Belegsendeprofile in Dynamics NAV 2016: Elektronische Belege
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Die Belegsendeprofile geben dem Anwendenden die Möglichkeit, z. B. in einem Verkaufsauftrag, über den Aufruf Buchen und senden… direkt alle Aufgaben automatisiert durchführen zu lassen. Bei Bedarf kann der Anwendende auch noch zusätzliche, bei diesem Vorgang einmalig auszuführende Aufgaben, definieren.

Es können natürlich mehrere Belegsendeprofile erstellt und anschließend den Debitoren zugeordnet werden.

Belegsendeprofile wurden erstmals mit Dynamics NAV 2016 eingeführt. Seit Dynamics NAV 2017 sind im Standard auch einige Dinge, z. B. ein Belegaustauschdienst und PEPPOL-Formate, vorkonfiguriert.

Erforderliche Einrichtungen

Um das Senden und Empfangen von elektronischen Belegen zu ermöglichen, müssen in Dynamics NAV einige Einrichtungen vorgenommen werden um z. B. Geschäftspartner, Artikel oder Maßeinheiten identifizieren zu können.

Firmendaten

Um für den Mandanten den Versand von elektronischen Belegen zu ermöglichen, muss sichergestellt sein, dass dieser von Geschäftspartnern identifiziert werden kann.

Diese Identifizierung wird über die Felder GLN und USt-IdNr. gewährleistet.

Der elektronische Belegaustausch ist auch ohne den Bezug einer GLN möglich, erfordert jedoch einen erhöhten Einrichtungsaufwand. Sollte ihr Unternehmen zusätzlich mit einer Zuständigkeitseinheit eingerichtet sein, so muss sichergestellt werden, dass Länder-/Regionscode ebenfalls gefüllt ist.

Mehrwertsteuer

Damit der Empfänger in der Lage ist die hinterlegte Mehrwertsteuer korrekt zu identifizieren muss in jeder MwSt.-Buchungsmatrixzeile, die für den elektronischen Belegaustausch genutzt wird, das Feld Steuerkategorie gemäß dem UNCL5305-Standard ausgefüllt sein.

Länder/Regionen

Sollte bei der Einrichtung des Mandanten eine GLN angegeben worden sein, so ist die folgende Einrichtung nicht nötig, da das Feld MwSt.-Schema in diesem Falle nicht genutzt wird.

Bei jedem Land, mit dem Sie elektronische Belege austauschen, muss das Feld MwSt.-Schema gefüllt sein. Hierzu ist die nationale Behörde zur Ausgabe der USt-IdNr. zu ermitteln.

Der Länder/Regionscode muss dem Standard ISO 3166-1:Alpha2 entsprechen.

Artikel

Auch bei den Artikeln bedarf es zur eindeutigen Identifizierung einer Einrichtung.

Die GTIN ist eine eindeutige Identifikationsnummer für Artikel und die aktuelle Bezeichnung der bis 2009 gebräuchlichen EAN.

Einheiten

Für jede Maßeinheit, die in elektronischen Belegen verwendet wird, muss sichergestellt sein, dass ein internationaler Standardcode angegeben wurde.

Dieser ist nach dem Standard UNECERec20 anzugeben.

Ist in einer Verkaufszeile das Feld Einheit leer, so wird in dem elektronischen Beleg der UNECERec20-Standardwert H87 (entspricht Stück) eingefügt. Eine Liste der internationalen Standardcodes kann hier  eingesehen werden.

Debitoren / Kreditoren

Bei jedem Debitor und Kreditor, mit dem Sie elektronische Belege austauschen wollen müssen, analog zu dem Mandanten, die Felder GLN und USt-IdNr. gefüllt sein.

Zusätzlich kann für jedem Debitor ein Belegsendeprofil hinterlegt werden.

Dies stellt die bevorzugte Methode zur Übermittlung von Geschäftsbelegen dar. Bei Bedarf kann die oder der Anwendende jedoch noch zusätzliche, bei dem aktuellen Vorgang einmalig auszuführende Aufgaben, definieren.

Ist bei einem Debitoren kein Profil hinterlegt, so wird das Belegsendeprofil mit dem Kennzeichen Standard verwendet.

Belegsendeprofil

In einem Belegsendeprofil wird eingerichtet welche Aufgaben beim Aufruf von Buchen und senden… durchzuführen sind.

Im Inforegister Sendeoptionen stehen die folgenden Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

• Nein – Es wird kein Beleg erstellt.
• Ja (Standardeinstellungen verwenden) – Beleg wird mit den Standardeinstellungen erstellt.
• Ja (Aufforderung für Einstellungen) – Vor Belegerstellung wird ein Einstellungsdialogfenster geöffnet.

Ist im Feld E-Mail ein anderer Wert als Nein gewählt, so muss zusätzlich ein Format für den E-Mail-Dateianhang gewählt werden.

• Nein – Es wird keine Datei erstellt (bei E-Mail-Dateianhang nicht wählbar).
• PDF – PDF-Datei wird erstellt.
• Elektronischer Beleg – Elektronische Belegdatei wird erstellt. Beleg wird als standardkompatible Datei erstellt, die den Belegdatensatz darstellt. VK-Rechnung kann so als EK-Rechnung in das Empfängersystem importiert werden.
• PDF und Elektronischer Beleg – ZIP-Datei wird erstellt mit PDF und elektonischem Beleg.

Sollte der Geschäftspartner Belege nicht direkt importieren können, so wird der elektronische Beleg nicht als E-Mail-Dateianhang, sondern über einen Belegaustauschdienst versendet. Der Anbietende des Austauschdienstes ist dann für die Umwandlung des Beleges zuständig.

• Nein – Es wird kein Beleg erstellt.
• Über Belegaustauschdienst – Elektronische Beleg wird gemäß Belegaustauschdienst-Einrichtung versendet.

Wird in einem Belegsendeprofil die Option Elektronsicher Beleg gewählt, so muss in dem zusätzlich eingeblendeten Feld Format ein elektronsiches Belegformat gewählt werden.

Elektronische Belegformate

Geben das Format des elektronischen Belegs an, das verwendet wird, wenn elektronische Belege über die Schaltfläche Buchen und senden… im Verkaufsbeleg erstellt werden.

Einkauf

In der Kreditoren & Einkauf Einrichtung muss das Sollkonto zur Verwendung bei neuen Einkaufsrechnungszeilen mit Nicht-Artikeln und nicht identifizierbaren Artikeln hinterlegt werden.

Das Standardsollkonto für Nicht-Artikel-Positionen wird automatisch in Einkaufszeilen verwendet, wenn bei dem Import des Beleges kein Artikel identifiziert werden kann. Dies ist immer der Fall, wenn in der Zeile des elektronischen Eingangsbelegs keine GTIN oder Kreditor-Artikelnummer gefunden werden kann.