E-Rechnungspflicht ab 2025 Alle notwen­di­gen
Ände­run­gen in Dynamics 365
Business Cen­tral – und Ihre
Vorteile durch die Umstellung

Die Grundlagen zum Thema „E-Rechnung

Als Erstes ist es notwendig, sich mit den Grundlagen zum Thema „E-Rechnung“ sowie mit den rechtlichen Rahmenbedingungen auseinanderzusetzen. Sollten Sie sich bereits mit dem Thema auskennen, können Sie direkt zum Abschnitt ‘Übertragungsmöglichkeiten und technische Voraussetzungen von E-Rechnungen’ springen und dort Informationen dazu erhalten, wie Sie Business Central für den Empfang und Versand von E-Rechnungen einrichten.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die die Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 erfüllt, welche in der entsprechenden EU-Richtlinie zu finden ist.

So ist die E-Rechnung in der EU-Richtlinie definiert

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übertragen und empfangen wird, sodass ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht wird. (Quelle: §2 der ERechV „elektronische Rechnungsverordnung“, EU-Richtlinie 2014/55/EU).

Rechtlicher Rahmen der EU-Richtlinie vs. Steuergesetz

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU fordert bereits einen strukturierten Datensatz für E-Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen. Im deutschen Umsatzsteuergesetz (§ 14 Abs. 1 S. 8 UStG) in Verbindung mit den GoBD ist jedoch keine spezifische technische Umsetzung vorgeschrieben. Ein reines PDF-Dokument ist daher derzeit als E-Rechnung zulässig, sofern die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sind.

Was ist ein strukturierter Datensatz?

Bei einem strukturierten Datensatz für E-Rechnungen handelt es sich um eine standardisierte Form der Datenorganisation. Er enthält spezifische Informationen über eine Rechnung, wobei die Datenfelder klar definiert sind und einem einheitlichen Format folgen (PDF-Dateien zählen nicht zu diesen Datensätzen). Dies ermöglicht die automatisierte Verarbeitung und Integration in ERP-Systemen wie Business Central.

Was ist ein unstrukturierter Datensatz?

Ein unstrukturierter Datensatz ist das Gegenteil eines strukturierten Datensatzes. Hierbei sind die Daten nicht in einem fest definierten Format organisiert, sondern liegen in einem freien oder variablen Format vor.

Der Brexit Was in Dynamics 365
Business Central
zu beachten ist

Die rechtlichen Vorgaben rund um die E-Rechnung

Welche Fristen gehen mit der Änderung einher?

Auf der Grundlage des Wachstumschancengesetzes wird die E-Rechnung ab 01.01.2025 für Unternehmen mit B2B-Geschäft verpflichtend. Diese Pflicht wird mittels mehrerer Fristen umgesetzt:

• Ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmen, die steuerbare und steuerpflichtige inländische B2B-Umsätze verzeichnen, in der Lage sein, E-Rechnungsformate zu empfangen und zu verarbeiten.
• Bis zum 31.12.2026 ist der Versand von Papierrechnungen gestattet. Auch andere elektronische Formate als DIN EN 16931, wie z. B. PDF, dürfen versendet werden, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis 800.000 € gilt diese Regelung sogar bis zum 31.12.2027.
• Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 € B2B-Rechnungen im elektronischen Format DIN EN 16931 ausstellen.
• Ab dem 01.01.2028 sind alle Unternehmen verpflichtet, B2B-Rechnungen gemäß der neuen Formatvorschriften im E-Rechnungsformat zu versenden und zu empfangen.

Zugelassene E-Rechnungsformate

Den aktuellen Gesetzesvorgaben entsprechen zurzeit nur die folgenden drei Formate:

• XRechnung
• ZUGFeRD-Versionen, größer gleich V2.0.1
• PEPPOL BIS-Versionen größer gleich V3

Hinweis: Es ist allerdings nicht auszuschließen, dass ggf. weitere Formate hinzukommen werden.

E-Rechnungspflicht ab 2025 – kurz und bündig

Zunächst sind Sie ab dem 01.01.2025 also erst einmal verpflichtet, in der Lage zu sein, E-Rechnungen in Empfang zu nehmen und zu verarbeiten, insofern Sie eine E-Rechnung erhalten. Hierbei erfüllen Sie sogar schon die gesetzlichen Pflichten, wenn Sie imstande sind, lediglich eines der Formate, die der Norm entsprechen, zu empfangen und zu verarbeiten.

Übertragungsmöglichkeiten und technische Voraussetzungen von E-Rechnungen

Übermittlung von E-Rechnungen

Unternehmen haben die Wahl, wie sie ihre E-Rechnungen versenden und empfangen möchten. Eine theoretische Möglichkeit wäre die Übertragung von XML-Dateien per E-Mail. Allerdings gibt es effizientere Wege. Hierfür steht im Standard-Funktionsumfang von Business Central die Möglichkeit zur Verfügung, einen Belegaustauschdienst zu verwenden, was weiter unten im Abschnitt ‘E-Rechnung: Die Standard-Funktionalität in Business Central’ genauer beschrieben wird.

Leichterer Übergang zur digitalen Rechnung: Verschiedene Lösungen aus dem Marketplace

Wie im Abschnitt ‘Die rechtlichen Vorgaben rund um die E-Rechnung’ erwähnt, tritt die gesetzliche Verpflichtung zur Annahme der E-Rechnungen Anfang 2025 in Kraft. Grundlegend erfüllen sowohl Dynamics NAV ab Version 2016 als auch Dynamics 365 Business Central die Voraussetzungen zum Empfang von E-Rechnungen.

Business Central verfügt zusätzlich auch über die Strukturen zum Versand gesetzeskonformer Formate. Um Unternehmen bei der Umsetzung der Gesetzesanforderung unter die Arme zu greifen, bieten Dienstleistende Lösungen über den Business Central Marketplace an, welche beim Versand und Empfang von E-Rechnungen unterstützen. Diese spezialisierten Dienstleistenden entwickeln und implementieren maßgeschneiderte E-Rechnungs-Lösungen, die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und den Übergang zur digitalen Rechnungsstellung erleichtern. In der folgenden Tabelle finden Sie einige vielversprechende Dienstleistende – sortiert nach Version.

✔️ = Mögliche Lösung
❌ = Keine mögliche Lösung
❓ = Keine Information bekannt

E-Rechnung: Die Standard-Funktionalität in Business Central

Im Standard-Funktionsumfang von Business Central stehen Ihnen Möglichkeiten zum Versenden und Empfangen von E-Rechnungen im Format PEPPOL BIS 3 über einen Belegaustauschdienst zur Verfügung. Um einen solchen Dienst zu hinterlegen, rufen Sie bitte ‘Belegaustauschdienst – Einrichtung’ auf. Hier werden Sie feststellen, dass der Service von Tradeshift vorbelegt ist. Dieser unterstützt jedoch nur die Formate PEPPOL BIS 2.0 und PEPPOL BIS 2.1 (Stand: Juli 2024).

Um einen anderen Dienst zu hinterlegen, füllen Sie die Felder entsprechend der folgenden Vorgaben.

E-Rechnungen in Business Central empfangen und versenden – Einrichtungen in den Stammdaten

Business Central unterstützt den Versand und Empfang von E-Rechnungen im PEPPOL BIS-Format.

Manueller Empfang und Versand

Für den manuellen Versand und Empfang von E-Rechnungen in Business Central ist es erforderlich, dass Sie entsprechende Einrichtungen an den folgenden Stammdaten vornehmen.

Empfang und Versand über den Belegaustauschdienst

Damit Sie den integrierten Belegaustauschdienst verwenden können, ist es zusätzlich erforderlich, dass Sie die folgenden Einrichtungen vornehmen.

E-Rechnungen in Business Central – Versand und Empfang von E-Rechnungen über den Belegaustauschdienst

Um E-Rechnungen im PEPPOL BIS-Format über den Belegaustauschdienst versenden zu können, navigieren Sie als Nächstes in die Belegsendeprofile. Hier können Sie entweder ein bestehendes Profil bearbeiten oder ein neues Profil anlegen. Wählen Sie nun unter ‘Sendeoptionen’ im Feld ‘Elektronischer Beleg’ den Wert ‘Über Belegaustauschdienst’ aus, um den Dienst zu nutzen, den Sie hinterlegt haben. Daraufhin wählen Sie bitte für das Format den Wert ‘PEPPOL BIS3’. Um dieses Belegsendeprofil auf alle Debitoren anzuwenden, aktivieren Sie unter ‘Allgemein’ das Kontrollkästchen ‘Standard’.

Außerdem ist wichtig, dass Sie vor dem Buchen der Verkaufsrechnung einen Wert im Feld ‘Ihre Referenz’ beim entsprechenden Beleg hinterlegen. Andernfalls ist ein Buchen des Belegs nicht möglich.

Um nun E-Rechnungen über den Belegaustauschdienst zu versenden, führen Sie in der Gebuchten Verkaufsrechnung die Aktion ‘Drucken/Senden>Senden…’ aus. Das Fenster, das sich daraufhin öffnet, sollte folgendermaßen aussehen:

Hier bestätigen Sie dann mit ‘OK’ und die Rechnung wird versandt.

Der Empfang wird über eine dazu einzurichtende Aufgabenwarteschlange durchgeführt, welche die E-Rechnungen über den Belegaustauschdienst abruft. Diese wird mit Aktivierung des Belegaustauschdienstes automatisch erstellt.

E-Rechnungen in Business Central – manueller Versand von E-Rechnungen

Um E-Rechnungen in Business Central manuell – bspw. per E-Mail – zu versenden, nutzen Sie nach dem Buchen von Belegen in der Gebuchten Verkaufsrechnung die Aktion ‘Drucken/Senden>Senden…’:

Nach Auswahl des elektronischen Belegs als Datenträger sowie PEPPOL BIS3 als Format und durch das abschließende Bestätigen mit ‘OK’ wird die XML-Datei zum Versand erstellt:

E-Rechnungen in Business Central – manueller Empfang von E-Rechnungen

Für den manuellen Empfang elektronischer Belege navigieren Sie über die Suche in ‘Eingehende Belege’. Wählen Sie hier über ‘Neu>Aus Datei erstellen’ und ziehen Sie die einzulesende Datei in das Drag & Drop-Fenster, das sich nun öffnet:

Im folgenden Fenster können Sie bereits grundlegende Informationen zum Beleg entnehmen:

Wenn alle Daten korrekt sind, kann nun über den Aufruf ‘Beleg erstellen’ der zugehörige Beleg in Business Central generiert werden:

Im Anschluss können Sie mit dem erstellten Beleg wie gewohnt weiterarbeiten.

Belegzeilen der Art „Artikel“ werden dann angelegt, wenn die übergebene Artikelnummer in den Artikelreferenzen zu dem Kreditoren gefunden werden konnte. Wenn die Nummer nicht bekannt ist, wird eine Belegzeile mit der Art „Sachkonto“ angelegt:

Verarbeitung von E-Rechnungen in der aktuellsten Version von Business Central

In der aktuellsten Version von Business Central (Stand: 13.02.2025) wird insbesondere der Empfang von E-Rechnungen weiter erleichtert.

So steht Ihnen nun der Aufruf E-Belegdienste zur Verfügung, über welchen Sie folgenden Eintrag finden sollten:

Über den Aufruf des Eintrags gelangen Sie in die Einrichtung:

Über Belegformat können Sie hier nun definieren, ob der Dienst zum Verarbeiten von E-Rechnungen im Format PEPPOL BIS 3.0 oder im Format XRechnung genutzt wird.

Unter Dienstintegration finden Sie die in Business Central integrierten Dienste zum automatisierten Austausch von E-Rechnungen. Aktuell stehen Ihnen hier standardisiert Pagero und Avalara zur Verfügung. Zur Verwendung dieser Dienstleistenden wählen Sie zunächst einen Eintrag aus und navigieren anschließend in die Einrichtung der Dienstintegration über die gleichnamige Schaltfläche. Die hier zu hinterlegenden Authentifizierungsdaten müssen Sie beim jeweiligen Anbietenden erwerben.

Im weiteren Verlauf des Artikels werden Sie den manuellen Weg zur Verarbeitung von elektronischen Rechnungen kennenlernen.

Über die Seite ‘E-Belege’ wählen Sie den Aufruf Neu aus Datei aus.

Anschließend wählen Sie den entsprechenden E-Belegdienst aus und bestätigen mit OK. Daraufhin wählen Sie eine Datei aus oder ziehen diese per Drag & Drop in das Fenster, das sich geöffnet hat.

Insofern der zugehörige Kreditor erkannt wurde ergeben sich aus dem Import zwei Optionen.

1. Kreditor ohne hinterlegte Einkaufsbestellung

Wenn keine Einkaufsbestellung beim entsprechenden Kreditor vorhanden ist, erzeugt Business Central automatisch eine Bestellung mit den in der E-Rechnung hinterlegten Informationen. Diese wird zum einen direkt mit dem E-Beleg verknüpft, was an dem entsprechenden Kennzeichen im Bestellkopf zu erkennen ist:

Außerdem werden die Rechnungszeilen automatisch den Bestellzeilen zugeordnet, wodurch kein manueller Abgleich, wie weiter unter Kreditor mit hinterlegter Einkaufsbestellung beschrieben, mehr erforderlich ist.

2. Kreditor mit hinterlegter Einkaufsbestellung

Sollten bereits Bestellungen für den Kreditor im System vorhanden sein, können Sie die eingehende Rechnung entweder über die Auswahl des Datensatzes und der Bestätigung durch OK einer vorhandenen Bestellung zuordnen oder über die Schaltfläche Neu eine neue Bestellung erstellen.

Beim Ausführen der Aktion Neu gelangen Sie in eine leere Bestellung für den erkannten Kreditor, die Sie gemäß der eingehenden Rechnung händisch bearbeiten müssen:

Wählen Sie hingegen eine vorhandene Bestellung aus und bestätigen mit OK, ist die Rechnung zwar mit der Bestellung verknüpft, die Rechnungszeilen sind allerdings noch nicht den Bestellzeilen zugeordnet.

Um die Zuordnung durchzuführen navigieren Sie in die Einkaufsbestellungen. Wenn Sie die entsprechende Bestellung markieren steht Ihnen die Aktion E-Belegzeilen zuordnen bei all denjenigen Bestellungen zur Verfügung, für die noch keine Zuordnung stattgefunden hat und mit denen ein E-Beleg verknüpft ist:

Durch das Ausführen der Aktion gelangen Sie in den Bestellabgleich:

Hier müssen Sie zunächst die importierten Zeilen auf der linken Seite mit den Bestellpositionen auf der rechten Seite abgleichen. Dabei können Sie nur Bestellpositionen nutzen, die bereits im System geliefert wurden – dies ist am Feld Verfügbare Menge erkennbar. Im obigen Beispiel wurden die bestellten fünf Artikel bereits geliefert.

Sollten Sie die bestellten Waren im System beispielsweise noch nicht als geliefert gebucht haben, wäre der Wert im Feld Verfügbare Menge entsprechend 0:

Sie können jedoch über Beleg>Bestellung in die zugehörige Bestellung navigieren und so den Wareneingang buchen.

Zum Abgleichen wählen Sie nun die einander zugehörigen Zeilen aus und nutzen anschließend über Zuordnung die Aktion Manuell abgleichen:

Die bereits vollständig abgeglichenen Zeilen werden nun grün markiert. Zusätzlich werden die Werte in den Feldern Abgeglichene Menge sowie Menge akt. Rechnung gemäß der zugeordneten Menge angepasst.

Die Aktion Automatisch abgleichen lässt das System automatisch all die Zeilen suchen und abgleichen, deren Art, Nummer, Stückpreis, Rabatt und Einheit identisch sind. Über den Abgleich mit Copilot (sowohl auf der Übersicht der Bestellungen als auch im Bestellabgleich) wird der Abgleich durch Microsofts KI durchgeführt. Diesen Abgleich zu überprüfen ist allerdings derzeit noch sehr empfehlenswert!

Sollten Sie oder die KI bei der Zuordnung Fehler gemacht haben, stehen Ihnen die Funktionen Übereinstimmung entfernen zum Revidieren des Abgleichs der markierten Zeilen sowie Zuordnung zurücksetzen zum Entfernen aller Übereinstimmungen zur Verfügung.

Um den Abgleich abzuschließen führen Sie unter Start die Aktion Auf Bestellung anwenden aus:

Hierdurch gelangen Sie in die Einkaufsbestellung, um diese auch abschließend buchen zu können. Dabei wird die kreditorische Rechnungsnummer automatisch übertragen:

Wenn Sie abschließend noch einmal den E-Beleg im XML-Format aufrufen wollen, ist dies in der gebuchten Einkaufsrechnung über Zugehörig>E-Beleg>E-Beleg öffnen möglich:

In dem Fenster, das sich öffnet, können Sie zum ursprünglichen E-Beleg navigieren:

Klicken Sie hier auf die Zahl in der Spalte Protokolle (hier die 6), um in die E-Beleg-Protokolle zu gelangen. Dort können Sie durch Auswahl des Eintrags mit einem Wert im Feld Dateigröße (B) und die Aktion Datei exportieren die entsprechende XML-Datei herunterladen:

Hinweise: Wo die Funktionen an ihre Grenzen stoßen

Die hier dargestellten Funktionen bilden letztlich das gesetzliche Mindestmaß ab. Sie werden dazu befähigt, E-Rechnungen in einem definierten Format zu verarbeiten und zu versenden. Allerdings stößt der Business Central-Standard an seine Grenzen, wenn es beispielsweise darum geht, eine Sammelrechnung einzulesen. So kann bei dem unter Kreditor mit hinterlegter Einkaufsbestellung beschriebenen Bestellabgleich lediglich dann der Abgleich durchgeführt werden, wenn die Rechnungszeilen exakt den Bestellzeilen entsprechen. So bildet eine einzelne Bestellung nicht alle Positionen einer Sammelrechnung ab, was das System im Abgleich entsprechend unterbindet. Ebenso ist es aktuell noch nicht möglich Zu- und Abschläge zu händeln, da diese Positionen auf der Seite der Bestellung im Bestellabgleich nicht dargestellt werden.

Darüber hinaus bieten die Standardformate in Business Central nur die Möglichkeit, E-Rechnungen im UBL-Format zu verarbeiten. Dem gegenüber steht das andere (ebenfalls gängige) Format UN/CEFACT, welches zwar die gleichen Informationen liefert, diese allerdings in einer anderen Reihenfolge darstellt. Sinnbildlich liefert UBL seine Informationen in der Struktur A B C D E, UN/CEFACT liefert sie hingegen in der Formatierung E C A B D. Um also mit beiden Formaten arbeiten zu können wäre es erforderlich, gesonderte Datenaustauschdefinitionen zu erstellen.

Weitere Alternativen: Externe Tools und DMS

Sollte für Ihre Dynamics-NAV Version keine Lösung zur Verfügung stehen, welche das Thema „E-Rechnung“ zufriedenstellend abbilden kann, so empfehlen wir Ihnen, zu prüfen, ob ein Update auf die aktuelle Business Central-Version in Frage kommt. Generell ist es empfehlenswert, das ERP-System auf dem aktuellen Stand zu halten, um von vielen Neuerungen profitieren zu können.

Ausmisten für die Migration in die Cloud So entsorgen Sie alte
Anpas­sungen und stellen
Ihre Innovations­fähigkeit sicher

Alternativ gibt es externe Tools, welche sich mit dem Empfangen und Versenden von E-Rechnungen beschäftigen. Außerdem lohnt sich ein Blick auf das DMS-Portfolio, sofern Sie mit einem Document Management System (DMS) arbeiten. Denn auch im DMS könnte es Workflows geben, welche für E-Rechnungen eingehalten werden sollten.

Fazit: Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen durch die Umstellung auf E-Rechnungen

Die Umstellung auf E-Rechnungen mag auf den ersten Blick komplex erscheinen, doch mit dem richtigen Anbietenden und Partner an Ihrer Seite bietet sie die Chance auf Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen. Dynamics NAV und Dynamics 365 Business Central bieten die Voraussetzungen, damit Sie von den Vorteilen der E-Rechnung profitieren können.

Potenzial für Effizienzsteigerungen

• Reduzierung von Arbeitsschritten
• Kürzere Bearbeitungszeiten
• Transparente Workflows

Potenzial für Kostensenkungen

• Reduzierung von Druck- und Versandkosten
• Effiziente Rechnungsverarbeitung
• Verringerung von Fehlerkosten
• Schnellere Zahlungseingänge
• Rabatte & Skonto-Einhaltung bei Verbindlichkeiten

Unsicher, ob Sie die Anforderungen erfüllen? Wir helfen gerne weiter!

Kontaktieren Sie uns gerne, sollten Sie unsicher sein, ob Ihre Dynamics NAV-Anwendung die Anforderungen der E-Rechnungspflicht erfüllt. Wir unterstützen Sie auch bei einem Upgrade oder einer Neueinführung von Business Central.