Self-Service-BI: Potenzialträger – aber
kein Selbstläufer!

Das „Piggly Wiggly“-Prinzip – nun auch in der Datenanalyse?

Klassische Datenanalyse vs. Self-Service-BI

Die klassische Business Intelligence-Software ist sehr komplex und meist sind nur IT-Spezialisten in der Lage, sie zu handhaben. Um Auswertungen in den verschiedenen Unternehmensbereichen wie im Vertrieb, im Marketing oder im Finanzcontrolling zu erstellen, ist hier eine enge Zusammenarbeit zwischen Fachbereich und IT-Abteilung gefragt. Die Big Data-Experten müssen dabei den Fachabteilungen das benötigte Datenmaterial immer erst bereitstellen – sodass Letztere auf Erstere angewiesen sind.

Hier kommt Self-Service-BI ins Spiel: Der Ansatz ermöglicht es Fachkräften, selbst Berichte und Analysen zu erstellen. Das funktioniert dank verschiedener Tools und Anwendungen, die intuitiv bedienbar sind.

Was müssen Sie außer der Bedienbarkeit noch beachten, um die Potenziale von SSBI ausschöpfen zu können?

So setzen Sie SSBI richtig und gezielt ein

Notwendige Voraussetzung: Software mit Plattformansatz

SSBI bietet Ihnen die Möglichkeit, Datenanalysen zu vereinfachen. Das klappt aber nur, wenn Sie dafür Software-Produkte von einem Anbietenden beziehen, der sämtliche Business-Lösungen im Plattformansatz bereitstellt. Nur dann sind alle Daten automatisch miteinander verbunden – und nur dann lässt sich auch die IT-Abteilung aus dem Prozess heraushalten.

Bye-bye Insellösung! Darum gehört die Zu­kunft
dem Platt­form­ansatz

Übersichtliche, funktionale Tools, die intuitiv zu bedienen sind

Denken Sie immer daran: Fachkräfte sind keine BI-Profis – daher müssen Sie Ihnen Tools zur Verfügung stellen, die ohne aufwendige Einarbeitung in wenigen Schritten einen unkomplizierten Einstieg ermöglichen. Mit Microsoft Office-Anwendungen haben die allermeisten Mitarbeitenden bereits in ihrem Arbeitsalltag Erfahrungen gesammelt. Deshalb eignen sich vor allem Lösungen, die einen Excel- oder Access-ähnlichen Aufbau haben oder aber direkt in Office-Anwendungen integriert sind.

Kollaboratives Arbeiten ermöglichen

Auch wichtig ist, dass Berichte von unterschiedlichen Bereichen gemeinsam bearbeitet werden können. Dabei helfen auch Teamfunktionen, die durch Self-Service-BI unterstützt werden.

IT-Sicherheit und Nutzerrechte gewährleisten

Wenn Sie SSBI einführen, müssen Sie ein besonderes Augenmerk auf die IT-Sicherheit legen. Diese kann etwa durch die Schulung der Mitarbeitenden in den Fachabteilungen gewährleistet werden, in denen diese für das Thema sensibilisiert werden. Eine weitere Option: Führen Sie spezifische Nutzerrechte ein, um den Zugriff auf die Daten nur für ausgewählte Mitarbeitende zuzulassen. Und achten Sie auch darauf, dass die Daten innerhalb des gesamten Unternehmens nach einem einheitlichen Muster verarbeitet werden. Dadurch vermeiden Sie Datenchaos.

Tools mobil und ortsunabhängig nutzen

Es hilft außerdem, wenn Mitarbeitende Analysen und Berichte von mobilen Geräten wie dem Smartphone oder dem Tablet aus anfertigen und abrufen können. Die Informationen sind damit im Optimalfall 24/7 verfügbar und Ihre Mitarbeitenden können völlig ortsunabhängig arbeiten.

Andere Tools und Quellen mit einbeziehen

Nur weil Sie SSBI nutzen, heißt das nicht automatisch, dass Sie nie wieder Excel-Analysen brauchen. Im Gegenteil: Diese können Sie in einem Self-Service-BI-Tool sinnvoll verarbeiten und als altbewährte Datenquelle zurate ziehen. Schließlich gilt Microsoft Excel  nach wie vor als das unentbehrliche Standardwerkzeug.

Auch Live-Daten auswerten

Bei SSBI-Tools ist es nicht nur wichtig, dass Sie historische Daten betrachten – Sie sollten auch unbedingt Livedaten einbeziehen. Mit der zunehmenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen und immer neuen Marketingansätzen bietet die Auswertung von Livedaten große Potenziale und Chancen.

Es gibt also Einiges zu berücksichtigen, damit SSBI funktioniert. Und welche Vorteile bietet Ihnen der Ansatz nach dem „Piggly Wiggly“-Prinzip, wenn Sie die wichtigsten Punkte beachten?

Sichern Sie sich mit SSBI Vorteile im Wettbewerb

Ihre 5 Haupt-Vorteile, wenn Fachkräfte Analysen selbst durchführen

1. Eigene Analysen: Fachkräfte sind unabhängiger von der IT

   Die Mitarbeitenden in den Fachabteilungen können selbstständig 24/7 auf Daten zugreifen und diese auswerten und analysieren. Das stellt eine hohe Unabhängigkeit von der IT her und ermöglicht flexibles Arbeiten.

2. Entlastung der IT: Sie sparen Ressourcen

   Da die Fachkräfte ihre Analysen und Berichte ohne externe Hilfe erstellen, entlasten sie gleichzeitig natürlich auch die IT-Abteilung. Die kann sich auf ihre zentralen Aufgaben fokussieren und muss sich nicht mit den verschiedenen Anliegen der Bereiche beschäftigen. Die Mitarbeitenden suchen sich die Antworten auf ihre Fragen stattdessen auf eigene Faust.

3. Weniger Schnittstellen: Sie arbeiten schneller und effizienter

   Gleichzeitig stehen Auswertungen schneller zur Verfügung. Denn mit SSBI sind Fachkräfte in der Lage, auch kurzfristige „Ad-hoc“-Anfragen abzuwickeln – ohne Abstimmung mit der IT-Schnittstelle.

4. Weniger Distanz zur Software: BI wird eher akzeptiert

   Ein weiterer Punkt: Sie steigern die Akzeptanz von Business-Intelligence-Lösungen innerhalb Ihres gesamten Unternehmens. Denn jede/r Mitarbeitende kann sich mit SSBI selbst direkt von den Vorteilen einer Business Intelligence-Lösung überzeugen. Das steigert auch die Motivation.

5. Einbeziehung lokaler Daten: Sie erweitern die Perspektive

   Aus den Daten können Sie unter Umständen mehr nützliche Informationen gewinnen. Das liegt daran, dass die einzelnen Abteilungen ihre unterschiedlichen Sichtweisen und ihr fachliches Know-how aus erster Hand mit einbringen.

Unterm Strich haben Sie die Chance, sich Wettbewerbsvorteile zu sichern – wenn Sie zusätzlich zur klassischen Datenanalyse SSBI richtig und gezielt einsetzen.

Die Grenzen des Self-Services: Wie realistisch ist SSBI?

Bei all den Vorteilen des Self-Services: Wie immer gibt es auch die bekannte Kehrseite der Medaille.

Fehlende Fachexpertise und Datensensibilität

Bei SSBI mangelt es zum Teil an der Fachexpertise – auch wenn die Anwendenden noch so geschickt sind. Dazu kommt: Wer nicht tagtäglich mit Daten jongliert und deren Tücken am eigenen Leib erfahren hat, der könnte mit wichtigen Themen wie IT-Sicherheit und Datenschutz zu locker umgehen.

Flexibilität wird zum Stolperstein

Auch die Flexibilität kann zum Stolperstein werden: Einzelne Geschäftsbereiche können dazu tendieren, Dashboards zu bauen, die einzig und allein auf die Bedürfnisse ihrer eigenen Arbeit zugeschnitten sind. Mit Blick auf bereichsübergreifende Meetings, zum Beispiel im Führungsteam, liefert das jedoch Futter für ineffiziente Diskussionen und mühsame Entscheidungsprozesse.

Fokus auf Bereichsinteressen

Es kann vorkommen, dass Manager diese Flexibilität auch ausnutzen, um ihren Bereich und ihre Entscheidungen in Meeting-Runden in ein sehr positives Licht zu rücken – um so ihre eigenen Interessen ohne Rücksicht auf Verluste durchzusetzen.

Umdenken dauert Zeit

SSBI erfordert insgesamt ein Umdenken in Ihrem Unternehmen. Denn die Mitarbeitenden müssen sich daran gewöhnen, mehr Eigeninitiative zu zeigen und sich von der Unterstützung der IT-Abteilung zu lösen. Dazu müssen sie das passende Mindset entwickeln – das geht bekanntlich nicht von heute auf morgen.

Nicht ohne Plattformansatz

Und wie gesagt: SSBI funktioniert nur, wenn Sie Ihre BI-Lösungen von einem Anbietenden beziehen, der über einen Plattformansatz verfügt – nicht aber mit einer alleinstehenden Insellösung.

Kein Selbstläufer – Ein BI-Beratender lässt sich nicht so einfach ersetzen

SSBI bietet Ihnen die Chance, Ihre Datenanalysen effizienter durchzuführen und sich wertvolle Wettbewerbsvorteile zu sichern. Hier gibt es aber auch Grenzen und Sie müssen einige Voraussetzungen beachten, damit das Ganze auch gelingt.

Laut einer aktuellen Studie hat sich Self-Service-BI in Unternehmen bis dato allerdings noch nicht so stark durchgesetzt, wie erwartet. Letztendlich ist ein echter Fachexperte nämlich doch nicht so leicht zu ersetzen, bzw. Sie brauchen exzellente Strukturen, Regeln und Standards, um SSBI in die richtige Richtung zu lenken – und natürlich das richtige Mindset.

Denn das Ganze ist kein Selbstläufer! Daher benötigen Sie trotz allem einen kompetenten BI-Beratenden, der sich mit Ihrer BI-Lösung – wie etwa Microsoft Power BI – bis ins Detail auskennt – und gleichzeitig immer den Gesamtüberblick behält.

Übrigens: Eine umfangreiche Datenanalyse war in der Vergangenheit oftmals nur in Großkonzernen fest etabliert. Mittlerweile ist sie auch in KMUs angekommen. Das ist auch für die IHK Grund genug, die IT-Berufe neu zu ordnen und die Tätigkeiten in einem eigenen Ausbildungsberuf zusammenfassen. Seit August letzten Jahres gibt es nun die Ausbildung zur/zum „Fachinformatiker/in für Daten- und Prozessanalyse“ .

Unser Fazit lautet: SSBI kann zwar einige – simplere – Vorgänge vereinfachen, kann aber dennoch die Fachexpertise und die Face-to-Face-Schulung nicht komplett ersetzen. Eine Kombination aus „Piggly Wiggly“ und klassischer Analyse könnte ein guter Weg sein. 😊