Alles in einem System Mit ERP Ressourcen
spielend leicht managen

Was ist ein ERP-System?

Ein ERP-System ist dafür da, die Unternehmensressourcen so effizient wie möglich zu planen, zu steuern und zu kontrollieren.

Zu den Ressourcen gehören:

• Werkstoffe, das sind z. B. Rohstoffe wie Holz oder Stahl
• Betriebsmittel, z. B. Maschinen, der Fuhrpark oder Software
• Finanzielle Mittel bzw. Kapital
• Mitarbeitende (Humankapital)
• Wissen (Know-how)

Dabei können Sie sich grob an der betrieblichen Wertschöpfungskette orientieren:

Alles in einem System

Das ERP-System integriert eine

modular aufgebaute Sammlung von Business-Lösungen bzw. Anwendungen, die nahtlos zusammenarbeiten.

Was bedeutet das?
Für all Ihre bereichsspezifischen Anforderungen liegen einzelne Softwarebausteine (Module) vor. Das ERP-System bildet als Baukasten die Schnittstelle zwischen den unterschiedlichen Bausteinen. Es sorgt dafür, dass diese problemlos miteinander kommunizieren und Daten untereinander austauschen. Das bietet Ihrem Unternehmen entscheidende Vorteile.

ERP-System: Die 3 wichtigsten Vorteile auf einen Blick

• Effizienz: Dank der gemeinsamen zentralen Datenbank lassen sich die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens automatisieren, strukturieren und einfacher steuern. Es passieren weniger Fehler und der Geldbeutel wird geschont. Das Ganze wirkt sich positiv auf die Effizienz aus und trägt somit letztendlich zu Ihrem Unternehmenserfolg bei.

• Transparenz: Das ERP-System bringt alle Daten und Prozesse unter einen Hut. Die Schnittstellen zwischen den Abteilungen sorgen für einen einfacheren Austausch und Informationsfluss und verhindern, dass Ihre Mitarbeitenden „nebeneinanderher arbeiten“.

• Skalierbarkeit: Ihr Unternehmen ist dabei zu wachsen? Kein Problem – Ihr ERP-System wächst einfach mit! Auch wenn Sie in Zukunft mit einer viel höheren Anzahl an Datensätzen arbeiten, beeinträchtigt das nicht die Effizienz Ihrer Prozesse.

Die ERP-Historie

Der Ursprung von ERP geht übrigens auf die Materialwirtschaft bzw. die Materialbedarfsplanung produzierender Unternehmen in den 60er-Jahren zurück. Die ersten Vorläufer unserer heutigen ERP-Systeme dokumentierten, welche Waren zu einem Unternehmen geliefert und welche Waren von dort wieder versendet bzw. abgeholt wurden. Damit wurde es deutlich einfacher, einen Überblick über die Warenbewegungen zu behalten und die Lagerbestände permanent mit der Produktion abzugleichen.

In den 80ern kamen dann die Produktionsplanung und -steuerung dazu – bis in den 90ern die ersten ERP-Systeme (wie wir sie heute kennen) entwickelt wurden, welche bereits integrierte Funktionen für den Vertrieb sowie die Personalwirtschaft und die Finanzbuchhaltung enthielten.

Wer braucht ein ERP-System?

Der ERP-Markt hat sich seit den 90er-Jahren extrem gewandelt. Damals war es noch so, dass fast ausschließlich große Unternehmen mit ERP-Systemen gearbeitet haben – was vor allem an den damit verbundenen hohen Anfangsinvestitionen lag. Kleineren Unternehmen blieb praktisch nur, auf mehrere unzusammenhängende Lösungen zurückzugreifen oder Daten händisch zu dokumentieren.

Doch kein Unternehmen kann langfristig mit einzelnen Excel-Tabellen und Karteikarten arbeiten, wenn es erfolgreich bleiben will.

Heutzutage sieht die Lage daher ganz anders aus: Auch für KMU sind ERP-Systeme ein wesentlicher Bestandteil geworden. Und selbst für zahlreiche Kleinstunternehmen ist ERP mittlerweile ein Thema. Zum einen, weil sie im Grunde genommen die gleichen Anforderungen besitzen wie Großunternehmen – auch sie müssen sich gegen die Konkurrenz durchsetzen, innovativ sein und gleichzeitig wirtschaftlich arbeiten. Dabei ist ein ERP-System eine wertvolle Unterstützung, die sie in Anspruch nehmen sollten.

Und zum anderen, weil ERP-Systeme inzwischen dank Digitalisierung nicht mehr so immens hohe Anfangsinvestitionen voraussetzen. Sie lassen sich beispielsweise auf monatlicher Basis finanzieren. Dazu gibt es meist verschiedene Subscriptions – sprich Lizenzmodelle, die alle unterschiedliche Vorteile bieten, je nach Ausgangssituation eines Unternehmens.

Kontinuierliche Innovation

ERP-Systeme entwickeln sich permanent weiter. Heute stellen regelmäßige Updates und neue Versionen die kontinuierliche Innovation der Systeme sicher. Das ist unglaublich wichtig, da sich die Anforderungen des Marktes und der Kundschaft ununterbrochen im Wandel befinden.

Microsofts ERP-Lösung: Dynamics 365 Business Central

Die ERP-Lösung Dynamics 365 Business Central des Softwarekonzerns Microsoft eignet sich besonders für kleine und mittelständische Unternehmen. Die Lösung unterstützt speziell KMU dabei, ihre gegenwärtigen Herausforderungen zu bewältigen und begleitet sie gleichzeitig bei ihrem Wachstum. Die Funktionalität der Software lässt sich mit diversen Zusatzmodulen erweitern.

Zweimal im Jahr veröffentlicht Microsoft mit den sogenannten Release Waves neue Funktionen und Anpassungen der Software. Auch die globale Verfügbarkeit wird immer weiter forciert: Mittlerweile existieren bereits 90 lokalisierte Versionen (Stand Oktober 2022) – wobei weitere bereits angekündigt wurden.

Nur mit einem kompetenten Partner

Die beste ERP-Software nützt allerdings wenig ohne einen kompetenten und erfahrenen Dienstleistenden an Ihrer Seite, welcher über das notwendige Know-how verfügt. Zertifizierte Microsoft Partner kennen Business Central wie ihre Westentasche und unterstützen Sie tatkräftig vor, während und nach der Einführung Ihrer ERP-Lösung.

ERP-Fakten

Damit Sie für die Zusammenarbeit mit Ihrem zukünftigen Dienstleistenden gewappnet sind, klären wir im Folgenden ein paar wichtige Begrifflichkeiten rund um das Thema ERP und zeigen Ihnen, wo Verwechslungsgefahr besteht.

Was ist der Unterschied zwischen ERP und CRM?

Im Zusammenhang mit ERP ist auch oftmals von CRM-Systemen die Rede. Da sich die Funktionalität der beiden Systeme zunehmend überschneidet, besteht oft Verwirrung, worin der grundlegende Unterschied besteht.

Bei einem CRM-System liegt der Fokus auf den Prozessen, die direkt die Kundschaft betreffen. Darunter fallen etwa das Leadmanagement, eine Self-Service-Unterstützung und Funktionalitäten zum Erstellen und Bearbeiten von Angeboten. Ein Beispiel für ein bekanntes CRM-System ist Microsoft Dynamics 365 CRM.

Im Gegensatz dazu zielen ERP-Systeme überwiegend auf Daten und Prozesse ab, die im Backend ablaufen und der Kundschaft damit nicht direkt zugewandt sind.

ERP-System vs. Warenwirtschaftssystem

Der Begriff „ERP-System“ wird in der Praxis häufig synonym mit dem Begriff „Warenwirtschaftssystem“ verwendet. Dabei besteht zwischen den beiden Systemen ein grundlegender Unterschied.

Ein Warenwirtschaftssystem konzentriert sich ausschließlich auf Material- und Warenbewegungen, während ein ERP-System alle Ressourcen eines Unternehmens einbezieht – auch diejenigen, die z. B. bei einem produzierenden Unternehmen nur indirekt am Herstellungsprozess mitwirken.

Damit ist ein Warenwirtschaftssystem ausschließlich für Unternehmen interessant, deren Kerngeschäft die Produktion und/oder den Verkauf von Waren umfasst. Unternehmen, die mehr digitale Funktionen benötigen, sollten sich für ein ERP-System entscheiden.

Ein ERP-System beinhaltet mehr Funktionen als ein Warenwirtschaftssystem:

Lastenheft und Pflichtenheft – ist das nicht das Gleiche? 😲

Auch diese beiden Begriffe sorgen in der ERP-Welt häufig für Verwirrung und werden oft fälschlicherweise synonym verwendet. Die beiden Dokumente gehören zwar im Rahmen der Zusammenarbeit mit Ihrem ERP-Dienstleistenden untrennbar zusammen, es handelt sich jedoch um zwei einzelne Dokumente mit unterschiedlichen Zwecken. Um Missverständnisse zwischen Ihnen und Ihrem Dienstleistenden und/oder Ihren Partnern sowie auch innerhalb Ihres Projektteams zu vermeiden, sollten Sie vor der ERP-Einführung wissen, wo die Unterschiede zwischen dem Lasten- und dem Pflichtenheft liegen!

Was ist ein Lastenheft?

Im ERP-Lastenheft dokumentiert der Auftraggebende alle Informationen, die für das Unternehmen bei der Auswahl eines ERP-Systems und eines entsprechenden Anbietenden relevant sind. Es handelt sich somit um eine Anforderungsanalyse, in der Sie feststellen, was das (neue) ERP-System alles können muss. Diese Infos gehören dazu:

• Basisinformationen: z. B. Unternehmensgröße, Standorte oder aktuelle IT-Infrastruktur
• Funktionale Anforderungen: z. B. Feinplanung oder Lagerverwaltung
• Nicht-funktionale Anforderungen: z. B. mobile Anwendbarkeit oder Schnittstellen

Sobald Sie Ihr Lastenheft fertiggestellt haben, kann die ERP-Auswahl beginnen. Dabei ist Ihnen das Lastenheft eine große Hilfe – sofern Sie bei dessen Erstellung sorgfältig gearbeitet haben. 😉

Was ist ein Pflichtenheft?

Das ERP-Pflichtenheft erstellt der Anbietende, für den Sie sich entschieden haben, nachdem die ERP-Auswahl abgeschlossen ist. Er gibt dort an, wie er die Anforderungen des Auftraggebenden aus dem Lastenheft umsetzen möchte. Das Pflichtenheft stellt im Gegensatz zum Lastenheft eine rechtliche Verpflichtung dar. Änderungen sind nach der Unterschrift nur noch durch eine Vertragsänderung möglich.

Am Ende des Projekts überprüfen die beiden Vertragsparteien auf Basis des Pflichtenhefts, ob alle dort aufgelisteten Anforderungen wie vereinbart erfüllt wurden.

Kurz und knapp: Worin unterscheiden sich Lastenheft und Pflichtenheft?

Beide Dokumente beinhalten Anforderungen und Erwartungen an eine ERP-Lösung. Dabei baut das Pflichtenheft auf dem Lastenheft auf. Es handelt sich quasi um die Antwort des Anbietenden auf die Beschreibungen im Lastenheft durch den Auftraggebenden. Das Pflichtenheft orientiert sich bereits stärker an der Praxis – es enthält konkrete Funktionen, die die ERP-Lösung haben muss.

In welche Phasen unterteilt sich ein ERP-Projekt?

Lastenheft und Pflichtenheft spielen bereits zu Beginn der ERP-Auswahl eine wichtige Rolle – der ersten Projektphase auf dem Weg zu Ihrer neuen ERP-Lösung. Insgesamt können Sie Ihr ERP-Projekt grob in drei bzw. vier Hauptphasen unterteilen.

1. ERP-Auswahl: Zuerst müssen Sie sich für eine geeignete ERP-Lösung sowie den passenden Dienstleistenden entscheiden. Dieser wird Sie dabei unterstützen, die Lösung zu implementieren.
2. ERP-Vertragsabschluss: Nach der Entscheidung für einen ERP-Dienstleistenden geht es darum, die Vertragsdetails zu klären.
3. ERP-Implementierung: Im nächsten Schritt wird das neue ERP-System in Ihrem Unternehmen eingeführt – von der Zieldefinition sowie der detaillierten Planung der Rahmenbedingungen und des konkreten Vorgehens über Schulungen der Endanwendenden bis zum Start des Echtbetriebs.
4. (ERP-Einsatz:) Und schließlich müssen Sie das ERP-System in der Praxis inbetriebnehmen – in den ersten Tagen/Wochen mit Unterstützung des Dienstleistenden.