Filtern in Microsoft Dynamics NAV Benötigte Daten
schnell finden

Wo und wie lassen sich Filter nutzen?

In unserem Video-Tutorial werden wir im Speziellen auf das Filtern in „Microsoft Dynamics NAV“ eingehen. Wir werden zum einen zeigen, wo im rollenbasierten Client Filter angewendet und zum anderen, wie Filter­aus­drücke aufgebaut werden können.

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Sprechertext

Den gesamten Sprechertext (Video Transcript) finden Sie nachfolgend:

Hallo und herzlich Willkommen zu einem weiteren Video-Tutorial zum Thema Microsoft Dynamics NAV. In diesem Video werden wir im Speziellen auf das Filtern in „Microsoft Dynamics NAV“ eingehen. Wir werden Ihnen zum einen zeigen, wo im rollenbasierten Client Filter angewendet und zum anderen wie Filterausdrücke aufgebaut werden können.

Wir beginnen nun damit, Ihnen die verschiedenen Stellen im rollenbasierten Client zu zeigen, an denen Filter verwendet werden können.

Filter können zum einem auf Listen, die mehrere Datensätze anzeigen, verwendet werden. Auf diesen können Sie den Schnellfilter, den erweiterten Filter und den „Summenberechnung einschränken“-Filter verwenden. Letzterer wird auch häufig als FlowFilter bezeichnet. Auf diese Filter werden wir noch im Laufe des Videos eingehen. Den erweiterten Filter und den „Summenberechnung einschränken“-Filter können Sie auch auf Unterseiten, zum Beispiel bei den Auftragspositionen im Auftrag, auf einem Berichtsdruck, zum Beispiel dem Berichtsdruck „Artikel – Top 10 Liste“ und bei Stapelläufen, wie zum Beispiel dem Stapellauf „Artikelpreise justieren“, verwenden.

Da Sie nun im Groben wissen, wo im rollenbasierten Client Filter genutzt werden können, möchten wir Ihnen nun zeigen, wie Filterausdrücke verwendet werden.

Angenommen, Sie suchen nach einem bestimmten Artikel in Ihrer Artikelliste. Es wäre nun sehr zeitaufwendig, wenn Sie die gesamte Liste nach diesem Artikel durchsuchen würden. Natürlich können Sie auch die Artikelnummern auf- oder absteigend sortieren, durch einen Klick auf die entsprechende Spalte „Nr.“, allerdings wäre diese Methode nicht viel effektiver. Um wirklich schnell Ihren gewünschten Artikel ausfindig zu machen, finden Sie rechts oberhalb der Liste das Feld für die Filtereingabe, den Schnellfilter.

Suchen wir nun zum Beispiel den Artikel „Kabel für Lautsprecher“, geben wir diese Beschreibung einfach in das Eingabefeld ein und überprüfen dann, ob der Schnellfilter auf die richtige Spalte eingestellt wurde, wie in unserem Beispiel auf das Feld „Beschreibung“. Damit wir unsere Filter setzen können, drücken wir hierfür entweder die Eingabe-Taste, die Tabulator-Taste oder klicken auf den blauen Pfeil. Nun wird uns der gewünschte Artikel angezeigt.

Angenommen, uns ist aber die genaue Beschreibung eines gesuchten Artikels nicht bekannt und wir wissen nur, dass es sich bei diesem um einen Lautsprecher handelt, so würde es in diesem Fall erst einmal reichen, wenn wir in das Eingabefeld „Lautsprecher“ eintragen würden. Dieses Beispiel soll Ihnen zeigen, dass es auch möglich ist, nur nach Teilwerten zu filtern.

Das ist aber nur eine der vielen Möglichkeiten für das Filtern in Microsoft Dynamics NAV. Die weiteren Filterausdrücke werden wir Ihnen nun näher bringen.

Wir haben auch die Möglichkeit, nach bestimmten Intervallen zu filtern. Möchten wir also zum Beispiel alle Artikel mit einer Nummer im Bereich 70.000 und 80.000 anzeigen, geben wir „70000..80000“ in den Schnellfilter ein und setzen das Suchfeld auf „Nr.“. Oder möchten wir zum Beispiel gerne alle Artikel bis zu der Nummer 80.000 anzeigen lassen, dann geben wir nur „..80000“ ein. Bitte achten Sie darauf, dass Sie exakt zwei Punkte verwenden.

Wenn wir uns entweder den Artikel mit der Nummer 70.000 oder 80.000 anzeigen lassen wollen, müssen wir den „Oder-“Operator verwenden. Dieser wird durch das sogenannte „Pipe“-Symbol dargestellt. Geben wir nun in das Eingabefeld „70000|80000“ ein. In unserem Beispiel wird uns nun nur der Artikel mit der Nummer 70.000 angezeigt, da kein Artikel mit der Nummer 80.000 vorhanden ist.

Der nächste Filterausdruck ist der „Größer als“-Operator. Wie der Name bereits verrät, werden hiermit Datensätze gefiltert, die größer als ein bestimmter Wert sind. Wenn wir also „>70000“ in das Eingabefeld eintragen, werden uns alle Nummern nach 70.000 angezeigt. Natürlich können wir diesen Filterausdruck auch mit dem „Kleiner als“-Operator verwenden. Fügen Sie diesem Filterausdruck noch ein „=“-Zeichen hinzu, erhalten Sie den „Größer- gleich bzw. Kleiner gleich“- Filterausdruck. Geben wir zum Beispiel „>= 70000“ ein, werden uns alle Artikel ab einschließlich 70.000 aufgelistet.

Möchten wir uns zum Beispiel alle Datensätze bis auf einen bestimmten anzeigen lassen, müssen wir den „Ungleich“-Operator verwenden, welcher durch die folgenden Zeichen symbolisiert wird. Wenn wir also zum Beispiel alle Datensätze, außer den mit der Nummer 70201, angezeigt bekommen möchten, müssen wir in das Eingabefeld „<>70201“ eintragen.

Ein weiterer Filterausdruck ist der „Und“-Operator. Suchen wir zum Beispiel nach Artikeln, deren Nummer größer als 70.000 und kleiner als 80.000 ist, tragen wir in das Eingabefeld „>70000&<80000“ ein. Das Symbol für diesen Filterausdruck ist hierbei das „&“-Zeichen, welches aber nicht allein in Verbindung mit zwei Nummern verwendet werden kann, da kein Datensatz zwei Nummern gleichzeitig aufweist. Würden wir also beispielsweise „123&456“ eingeben, würden Sie keine Ergebnisse bekommen.

Natürlich können Sie auch andere Filterausdrücke miteinander verbinden. Wenn Sie also zum Beispiel „<>70000&<>80000“ eingeben, werden Ihnen alle Artikel, außer die mit der Nummer 70.000 und 80.000, angezeigt.

Nachdem Sie nun die Filterausdrücke und den Schnellfilter kennengelernt haben, möchten wir Ihnen auch den Erweiterten Filter vorstellen.

Für diesen klicken wir rechts neben dem blauen Pfeil auf den Pfeil, der nach unten zeigt. Dieser klappt uns nun den erweiterten Filter auf. Alternativ können wir auch die Tastenkombination Umschalt + F3 verwenden oder wir klicken auf „Artikel“ und anschließend auf „Erweiterter Filter“.

Dieses Mal suchen wir in unseren Beispielen allerdings nicht nach Artikelnummern, sondern nach dem Basiseinheitencode. Deshalb wählen wir diesen statt der Artikelnummer aus. In unserem Beispiel gibt es die Einheiten Dose, Gramm, Karton, Stück und so weiter. Möchten wir uns nun alle Artikel mit dem Basiseinheitencode „Stück“ anzeigen lassen, wählen wir diese Einheit entweder im Drop-down-Menü aus oder geben in das Feld „Stück“ ein.

Bis hierhin unterscheidet sich der erweiterte Filter noch nicht vom Schnellfilter. Den eigentlichen Unterschied werden wir Ihnen nun näherbringen. Beim erweiterten Filter haben wir die Möglichkeit weitere Filterbedingungen zu setzen, nämlich durch einen Mausklick auf die Option „Filter hinzufügen“.

Nun wollen wir eine zweite Bedingung setzen. Es sollen uns nämlich zusätzlich nur Artikel angezeigt werden, deren Nummer kleiner als 80.000 und größer als 70.000 ist. Dafür müssten Sie dann „<80000&>70000“ in das Eingabefeld eingeben. Sobald wir unsere Eingabe bestätigt haben, erhalten wir daraufhin die entsprechend gefilterte Auflistung.

Ein weiterer wichtiger Unterschied zwischen dem erweiterten Filter und dem Schnellfilter ist, dass der erweiterte Filter sehr penibel arbeitet. Während es bei dem Schnellfilter reicht, Teilwerte einzugeben, wie in unserem vorhin genannten Beispiel mit dem Teilwert „Lautsprecher“, würden wir im gleichen Fall beim erweiterten Filter allerdings keine Auflistung bekommen. Um dieses Problem zu vermeiden, verwenden wir hierfür das „Sternchen“-Symbol. Geben wir nun in das Eingabefeld „Lautsprecher“ ein, erhalten wir die entsprechend gewollte Auflistung.

Dieser Operator ist mehrfach einsetzbar. Setzen wir ihn zum Beispiel an den Anfang der Zahlenfolge, also beispielsweise „201“, bekommen wir als Ergebnis eine Auflistung mit allen Artikelnummern, welche auf „201“ enden. Wird der Operator allerdings ans Ende gesetzt, also „201*“, werden uns alle Datensätze angezeigt, deren Nummer mit „201“ beginnen. Wir können den Operator aber auch an den Anfang und an das Ende der Zahlenfolge setzen, also „201“. Dann würden wir eine Auflistung mit Nummern bekommen, die eine 201 enthalten, vollkommen egal an welcher Stelle sich diese befindet. Zu guter Letzt können wir den Operator auch in die Mitte der Zahlenfolge setzen, also zum Beispiel „80*05“, bekommen wir eine Auflistung aller Artikel, welche mit „80“ beginnen und mit „05“ enden.

Neben dem „Sternchen“-Symbol, welches als Platzhalter für beliebig viele Zeichen gilt, gibt es noch das „Fragezeichen“-Symbol, welches als Platzhalter für immer genau ein Zeichen gilt. Haben wir soeben mit dem Filter „80*05“ noch die Datensätze mit den Nummern „8005“, „80105“, „807705“ gefunden, wird uns bei dem Filter „80?05“ nur noch der Datensatz mit der Nummer „80105“ angezeigt. Wir können allerdings auch den Filter „80??05“ verwenden, um den Datensatz mit der Nummer „807705“ zu finden.

Kommen wir nun zum letzten Filter, den wir Ihnen in diesem Tutorial vorstellen möchten, nämlich dem FlowFilter „Summenberechnung einschränken“. Falls Sie sich nun fragen, was ein FlowFilter genau ist, werden wir Ihnen eine kurze Erläuterung geben.

FlowFilter werden ausschließlich für die Filterung von sogenannten FlowFields verwendet. In FlowFields werden Daten nicht gespeichert, sondern bei Bedarf werden diese durch eine hinterlegte Formel berechnet. FlowFilter hingegen berechnen keine Werte und zeigen auch keine an. Sie sind das Hilfsmittel, um die Berechnung von FlowFields weiter einschränken zu können.

Den FlowFilter „Summenberechnung einschränken“ öffnen wir mit der Tastenkombination Strg + Umschalt + F3 oder mit einem Klick auf „Artikel“ und dann „Summenberechnung einschränken“. Nun klicken wir auf „Filter hinzufügen“ und müssen dann unsere „Wenn“-Bedingung setzen. Wenn wir erneut auf „Filter hinzufügen“ klicken, können wir eine „Und“-Bedingung setzen. Wollen wir eine gesetzte Bedingung wieder entfernen, reicht ein Mausklick auf das rote X neben dieser Bedingung.

Zu guter Letzt möchten wir Ihnen nun noch ein Beispiel zeigen, wie Sie den „Summenberechnung einschränken“-Filter anwenden können. Schauen wir uns zuerst einmal in der Artikelliste den Artikel 1900-S „PARIS Gästestuhl, schwarz“ an. Dafür wählen wir diesen aus und klicken in der Menüleiste unter „Start“ auf „Bearbeiten“. Nun öffnet sich die Artikelkarte und unter „Allgemein“ können wir sehen, dass der Lagerbestand 299 Einheiten beträgt. Jetzt schließen wir dieses Fenster wieder und öffnen den FlowFilter „Summenberechnung einschränken“. Dort wählen wir „Lagerortfilter“ aus und legen diesen auf „GRÜN“ fest. Nun öffnen wir wieder die Artikelkarte des Artikels 1900-S und stellen fest, dass sich der Lagerbestand auf 41 Einheiten reduziert hat. Dabei handelt es sich nun um den aktuellen Lagerbestand aus dem grünen Lager.

Wir hoffen, dass dieses Tutorial Ihnen die verschiedenen Filterausdrücke sowie den Schnellfilter, den erweiterten Filter und den FlowFilter in Microsoft Dynamics NAV gut vermitteln konnte.

Bis zum nächsten Mal.