Langzeit-Projekt Digitalisierung: 5 Punkte, die Sie
beachten sollten

Digitalisierung ist ein Langzeit-Projekt

Die Begriffe „Digitalisierung“, „digitaler Wandel“ und Co. wurden in den letzten Jahren so oft und so pauschal verwendet, dass sie mittlerweile wie Plattitüden klingen. Auch wenn man heute manchmal gar nicht so genau weiß, worauf sich jemand mit dem Begriff „Digitalisierung“ überhaupt bezieht – das Thema bleibt topaktuell.

Bedenken Sie: Digitalisierung ist kein zeitlich befristetes Projekt, das Sie einmal umsetzen und danach die Hände in den Schoß legen können, um dauerhaft die Früchte dieser Arbeit zu ernten. Nein, es ist vielmehr ein langfristiger Prozess. Dieser Prozess wird einzelne Unternehmen wie auch die Unternehmenswelt in ihrer Gesamtheit in den kommenden Jahren begleiten. Und wohl auch in den kommenden Jahrzehnten. Und sie wird alles in mehreren aufeinander folgenden Stufen nachhaltig verändern. Diese Veränderungen werden die einzelnen Unternehmensbereiche immer tiefer durchdringen. Das ist noch nicht alles: Auch die Digitalisierungstechnologien entwickeln sich ständig weiter. Bestehende Technologien und Verfahren werden neuen und besseren Weiterentwicklungen Platz machen müssen.

Stellen Sie Ihre langfristige Wettbewerbsfähigkeit sicher

Am Ende werden sich längst nicht alle Unternehmen langfristig am Markt behaupten können. Hier punkten diejenigen, die es schaffen, ihren individuellen Bedarf an digitalen Technologien auf der jeweiligen Prozessstufe realistisch einzuschätzen und in ihren Alltag zu integrieren.

Auf der technischen Seite bedeutet Digitalisierung im Kern, dass Ihre Daten- und Prozessverarbeitung von analog – sprich papierbasiert – auf digital umgestellt wird. Dadurch können Ihre Daten und Prozesse von Computern gelesen und verarbeitet werden. Das wiederum ist eine wichtige Voraussetzung, wenn es darum geht, Workflows und Prozesse zu automatisieren.

Auf diese Weise lassen sich besonders die Arbeits- und Produktionsabläufe, die sich ständig wiederholen, effizient, fehlerfrei und deutlich kostengünstiger ausführen. Wenn Sie an dieser Stelle sparen, sinken einerseits Ihre Produktionskosten. Andererseits stehen Ihnen Mittel zur Verfügung, die Sie in die nächsten Ausbaustufen der Digitalisierung investieren können. Und somit stellen Sie Ihre eigene Wettbewerbsfähigkeit sicher.

Die folgenden fünf Punkte zeigen, wie es Ihnen gelingt, auf den „Digitalisierungs-Zug“ aufzuspringen und dann auch im fahrenden Zug zu bleiben.

1. Digitalisierungs-Roadmap

Die Roadmap als Orientierungsstütze – auch bei der Wahl Ihrer ERP-/CRM-Lösung

Viele Unternehmen erstellen für ihre Produkte und Dienstleistungen eine Produkt-Roadmap. Sowohl bestehende Kundinnen und Kunden als auch Interessentinnen und Interessenten bekommen so einen Überblick, wie sich die Produkte und Dienstleistungen über die nächsten Monate und Jahre weiterentwickeln werden.

Eine Produkt-Roadmap kann jedoch auch dem Unternehmen, das diese Produkte und Dienstleistungen bereitstellt, als wertvoller Leitfaden dienen. Ein Softwareherstellender kann dadurch die Entwicklung seiner Software langfristig planen: Zum Beispiel mit Blick auf die Zeiträume, in denen neue Features hinzugefügt werden sollen oder der Support eingestellt wird.

Auch für Ihre Digitalisierungsstrategie kann eine Roadmap nützlich sein. Sie sollte alle wichtigen Eckpunkte enthalten und für jeden transparent zeigen, wie der Prozess in Ihrem Unternehmen im Laufe der nächsten Monate und Jahre ablaufen soll.

Vor allem bei der Wahl einer ERP-/CRM-Lösung ist eine solche Produkt-Roadmap enorm wichtig. Denn hierbei handelt es sich um eine weitreichende Entscheidung, die Sie wohlüberlegt und durchdacht angehen sollten – um langfristig nicht ins Hintertreffen zu geraten. Speziell Unternehmen, die auf dynamischen Märkten unterwegs sind, profitieren von einer Roadmap.

Prioritäten setzen, Motivation steigern und richtig entscheiden

Wenn Sie anhand einer Digitalisierungs-Roadmap vorgehen, hilft Ihnen das, Ihre Prioritäten richtig zu setzen und sich vor kostspieligen Fehlentscheidungen zu schützen. Etwa vor dem Versuch, Hals über Kopf alle Bereiche gleichzeitig zu digitalisieren. Quasi nach dem Gießkannenprinzip. Eine gut durchdachte Digitalisierungs-Roadmap verhindert, dass Sie zu viel in Lösungen investieren, die Sie eventuell gar nicht oder erst viel später brauchen. Auch kann sie davor schützen, dass die wirklich wichtigen Bereiche bei Ihren Investitionen zu kurz kommen. Und als schönen Nebeneffekt erhöhen Sie auch die Motivation Ihres Projektteams. Sie werden sehen: Wenn Ihre Mitarbeitenden verstehen, was sie tun und ein klares, greifbares Ziel vor Augen haben, wirkt das wahre Wunder.

2. Forcieren Sie die Zusammenarbeit

Es kommt auf die Perspektive an

Traditionell ist die Beziehung zwischen der IT und dem Business-Bereich nicht immer ganz einfach. Die IT-Abteilung im Unternehmen sieht sich auch heute noch oft als alleiniger Wächter über Standards und als der allmächtige Verwalter von Software und IT-Infrastruktur. Der Business-Bereich dagegen betrachtet die IT und Software mehr aus der Kundschafts- und Marktperspektive. Sie soll demnach in erster Linie die Geschäftstätigkeit unterstützen.

Beide Perspektiven haben ihre Berechtigung und sind für Ihren nachhaltigen Erfolg wichtig. Allerdings wird es im Zeitalter von Cloud Computing und SaaS (Software-as-a-Service) immer wichtiger, dass die IT-Abteilung flexibler und schneller auf die Bedürfnisse der Business-Userinnen und -User reagiert.

Miteinander statt gegeneinander

So sollten sich Ihre IT- und Business-Verantwortlichen gegenseitig weniger als Spielverderber sehen, sondern vielmehr als Partner auf Augenhöhe. Hier kommt es auf die volle Unterstützung der Geschäftsführung an.

Eine unbürokratische und planvolle Vorgehensweise ist sehr wichtig. Dabei sollten sich die Beteiligten bei Bedarf sowie in regelmäßigen Abständen kurzschließen. Auf diese Weise lässt sich unter anderem ein Prozess entwickeln und aufsetzen, nach dem SaaS-Anwendungen im Unternehmen eingeführt werden können. Bestimmte Anwendungen, deren Einsatz nur geringfügig kritische Daten bzw. bestehende Prozesse im Unternehmen betrifft, können nach einem beschleunigten Verfahren zur Nutzung freigegeben werden. Dieses Vorgehen eignet sich auch, um ein Wuchern der Schatten-IT im Unternehmen zu verhindern.

3. Cloud, SaaS und Plattformlösungen

Investieren Sie in Cloud-/SaaS- und Plattformlösungen

Cloud-/SaaS- und Plattformlösungen stehen im Mittelpunkt der Digitalisierung von Daten und Prozessen im Unternehmen. Das bedeutet, dass Sie diese Technologien verstärkt in die Planung Ihrer zukünftigen IT-Architektur miteinbeziehen sollten.

Der SaaS-Plattform-Ansatz als Königsdisziplin

Wenn Sie zum Beispiel an die Einführung des nächsten CRM- oder ERP-Systems denken, dann ziehen Sie Lösungen aus der Cloud in Betracht. Denn bei Cloud-Lösungen können Sie Rechenleistung und Speicherplatz viel schneller und flexibler erhöhen und verringern als bei On-Premises-Lösungen.

Wir empfehlen Ihnen, sogar noch einen Schritt weiterzugehen und auf SaaS-Softwarelösungen zu setzen. Diese sind noch weiter in Sachen Digitalisierung als Softwarelösungen, die nur in der Cloud gehostet werden. Mit Rechenleistungen, Speicherplatz, etc. haben Sie dann nichts mehr zu tun – das alles passiert vollautomatisch im Hintergrund. Und auch kostspielige Updates gehören der Vergangenheit an. Denn auch diese finden im Hintergrund automatisch statt.

Kommen wir nun zur Königsdisziplin: SaaS-Softwarelösungen als Teil eines ganzheitlichen Plattformansatzes. Dabei laufen Ihre Lösungen auf einer einzigen Plattform, was das digitale Vernetzen noch viel, viel leichter macht.

4. Change Management

Transformation geht nicht von heute auf morgen

Wenn es darum geht die Herausforderungen der Digitalisierung erfolgreich zu meistern, sind die richtigen Technologien sehr wichtig. Noch wichtiger sind jedoch die Menschen, die mit diesen Technologien umgehen. Behalten Sie immer im Hinterkopf: Eine Technologie im Unternehmen kann nur so gut sein wie die Mitarbeitenden, die mit ihr arbeiten. Das gilt auch für die digitale Transformation. Hier sind realistisch entwickelte und klar kommunizierte Zukunftsvisionen, zwischenmenschliches Vertrauen, klar definierte Meilensteine sowie die volle Unterstützung durch das Top-Management gefragt. Wichtig ist auch, dass sowohl das höhere als auch das mittlere Management im Unternehmen mit gutem Beispiel vorangehen. Kurz und knapp: Die digitale Transformation lässt sich nicht kaufen.

Bereiten Sie Ihre Mitarbeitenden Schritt für Schritt darauf vor, mit digitalen Daten und Prozessen zu arbeiten und planen Sie dabei auch hilfreiche Schulungsmaßnahmen mit ein.

Die Menschen
in den Fokus rücken Und Veränderungen langfristig verankern

Augen auf beim Recruiting

Achten Sie bei der Suche nach neuen Mitarbeitenden darauf, dass diese nicht nur mit bestimmten Softwarelösungen arbeiten können und das übliche Tagesgeschäft beherrschen, sondern auch ein Denken mitbringen, das über den Tellerrand hinausgeht. Die digitale Transformation geht Hand in Hand mit einem schnellen Wandel, einer steigenden Komplexität und interdisziplinären Fachkompetenzen. Umso wichtiger ist es, Mitarbeitende an Bord zu haben, die innovationsgetrieben und fachkundig genug sind – und so zukünftige Marktentwicklungen vorhersehen können.

5. Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner

Kompetente Partnerinnen und Partner, die digital denken und handeln

Ihre Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner sollten Sie in Ihrem Bestreben, digitaler zu werden, unterstützen. Wählen Sie deswegen vor allem Partnerinnen und Partner, die der digitalen Transformation offen gegenüberstehen und am besten bereits Erfahrungen damit gesammelt haben – insbesondere wenn es um Software- bzw. IT-Partnerinnen und -partner geht. Darüber hinaus raten wir Ihnen, dem Auswahlprozess Ihrer CRM- bzw. ERP-Partnerinnen und -Partner eine größere Beachtung zu schenken. Denn diese Software-Systeme vereinen in der Regel den Großteil der Unternehmensprozesse und sind deswegen für einen erfolgreichen digitalen Wandel maßgeblich.

Digitalisierung als Wettbewerbsvorteil

Denken Sie daran, dass auch Ihre bestehende oder potenzielle Kundschaft in Zukunft immer mehr Wert auf den Grad der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen legen werden. Für immer mehr Unternehmen sind digitalisierte Prozesse auf der Seite ihrer Lieferanten bzw. Zulieferer bereits heute eine notwendige Voraussetzung um mit ihnen zusammenzuarbeiten.

Daher ist es entscheidend, dass Ihre Geschäftspartnerinnen und -partner Sie als kompetente Ansprechpersonen unterstützen. Etwa dann, wenn einer Ihrer strategisch wichtigen Kundinnen und Kunden Sie auffordert, einen oder mehrere seiner Geschäftsprozesse auf ein bestimmtes Digitalisierungsniveau zu bringen.