Dynamics AX: Warum sich ein Wechsel
zu Business Central
jetzt lohnen kann

Microsoft Lifecycle-Richtlinie

Der erweiterte Support für AX 2009 und AX 2012 (R2) endet im Oktober 2021 und der erweiterte Support für AX 2012 R3 endet im Januar 2023.  Unternehmen, die momentan Dynamics AX On-Premises einsetzen, stehen dann grundsätzlich vier Optionen zur Auswahl:

1. Ein Wechsel zum AX-Nachfolger Dynamics 365 Finance und Supply Chain Management

Eine Möglichkeit besteht darin, die direkte Nachfolgelösung zu wählen. Den cloudbasierten AX-Nachfolger gibt es bereits seit einigen Jahren. Zunächst hieß die ERP-Software Dynamics AX/AX7, danach wurde sie in Dynamics 365 for Finance and Operations umbenannt. Vor Kurzem wurde sie auf zwei separate Bestandteile aufgeteilt, die jeweils Dynamics 365 Finance und Dynamics 365 Supply Chain Management (SCM) heißen. Eine On-Premises Variante ist ebenfalls vorhanden.

2. Ein Wechsel zu einem anderen ERP-Herstellenden

Eine weitere Option stellt ein Wechsel zum anderen ERP-Herstellenden dar. Falls es wieder ein ERP-System werden soll, das von Beginn an einen grob vergleichbaren Funktionalitätsumfang bietet, würden hier beispielsweise solche ERP-Systeme wie SAP S/4HANA infrage kommen.

3. Ein Weiterbetrieb von AX

Ein Weiterbetrieb eines ERP-Systems trotz fehlenden Supports ist in den meisten Fällen nicht zu empfehlen. Sicherheitsrisiken und andere Nachteile können die direkten und indirekten Kosten des Weiterbetriebs schnell in die Höhe steigen lassen.

Es gibt jedoch Fälle, in denen das ERP-System noch stabil läuft und in absehbarer Zukunft keine Änderungen in der Unternehmensstrategie zu erwarten sind. Dazu ist auch das Personal mit den erforderlichen Kenntnissen im Unternehmen vorhanden oder es kann mit der Unterstützung vom ERP-Partner gerechnet werden. Unter solchen Umständen könnte ein Weiterbetrieb der ERP-Software als Übergangslösung erwogen werden.

4. Ein Wechsel zum anderen ERP-System von Microsoft

Unter bestimmten Voraussetzungen kann es für Unternehmen, die Dynamics AX nutzen, sinnvoll sein, zu einem anderen ERP-System von Microsoft zu wechseln. Hier bietet sich der Wechsel zu Dynamics 365 Business Central an. Dieses ERP-System ist gewissermaßen der kleinere Bruder von Dynamics AX bzw. Dynamics 365 Finance und Supply Chain Management. Aufgrund seiner Leistungsfähigkeit, die bei Bedarf flexibel ausgebaut werden kann, eignet es sich sowohl für kleinere als auch für größere Unternehmen.

Fokus auf Business Central

Dieser Beitrag fokussiert sich vor allem auf die Vorteile der letzten Option: den Wechsel von Dynamics AX auf Dynamics 365 Business Central. Unter bestimmten Voraussetzungen kann sich diese Möglichkeit als langfristig günstiger und nachhaltiger im Vergleich zu den Alternativen erweisen.

Microsoft Dynamics 365 Business Central war früher unter dem Namen Dynamics Navision/NAV bekannt. Das ERP-System gibt es als Cloud- und On-Premise Lösung. Letztere kann auf den eigenen Servern betrieben oder in einer Private Cloud gehostet werden.

Microsoft Dynamics 365 Business Central Die Lieblings- ERP-
Lösung von KMU

Ein Wechsel von Dynamics AX zu einer ERP-Lösung vom anderen Herstellenden

Bei der Antwort auf die Frage, ob Dynamics AX-Nutzende Unternehmen zum anderen ERP-Herstellenden wechseln sollen oder sich wieder für ein (anderes) ERP-System von Microsoft entscheiden, sind einige Punkte zu berücksichtigen.

Die Implementierung eines ERP-Systems vom anderen Herstellenden bedeutet fast immer einen zusätzlichen Mehraufwand. Keine zwei von unterschiedlichen Herstellenden und deren Partnern angeboten ERP-Lösungen sind gleich. Es muss daher immer damit gerechnet werden, dass bestehende Prozesse angepasst und Workarounds geschaffen werden müssen, um herstellerspezifischen Eigenheiten gerecht zu werden.

Natürlich ist auch ein Wechsel zwischen den ERP-Systemen des gleichen Herstellenden mit Aufwand verbunden. Aufgrund der zumeist kleineren Unterschiede fällt dieser verhältnismäßig gering aus.

Ein Microsoft-ERP-Partner, selbst wenn er noch keine direkten Erfahrungen mit Dynamics AX und den Nachfolgeversionen hat, ist mit den Microsoft-Tools und entsprechenden Prozessen vertraut. Deswegen kann der Umstieg von AX auf ein anderes ERP-System von Microsoft mit seiner Hilfe oft schneller und reibungsloser gelingen als mit einem Partner eines anderen ERP-Herstellenden auf eine andere ERP-Lösung.

Weiterhin machen Unternehmen, die gegenwärtig bei sich die AX-ERP-Software einsetzen, häufig auch von anderen Produkten und Plattformen von Microsoft Gebrauch. Stammt das neue ERP-System vom selben Herstellenden wie das alte, können diese Services oder Add-ons häufig weiter genutzt und in die neue ERP-Lösung angebunden bzw. in sie integriert werden.

Selbstverständlich wird ein Wechsel zu einer ERP-Software vom anderen Herstellenden unter Umständen trotzdem erforderlich. Beispielsweise, wenn das Unternehmen so stark gewachsen ist, dass von vornherein klar ist, dass eine ERP-Lösung, die größer als Dynamics AX ist, her muss.

Oder wenn die Unternehmensstrategie vorgibt, dass die ERP-Systeme aller Unternehmen innerhalb eines Konzerns von einem bestimmten Herstellenden stammen müssen.

In vielen anderen Fällen kann es sich jedoch lohnen, näher zu prüfen, ob vielleicht nicht eine kleinere ERP-Lösung, deren Leistungsfähigkeit sich bei Bedarf dynamisch durch nahtlos integrierte Add-ons erweitern lässt, infrage kommt. Ein Beispiel dafür wäre Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Ein weiterer Punkt, der beachtet werden sollte: Verglichen mit den ERP-Lösungen einiger anderer Herstellender, die als Alternativen zu AX gehandelt werden, haben die ERP-Lösungen von Microsoft eine verhältnismäßig offene Architektur.

Der Wechsel zu einer ERP-Software eines anderen Herstellenden kann dann unter Umständen zum Problem werden. Beispielsweise, wenn viele AX-Legacy-Lösungen in das ERP-System des neuen Herstellenden integriert werden müssen.

Auch stellt sich in solchen Fällen schnell heraus, dass die neue ERP-Lösung weniger Gestaltungsspielräume bietet. Die unternehmenseigenen Arbeitsprozesse müssen dann in vielen Fällen an die vorgegebenen Prozesse und Workflows der ERP-Software stark anpasst werden.

Dynamics 365 Business Central vs. Dynamics 365 Finance und Supply Chain Management

Offiziell wird Dynamics 365 Business Central als ERP-Lösung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) vermarktet. Dynamics AX und die Nachfolgelösung Dynamics 365 Finance und Supply Chain Management wenden sich dagegen eher an den gehobenen Mittelstand und Großunternehmen. Der Funktionalitätsumfang in der Standardausführung und der damit verbundene Einrichtungs- und Schulungsaufwand ist bei Dynamics AX somit wesentlich größer.

Bei der Definition von KMU sollten jedoch einige Aspekte berücksichtigt werden. Laut einer oft zitierten EU-Definition sind KMU Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitenden und einem Jahresumsatz bis 50 Millionen Euro bzw. einer Bilanzsumme bis 43 Millionen Euro (siehe https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/PDF/?uri=CELEX:32003H0361&from=EN ). Hierbei sollte jedoch bedacht werden: Die Anzahl der ERP-Userinnen und -User unterscheidet sich zumeist von der Anzahl der Mitarbeitenden im Unternehmen. Meistens liegt sie deutlich darunter!

Auch wenn die Anzahl der Mitarbeitenden und der Jahresumsatz nicht unwichtig sind, spielen die Anzahl und Komplexität von Unternehmensprozessen bei der Auswahl eines ERP-Systems eine deutlich größere Rolle.

In Abhängigkeit von der Art der Aufgaben und der Branche kann ein Unternehmen, das weniger Mitarbeitende hat, bereits relativ komplexe Prozesse aufweisen. Ein Unternehmen dagegen, das verhältnismäßig viele Mitarbeitende hat, relativ einfache Prozesse haben.

Beispielsweise werden Unternehmen, die im Bergbau tätig sind oder mit Baustoffen handeln in den meisten Fällen einfachere Prozesse haben als Unternehmen die Medizintechnik herstellen. Die letzteren müssen unter anderem deutlich mehr und deutlich strengere Vorschriften und gesetzliche Auflagen erfüllen.

Das dürfte einer der Gründe sein, warum verschiedene Einrichtungen die maximale Anzahl der KMU-Mitarbeitenden unterschiedlich hoch ansetzen. Beispielsweise legt das Institut für Mittelstandsforschung (ifM) in Bonn die Obergrenze für KMU auf 500 Mitarbeitende fest (siehe: https://www.ifm-bonn.org/definitionen-/kmu-definition-des-ifm-bonn ).

Darüber hinaus versuchen einige Länder bei der Definition von KMU, branchenspezifische Besonderheiten zu berücksichtigen. So kann beispielsweise in den USA die Anzahl der Mitarbeitenden bei einem als KMU (engl. SME) eingestuften Unternehmen von Branche zu Branche stark variieren. Manchmal kann sie sogar mehr als 1000 Mitarbeitende betragen (siehe https://www.sba.gov/sites/default/files/2018-07/NAICS%202017%20Table%20of%20Size%20Standards.pdf ).

Unter anderem ist das ein Grund, warum Dynamics 365 Business Central erfolgreich von Unternehmen eingesetzt wird, die viel mehr als 250 Mitarbeitende haben (und nach manchen Definitionen dann nicht mehr als KMU gelten).

Andersherum können die Prozesse in einem Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitenden in Einzelfällen bereits so komplex sein, dass eine große ERP-Lösung erforderlich wird.

Hinzu kommt der Punkt, dass der Funktionsumfang von Microsoft Dynamics 365 Business Central und damit auch die Leistungsfähigkeit der gesamten ERP-Software flexibel erweitert werden können. In dieser Hinsicht ist diese Software wahrscheinlich gegenwärtig eines der am besten skalierbaren ERP-Systeme auf dem Markt.

Dadurch lassen sich einzelne Fachabteilungen und das gesamte Unternehmen softwareseitig auf dem Wachstumspfad vom Klein- zum Großunternehmen ununterbrochen und dauerhaft begleiten. Auf diese Weise können erhebliche Kosten eingespart werden, die in der Regel beim Wechsel eines ERP-Systems und in solchen Fällen oft auch des ERP-Dienstleistenden entstehen.

Die Fähigkeit von Business Central mit dem Unternehmenswachstum mitzugehen, wird unter anderem durch einen großen Pool von Add-ons und anderen Services ermöglicht, dass von einem umfangreichen Partnernetzwerk gepflegt und ständig erweitert wird.

Auf der anderen Seite: Muss ein Unternehmen mal schrumpfen oder werden bestimmte Funktionen nicht mehr erforderlich, können Add-ons zumeist relativ einfach wieder ausgegliedert und bei Bedarf durch andere Erweiterungen ersetzt werden. Auch Updates und Upgrades des ERP-Systems werden gegenwärtig einfacher, weil Add-ons keine direkten Eingriffe in den Quellcode der Kernsoftware erfordern.

Business Central steht momentan im Fokus der ERP-Strategie von Microsoft und die Funktionalität dieser Software wird schnell weiterentwickelt. Es gibt zwei große Updates pro Jahr, die jeweils im Frühling und Herbst durchgeführt werden. Dazu kommt ein wachsender Pool von Add-ons. Diese können über die Microsoft Plattform AppSource bezogen werden. Auch die On-Premise Version von Business Central, die größtenteils mit der Vorgängerversion Dynamics 365 NAV identisch ist, profitiert von dieser Entwicklung.

Ein Grund für diese Fokussierung dürfte unter anderem auch darin liegen, dass die Anzahl der Nutzenden von Business Central und der Vorgängerversionen die Anzahl der Nutzenden von Dynamics AX und der Nachfolgeversionen um das Mehrfache übersteigt.

Dieser Umstand spiegelt sich auch in der hohen Anzahl der ERP-Dienstleistenden wider, die Business Central implementieren und betreuen. Bei der Suche nach einem geeigneten ERP-Partner oder falls der ERP-Dienstleistende einmal aus dem einen oder anderen Grund gewechselt werden muss, kann das vorteilhaft sein.

Darüber hinaus sorgt die hohe Anzahl von ERP-Dienstleistenden dafür, dass die Menge und Vielfalt der Add-ons und anderer Services verhältnismäßig schnell zunimmt. Auch steigt durch die große Anzahl der Microsoft ERP-Partner die Wahrscheinlichkeit, dass ein Unternehmen im Fall von bestimmten Vorstellungen schneller fündig wird. Zum Beispiel, wenn eine durchgehende Remote-Implementierung und -Betreuung der ERP-Lösung erwünscht wird.

Eine ERP-Lösung, die standardmäßig einen kleineren Funktionalitätsumfang bietet, der sich bei Bedarf flexibel und vor allem gezielt erweitern oder reduzieren lässt, hat weitere Vorteile. Die Softwareleistung lässt sich dadurch kostensparend an die jeweils aktuellen Prozess- und Funktions-Erfordernisse anpassen.

Eine Investition in eine solche ERP-Software kann sich besonders für Unternehmen lohnen, die in sich schnell wandelnden Märkten agieren oder die mit wirtschaftlich unsicheren Zeiten konfrontiert werden.

Ein weiterer Punkt, der für Dynamics 365 Business Central spricht, ist die kürzere Implementierungszeit. Selbst bei größeren Unternehmen kann das ERP-System oft in weniger als einem halben Jahr eingeführt werden.

Im Vergleich dazu sind bei großen ERP-Lösungen Implementierungszeiten von bis zu zwei Jahren keine Seltenheit. Wobei selbstverständlich die Anzahl und die Komplexität der Prozesse im Unternehmen die Einführungszeit stark beeinflussen.

Ein Grund für die vergleichsweise schnelle Implementierung von Business Central ist auch der geringere Umfang der Software. Auf diese Weise entfallen viele aufwendige Einrichtungs- und Schulungsaufwände. Fehlende Funktionen und Prozesse können in der Regel später bei Bedarf durch Add-ons gezielt nachimplementiert werden.

Die Tatsache, dass Business Central eine weniger umfangreiche und später bedarfsweise erweiterbare Funktionalität bietet, hat weitere Vorteile. Beispielsweise steht dann die ERP-Software schneller für den produktiven Einsatz bereit. Darüber hinaus verringert sich durch die einfachere Handhabung die Wahrscheinlichkeit, dass den ERP-Anwendenden Fehler bei der Bedienung des ERP-Systems unterlaufen, weil die Masken im ERP-System nicht durch ungenutzte Menüpunkte, Funktionsaufrufe und Eingabefelder unnötig überfrachtet sind.

Ein Umstieg auf Dynamics 365 Business Central dürfte insbesondere auch für diejenigen Dynamics AX-Nutzenden Unternehmen interessant sein, deren Wachstumsziele bescheidener ausgefallen sind als erwartet. Oder für Unternehmen, die sogar geschrumpft sind. Sei es aufgrund einer negativen wirtschaftlichen Entwicklung oder als Folge von Ausgründungen bzw. Geschäftsbereichsverkäufen.

Hinzu kommt: Eine von vornherein große ERP-Lösung, egal von welchem Herstellenden, eignet sich schlechter für Unternehmen, die sich im Wandel befinden. Die Gefahr, die hierbei oft besteht, ist, dass einerseits zunächst ein großer Aufwand betrieben wird, um einen Funktionalitätsumfang zu implementieren, der später gar nicht benötigt wird. Andererseits jedoch bestimmte Funktionalität später fehlt, weil der Bedarf daran von niemandem vorhergesehen werden konnte.

Die technische Leistungsfähigkeit von Dynamics 365 Business Central kommt selbstverständlich irgendwann mal auch an ihre Grenzen. Allerdings sind diese Grenzen relativ hoch angesetzt. Im Praxisalltag ist es sogar meistens so, dass die in das ERP-System integrierten Add-Ons oder veralteten Unternehmensprozesse die tatsächlichen Leistungslimits vorgeben. Und diese befinden sich nicht selten unterhalb der technischen Möglichkeiten der ERP-Lösung.

Bei einer Entscheidung zwischen Dynamics 365 Business Central und Dynamics 365 Finance und Supply Chain Management sollten weitere Aspekte beachtet werden.

Mit der letzten Namensänderung wurde die Nachfolgelösung von Dynamics AX gleichzeitig in zwei Teile aufgespalten, die jeweils einzeln oder zusammen bezogen werden können: Dynamics 365 Finance und Dynamics 365 Supply Chain Management. Ob diese Neuaufteilung für Unternehmen besser geeignet ist, muss im Einzelfall entschieden werden.

Wer beispielsweise sich für Dynamics 365 Finance entscheidet, bekommt zwar unter anderem ein ERP-Modul für die Verwaltung von Finanztransaktionen, aber keine ERP-Module zur Verwaltung des Lagers oder der Lieferanten. Diese Funktionalität gibt es nur, wenn Dynamics 365 Supply Chain Management dazu genommen wird.

Anders ist es bei Dynamics 365 Business Central. Hier wird zwischen einer günstigeren Essentials-Lizenz und einer teureren Premium-Lizenz unterschieden. Sowohl Funktionalität für die Verwaltung von Finanztransaktionen als auch Funktionalität für die Verwaltung des Lagers und der Lieferanten ist bereits in der Essentials-Ausführung enthalten.

Preislich liegen die Essentials- und Premium-Lizenzen von Business Central deutlich unter den Lizenzkosten für Dynamics 365 Finance und Supply Chain Management. Es sollte jedoch berücksichtigt werden, dass bei Business Central Zusatzkosten durch die eventuell erforderlichen Add-ons dazu kommen könnten.

Das Nachfolge-ERP-System von Dynamics AX, Dynamics 365 Finance und Supply Chain Management, hat selbstverständlich auch seine Stärken. Ein großer multinationaler Konzern mit mehreren tausend Beschäftigten wird mit diesem ERP-System wahrscheinlich besser bedient sein. Dynamics 365 Finance und Supply Chain Management ist wahrscheinlich auch die bessere Wahl für Firmen, die über Jahre kontinuierlich gewachsen sind und auf der Schwelle zum multinationalen Großunternehmen stehen.

Für viele andere Unternehmen, größere und kleinere, lohnt es sich jedoch oft, das Augenmerk auf Dynamics 365 Business Central zu richten. Langfristig könnte das eine bessere Investition sein.

Business Central legt ein
beeindruckendes
Wachstum hin Einige Faktoren, die dafür verantwortlich sind