Erfolgsfaktoren von Remote Work: Top- Performance
trotz räum­licher
Distanz!

Die Arbeitswelt im Wandel: Remote Work

Das Großraumbüro gegen einen paradiesischen Strand in der Karibik eintauschen und einen (natürlich alkoholfreien!) Cocktail schlürfend Mails und Anrufe beantworten… Klingt verlockend, oder? Mittlerweile ist das in manchen Jobs tatsächlich Realität – und technisch umsetzbar, da die Mitarbeitenden über digitale Tools miteinander verbunden und die Daten dank Cloud-Diensten von überall aus abrufbar sind.

Früher wurde mit dem Begriff „Büro“ meist ein ganz bestimmter physischer Ort verbunden: Dort ist man jeden Morgen eingetroffen und rund 8 Stunden geblieben. Das war selbstverständlich und ging auch gar nicht anders, denn nur im Büro standen einem alle Arbeitsmittel wie Computer und Telefon sowie alle benötigten Informationen zur Verfügung. Der Gang zum Drucker, zum Aktenschrank oder ins Datenarchiv gehörte zum „Daily Business“.

Heute gleicht das „Büro“ vielmehr einem digitalen Konstrukt. Remote Work ist angesagt: Manche Kolleginnen und Kollegen arbeiten nun überwiegend in den eigenen vier Wänden und wiederum andere haben ihren Wohnsitz inkl. Home-Office im Ausland und sind nur zwei- bis dreimal im Jahr vor Ort anzutreffen.

Remote Work: Vom „Nice-to-have“ zum „Must-have“

War die Möglichkeit, ortsunabhängig zu arbeiten, vor ein paar Jahren noch ein „Nice-to-have“, ist sie in 2022 für Unternehmen zu einem „Must-have“ unter den Benefits geworden. Diese Entwicklung wurde sehr stark durch die Corona-Pandemie beschleunigt, die Unternehmen gar keine andere Wahl gelassen hat, als Remote Work in kürzester Zeit möglich zu machen.

Das Ganze hat sich so sehr etabliert, dass (potenzielle) Mitarbeitende mittlerweile von den Arbeitgebenden „verlangen“, flexibel arbeiten zu können. Und umgekehrt genauso: Einige Unternehmen sind dazu übergangen, manche Stellen von vornherein nur noch als Remote Jobs auszuschreiben – dadurch können sie auf einen größeren Pool aus Bewerbenden zugreifen und sparen Kosten für die Bereitstellung von Arbeitsplätzen.

8 Erfolgsfaktoren für Remote Work

Neben einigen Chancen birgt Remote Work natürlich auch Herausforderungen. Welche Voraussetzungen muss Ihr Unternehmen erfüllen, damit Remote Work nicht nur vielversprechend klingt und hilft, neue Mitarbeitende zu gewinnen, sondern bei Ihren Mitarbeitenden auch zu derselben (oder einer noch höheren) Performance führt?

Technologien

• Digitale Technologien: Als Allererstes muss Ihr Unternehmen über eine moderne IT-Infrastruktur verfügen. Dazu gehört auch eine Desktop-Virtualisierung. Diese stellt die Funktionen des Arbeitsplatz-Rechners Ihrer Mitarbeitenden über einen zentralen Server bereit. Ihre Mitarbeitenden benötigen dann lediglich eine bestehende Netzwerkverbindung sowie einen Client, um den virtuellen Desktop auszuführen – z. B. einen Thin Client. Oftmals dient auch schon ein einfacher Internet-Browser als Client. Das ermöglicht es, von überall aus zu arbeiten.

  Die Technik muss zudem einwandfrei funktionieren – es kann sonst mit der Zeit anstrengend werden, wenn das Bild im Team-Meeting ständig ruckelt oder alle paar Minuten das Internet zusammenbricht, wenn Sie Ihren Bildschirm teilen.

• Ausgewählte Kommunikationstools: Da Ihre Mitarbeitenden nicht „mal eben“ bei der Kollegin oder dem Kollegen auf der anderen Etage vorbeischauen können, um sich zu einem Thema kurzzuschließen, muss das über digitale Tools ablaufen. Viel hilft aber nicht immer viel: Achten Sie darauf, dass mit der Zeit nicht zu viele verschiedene Tools dazukommen – das kann für Verwirrung, Chaos und Ineffizienzen sorgen.

  Außerdem lassen sich nicht alle Tools unkompliziert in Ihr bestehendes System integrieren. Bleiben Sie beim Altbewährten und nutzen Sie Microsoft Teams. Neben der einfachen Bedienbarkeit finden Sie hier weitere nützliche Funktionen: Sie haben etwa die Möglichkeit, für Ihr Meeting einen individuellen Hintergrund auszuwählen und können andere Anwendungen integrieren.

Prozesse

• Klare Spielregeln: Remote Work kann nur mit klar definierten Rahmenbedingungen und Absprachen funktionieren – die Arbeitszeiten und Tätigkeiten sollten transparent dokumentiert werden. Um die eigene Verfügbarkeit anzuzeigen, können die Mitarbeitenden ihren Status immer wieder aktualisieren – das geht z. B. bei einer virtuellen Telefonanlage oder in Microsoft Teams. So ist für alle Mitarbeitenden sofort sichtbar, wer gerade in der Pause ist oder wer sich in einem Meeting befindet, bei dem er oder sie nicht gestört werden darf.

  Trotz aller Transparenz zählt vor allem auch Eines: Vertrauen. Von Ihren Mitarbeitenden ist grundsätzlich mehr Eigenverantwortung gefragt. Und auch nicht zu vergessen: Auf die Distanz sind regelmäßiges (positives) Feedback und Lob durch die Führungskräfte genauso wichtig wie bei traditionellen Teams.

• Intensive Kommunikation: Die Kommunikation läuft bei Remote Teams geplanter ab, da sich die Arbeitszeiten meist sehr flexibel gestalten und nicht alle Mitarbeitenden immer gleichzeitig am Platz sind. Insgesamt gibt es einfach weniger Gelegenheiten, sich spontan mit dem Kollegium kurzzuschließen. Daher muss die Kommunikation noch zielgerichteter erfolgen, um Missverständnissen vorzubeugen.

Gekonnt kommuni­zieren im asynchron­en Arbeitsumfeld Warum Sie im Chat
nicht nur mit einem
„Hallo“ 👋 star­ten sollten

• Umfangreiches Onboarding: Gerade bei Remote Teams sind ein umfangreiches Onboarding und eine gute Einarbeitung am Anfang entscheidend. Sie sollten sich dazu gut organisieren und ausreichend Trainingsmaterial vorbereiten. Stellen Sie allen Mitarbeitenden die wichtigsten Information rund um das Unternehmen an einem zentralen Ort als digitale „Knowledge Base“ zur Verfügung – von Datenschutz-Grundsätzen über die korrekte Urlaubsgenehmigung bis hin zu Best Practices für das Erledigen der täglichen Aufgaben sollte hier alles nachzulesen sein.

• Unterschiedliche Zeitzonen: Dieser Punkt betrifft natürlich nur diejenigen Unternehmen, bei denen Mitarbeitende vom Ausland aus arbeiten. Sollte sich das Home-Office Ihres Projektleiters in Singapur befinden, müssen Sie bei der Terminplanung immer im Hinterkopf behalten, dass es bei ihm schon 21 Uhr abends ist, wenn Sie gerade aus der Mittagspause zurückkommen.

Menschen

• Ausgeprägtes Teamgefühl: Stärken Sie die Verbundenheit mit dem Unternehmen und das Teamgefühl – es darf nicht dazu kommen, dass die einzelnen Mitarbeitenden alle nur noch „ihr eigenes Süppchen kochen“ und vergessen, dass tatsächlich noch ein Team real existiert. Es hilft, Routinen einzuführen – regelmäßige Team-Meetings sind sowieso Pflicht. Aber wie wäre es mit einer gemeinsamen virtuellen Mittagspause jeden Dienstag? Und wenn Sie nach einem erfolgreichen Go-live für alle Projektbeteiligten eine große Pizza ins Büro bestellen, machen Sie das einfach auch für Ihr Remote-Team – Pizza Hut liefert auch in Singapur.

  Trotz allem sollten in größeren Abständen immer noch persönliche Meetings stattfinden. Remote-Teams können zwar hervorragend zusammenarbeiten, ihnen fehlt dennoch ab und zu der Small-Talk neben der Kaffeemaschine.

• Gelebte Lernkultur: In einer digitalen Welt ist es unerlässlich, sich manche Kompetenzen selbstständig anzueignen. Diese Lernprozesse gehen kontinuierlich weiter und finden im „täglichen Doing“ statt. Fördern Sie daher eine Unternehmenskultur, die auf Lebenslanges Lernen ausgerichtet ist.

  Vielleicht probieren Sie es einmal mit dem Konzept „Gamification“. Dabei erlernen Ihre Mitarbeitenden Inhalte spielerisch – zum Beispiel während sie im Unbesiegbar-Modus Münzen einsammeln und über Schluchten springen, um die Prinzessin aus den Fängen des Bösewichts zu befreien. Die Zeiten des schriftlichen Zusammenfassens 300-seitiger Unterrichtsskripte sind vorbei.

• Störungsfreier Arbeitsplatz: Auch ein gerne unterschätzter „Gamechanger“: ein separater Arbeitsplatz mit einer Tür, die zugemacht werden kann. 😉

Home-Office und Remote Work So klappen
Kommunikati­on,
Zusammen­arbeit und
Zu­sammenhalt noch besser

Es kommt auf Technologien, Prozesse und Menschen an

Damit Ihr Team mit Remote Work eine hohe Performance erzielt…

• …müssen die Technologien vorbereitet sein.
• …müssen die Prozesse vorbereitet sein.
• …müssen die Menschen vorbereitet sein.

Remote-ERP-Implementierungen

Was für die tägliche Arbeit im Team gilt, lässt sich ebenso auf die Umsetzung von ERP-Projekten übertragen. Coronabedingt mussten auch ERP-Implementierungen in den letzten Jahren in vielen Fällen remote erfolgen. Wenn hierbei Technologien, Prozesse und/oder Menschen schlecht vorbereitet sind, folgt schnell die Quittung: Projekte können sich verzögern oder sogar scheitern. Bei guter Vorbereitung und nach Überwindung einiger Anfangsschwierigkeiten haben Remote-Implementierungen allerdings langfristiges Zukunftspotenzial.

Trend Metaverse: In Zukunft nur noch virtuelle Büros?

Remote Work hat längst seinen Platz in der gegenwärtigen Arbeitswelt gefunden – und auch Remote-ERP-Implementierungen sind kein Fremdwort mehr. Da stellt sich die Frage: Wie wird die „Institution Büro“ wohl in Zukunft aussehen?

Ein aktueller Trend, der eine Rolle spielen könnte und noch einen ganzen Schritt weiter geht, ist das sogenannte Metaverse – ein „alternatives Universum“, in dem Sie mit Mitmenschen interagieren können.

Im Kontext Arbeit wären dann auch Besprechungsräume von gestern – stattdessen stünden nur noch virtuelle Meetings auf der Tagesordnung: Sie sitzen mit Ihren Teamkolleginnen und -kollegen an einem Besprechungstisch und schauen gemeinsam Dokumente durch. Doch es ist niemand physisch anwesend: Am Tisch sitzen Avatare, mit denen das Szenario simuliert wird. Die realen Personen tragen Virtual-Reality-Brillen und befinden sich in Wirklichkeit ganz woanders – möglicherweise tatsächlich an einem traumhaften Karibikstrand. Bis das zum Alltag werden könnte, werden aber wohl noch ein paar Jahre vergehen!