Die Menschen
in den Fokus rücken Und Veränderungen langfristig verankern

„Der Rest funktioniert schon von alleine!?“

Versetzen Sie sich einmal in diese Situation: Da Ihr Unternehmen langsam aber sicher wächst und Ihr Team häufiger remote arbeitet, brauchen Sie für Ihre Online-Meetings ein neues Kommunikationstool, das auf mehr Anwendende ausgelegt ist. Bei Ihrer Suche orientieren Sie sich an den drei Parametern Kosten, Qualität und Anwendungsfreundlichkeit. Nach einer mehrwöchigen Recherche, unzähligen getesteten Demoversionen und Online-Schulungen haben Sie endlich ein passendes Tool gefunden.

Nun müssen wir das Tool nur noch eben im Betrieb einführen und dem Team kurz Bescheid sagen.

Schön wär’s – doch so einfach ist das leider nicht!

Veränderungen nach dem Plug-and-Play-Prinzip?

Wenn Sie ein externes Peripheriegerät (zum Beispiel ein Headset oder eine Maus) verwenden wollen, reicht es häufig, es einfach nur an den PC anzuschließen. Viel mehr brauchen Sie dann nicht mehr zu tun. Da Veränderungsprozesse, wie zum Beispiel die Einführung eines neuen Kommunikationstools, leider nicht nach dem einfachen Plug-and-Play-Prinzip funktionieren, brauchen Sie im Unternehmen ein wirksames Instrument, um sie richtig zu händeln – die Rede ist vom Change Management.

Was versteht man unter Change Management? – eine Definition

Das Change Management ist dafür da, (größere) Veränderungen innerhalb Ihres Unternehmens zu initiieren, zu steuern und zu kontrollieren. Der Begriff wurde von amerikanischen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern bereits in den 1930er-Jahren verwendet. Hierzu eine einfache Definition:

Change Management (oder Veränderungsmanagement) steht für die geplante und kontrollierte Umsetzung bestimmter Maßnahmen, Aufgaben, Projekte oder Aktivitäten, um einzelne Abteilungen oder das gesamte Unternehmen tiefgreifend zu verändern.

Veränderung – Was ist das überhaupt?

Im Unternehmen kann eine Veränderung quasi alles sein – vom Wechsel des Online-Meeting-Tools bis zur Einführung ergonomischer Standing-Desks. Stark vereinfacht könnte man sagen: Veränderung ist, wenn etwas erst irgendwie ist und später nicht mehr (oder umgekehrt).

Oder etwas konkreter: Eine Veränderung (englisch: „Change“) beschreibt den Wechsel bzw. den Wandel von einem (alten) Zustand zu einem neuen/anderen Zustand.

Wann sind Unternehmen auf ein Change Management angewiesen?

Im Grunde genommen müssen sich Unternehmen permanent an neue Gegebenheiten anpassen – Veränderung findet ununterbrochen statt. Denn schließlich ist „der Wandel die einzige Konstante“.

Wenn sich die internen Rahmenbedingungen und/oder die externen Umwelteinflüsse besonders schnell ändern, sind Unternehmen jedoch noch stärker auf ein zielführendes Change Management angewiesen.

Zu den häufigsten Anlässen gehören:

• Digitalisierung von Geschäftsprozessen / digitale Transformation
• Einführung neuer IT-Systeme
• Anpassung der Unternehmensstrategie(n)
• Etablierung neuer (agiler) Organisationsstrukturen
• Unternehmenswachstum bzw. Erhöhung der Komplexität
• Optimierung von Prozessen und Abläufen
• Erschließung neuer Märkte
• Internationalisierung/weltweiter Rollout
• Neue Wettbewerbssituation bzw. höherer Konkurrenzdruck
• Fusionen und Übernahmen (M&A-Aktivitäten)
• Nachhaltigkeit, Reduzierung des Ressourcenverbrauchs
• Neue Erwartungen der Mitarbeitenden
• Personelle Veränderungen (z. B. hohe Fluktuation)
• Politische Vorgaben (z. B. neue Regulierungen)

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Ein tiefgreifender Transformationsprozess: Auch die Denkweisen verändern

Ein Veränderungsprozess ist ein Transformationsprozess. An dessen Erfolg hat das Mindset einen großen Anteil. Letztendlich geht es nämlich nicht darum, eine neue Softwarelösung oder ein Produkt lediglich bereitzustellen, sondern die damit verbundenen Denkweisen nachhaltig zu verändern und zu verankern und dabei den Nutzen der Veränderung vollständig zu verstehen. Nur so kann Ihr Unternehmen sich weiterentwickeln.

Der bekannte irische Schriftsteller George Bernard Shaw brachte es auf den Punkt:

Fortschritt ist ohne Veränderung unmöglich; und wer seine Denkweise nicht verändern kann, kann gar nichts verändern.

(Kleine) Fehler gehören dazu

Immer wenn Sie etwas Neues wagen, werden Fehler passieren. Es müssen sogar Fehler passieren! Am besten natürlich keine großen Fehler, sondern solche, die keinen gravierenden Schaden anrichten und aus denen Sie etwas für die Zukunft lernen.

Zu viel Angst vor Fehlern steht wiederum Ihrem Wachstum im Weg. Geben Sie neuen kreativen Ideen grundsätzlich erstmal eine Chance. Dazu sollten Sie das automatische, intuitive „Ja, aber…“ am besten aus dem Wortschatz streichen. 😉

Die Change Curve: Eine Veränderung verläuft in der Regel in sieben Phasen

Wenn Sie eine Veränderung ankündigen, erfahren Sie zuerst meist eine negative Reaktion: Viele der Mitarbeitenden sind schockiert und lehnen die Veränderung ab. Bis zur vollständigen Integration der Veränderung im Unternehmen müssen sie mehrere Phasen mit Höhen und Tiefen durchlaufen.

Die besondere Aufgabe des Managements

Auch die Führungskräfte bewegen sich auf der Veränderungskurve. Jedoch haben sie einen zeitlichen Vorsprung – so können sie für die Mitarbeitenden als Vorbild agieren. Denn nur wenn das Management von der Veränderung begeistert ist und diese Begeisterung rüberbringen kann, kann sie sich auf das gesamte Team übertragen. Ein wichtiger Aspekt ist es, den Mehrwert für alle sichtbar zu machen. Dazu bietet es sich an, das Management vorab zu schulen, damit es über die notwendigen Schlüsselkompetenzen verfügt. Das Ganze kann manchmal auch ohne Schulung oder Training funktionieren, das erfordert allerdings sehr viel Mut!

Die fünf Rollen der Führungskräfte

Grundsätzlich kommen Führungskräften im Veränderungsprozess fünf Schlüsselrollen zu: So werden sie zum Beispiel zu „Botschaftenden der Veränderung“. Mithilfe der rollenspezifischen Aufgaben unterstützen sie die Mitarbeitenden, je nach dem, vor welcher Herausforderung diese stehen.

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Projektsponsoring oder Papiertiger?

Eine zentrale Funktion hat in diesem Zusammenhang die Person, die für das Projektsponsoring verantwortlich ist. Am besten eignet sich dafür eine Person, die im Unternehmen eine hohe Position innehat, z. B. die oder der CEO. Diese Person sollte zudem ein starkes, präsentes Auftreten haben und über Entscheidungsfreude verfügen. Sonst handelt es sich eventuell bloß um einen Papiertiger.

Probleme und Widerstände in Change-Prozessen

Tatsächlich ist es in der Praxis so, dass rund 75 bis 80 Prozent aller Change-Projekte scheitern. Häufig sind die Ursachen menschlicher Natur. Um einem Scheitern zuvorzukommen, sollten Sie sich frühzeitig damit beschäftigen, warum Ihre Mitarbeitenden sich gegen Veränderungen wehren und was Sie dagegen tun können.

Einer der Gründe besteht in dem „Nicht wissen“ – das heißt, die Mitarbeitenden haben noch nicht erkannt, welche Vorteile die Veränderung mit sich bringt. Hier gilt es, sie zu unterstützen und von Beginn an mit einzubinden. Zu einer erfolgreichen Ankündigung und Kommunikation des Change-Projekts kann auch ein gut gewählter Projektname beitragen.

Change Management vs. Projektmanagement

Sowohl das Projektmanagement als auch das Change Management spielen zentrale Rollen im Unternehmen.

Im Projektmanagement geht es darum, eine spezifische Fragestellung bzw. ein akutes Problem zu behandeln, wobei der Fokus auf den Unternehmensbereichen liegt, die davon betroffen sind. Im Change Management ist das gesamte Unternehmen einschließlich sämtlicher Strukturen und Prozesse involviert. Das Projektmanagement kann somit für das Change Management als Unterstützung fungieren.

Change-Managerinnen und Change-Manager weisen meist grundverschiedene berufliche Hintergründe und keine einheitliche Vita auf. Was beide Disziplinen gemeinsam haben: Die Verantwortlichen sollten über Erfahrung verfügen, um die Reichweite von Entscheidungen gut abschätzen zu können.

Nicht nur alten Wein in neue Flaschen füllen!

Sollten Sie sich im Rahmen Ihres Change Managements bloß um die Optimierung Ihrer bereits vorhandenen Strukturen und Prozesse kümmern, wird das für Ihren langfristigen Erfolg wahrscheinlich nicht ausreichen. Denn das wäre bildlich gesprochen dasselbe, als würden Sie alten Wein in neue Flaschen umfüllen. Vielmehr geht es darum, den alten Trott zu verlassen und neue Wege einzuschlagen.