt sich prüfen, ob die Zeilen gebucht werden können oder ob Fehler vorliegen, welche die Buchung verhindern würden (z. B. wenn ein Saldo nicht stimmt).
Welche Posten durch die Buchung der Zeilen entstehen, kann aus dem Testbericht hingegen nicht entnommen werden. Das ist nun aber über die neue Buchungsvorschau möglich, die seit Dynamics NAV 2016 vorhanden ist.
Vorteile der Buchungsvorschau
- In der Buchungsvorschau können auch Spalten eingeblendet werden, die im Beleg selbst nicht ausgewählt werden können.
- Anpassungen an Buchungseinrichtungen (z. B. in der Buchungsmatrix) können vorab getestet werden.
- Fehler können noch vor der Buchung entdeckt und korrigiert werden. Das erspart Korrekturbuchungen.
- Die Posten in der Buchungsvorschau werden in Mandantenwährung (i. d. R. EUR) angezeigt, auch wenn im ursprünglichen Beleg eine Fremdwährung angegeben ist. Die Werte im Beleg selbst, in der Statistik oder dem Testbericht werden in der Fremdwährung angezeigt.
- Die Buchungsvorschau gibt die gleichen Fehlermeldungen aus, die auch beim tatsächlichen Buchen entstehen würden.
Anwendungsbeispiele
Testen einer Einrichtung
Sind Änderungen an der Buchungsmatrix vorgenommen worden, so kann über die Buchungsvorschau zunächst geprüft werden, ob die Einrichtung korrekt ist.
Fehler in Artikelkarte
Wird beispielsweise ein Artikel verkauft, in dessen Artikelkarte falsche Buchungsparameter (Produktbuchungsgruppe, MwSt.-Produktbuchungsgruppe oder Lagerbuchungsgruppe) hinterlegt sind, würde aufgrunddessen ein falsches Sachkonto bebucht werden. Dieser Fehler lässt sich mithilfe des altbekannten Testberichts in der Verkaufsrechnung nicht erkennen. Anhand der Sachposten in der Buchungsvorschau kann jedoch geprüft werden, welches Sachkonto bebucht wird.
Automatische Buchungen im Hintergrund
Beim innergemeinschaftlichen Erwerb ist die Umsatzsteuer im Inland zu zahlen. Diese kann gleichzeitig wieder als Erwerbsvorsteuer abgezogen werden. Auch wenn sich Umsatzsteuer und Vorsteuerabzug aufheben, müssen sie gebucht werden. Sie werden automatisch im Hintergrund gebucht und konnten bisher vor der Buchung nicht geprüft werden.
In der Einkaufsrechnung (nachfolgend 1. Abbildung) und der Einkaufsstatistik beträgt die MwSt. 0,00 EUR. Über die Buchungsvorschau kann nun geprüft werden, ob die MwSt.-Posten gebildet und ob die Sachposten der Umsatzsteuer und Vorsteuer korrekt gebildet werden (nachfolgend 2. Abbildung).
Abgrenzungsbuchungen
Ist in einer Zeile ein Abgrenzungscode hinterlegt, werden die Abgrenzungsbuchungen entsprechend der Abgrenzungsvorlage automatisch gebucht. Für jede Periode wird eine Buchung erzeugt. Müssen diese Buchungen korrigiert/ storniert und erneut eingebucht werden, entstehen je nach Anzahl der gebuchten Perioden viele Posten auf einem Sachkonto und es wird häufig sehr unübersichtlich. In den Sachposten der Buchungsvorschau können die entstehenden Abgrenzungsbuchungen vorab überprüft werden.
