ERP-/CRM-Systeme und BI: Warum sie Hand in
Hand gehen

Komplexe Daten systematisch analysieren

Big Data ist ja nichts Neues. Nicht erst seit gestern diskutieren wir über das hohe Datenaufkommen, mit dem sich viele Unternehmen heute konfrontiert sehen. Wir gehen davon aus, dass die Datenmenge, die Unternehmen speichern, allein in den letzten Jahren um das Mehrfache gestiegen ist. Das rasante Datenwachstum wird vor allem durch das Cloud Computing begünstigt. Eng damit verbunden ist die zunehmende Nutzung von SaaS (Software-as-a-Service).

Viele Entscheider verlassen sich ganz traditionell noch immer auf ihr Bauchgefühl. Das mag bei Entscheidungen mit einer überschaubaren Auswahl von Optionen funktionieren. Je schneller sich die geschäftlichen Gegebenheiten jedoch ändern und je komplexer sie werden, desto wichtiger wird eine systematische Datenauswertung.

Erkenntnisse aus Daten bestimmen Ihre Wettbewerbsfähigkeit

Was bringen Ihnen die ganzen Daten denn nun? Eine ganze Menge. Auf Basis guter Daten und Analysen lassen sich wirkungsvolle Argumente entwickeln, mit denen Sie nicht nur Entscheidungsträger in Ihrem Unternehmen sondern auch Partner, Interessenten oder Kundinnen und Kunden von Ihren Ideen überzeugen können. Bedenken Sie dabei immer: Die digitale Transformation lässt sich aber nicht einfach kaufen. Und ist vielmehr ein langfristiger Prozess, den jedes Unternehmen individuell planen und umsetzen sollte. Daten, deren Analyse sowie die Einsichten daraus spielen in diesem Prozess eine entscheidende Rolle.

Eine weitere Herausforderung liegt darin, zwischen wichtigen und unwichtigen Daten zu unterscheiden. Denn die Suche nach den richtigen Daten gleicht schnell mal der Suche nach der Nadel im Heuhaufen – der noch dazu auch noch immer höher wird. Umso wichtiger ist es, dass Sie in Ihrem Unternehmen rechtzeitig damit anfangen, Ihre Mitarbeitenden dafür zu sensibilisieren, sich mit Daten aktiv auseinanderzusetzen. Es geht dabei in erster Linie nicht darum, direkt bahnbrechende Erkenntnisse zu erzielen. Vielmehr geht es um viele kleinere Einsichten, die mit der Zeit zu größeren Einspareffekten führen. Auf diese Weise können Sie sich zusätzliche Vorteile gegenüber Ihren Wettbewerbern verschaffen und das eigene Fortbestehen sichern. Dafür brauchen Sie eine leistungsstarke Softwarelösung, die Sie bei der Auswertung Ihrer Daten wirksam unterstützt.

Business Intelligence: ERP-/CRM-Systeme haben eine „eingebaute“ Funktionalität

Immer mehr moderne CRM- und ERP-Systeme verfügen über eine zusätzliche BI-Funktionalität, die bereits standardmäßig integriert ist. So auch das ERP-System Dynamics 365 Business Central .

Der Umfang der BI-Funktionalität in CRM- und ERP-Systemen kann schon ausreichen, um die ersten Schritte bei einer Datenaufbereitung und -auswertung zu gehen und einige einfache Berechnungen vorzunehmen. Darüber hinaus können ERP-Systeme über spezifische BI-Funktionen in ausgewählten Bereichen verfügen. Dynamics 365 Business Central bietet beispielsweise eine eingebaute Funktion für die Cashflow-Analyse und -Planung . Die überzeugt mit ihrer einfachen Nutzung.

Wenn Ihre Anforderungen an die Berechnungen jedoch komplizierter werden, stößt die BI-Funktionalität in ERP-/CRM-Systemen schnell an ihre Grenzen. Etwa wenn größere Datenmengen und feinere Details ins Spiel kommen. Diese Lösungen wurden schlichtweg nicht dafür konzipiert, Daten direkt in praktikable Einsichten umzuwandeln. Ihre Aufgaben bestehen in erster Linie darin, kundschaftsbezogene, geschäftliche sowie betriebliche Daten und Transaktionen effektiver und effizienter zu verwalten. Wenn wir gerade schon beim Thema ERP und CRM sind: Wann brauchen Sie eigentlich ein CRM-System und wann ein ERP-System?

Business Intelligence: ERP-Systeme liefern eine solide Datenbasis

Auch wenn sich die Funktionalität der ERP-/CRM-Systeme nur bedingt für Datenanalysen eignet, liefern vor allem ERP-Lösungen eine solide Basis für eine BI-gestützte Analyse. Sie führen einen Großteil der Daten im Unternehmen zusammen und legen ihn in einer Datenbank ab. Daher kann eine leistungsstarke BI-Lösung in Verbindung mit einem ERP-System ergiebige Ergebnisse bei der Bearbeitung und Auswertung liefern.

Warum sich vollwertige BI-Lösungen dennoch auszahlen

Vollwertige BI-Anwendungen sind noch einmal deutlich leistungsfähiger als die BI-Funktionalität, die in ERP-Systemen oder Excel eingebaut ist. Spezielle BI-Lösungen verfügen über eine fortgeschrittene Funktionalität und sind zur Auswertung großer Datenmengen geeignet. Sie müssen somit Ihre Daten nicht mehr mühsam aus Teillösungen, wie z. B. Excel-Tabellen und anderen Datenquellen, zusammenzutragen.

Auch historische Daten aus Legacy-Systemen lassen sich analysieren. Wenn zum Beispiel die aktuelle Nachfrage nach einem Ihrer Produkte auf einmal stark abweicht. Auf diese Weise lässt sich eventuell herausfinden, ob schon mal eine ähnliche Anomalie vorgekommen ist. Wenn ja, könnte es nützlich sein, zu erfahren, woran das damals lag. Und darüber, wie sich die Nachfrage dann wieder eingependelt hat.

Die Haupt-Aufgabe von Business Intelligence-Lösungen sieht daher so aus: Sie fassen Daten aus unterschiedlichen Quellen sinnvoll zusammen, liefern eine Übersicht und machen es dadurch einfacher, Zusammenhänge zu erkennen, die sonst unsichtbar geblieben wären. Diese Zusammenhänge können etwa in Form von interaktiven Dashboards dargestellt werden.

Vor allem diese Bereiche schwören auf BI:

• Marketing
• Verkauf/Vertrieb
• Personalwesen
• Fertigung
• Lager/Logistik
• Kundenservice/Field Service

Das haben Marketing, Verkauf und Vertrieb von BI

Allen voran setzen die Bereiche Marketing und Verkauf/Vertrieb auf BI-Lösungen. Das macht durchaus Sinn: Denn die Ergebnisse von Datenanalysen unterstützen Sie bei der Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen. Oder sie tragen dazu bei, Kosten zu senken und ermöglichen es Ihnen, bestehende Produkte und Dienstleistungen günstiger anzubieten. Außerdem können Sie so neue Kundschaftsgruppen zielgerichtet ansprechen und die Loyalität der bestehenden Kundschaft sicherstellen.

Gerade Stammdaten liefern im Zusammenhang mit BI oft wertvolle Einsichten. Um das Maximum aus Ihren Stammdaten herauszuholen, empfehlen wir Ihnen, bereits im Vorfeld ein sachgerechtes Stammdatenmanagement aufzusetzen. Aber Vorsicht: Wenn Sie mit personenbezogenen Daten arbeiten, versteht es sich von selbst, dass die geltenden gesetzlichen Vorgaben zu beachten sind.

So profitieren Fertigung, Lager und Logistik von BI

Weitere Bereiche, in denen BI oft zum Einsatz kommt, sind Produktion, Lager und Logistik. So lassen sich mit Hilfe von BI Flaschenhälse in der Produktion beseitigen oder die optimalen Routen für Warenlieferungen berechnen. Betreiben Sie zwei oder mehr Läger, können Sie datenbasierte Vergleiche zwischen den unterschiedlichen Lagerorten erstellen. Kennzahlen wie die Umschlagshäufigkeit oder Lagerauslastung lassen sich dann detailliert unter die Lupe nehmen.

Heute nimmt gerade im Online-Handel die Bedeutung von Reverse Logistics zu. Dabei geht es um die Fähigkeit eines Unternehmens, Rücksendungen sachgerecht und effizient zu managen. Retouren verursachen für Unternehmen immense Kosten. Business Intelligence unterstützt Sie dabei, den Gründen, aus denen die Kundschaft Waren zurücksendet, auf den Grund zu gehen. Mithilfe von Daten können Sie Muster entdecken, die sich immer wiederholen und für einen Großteil der Reklamationen verantwortlich sind. Darüber hinaus ist im Lager meist viel Liquidität gebunden. Die BI kann hier in Zusammenarbeit mit einem ERP-System das Liquiditätsmanagement im Lager verbessern.

Was Microsofts Power BI leistet

Und was ist Microsofts Antwort auf den „Trend“ Business Intelligence? Die lautet Power BI . Das ist eine eigenständige Business Intelligence-Lösung, mit der Sie Daten zusammenführen, auswerten und darstellen können. Etwa indem Sie aussagefähige Berichte und Dashboards anfertigen. Power BI ist deutlich leistungsfähiger als Excel und Co.: Mit dessen Hilfe können Sie viel größere Datenmengen zeitsparend verarbeiten.

Darüber hinaus lässt sich Power BI einfach mit den Produkten der Dynamics 365 Reihe verknüpfen: zum Beispiel mit dem ERP-System Business Central .

Eine einfache Integration mit Microsoft Teams  ist ebenfalls möglich. Und eine Verknüpfung über Konnektoren kann außerdem mit Office 365, SharePoint, Salesforce und mit mehr als 100 anderen Anwendungen erfolgen.

Power BI Desktop vs. Power BI-Dienst

Der Funktionsumfang von Power BI teilt sich in mehrere Komponenten auf. Power BI Desktop  können Sie lokal auf Ihrem Computer installieren. Dann gibt es den Power BI-Dienst , der in SaaS-Form in der Cloud betrieben wird. Mit den mobilen Power BI-Apps können Sie Daten und Informationen auf mobilen Geräten anzeigen und bearbeiten.

Power BI Desktop ist kostenlos und richtet sich an Einzelbenutzer. Damit können Sie Datenanalysen durchführen und Berichte erstellen. Möchten Sie mit Power BI in einer Gruppe arbeiten, benötigen Sie die kostenpflichtige Power BI Pro  Version. Dann können Sie auch den Power BI-Dienst in Anspruch nehmen. Damit ist es möglich, Analysen und Berichte online zu teilen. Außerdem gibt es noch Power BI Premium . Diese Version ist teurer, bietet dafür aber zusätzliche Speicher- und Leistungskapazitäten.

Eine Symbiose: ERP-/CRM-Systeme und Business Intelligence

In Zeiten von Big Data ist es wichtig, dass Sie nicht nur über ein leistungsstarkes ERP-/CRM-System sondern auch über eine robuste BI-Lösung – wie Microsofts Power BI – verfügen. ERP-System und BI ergänzen sich in einer perfekten Symbiose. Denn nur in dieser Kombination können Sie den immer größer werdenden „Datenberg“ zukünftig gut bewältigen, systematisch analysieren und zu Ihren Vorteilen nutzen. Behalten Sie immer im Hinterkopf: Digitaler Stillstand wirft Sie im Wettbewerb zurück.