MwSt.- Klauseln
in Dynamics NAV Einrichtung, Buchungsgruppen und mehr

Geschäftsvorfälle

Es gibt Geschäftsvorfälle, bei denen auf Rechnungs- und Gutschriftbelegen keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Beispiele hierzu sind:

• Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung
• Rechnungen ins Ausland (Reverse-Charge-Verfahren)
• Rechnungen an umsatzsteuerbefreite Organisationen
• Kleinunternehmerregelung

In diesen Fällen muss auf den ausgehenden Belegen aber ein Hinweis angedruckt werden, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen und berechnet wurde.

Zeitnahe Umsetzung durch den ERP-Herstellenden

Bereits am 2. Mai 2013 hat Microsoft mit dem kumulativen Update 2 für Dynamics NAV 2013 die Funktionalität zum Ausweisen der MwSt.-Klauseln nachträglich in die ERP-Software implementiert. Das Update steht allen ERP-Kundinnenn und -Kunden, die in der Software-Wartung sind, kostenlos zur Verfügung.

Dieser Fall veranschaulicht gut, warum die Software-Wartung so wichtig für Unternehmen ist. Nämlich für die zeitnahe Umsetzung von neuen Funktionen durch den ERP-Herstellenden. Damit Funktionen, die durch den Gesetzgeber diktiert werden, kurzfristig in die ERP-Software kommen. Denn schließlich will ja niemand bei jeder Gesetzesänderung irgendwelche „Workarounds“ außerhalb seiner ERP-Software in seinem Unternehmen schaffen!

Einrichtung der MwSt.-Klauseln

Grundsätzlich können in Dynamics NAV beliebig viele MwSt.-Klauseln eingerichtet werden. Der Aufruf zur Einrichtung der MwSt.-Klauseln erfolgt über einer der folgenden Menü-Pfade:

• Abteilungen / Finanzmanagement / Einrichtung / MwSt.-Buchungsgruppen
• Abteilungen / Verwaltung / Anwendung Einrichtung / Finanzmanagement / MwSt.-Buchungsgruppen

Neben dem Aufruf über das Abteilungsmenü kann auch die Suche Strg + F3 im Rollencenter genutzt werden. Die nachfolgende Abbildung zeigt den Aufruf der MwSt.-Klauseln über die Suche.

Die MwSt.-Klauseln

Werden die MwSt.-Klauseln aufgerufen, öffnet sich anschließend ein Fenster mit allen in der ERP-Software hinterlegten MwSt.-Klauseln.

Eine MwSt.-Klausel besteht aus den folgenden Informationen:

• Code
• Beschreibung
• Beschreibung 2
• beliebig viele Übersetzungen

Weil in unserem System noch keine MwSt.-Klauseln vorhanden sind, werden wir beispielhaft die nachfolgenden drei MwSt.-Klauseln einrichten:

• INNERGE – Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung nach § 4 Nr. 1 Buchst. b UStG.
• ORGA – Umsatzsteuerfreie Leistung gemäß § 4 Nr. 21 UStG. Eine Bescheinigung des Auftraggebers liegt vor.
• RCV – Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.

Auf die Verwendung von Übersetzungen verzichten wir in unserem Beispiel und auch das Feld Beschreibung 2 lassen wir leer.

Neue MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen

Wurden die MwSt.-Klauseln erfolgreich eingerichtet, müssen die Codes (in unserem Beispiel INNERGE, ORGA und RCV) in der MwSt.-Buchungsmatrix hinterlegt werden. Doch bevor die MwSt.-Klauseln in der MwSt.-Buchungsmatrix hinterlegt werden, richten wir noch die folgenden neuen MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen ein:

• INLAND-ORG – Inländ. Deb. und Kred. (Organisationen)
• INLAND-RCV – Inländ. Deb. und Kred. (Reverse-Charge-Verfahren)

Somit sind in unserem Beispiel insgesamt die folgenden MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen angelegt.

Die MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe EU (grün markiert) war in unserem System bereits angelegt und muss somit für den „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“-Fall nicht hinzugefügt werden.

Die MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen INLAND-ORG und INLAND-RCV (rot markiert) dagegen haben wir neu hinzugefügt. Diese beiden neuen MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen sollten jetzt all unseren Debitoren zugeordnet werden, die eine „Organisation“ sind oder die an dem „Reverse-Charge-Verfahren“ teilnehmen.

MwSt.-Buchungsmatrix

Nun gilt es zu guter Letzt, die in unserer ERP-Software neu hinterlegten MwSt.-Klauseln den entsprechenden MwSt.‑Geschäfts-/‑Produktbuchungsgruppen-Kombinationen zuzuordnen. Diese Zuordnung erfolgt über die sogenannte MwSt.-Buchungsmatrix. Das Ergebnis könnte dann wie folgt aussehen:

Die obige Abbildung zeigt, dass wir für EU (grün markiert) die MwSt.-Klausel INNERGE (blau markiert) zugeordnet haben. Weiter zeigt die Abbildung, dass wir für unsere neu angelegten MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen INLAND-ORG und INLAND-RCV in jeder Kombinationsmöglichkeit mit der MwSt.-Produktbuchungsgruppen (rot markiert) die MwSt.-Klausel ORGA bzw. RCV (blau markiert) zugeordnet haben.

Die MwSt.-Klauseln werden von Dynamics NAV immer nur auf den ausgehenden Belegen gedruckt! In Dynamics NAV wird bei der MwSt.-Berechnungsart „Erwerbsbesteuerung“ ausgangsseitig niemals Steuer berechnet und ausgewiesen sondern immer nur beim Erwerb also beim Einkauf. Das Besondere hierbei ist dann, dass das System hieraus keinen Vorsteuerabzug ableiten bzw. errechnen wird, da bei der Buchung eines Einkaufs als Erwerbsbesteuerung das Vorsteuerkonto im Soll sowie gleichzeitig das Erwerbsteuerkonto im Haben gebucht wird. Diese beiden Beträge heben sich dann wiederum auf und so wird der Sachverhalt dann auch im MwSt.-Abrechnungsschema dargestellt.

Ausdruck

Treten nun solche Geschäftsvorfälle auf, werden die MwSt.-Klauseln automatisch auf den nachfolgenden Standard-Belegen ausgedruckt:

• Verkaufsrechnung
• Verkaufsgutschrift
• Servicerechnung
• Servicegutschrift
• Mahnung