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Elektronische Rechnungen in Dynamics NAV: Per Knopfdruck
ausgehende
Rechnungen
versenden

In Microsofts ERP-System Dynamics NAV können Sie per Knopfdruck ausgehende Rechnungen auf elektronischem Wege an die Empfängerinnen und Empfänger verschicken. Seit 2011 sind solche elektronisch verschickten Rechnungen zulässig. Das Finanzamt stellt jedoch gewisse Regeln auf. Wenn Sie diese wichtigen Regeln beachten, werden die elektronischen Rechnungen auch vom Finanzamt als korrekt ausgestellt anerkannt.

Was Sie wissen müssen

Eine elektronische Rechnung muss für den Vorsteuerabzug bestimmte Voraussetzungen erfüllen.

Diese Voraussetzungen haben die oder der Rechnungsempfangende und die oder der Rechnungsausstellende unabhängig voneinander jeweils in ihrem Verfügungsbereich sicherzustellen.

1. Zustimmung

Die oder der Empfangende muss der elektronischen Übermittlung bzw. dem Übermittlungsverfahren zustimmen. Die Zustimmung kann explizit eingeholt werden, indem bei der Geschäftspartnerin oder dem Geschäftspartner nachgefragt wird. Die Zustimmung kann auch stillschweigend erfolgen, indem die Kundschaft z. B. eine elektronische Rechnung einfach bezahlt.

2. Zulässige Datenformate

Dabei ist es unerheblich, ob es sich z. B. um ein Portable Document-Format handelt oder die E-Rechnung als Bild (.jpg, .gif, .bmp, …) vorliegt. Unerheblich ist auch, ob die Rechnung per E-Mail oder als Download von einem Server übermittelt wurde. Sie muss nur elektronisch ausgestellt und übermittelt bzw. empfangen werden. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen müssen eingehalten werden.

Gängige Rechnungsformate:

  • Strukturierte Datenformate: XRechnung, EDI, XML
  • Unstrukturierte Datenformate: Rechnungen im .tif-, .jpg- oder .pdf-Format (rein bildhaft)
  • Hybride Datenformate: ZUGFeRD, PDF/A

3. Lesbarkeit

Lesbar bedeutet für Menschen inhaltlich erfassbar und verständlich.

4. Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit

Die Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass sich der Inhalt einer elektronischen Rechnung auf dem Übermittlungsweg nicht verändern darf. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts kann gewährleistet werden durch:

  1. Technische Verfahren als Nachweis

    • eine qualifizierte elektronische Signatur i. S. d. Signaturgesetzes

    • mittels elektronischem Datenaustausch (z. B. EDI-Verfahren)

    • mittels PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) Verfahren

    In § 14 Abs. 3 UStG werden die qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876) oder der elektronische Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 (ABl. L 338 vom 28.12.1994, S. 98) genannt.

    Beide Verfahren sind aufwendig bzw. schwerfällig. Einfacher kann der Nachweis mit einem innerbetrieblichen Kontrollverfahren geführt werden.

  2. Innerbetriebliche Kontrolle als Nachweis

    Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, mit dem man jede Eintragung bis zu ihrer Quelle zurückverfolgen kann, um deren Richtigkeit zu prüfen.

    Den Nachweis über die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts muss der Unternehmer oder die Unternehmerin mithilfe eines sogenannten verlässlichen Prüfpfads führen. Ein verlässlicher Prüfpfad ist eine Art innerbetriebliche Kontrolle bzw. ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung sicherstellt. Im Klartext: Der Unternehmer oder die Unternehmerin kontrolliert vom Eingang der Leistung bis zur Bezahlung der Rechnung, ob die erhaltene Leistung mit der in der Rechnung fakturierten Leistung identisch ist.

    Im Einzelnen bedeutet dies:

    • (Leistungs-)Eingangskontrolle

    • Vergleich von Lieferschein und erhaltener Rechnung

    • Prüfung der Kontenverbindung auf der Rechnung

5. Rechnungsmerkmale / Pflichtangaben

Genauso wie bei der Papierrechnung sind alle Pflichtangaben einer Rechnung einzuhalten.

Die Archivierung

Grundsätzlich müssen alle elektronischen, aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen, insbesondere steuerrelevante Daten, den Anforderungen der GoBD hinsichtlich Datensicherheit, Unveränderbarkeit, Aufbewahrung und maschineller Auswertbarkeit genügen.

Die eingesetzten IT-Systeme sind ebenfalls in dieser Richtung zu prüfen, Regelungen zum Datenzugriff sind zu treffen und die betroffenen Prozesse sind in Form von Verfahrensanweisungen im Unternehmen zu dokumentieren.

Die Vorteile

  • Enorme Kostenersparnisse: Kein Porto und geringere Bearbeitungskosten etc.
  • Vermeidung von Kommunikationsverlusten: Daten können direkt in die Systeme „eingespeist“ und verarbeitet werden.
  • Effizienzgewinn durch Automatisierung: Keine manuelle Erfassung
  • Kürzere Bearbeitungszeiten: Kein Papierausdruck, keine Kuvertierung etc.
  • Ökologischer Vorteil: 2.000 Papierrechnungen pro Arbeitstag sind am Ende des Monats ein Baum!