Die Menschen im Fokus
Eine zukunftsorientierte ERP-Wunschliste erstellen Warum Sie dabei
die Komfortzone
verlassen sollten
die
Trotz aller Bemühungen besteht die ERP-Wunschliste von Unternehmen häufig aus einem Anforderungspaket, das auf interne Abläufe fokussiert und zudem rückwärtsgerichtet ist. Das Ergebnis spiegelt dann vor allem wider, wie die Arbeit bislang war – und sehr wenig davon, was in der Zukunft nötig ist, um an der Zufriedenheit Ihrer Kundschaft zu arbeiten. Wie machen Sie das besser?
Nicht (nur) in die Vergangenheit schauen
Menschen scheuen von Natur aus Veränderungen, denn sie sind meist mehr oder weniger unkomfortabel. Wenn Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen fragen, was sie sich von einem neuen System erhoffen, können Sie sich darauf einstellen, eine Liste der vorhandenen Funktionen vorgelegt zu bekommen. Vielleicht mit einigen zusätzlichen Lösungen für Probleme, die in der Praxis aufgetreten sind. Schließlich läuft doch alles ganz gut, oder? Aber wenn Sie ein solches Paket zusammenstellen, sollten Sie natürlich nicht (ausschließlich) zurückblicken. Sie wollen mit dem neuen System ja schließlich nicht nur in den nächsten drei Monaten arbeiten?
Die Erstellung der ERP-Wunschliste erfordert Zeit
Die Zusammenstellung der richtigen Anforderungen und Wünsche für ein neues ERP-Paket ist eine wichtige und zeitraubende Aufgabe. Die Liste ist von entscheidender Bedeutung, denn die Anforderungen bestimmen zu einem großen Teil, mit welcher Lösung Sie letztendlich arbeiten werden. Darüber hinaus werden die Wünsche und Anforderungen oft auf (Mikro-)Detailebene definiert – was ebenfalls Zeitaufwand bedeutet.
Die Zeit: Darum ist
sie Ihr schlimmster
Feind im ERP- Projekt
sie
Feind
Über den Tellerrand schauen, um alle zukünftigen Anforderungen einzubeziehen
Es geht um die Auswahl eines Systems, mit dem Sie in den nächsten fünf bis zehn Jahren arbeiten werden. Daher sollten Sie auch versuchen, in die Zukunft zu blicken – und dabei ruhig mutig über den Tellerrand hinausschauen. Was könnte in Zukunft relevant werden? Eine bessere Kommunikation mit der Kundschaft über WhatsApp? Schnellere Lieferungen mithilfe von Drohnen? Was zudem immer gefragt ist, ist viel Flexibilität, mit der Sie sich schnell an veränderte Umstände anpassen können.
Raus aus der Komfortzone
Diese drei Punkte sollten Sie bei der Planung effektiver Prozesse einbeziehen:
Die Perspektive Ihrer aktuellen Kundschaft einnehmen
Sprechen Sie mit Ihren wichtigsten Kundinnen und Kunden und fragen Sie sie nach ihren mittelfristigen Plänen. Erkundigen Sie sich auch unbedingt, was sie sich von Ihrem Unternehmen in den kommenden Jahren wünschen. Diese Vorgehensweise hilft Ihnen dabei, aus der Perspektive der Kundschaft zu denken und zu handeln. Daraus kann sich zusätzliche Inspiration für weitere Prozessinnovationen ergeben.
Die Meinung Ihrer ehemaligen Kundschaft einholen
Befragen Sie dazu noch einige Ihrer ehemaligen Kundinnen und Kunden. Das kann sicherlich ein wenig unangenehm werden. Aber gerade diese Gruppe kann Ihnen eine besonders ehrliche Rückmeldung geben, wenn es um holprige Geschäftsprozesse, schlechte Integration und schlechte interne Kommunikation geht.
Die gewünschten Ergebnisse in den Mittelpunkt rücken
Sprechen Sie nicht nur von detaillierten Funktionen und Merkmalen, sondern insbesondere von den gewünschten Ergebnissen! Nehmen Sie beispielsweise an, Sie möchten die durchschnittliche Laufzeit Ihrer Außenstände von 75 auf 40 Tage reduzieren. Fragen Sie dann direkt nach dem besten, schnellsten und effizientesten Weg, wie dieses Ziel erreicht werden kann.
Ihre ERP-Lösung: Ist sie
eine Bremse
oder ein Rettungsring?
eine
oder ein
Entsteht außerhalb der Komfortzone: Eine gut durchdachte Liste mit allen Anforderungen und Wünschen
Da in der Geschäftswelt ein ständiger Wandel stattfindet, können sich die Anforderungen an Ihre Lösung ebenfalls immer wieder verändern. Ein zukunftsorientiertes ERP-System sollte in der Lage sein, sich an solche Veränderungen anzupassen. Gerade deshalb ist es wichtig, sich für eine Lösung, eine Prozessstruktur und eine Unternehmenskultur zu entscheiden, welche auf die Zukunft und auf das, was die Kundschaft von Ihnen erwartet, ausgerichtet sind. Um das zu erreichen, ist eine gut durchdachte Liste der Anforderungen und Wünsche unverzichtbar.
Damit Sie eine solche aussagekräftige Liste, die sich an zukünftigen Anforderungen orientiert, erstellen können, ist es notwendig, dass Sie sich gedanklich von alten Prozessen und Denkweisen lösen – und sich vor allem nicht nur an den Funktionen des alten Systems orientieren. Dafür lohnt es sich, die Komfortzone zu verlassen. Das ermöglicht eine proaktive Herangehensweise.
Alles in allem stellen Sie durch die Ausrichtung Ihres Systems auf die Zukunft sicher, dass Ihr ERP-System nicht nur gegenwärtige Bedürfnisse erfüllt, sondern auch eine strategische Investition darstellt, die langfristige Vorteile und Anpassungsfähigkeit bietet.
