Microsoft Dynamics 365 Business Central
Team-Members- Lizenz

Lizenzierung – das Modell, das zu Ihnen passt

Team Member haben vollständige Leserechte und eingeschränkte Schreibrechte bzw. Schreibzugriff auf einige vorgegebene Tabellen. Das bedeutet, sie können Datensätze beispielsweise zur Kundschaft oder zu Artikeln, die bereits eingepflegt wurden, oder buchhalterische Einträge (z. B. Fälligkeitsdaten) anpassen. Diese Lizenz ist für diejenigen Anwendenden sinnvoll, die hauptsächlich Daten abfragen müssen und datengestützte Berichte benötigen.

Diese Berechtigungen haben die Team Member:

• Aufgaben in zugewiesenen Workflows annehmen oder ablehnen
• Angebote erstellen, löschen und überarbeiten
• Berichterstattung (Berichte drucken und versenden)
• Persönliche Daten und Stundenzettel pflegen
• Auf Power Apps und Power Automate zugreifen

Welche Tabellen die oder der einzelne ERP-Anwendende letztendlich lesen, bearbeiten und löschen darf, kann der Administrator über die Benutzergruppen und Benutzergruppen-Berechtigungssätze umfangreich steuern.

Zusätzlicher Schreibzugriff auf drei Tabellen

Neben den vorgegebenen Tabellen ist es mit der Team Members-Lizenz oder einem Limited User zusätzlich möglich, auf drei weitere Tabellen, die nicht in der Liste enthalten sind, schreibend zuzugreifen.

Diese drei weiteren Tabellen werden von Business Central bzw. Dynamics NAV automatisch für den Schreibzugriff freigegeben, so­bald die oder der ERP-Anwendende versucht, auf eine Tabelle schreibend zuzugreifen. Die Freigabe gilt temporär für die Dauer der Sitzung. Das bedeutet, dass die drei zusätzlichen Tabellen, die für den Schreibzugriff von Microsoft temporär freigegeben wurden, wieder zurückgesetzt werden, sobald die oder der ERP-Anwendende den Client schließt. Wird dann ein neuer Client geöffnet, können wieder neue zusätzliche Tabellen beschrieben werden.

Zusätzlicher Schreibzugriff auf drei Tabellen – Beispiel

Versucht die oder der ERP-Anwendende z. B. in der Tabelle „Artikelübersetzung“ eine Übersetzung zu ändern, gewährt Business Central bzw. Dynamics NAV für die aktuelle Sitzung den temporären Schreibzugriff auf die Tabelle „Artikelübersetzung“ (30) und eine der drei zusätzlichen Schreib-Tabellen ist verbraucht. Ändert sie oder er danach Daten der Tabelle „Kontakt“ (5050) sowie der Tabelle „Artikelvariante“ (540), sind alle drei zusätzlichen Schreib-Tabellen verbraucht.

Möchte die Person danach z. B. in der Tabelle „Artikel“ (27) eine Artikelbeschreibung ändern, er­hält sie die Fehlermeldung, dass sie keinen Schreibzugriff auf die Tabelle „Artikel“ (27) hat. Schließt die Person aber danach ihren Client und öffnet diesen wieder, kann sie in der Tabelle „Artikel“ (27) die Artikelbeschreibung ändern, ohne eine Fehlermeldung zu erhalten. Mit der Aktion ist dann wieder eine der drei zusätzlichen Tabellen, auf die Schreibzugriff gewährt wird, für diese Sit­zung verbraucht.

Einschränkungen der zusätzlichen drei Tabellen

Die folgenden Tabellen sind von der Funktion der zusätzlichen drei Tabellen ausgeschlossen:

• Sachposten (17)
• Berechtigungssatz (2000000004)
• Zugriffsrecht (2000000005)
• Zugriffssteuerung (2000000053)

Typische Anwendungsbereiche für Team Members/Limited User

Eine Team Members-Lizenz bzw. eine Limited User-Lizenz eignet sich für alle Tätigkeitsfelder, bei denen Stammdaten und Belege eingesehen oder ge­pflegt werden sollen. Zum Beispiel:

• Einkauf
  • Anlage und Pflege von Kreditoren
  • Pflege von Einkaufspreisen
  • Anlage und Bearbeitung von Einkaufsanfragen/-bestellungen
• Verkauf
  • Anlage und Pflege von Debitoren
  • Pflege von Verkaufspreisen
  • Anlage und Bearbeitung von Verkaufsangeboten/-aufträgen
• CRM/Kontaktverwaltung
  • Anlage und Pflege von Kontakten
  • Aufgabenverwaltung (Anlage und Bearbeitung)
  • Durchführung von Aktivitäten und Segmenten
• Service
  • Anlage und Bearbeitung von Serviceangeboten/-aufträgen
  • Anlage von Serviceverträgen

Die Nutzung der Team Members-Lizenz (bzw. der Limited User-Lizenz) ist im Bereich Service nur eingeschränkt möglich, da bei der Erfassung eines Serviceauftrags diverse Tabellen im Hintergrund beschrieben werden, was dazu führt, dass die Client-Session für eine vollständige Erfassung (inkl. Serviceartikel und Servicearbeitsschein) mehrfach geschlossen werden muss. Dies macht die Abwicklung der Auftragserfassung nicht praktikabel.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass fast alle Tätigkeiten, außer die Erfassung von Serviceaufträgen sowie generell alle Buchungsprozesse (Liefern und Fakturieren von Einkauf-, Verkaufs- und Serviceaufträgen, Beenden von Fertigungsaufträgen, Buchen von Buch­blättern etc.) mit einer Team Members-Lizenz (bzw. einer Limited User-Lizenz) durchgeführt werden können.

Wir unterstützen Sie beim Lizenzkauf

Wenden Sie sich bei Fragen gerne an uns! Wir unterstützen Sie dabei, die Variante zu finden, die optimal zu Ihrem Unternehmen passt.