Microsoft Dynamics 365 Business Central
External Accountant-Lizenz

Ihre externe Buchhaltung in Echtzeit auf Ihre Finanzdaten zugreifen lassen

Jedes Unternehmen ist verpflichtet, seine Geschäftsvorfälle zu dokumentieren und die Buchhaltung ordnungsgemäß abzuschließen. Manche Unternehmen lassen diese Aufgabe durch eigene Mitarbeitende erledigen, andere beauftragen dafür eine externe Buchhaltungsstelle.

Sollten Sie mit einer externen Buchhaltung zusammenarbeiten, ermöglicht ihr die Business Central External Accountant-Lizenz, in Echtzeit auf Ihre Finanzdaten zuzugreifen. Dazu zählen beispielsweise Umsatz-, Ausgaben- und Bestandsdaten. Mit der Funktionalität, die in Ihrer Standard-Lizenz enthalten ist, können Sie Ihrer externen Buchhaltung Zugriffsrechte erteilen und so effizient mit ihr an Ihren Geschäftsdaten zusammenarbeiten.

Business Central External Accountant: Voraussetzungen und Rechte

Wenn Sie über eine Essentials- oder eine Premium-Lizenz für Business Central verfügen, können Sie pro Tenant bis zu drei User für die externe Buchhaltung zur Zusammenarbeit einladen. Das Ganze verursacht keine zusätzlichen Kosten.

Um die User hinzuzufügen, wenden Sie sich bitte an Ihren Microsoft Solutions Partner.

Mit der External Accountant-Lizenz hat Ihre Buchhaltung grundsätzlich die gleichen Rechte wie ein „normaler“ Benutzer („Standard“-Lizenz). Welche Funktionen tatsächlich genutzt werden können, hängt davon ab, ob Sie die Essentials- oder Premium-Version verwenden und welche Berechtigungen dem externen Benutzer konkret zugewiesen wurden. Lediglich auf die Benutzereinrichtung und Administration kann er nicht zugreifen.

So laden Sie Ihre externe Buchhaltung ein, mit Ihnen in Business Central zusammenzuarbeiten

Mit einem User, der die Rolle Globaler Administrator oder Benutzeradministrator besitzt, können Sie einen User der externen Buchhaltung zur Zusammenarbeit in Business Central einladen. Die erforderliche Rolle erhalten Sie im Microsoft 365 Admin Center.

Die Einladung funktioniert direkt über Business Central. Dazu öffnen Sie die Seite Benutzer und wählen die Aktion Externen Buchhalter einladen.

Daraufhin taucht eine Meldung auf, die Sie nach dem Durchlesen akzeptieren müssen.

Anschließend füllen Sie die mit einem * gekennzeichneten Pflichtfelder mit den Kontaktdaten des Users aus.

Wenn Sie den Prozess daraufhin abschließen, erscheint eine Erfolgsmeldung und der User Ihrer externen Buchhaltung erhält eine E-Mail mit einer URL, über die er sich mit seinem Microsoft-Account anmelden kann.

Hinweis: Die E-Mail mit der Einladung kann nur dann versendet werden, wenn der User eine Arbeitsadresse besitzt, die über Microsoft Entra ID läuft. Außerdem muss in Business Central SMTP eingerichtet sein.

Wir unterstützen Sie bei der Wahl und beim Kauf Ihrer Lizenzen

Wenden Sie sich bei weiteren Fragen gerne an uns! Wir unterstützen Sie dabei, die Variante zu finden, die optimal zu Ihrem Unternehmen passt.