Frühjahrsputz in Business Central So halten Sie
Ihr ERP-System
sauber und effizient

Frühjahrsputz in Dynamics 365 Business Central

Regelmäßig gründlich auszumisten und sich von altem Ballast zu befreien, lohnt sich nicht nur in den eigenen Vier Wänden. Auch für ein ERP-System wie Business Central ist ein Frühjahrsputz durchaus sinnvoll.

Denn: Ehe man sich versieht, sammeln sich im ERP-System eine ganze Menge Daten an. Das kann wiederum zu allerlei Problemen führen: Kostbarer Speicherplatz wird belegt, die allgemeine Übersichtlichkeit nimmt ab – und der Verwaltungsaufwand zu. Zusätzlich leiden die Effizienz und Performance. Es kann zum Beispiel zu verlängerten Ladezeiten und verzögerten Reaktionszeiten im System kommen. Nutzen Sie die Frühjahrszeit, um Ihr Business Central wieder auf Hochglanz zu polieren. 🧹

Folge 120

Frühjahrsputz im ERP-System

Der Frühling steht vor der Tür – und damit auch die beste Zeit, um mal wieder gründlich aufzuräumen! …

Der Frühling steht vor der Tür – und damit auch die beste Zeit, um mal wieder gründlich aufzuräumen! Haben Sie schon einmal einen Frühjahrsputz 🧹 in Dynamics 365 Business Central durchgeführt? Mit Blick auf die Performance und Effizienz ist das auf jeden Fall sehr sinnvoll. Aus welchen acht Maßnahmen könnte Ihre Aufräumaktion bestehen?

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Digitale Staubfänger: Hier sollten Sie einmal durchfegen

Welche Maßnahmen können Sie konkret in Business Central ergreifen, um diese Probleme zu vermeiden und stattdessen von einer höheren Effizienz und Systemleistung zu profitieren?

1. Tabelleninformationen prüfen

Untersuchen Sie als erstes, welche Tabellen (zum Beispiel Produkttabellen) sich mithilfe von Stapelverarbeitungen aufräumen lassen. Eine Liste mit allen Tabellen können Sie in Business Central aufrufen. Geben Sie dazu ins Suchfeld „Tabelleninformation“ ein und öffnen Sie die entsprechende Liste. Sie enthält ebenfalls Informationen zur Größe der Tabellen sowie der Anzahl der Datensätze.

Wenn Sie von dort aus zur Seite Datenverwaltung navigieren, finden Sie über den Reiter „Aktionen“ bereits einige Standard-Aktionen, mit denen sich unterschiedliche Daten bereinigen lassen (Individualtabellen sind davon ausgeschlossen). Zum Beispiel können Sie auch von dort aus Rahmenbestellungen und Serviceaufträge löschen.

Das Änderungsprotokoll aufräumen

Es ist zum Beispiel eine gute Idee, die Tabelle „Änderungsprotokoll“ aufzuräumen. Dort werden Änderungen nachvollziehbar dokumentiert, was der Fehlerlokalisierung, der Ursachenforschung für Folgefehler und dem Lerneffekt dient. Doch ein überladenes Änderungsprotokoll in Business Central kann die Performance des Systems beeinträchtigen.

Seit BC 17 können Sie Posten im Änderungsprotokoll mithilfe der Aufbewahrungsrichtlinien (automatisch) löschen. Interessant: Sie können damit nicht nur Änderungsprotokollposten, sondern auch weitere Tabellen aufräumen. Microsoft gibt dafür eine Liste von Tabellen vor, die sich zusätzlich per Anpassung erweitern lässt.

Um die Liste aufzurufen, geben Sie in die Suchleiste „Aufbewahrungsrichtlinien“ ein und öffnen Sie die entsprechende Seite. Dort sehen Sie ganz oben die Änderungsprotokollposten:

Wenn Sie auf die Tabellen-ID 405 klicken, gelangen Sie zu dem entsprechenden Datensatz. Dort finden Sie unter „Datensatzaufbewahrungsrichtlinie“ bereits vorgegebene Filter mit vorgegebenen Aufbewahrungsfristen. Sie haben die Möglichkeit, dort zusätzliche Filter zu setzen.

Nach Fertigstellung können Sie die Aufbewahrungsrichtlinie manuell oder automatisiert anwenden.

• Manuell: Klicken Sie auf „Start“ und anschließend auf „Manuell ausgleichen“. Somit werden alle abgelaufenen Datensätze in der Tabelle gelöscht.
• Automatisch: Wenn Sie die Aufbewahrungsrichtlinie aktivieren, wird automatisch ein Eintrag in der Aufgabenwarteschlange erstellt, der dafür sorgt, dass die Daten nach der von Ihnen angegebenen Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Hinweis: Der Benutzer, unter dem die Aufgabenwarteschlange ausgeführt wird, benötigt Berechtigungen für die entsprechenden Tabellen.

Individualanpassungen nicht vergessen

Sollten Sie über Individualtabellen verfügen, lohnt es sich auch bei diesen, zu prüfen, ob etwas komprimiert, geleert oder gelöscht werden kann. Wenden Sie sich damit an Ihren Business Central-Partner, damit entsprechende Stapelverarbeitungen für Sie erstellt werden können.

Individualanpassung vs. Standardsoftware: Warum Sie mit einer
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2. Log-Einträge von Aufgabenwarteschlangen bereinigen

Schauen Sie sich außerdem Ihre Aufgabenwarteschlangen einmal genauer an. Insbesondere wenn diese häufig ausgeführt werden, entstehen immer wieder neue Log-Einträge, welche Speicherplatz in Anspruch nehmen. Es kann sich also lohnen, die Log-Einträge der Aufgabenwarteschlangenposten zu bereinigen.

3. Alte/historische Belege löschen oder komprimieren

In Business Central sollten Sie sich zudem regelmäßig mit den historischen Belegen beschäftigen, die sich ansammeln. Sie können diese löschen oder komprimieren.

Retouren

So lassen sich beispielsweise Retouren löschen, nachdem sie in Rechnung gestellt wurden. Bei Buchung einer Rechnung wird sie auf die Seite Gebuchte Einkaufsgutschrift übertragen. Sollten Sie „Rücklieferung bei Gutschrift“ auf der Seite Kreditoren & Einkauf Einrichtung aktiviert haben, landet die Rechnung auf der Seite Gebuchte Rücklieferung. Mithilfe der Stapelverarbeitung „Erledigte Einkaufsreklamationen löschen“ können Sie die Belege löschen.

Rahmenbestellungen

Rahmenbestellungen werden in Business Central nicht automatisch gelöscht, wenn Sie alle zugehörigen Bestellungen verarbeitet und fakturiert haben. Dies können Sie mithilfe der Stapelverarbeitung „Erledigte Rahmenbestellungen löschen“ durchführen.

Serviceaufträge

Es bietet sich an, Serviceaufträge in Business Central automatisch zu löschen, nachdem sie vollständig fakturiert wurden. Wird eine Rechnung gebucht, entsteht ein entsprechender Posten. Diesen können Sie auf der Seite Gebuchte Servicerechnungen einsehen.

Allerdings werden Serviceaufträge nicht automatisch gelöscht, wenn die Gesamtmenge des Auftrags von der Seite Servicerechnung und nicht vom Serviceauftrag selbst gebucht wurde. Diese fakturierten Aufträge müssen Sie ggf. manuell löschen, indem Sie die Stapelverarbeitung „Fakturierte Serviceaufträge löschen“ ausführen.

4. Datumskomprimierung nutzen

Sie haben die Möglichkeit, Daten in Business Central zu komprimieren, um Platz in der Datenbank zu gewinnen. Bei der Komprimierung werden mehrere alte Posten zu einem neuen Posten zusammengefasst.

Die Posten müssen die folgenden Bedingungen erfüllen, damit Sie die Möglichkeit haben, sie zu komprimieren:

• Sie stammen aus abgeschlossenen Geschäftsjahren.
• Das Feld „Offen“ steht auf „Nein“.
• Die Posten sind mindestens fünf Jahre alt. (Wenn Sie Daten komprimieren möchten, die es seit weniger als fünf Jahren gibt, wenden Sie sich bitte an Ihren Microsoft Partner.)

So führen Sie die Datumskomprimierung durch:

1. Geben Sie in das Suchfeld (Lupe) „Datenverwaltung“ ein und wählen Sie den entsprechenden Link aus.

2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

   • Eine Anleitung, die Ihnen beim Festlegen der Datenkompression für eine oder mehrere Arten von Daten hilft, erhalten Sie, wenn Sie auf „Datenverwaltungsanleitung“ klicken.
   • Um die Komprimierung für einen einzelnen Datentyp festzulegen, wählen Sie „Aktionen“ -> „Datumskomprimierung“ -> „Posten komprimieren“ und wählen Sie dann die Daten, die komprimiert werden sollen.

Folgende Datentypen können Sie mithilfe von Stapelverarbeitungen komprimieren:

• Finanzposten – Sachposten, Mehrwertsteuerposten, Bankposten, Finanzbudgetposten, Debitorenposten und Kreditorenposten
• Lagerplatzposten
• Ressourcenposten
• Artikelbudgetposten
• Anlagenposten, Wartungsposten und Versicherungsposten

Unter „Feldinhalt beibehalten“ haben Sie die Möglichkeit, festzulegen, dass die Inhalte bestimmter Felder nach der Komprimierung beibehalten werden. Welche Felder verfügbar sind, hängt von den Daten ab, die Sie komprimieren.

Die Inhalte dieser Felder werden nach der Komprimierung immer beibehalten (MW steht für Mandantenwährung):

• Buchungsdatum
• Kreditorennr.
• Belegart
• Währungscode
• Buchungsgruppe
• Betrag
• Restbetrag
• Ursprungsbetrag (MW)
• Restbetrag (MW)
• Betrag (MW)
• Einkauf (MW)
• Rechnungsrabatt (MW)
• Skonto gewährt (MW)
• Skonto möglich

Beispiel: Kreditorenposten

Beispielsweise können Sie Kreditorenposten aus vergangenen Geschäftsjahren so komprimieren, dass es pro Konto und Monat nur noch eine Soll- und eine Haben-Buchung gibt. Die Summe des neuen Eintrags ergibt sich aus allen komprimierten Posten und das zugewiesene Datum ist das Startdatum für den komprimierten Zeitraum – wenn Sie nach Monaten komprimieren, entspricht es etwa dem ersten Tag des Monats. Auch nach der Komprimierung können Sie die Nettoveränderung eines Kontos für vorherige Jahre weiter einsehen.

Die Anzahl der neuen Posten nach einer Komprimierung hängt von den angewendeten Filtern, den kombinierten Feldern und der gewählten Zeitraum-Einstellung ab. Es ist immer mindestens ein Posten vorhanden. Das Ergebnis können Sie auf der Seite Datumskomprimierungsjournal sehen.

5. Datensätze aus der Media-Tabelle entfernen

Die nächste Funktion gibt es noch nicht lange, sie existiert erst seit der BC-Version 23.5. In der sogenannten Media-Tabelle werden eingebundene Bilder zentral abgelegt. Sie finden sie in der Liste „Tabelleninformation“ unter dem Namen „Tenant Media“. Da Bilder oft größere Dateigrößen aufweisen, kann diese Tabelle eine ganze Menge Speicherplatz in Anspruch nehmen.

Wenn Sie beispielsweise einen Debitor löschen, bei dem ein Bild eingebunden war, bleibt dieses Bild trotzdem in der Media-Tabelle erhalten, obwohl es nicht mehr genutzt wird, also keine Relation mehr hat. Man spricht hierbei auch von „Detached Media“.

Mit Blick auf den Speicherplatz lohnt es sich, nicht mehr benötigte Bilder aus der Media-Tabelle zu löschen. Die Funktion dafür finden Sie auf der Seite Datenverwaltung unter „Aktionen“ -> „Datenbereinigung“ -> „Sonstiges“ -> „Getrennte Medien löschen“.

6. Doppelte Datensätze zusammenräumen

Doppelte Datensätze können für Verwirrung sorgen – sowohl, was interne Prozesse angeht, als auch bei Ihrer Kundschaft.

Mit der Funktion „Zusammenführen“ können Sie irrtümliche Duplikate auflösen. Das Zusammenführen zweier Datensätze basiert immer auf einer Debitoren-, Kreditoren- oder Kontaktkarte.

Lesen Sie hier mehr zum Zusammenführen doppelter Datensätze.

7. Veraltete Anpassungsprogrammierungen entfernen lassen

Sie haben immer die Möglichkeit, sich von alten Individualanpassungen zu trennen, die Sie nicht mehr nutzen. Dies kann der Performance zugutekommen.

Nicht nur im Rahmen des Frühjahrsputzes, auch anlässlich einer Cloud-Migration ist es sinnvoll, diese alten Anpassungen vorher zu „entsorgen“.

Ausmisten für die Migration in die Cloud So entsorgen Sie alte
Anpas­sungen und stellen
Ihre Innovations­fähigkeit sicher

Wenn es darum geht, Anpassungen auszuwählen, von denen Sie sich trennen sollten, können Sie sich an folgenden Kriterien orientieren:

• Relevanz: Besteht noch ein geschäftlicher Bedarf für diese Anpassungen?
• Redundanzen: Können die Funktionen der Anpassungen genauso gut durch den Standard abgedeckt werden?
• Alte Gewohnheiten: Sind die Mitarbeitenden, die sich diese Anpassungen damals gewünscht haben, heute überhaupt noch in Ihrem Unternehmen tätig?

Diese Aufräumaktion muss durch Ihren Microsoft Partner durchgeführt werden. Wenden Sie sich bitte an ihn, sollten Sie hier Bedarf sehen.

8. Benutzerrollen entfernen und bereinigen

Ungenutzte Benutzer und Rollen aussortieren

Mit der Zeit können sich in Business Central Benutzerrollen anhäufen, die entweder nicht mehr aktiv sind oder nicht mehr gebraucht werden. Da jede Benutzerrolle Einstellungen und Daten speichert, wird hierbei unnötig Speicherplatz belegt. Es bietet sich an, zu überprüfen, welche Benutzer nicht mehr aktiv genutzt werden und die entsprechenden Konten zu entfernen oder zu deaktivieren.

Überflüssige Rollen und Berechtigungen bereinigen

Es ist gut möglich, dass auch benutzerdefinierte Rollen in Ihrem ERP-System existieren, die nicht mehr benötigt werden. Gibt es zu viele Rollen, deren Berechtigungen sich überschneiden, kann das das System aufblähen. Daher sollten Sie Rollen standardisieren, doppelte oder veraltete Rollen löschen und unnötige Berechtigungen entfernen.

Frühjahrsputz in Business Central: Mehr Speicherplatz, bessere Performance und Effizienz

Wir empfehlen Ihnen, die Frühjahrszeit dafür zu nutzen, um in Dynamics 365 Business Central einmal gründlich aufzuräumen. 🧹 Mit den acht genannten Maßnahmen haben Sie die Möglichkeit, Ihr ERP-System bereit zu machen für ein effizientes Geschäftsjahr! Und im Optimalfall nehmen Sie die Aufräumaktion zum Anlass, anschließend in regelmäßigen Abständen für Ordnung im System zu sorgen. So wird sich gar nicht erst so viel Datenmüll ansammeln. 😊