Dynamics NAV: Workflow- Beispiele
aus der ERP-Praxis

Die Grundlagen des neuen Workflow-Moduls haben Sie bereits kennengelernt und zudem erfahren, wie sich Eigene Workflow-Ereignisse und -Antworten erstellen lassen. Nun lernen Sie zwei typische Anwendungsfälle kennen, in denen Workflows ihre Anwendung finden:

• Kreditlimit-Erhöhungen
• Angebotsfreigaben

Kreditlimit-Erhöhungen

Im ersten Beispiel geht es darum, dass das Kreditlimit eines spezifischen Debitors einen bestimmten Wert nicht überschreiten darf.

Sie beginnen damit, dem neuen Workflow einem Namen zu geben. Dazu tragen Sie im Feld „Code“ den Wert „KREDITLIMIT-ERHÖHUNG“ und im Feld „Beschreibung“ den Wert „01 Kreditlimit-Erhöhung“ ein, da es Ihr erster Workflow ist und dieser sich auf das Thema Kreditlimit bezieht.

Damit Sie sich später in der Übersicht besser zurechtfinden, ordnen Sie Ihren Workflow noch einer Kategorie zu. In diesem Fall entscheiden Sie sich für die Kategorie „SALES“.

Beginnen Sie nun damit, die Details einzurichten, indem Sie in dem Inforegister „Workflowschritte“ das Ereignis „Ein Debitorendatensatz wurde geändert.“ auswählen. Als nächstes folgt die Auswahl der Bedingung. Hier setzen Sie die Bedingungen mit einem Filter auf die Debitorennr. und das Kreditlimit. Dazu klicken Sie auf „AssistEdit“.

In dem Fenster, das sich anschließend öffnet, legen Sie nun die eigentlichen Bedingungen fest. Das Workflow-Beispiel soll lediglich für den Debitor mit der Nr. „62000“ ausgeführt werden und auch nur dann, wenn das Kreditlimit, welches eingetragen wird, über 700 liegt. Anstatt den Workflow auf nur einen ganz bestimmten Debitor oder ein Kreditlimit zu begrenzen, wäre es auch denkbar, den Workflow für eine Debitorengruppe oder einen Kreditlimit-Bereich zu definieren.

Da nun die Auslöser Ihres Workflows definiert sind, übernehmen Sie die Bedingungen durch einen Klick auf „OK“ und fahren mit dem Festlegen der Antwort fort.

Als Antwort suchen Sie sich „Zeigen Sie die Nachricht “%1” an.“ heraus. Im Anschluss legen Sie noch die Meldung fest, die das System ausgeben soll, wenn das zuvor festgelegte Kreditlimit überschritten wird. Entscheiden Sie sich beispielsweise für „Das Kreditlimit überschreitet den zulässigen Wert.“.

Der letzte Schritt besteht darin, den Workflow zu aktivieren.

Um den neuen Workflow nun zu testen, öffnen Sie die Debitorenkarte des Debitors „62000“ und ändern dort das „Kreditlimit (MW)“ - wie in Ihrem Workflow vorgesehen - auf einen Wert größer 700. Beim Speichern der Änderung, z. B. durch Schließen der Debitorenkarte, wird Ihr neuer Workflow ausgeführt.

Klicken Sie nun auf den „OK“-Button, so erscheint Ihre zuvor angelegte Meldung.

Angebotsfreigaben

Das zweite Workflow-Beispiel behandelt die Genehmigung von Verkaufsangeboten. Verkaufsangebote sollen genehmigt, abgelehnt und die gesamte Genehmigungsanforderung storniert werden können. Wichtig ist in diesem Beispiel zu beachten, dass Sie die Genehmigungsanforderung an eine eingerichtete Workflow-Benutzergruppe senden. In dieser Gruppe sind die Personen hinterlegt, welche die Genehmigungsanforderung beantworten müssen.

In unserem Beispiel haben Sie in dem Feld Code „ANGEBOTSFREIGABE“ und bei Beschreibung „02 Angebotsfreigabe“ gewählt.

Genau wie bei dem anderen Beispiel ordnen Sie Ihren Workflow für einen besseren Überblick in der Workflowübersicht noch einer Kategorie zu. In diesem Fall der Kategorie „SALESDOC“.

Nun geht es zur Auswahl des Ereignisses. Wichtig ist hierbei zu beachten, dass eine neue Zeile immer auf das vorherige Ereignis abgestimmt ist. Dies bedeutet, dass bei der Erstellung dieses Workflows für jedes neue Ereignis eine neue Zeile unterhalb des ersten Workflowschrittes erstellt werden muss. Hierfür gehen Sie immer in die zweite Zeile und führen die Zeilenfunktion „Neu“ aus. Eine weitere Methode wäre die Tastenkombination Strg + Einfg.

Um die Ereignisse für das Beispiel anzulegen, gehen Sie wie folgt vor.

Als ersten Workflowschritt wählen Sie das Workflowereignis „Die Genehmigung für einen Verkaufsbeleg wird angefordert.“ aus. In der darunterliegenden Zeile wählen Sie das Workflowereignis „Eine Genehmigungsanforderung wurde genehmigt.“ aus. Zwischen diesen beiden Zeilen fügen Sie über die Zeilenfunktion „Neu“ oder durch die Tastenkombination Strg + Einfg eine neue Zeile ein. Hier wählen Sie das Workflowereignis „Eine Genehmigungsanforderung wurde abgelehnt.“ aus. Nun fügen Sie zwischen den ersten beiden Zeilen wiederum eine neue Zeile ein. Als Workflowereignis wählen Sie „Eine Genehmigungsanforderung für einen Verkaufsbeleg wird storniert.“.

Der nächste Schritt besteht aus der Auswahl der Bedingung, unter der der Workflow ausgeführt werden soll. Hierzu öffnen Sie für den ersten Workflowschritt die Ereignisbedingungen und hinterlegen im Inforegister „Verkaufskopf“ für die „Belegart“ den Optionswert „Angebot“. Anschließend übernehmen Sie die Einstellung, indem Sie die Ereignisbedingungen durch einen Klick auf „OK“ verlassen.

Bei den restlichen Ereignissen wird keine Bedingung benötigt, daher lassen Sie hier den Wert „Immer“ ausgewählt.

Nun geht es um die Auswahl der Antworten. Für das erste Ereignis wählen Sie die folgenden drei Antworten:

• Erstellen Sie eine Genehmigungsanforderung für den Datensatz mithilfe des Typ des Genehmigers %1 und %2.
• Senden Sie eine Genehmigungsanforderung für den Datensatz, und erstellen Sie eine Benachrichtigung.
• Setzen Sie den Belegstatus auf “Ausstehende Genehmigung”.

Da Sie die Genehmigung nicht delegieren wollen, setzen Sie bei der ersten Antwort „Delegieren nach:“ auf „Niemals“. Für den „Genehmigertyp“ wählen Sie „Workflow-Benutzergruppe“ aus und hinterlegen den zu verwendenden „Workflow-Benutzergruppencode“.

Da die Ereignisse aufeinander aufbauen, müssen Sie die Ereignisse zwei bis vier dem ersten Ereignis unterordnen. Dazu markieren Sie die jeweilige Zeile und führen die Zeilenfunktion „Einzug vergrößern“ aus.

Für den zweiten Workflowschritt benötigen Sie die folgenden drei Antworten:

• Stornieren Sie die Genehmigungsanforderung für den Datensatz und erstellen Sie eine Benachrichtigung.
• Zeigen Sie die Nachricht “%1” an.
• Öffnen Sie den Beleg erneut.

Auch hier wird für die zweite Antwort eine zusätzliche Anpassung benötigt. Sie müssen einen Text angeben, welcher in der Meldung angezeigt werden soll. Für das Beispiel geben Sie hier den passenden Text „Die Genehmigungsanforderung für das Angebot wurde storniert.“ ein.

Im dritten Workflowschritt sind erneut drei Optionen notwendig:

• Lehnen Sie die Genehmigungsanforderung für den Datensatz ab, und erstellen Sie eine Benachrichtigung.
• Zeigen Sie die Nachricht “%1” an.
• Öffnen Sie den Beleg erneut.

Bei dieser Antwort verwenden Sie als Meldung „Das Angebot wurde abgelehnt.“

Zu guter Letzt müssen noch die zwei Antworten für den vierten Workflowschritt festgelegt werden:

• Geben Sie den Beleg frei.
• Zeigen Sie die Nachricht “%1” an.

Auch hier ist für die Nachricht eine passende Meldung einzugeben. Daher wählen Sie den Text: „Das Angebot wurde freigegeben.“.

Ist dies erledigt, haben Sie einen neuen eigenen Workflow erstellt. Setzen Sie nun einen Haken bei „Aktiviert“, wird der Workflow aufgerufen, sobald Ihr Ereignis ausgeführt wird.

Gehen Sie nun in die Verkaufsangebote und senden dort für ein Angebot eine Genehmigungsanforderung, so muss diese von einem in der „Workflow-Benutzergruppe“ hinterlegten Benutzer genehmigt werden. Der Status des Verkaufsangebots wird in „Genehmigung ausstehend“ geändert.

Genehmigungsanforderung genehmigt

Bei Genehmigung der Anforderung wird der vierte Fall Ihres Workflows eintreten. Dadurch wird die Datensatzeinschränkung entfernt und der Beleg freigegeben. Das Ganze wird der oder dem Anwendenden mit der Meldung „Das Angebot wurde freigegeben.“ bestätigt.

Genehmigungsanforderung abgelehnt

Sollte die Genehmigungsanfrage hingegen abgelehnt werden, wird die Benachrichtigung „Das Angebot wurde abgelehnt.“ erscheinen. Der Status des Verkaufsangebots wird auf „Offen“ zurückgesetzt.

Genehmigungsanforderung storniert

Im Falle einer Stornierung wird die Genehmigungsanforderung storniert, die Datensatzeinschränkung entfernt und zudem die Meldung „Die Genehmigungsanforderung für das Angebot wurde storniert.“ ausgegeben. Auch hier wird der Status des Verkaufsangebots wieder auf „Offen“ zurückgesetzt.