Berichtseinstellung­en in Dynamics NAV Berichte immer
wieder nutzen

In den Berichtseinstellungen lassen sich grundlegende Filtereinstellungen zu einem Bericht vordefinieren. Die Möglichkeiten, die sich Ihnen dadurch bieten, wollen wir Ihnen nun anhand von Beispielen näher erläutern. Öffnen SIe zunächst einmal die Seite „Berichtseinstellungen“.

Sie erstellen nun eine neue Berichtseinstellung. Erst mit dem kumulativen Update 06 für Microsoft Dynamics NAV 2017 wurden die deutschen Übersetzungen für die Berichtseinstellungen hinterlegt. So wurde zum Beispiel aus „Last used options and filter“ „Zuletzt verwendete Optionen und Filter“.

Wenn Sie auf „Neu“ klicken, wird automatisch eine neue Zeile eingetragen. Dieser Einstellung geben Sie den Namen „Testeinstellung“. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, einen Bericht zu hinterlegen. Wählen Sie für dieses Beispiel den Bericht „Bankkontojournal“ mit der ID 1403.

In der nächsten Spalte „Zugewiesen an“ können Sie den Benutzer auswählen, für den diese Berichtseinstellung gültig sein soll. Die darauffolgende Spalte „Erstellt von“ wird automatisch beim Erstellen der neuen Zeile mit Ihrem aktuellen Benutzernamen ge­füllt.

In der nächsten Spalte haben Sie nun die Möglichkeit, Ihre vordefinierte Filterung des Berichts auch anderen Be­nutzern zur Verfügung zu stellen, indem Sie den Haken setzen. Dadurch verschwindet aber natürlich jeder Wert, den Sie bereits in der Spalte „Zugewiesen an“ eingetragen haben.

Zu guter Letzt geht es nun an die Ein­stellungen des Filters an sich. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Zeile mit dem passenden Bericht ausge­wählt haben und klicken Sie oben im Menüband auf „Bearbeiten“.

Nun öffnet sich folgendes Fenster, in welchem Sie Ihre Filter setzen können. Beispiel­haft sollen nur Datensätze in den Bericht aufgenommen werden, deren Lfd. Nr. kleiner als der Wert „50“ ist.

Mit einem Klick auf „OK“ schließen Sie das Fenster und die vorgefertigte Berichtseinstellung für den Bericht „Bankkontojournal“ ist unter dem Namen „Testeinstellung“ gespeichert. Nun öffnen Sie diesen Bericht und es erscheint das folgende Fenster.

Um nun die bereits definierten Einstellungen aufrufen zu können, klicken Sie im Register „Saved Settings“ im einzigen Feld „Name“ auf den nach unten zeigenden Pfeil, um das Drop-Down-Menü mit vorgespeicherten Einstellungen einzusehen. Dort finden Sie neben dem Standardwert „Zuletzt verwendete Optionen und Filter“, den Sie gleich noch kennenlernen werden, Ihre gespeicherte Einstellung „Test­einstellung“.

Wählen Sie diese aus, werden genau die Filter gesetzt, welche Sie in den „Berichtseinstellungen“ hinterlegt haben. Es lassen sich auch keine weiteren Änderungen in diesem Filter vornehmen.

Nun können Sie den Bericht wie gewohnt ausdrucken.

Kommen wir nun zu der gerade kurz erwähnten Filtereinstellung „Zuletzt verwendete Optionen und Filter“. Diese Option wird Ihnen bei einem Bericht erst dann angezeigt, wenn Sie in diesem schon einmal Filter ange­wen­det haben. Sobald Sie für einen Bericht Filter verwendet haben, werden diese auf der Seite „Berichtsein­stel­lungen“ mit Ihrem Benutzernamen und dem entsprechenden Bericht hinterlegt. Dies zeigen wir Ihnen nun ebenfalls in einem Beispiel.

Nutzen Sie dafür wieder den Bericht „Bankkontojournal“. Beim erstmaligen Öffnen finden Sie die Option „Zuletzt verwendete Optionen und Filter“ noch nicht vor. Tragen Sie nun eine beispielhafte Filterung ein.

Nach einem Klick auf „Vorschau“ schauen Sie sich diesen Bericht kurz an und schließen das Fenster wieder.

Gehen Sie wieder zurück auf die Seite „Berichtseinstellungen“ und suchen dort nach Ihrer entspre­chen­den Filterung „Zuletzt verwendete Optionen und Filter“ mit dem Bericht „Bankkontojournal“ und Ihrem Benutzer­na­men.

Rufen Sie nun diese gespeicherte Filterung wieder über die Funktion „Bearbeiten“ im Menüband auf.

Zu sehen ist genau die Filterung, die Sie bereits im Bericht eingetragen hatten. Würden Sie nun den Wert der Filterung verändern, würde sich auch die Filterung im Bericht ändern.

Rufen Sie anschließend wieder den Bericht „Bankkontojournal“ auf, sehen Sie Ihre neue Änderung direkt.

Interessant wäre vermutlich auch das folgende Szenario. Angenommen, Sie sind dabei, ein Ver­kaufs­angebot auszudrucken. Wenn Sie im Menüband auf die Option „Drucken“ klicken, können Sie im darauffolgenden Fenster Filterbedingungen setzen. Nachdem Sie den Bericht gedruckt haben und darauf­hin noch einmal die Aktion „Drucken“ auswählen, sollte Ihnen eine Sache auffallen: In der Option „Zuletzt verwendete Optionen und Filter“ sind Ihre vorherigen Filterwerte nicht übernommen worden. Ändern Sie allerdings die „Gespeicherten Einstellungen“ und wechseln Sie dann wieder zu der Option „Zuletzt verwendete Optionen und Filter“, werden plötzlich doch die im vorherigen Durchlauf festgelegten Filterbedingungen hinterlegt. Doch woran liegt das? Der Grund ist, dass der Filter auf dem Record durch den geschriebenen Code gesetzt und deshalb die vorherige Einstellung übersteuert wird.

Dies bezieht sich natürlich nicht nur auf Verkaufsangebote, sondern auch auf sonstige Belege, die über die Funktion „Drucken“ im Menüband verfügen.

Der große Vorteil der Berichtseinstellungen liegt auf der Hand. Es können vordefinierte Filterungen erstellt werden, welche die Anwendenden in ihrer täglichen Arbeit regelmäßig nutzen. So kann Arbeitszeit eingespart werden, die ansonsten dafür notwendig wäre, immer wieder Filter zu setzen.