Sammelrechnungen in Dynamics NAV: Mehrere Lieferungen
in einem

Vorteile der Sammelrechnung

Seitens des Rechnungsempfängers (Ihre Kundin oder Ihr Kunde) haben Sammelrechnungen den Vorteil, dass er oder sie nur eine Rechnung erhält und sich somit alle Folgeprozesse (Freigabe-Workflow, Verrechnung Buchhaltung, Überweisung Rechnungsbetrag etc.) vereinfachen. Denn nun müssen nicht mehr mühsam diverse Belege einzeln abgewickelt werden.

Auch bei der internen Abwicklung können Sie durch die Sammelrechnung Zeit und Geld sparen, da Sie nur einen Rechnungsbeleg drucken und verschicken müssen. Zudem entsteht nur ein Rechnungsposten, der intern abzuwickeln (Zahlung/Skonto verbuchen, Mahnung erstellen etc.) ist.

Einrichtung der Sammelrechnung

Damit Sie gebuchte Lieferungen aus unterschiedlichen Aufträgen zu einer Sammelrechnung zusammenfassen können, müssen Sie die Option „Sammelrechnung“ bei dem jeweiligen Debitor aktivieren. Sie lässt sich auf dem Inforegister „Lieferung“ der Debitorenkarte aktivieren.

Die Information, ob ein Debitor die Sammelrechnungsfunktion nutzen darf, wird bei Anlage eines neuen Verkaufsangebots oder –auftrags dann von dem Debitor in den jeweiligen Beleg übertragen.

Eine manuelle Änderung dieses Merkmals innerhalb des Belegs ist in Dynamics NAV nicht möglich, da das Feld „Sammelrechnung“ nur als Hintergrundinformation dem ERP-Anwendenden, der den Beleg erfasst, zur Verfügung steht. Somit ist es auch nicht möglich, das Merkmal nachträglich in einem bereits angelegten Verkaufsangebot oder -auftrag zu aktivieren, wenn zum Zeitpunkt der Anlage des Beleges der Debitor noch nicht für die Sammelrechnung freigeschaltet war.

Prozessablauf Sammelrechnung

Für einen Debitor befinden sich mehrere offene Aufträge im Auftragsbestand, bei denen bereits die Lieferung durchgeführt wurde. Damit nun nicht für jeden Auftrag eine einzelne Rechnung erstellt wird, müssen Sie über den Funktionsaufruf „Sammelrechnung“

Abteilungen > Finanzmanagement > Debitoren

den Sammelrechnungslauf aufrufen.

Hier stehen den Anwendenden die folgenden Einstellungsmöglichkeiten bzw. Optionen zur Verfügung:

• Buchungsdatum: Hier wird das Buchungsdatum der Sammelrechnung festgelegt.
• Belegdatum: Hier wird das Belegdatum für die Sammelrechnung festgelegt.
• Rechnungsrab. berechnen: Legt fest, ob im Zuge der Sammelrechnungserstellung der Rechnungsrabatt automatisch berechnet werden soll.
• Rechnung buchen: Legt fest, ob die angelegten Sammelrechnungen auch direkt gebucht werden sollen. Ist das Merkmal nicht aktiv, so werden die Sammelrechnungen angelegt, aber noch nicht gebucht. So haben die Anwendenden die Möglichkeit, diese ggf. zu prüfen und zu korrigieren.
• Nur Std.-Zahlungsbedingungen: Bei einem Debitor kann eine Standard-Zahlungsbedingung auf der Debitorenkarte hinterlegt werden. Sollte in einem Verkaufsauftrag eine abweichende Zahlungsbedingung hinterlegt sein, so kann dieser Verkaufsauftrag von der Sammelrechnungserstellung ausgeschlossen werden.
• Textzeilen kopieren: Sofern manuell eingefügte Textzeilen in den Verkaufslieferzeilen enthalten sind, werden diese übernommen, wenn das Merkmal aktiv ist. Standardtextcode oder Textbausteine werden immer übernommen.

Neben den zuvor genannten Einstellmöglichkeiten bzw. Optionen, haben die Anwendenden außerdem die folgenden zwei Möglichkeiten, eine Filterung zu nutzen. Diese sind kombinierbar:

• Verkaufsauftrag: Es kann auf alle Felder im Verkaufsauftrag (Kopfdaten) gefiltert werden. Anwendungsfall: Es sollen nur für einen bestimmten Debitor Sammelrechnungen erstellt werden. Zum Beispiel nur für den Debitor mit der Nr. 1234656.
• Geb. Verkaufslieferung: Es kann auf alle Felder in den gebuchten Verkaufslieferungen (Kopfdaten) gefiltert werden. Anwendungsfall: Es sollen nur geb. Verkaufslieferungen bis zu einem gewissen Buchungsdatum berücksichtigt werden. Zum Beispiel bis zu dem Buchungsdatum ..05.07.2017.

Über die Schaltfläche „OK“ wird der Sammelrechnungslauf angestoßen. Ist die Erstellung der Sammelrechnung durchgeführt worden, so gibt Dynamics NAV die Information aus, wie viele Rechnungen erstellt worden sind.

Je nach Einstellung wurden die Rechnungen nur erstellt oder auch direkt gebucht.

Damit sowohl die Anwendenden als auch die Kundschaft später erkennen können, welche Lieferungen Teil dieser Sammelrechnung sind, wird über die jeweiligen Rechnungspositionen eine Textzeile mit der jeweiligen Lieferscheinnr. eingefügt.

Ansonsten unterscheidet sich eine Sammelrechnung inhaltlich nicht von einer normalen Rechnung, die durch die Fakturierung des Verkaufsauftrags entsteht.

Alternativer Prozess für die Erstellung von Sammelrechnungen

Neben dem oben beschriebenen Weg Sammelrechnungen zu erstellen, bietet Dynamics NAV noch einen alternativen Prozessweg. Hier wird für den jeweiligen Debitor, für den eine Sammelrechnung erstellt werden soll, eine Verkaufsrechnung angelegt. Danach werden über die Aktion „Lieferzeilen abrufen“ in den Rechnungszeilen (Zeile ➤ Funktionen ➤ Lieferzeilen abrufen) alle bereits gelieferten und somit fakturierbaren Verkaufszeilen aus allen freigegebenen Verkaufsaufträgen des Debitors angezeigt.

Diese können markiert (Einzel- und Mehrfachmarkierung) und in die Verkaufsrechnungszeilen übernommen werden.

Auch hier wird automatisch die zugehörige Lieferscheinnr. mittels eines Textbausteins oberhalb der jeweiligen Rechnungsposition eingefügt.

Vorteil

Diese Methode hat den Vorteil, dass auch für Debitoren, bei denen die Option „Sammelrechnung“ nicht in den Stammdaten hinterlegt ist, Sammelrechnungen erstellt werden können.

Nachteil

Der Nachteil dieser Methode ist, dass diese Funktion immer nur für einen Debitor ausführt werden kann und es sich hier um einen rein manuellen Prozess handelt.