Die erste Herausforderung! Die ERP-Auswahl
erfolgreich meistern

Rund drei bis acht Monate

Das Ganze ist aufgrund des Aufwands mit hohen Investitionen verbunden. In der Regel dauert der ganze Auswahlprozess abhängig von der Größe und Komplexität des Unternehmens sowie der Branche rund drei bis acht Monate.

Auf die Vorbereitung kommt es an

Die Flut an ERP-Anbietenden auf dem Markt führt zu Unübersichtlichkeit, was wiederum Überforderung verursachen kann. So wird es zu einer Herausforderung, am Ende unter hunderten von Anbietenden auch wirklich den passenden Anbietenden zu identifizieren. Und jede Software scheint ihre ganz eigenen Stärken und Schwächen zu haben. Wie soll man sich da bloß entscheiden? Um strukturiert vorgehen zu können, müssen Sie sich gründlich vorbereiten. Die Wahl des ERP-Systems und des Anbietenden ist keine Bauchentscheidung, sondern erfolgt anhand konkreter Auswahlkriterien.

Was zählt generell zu den wichtigsten Auswahlkriterien?

• Funktionen: Decken die Funktionen des Systems Ihren Bedarf vollständig ab?
• Preis-Leistung: Wie viel kostet Sie das ERP-System? Auch zukünftige Kostenaspekte sind relevant, wie z. B. Kosten für die Implementierung, die regelmäßige Wartung, Lizenzen etc.
• Brancheneignung: Handelt es sich um ein ERP-System, das speziell auf Ihre Branche zugeschnitten ist, bei der bereits spezifische Funktionen integriert sind und die gesetzlichen Anforderungen und Regularien berücksichtigt werden?
• Investitionssicherheit: Wie sind die Zukunftsaussichten des ERP-Systems? Was ist mit Updates? Wird der Support langfristig weitergeführt? Und wie sieht es mit der globalen Verfügbarkeit des Systems aus? Falls Ihr Unternehmen in der Zukunft in Erwägung zieht, ins Ausland zu expandieren, ist das ebenfalls ein wichtiger Aspekt.

Zum passenden ERP-System und Anbietenden – in nur 5 Schritten

1. Der Start: Das Projekt aufsetzen

Zunächst einmal muss ein Unternehmen erkennen, dass überhaupt der Bedarf für ein (neues) ERP-System da ist und dann das Projekt aufsetzen und mit der Planung der ERP-Einführung beginnen. An dieser Stelle ist es wesentlich, alle Rahmenbedingungen zu klären. Insbesondere müssen Sie das Projektteam bestimmen und die konkreten Verantwortlichkeiten definieren sowie den Zeitplan und das Budget festlegen.

Zeit für ein (neues) ERP-System?

Und woran erkennen Sie, dass der Bedarf für ein (neues) ERP-System vorhanden ist? Grundsätzlich lässt sich sagen: Ihr Unternehmen sollte spätestens dann über die Einführung eines (neuen) ERP-Systems nachdenken, wenn der interne Aufwand langsam aber sicher anfängt, Ihr Tagesgeschäft zu bremsen.

Sollten Sie feststellen, dass die Effizienz Ihrer Prozesse sinkt, die Koordination der Abläufe immer mehr Zeit beansprucht und Ihnen zunehmend Fehler unterlaufen, wird es Zeit zu handeln. Denn schließlich sollten Ihre Kernkompetenzen immer im Vordergrund stehen!

2. Das Lastenheft erstellen

Was verbirgt sich hinter dem Begriff „Lastenheft“?

Ein Lastenheft können Sie sich wie ein Anforderungsdokument vorstellen. Und zwar geht es um die Anforderungen, die speziell Ihr Unternehmen an das neue ERP-System stellt. Das Lastenheft enthält unter anderem eine Beschreibung Ihres Unternehmens sowie Ihren Zeitplan für die anstehende ERP-Einführung. Bei der Erstellung des Lastenhefts steht kontinuierlich die Frage „Was brauchen wir?“ im Mittelpunkt.

3. Vorauswahl: Die Longlist erstellen

Nun geht es darum, eine Vorauswahl zu treffen – mit allen Anbietenden, die prinzipiell in Frage kommen. Das ist Ihre Longlist. Dabei sollten Sie sich an Ihren eigenen K.O.-Kriterien orientieren. Ein K.O.-Kriterium kann beispielsweise die Kompatibilität mit Ihrem Betriebssystem sein.

4. Feinauswahl: Die Shortlist erstellen

Ihre Liste wird wahrscheinlich immer noch ziemlich unübersichtlich sein. Im nächsten Schritt müssen Sie also die Longlist kürzen. Wie können Sie dabei vorgehen? Eine Möglichkeit besteht darin, Ihr Lastenheft an alle ERP-Anbietenden auf Ihrer Longlist zu schicken. Bitten Sie die potenziellen Dienstleistenden, Ihre Ausgangssituation zu bewerten und eine erste Kalkulation vorzunehmen.

Die Resonanz der Anbietenden werten Sie dann aus und filtern anhand der Ergebnisse noch einmal. In erster Linie berücksichtigen Sie dabei die reinen Fakten zum angebotenen ERP-System.

5. Den Anbietenden Ihres Vertrauens auswählen

Shorten your Shortlist!

Vorab sollten Sie zudem fünf Auswahlkriterien festlegen, die für Ihr Unternehmen besonders wichtig sind. Priorisieren Sie diese Kriterien, um nun die besten zwei bis vier Dienstleistenden aus Ihrer Shortlist herauszufiltern. Berücksichtigen Sie beispielsweise auch, dass kleinere Anbietende zwar in der Regel weniger integrierte Funktionalitäten zu bieten haben, dafür aber unter Umständen mit besserem Service punkten können.

Die ERP-Anbietenden in der Endauswahl sollten wirklich all Ihre Anforderungen erfüllen – sowohl technisch, funktional und nicht-funktional als auch auf menschlicher Ebene. Diese Dienstleistenden laden Sie dann final zum persönlichen Kennenlernen ein – bevor Sie sich (bestenfalls) am Ende für einen von ihnen entscheiden.

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Der Faktor Mensch

So wichtig wie die technischen und funktionalen Aspekte sind, ist es auch, dass Sie mit dem Anbietenden Ihrer Wahl menschlich harmonieren.

Ihre Checkliste

• Wie viel Zeit vergeht, bis Sie eine Antwort vom Anbietenden erhalten?
• Kommuniziert der Anbietende auf Augenhöhe mit Ihnen?
• Erhalten Sie von ihm einfach eine vordefinierte Standardantwort oder macht er sich die Mühe, eine individuelle Einschätzung Ihrer Anforderungen zu formulieren?
• Hat die Antwort für Sie einen wirklichen Mehrwert oder handelt es sich möglicherweise um eine reine Verkaufsmasche?

Achtung: Lassen Sie sich nicht von falschen Versprechungen blenden! ☝️

Natürlich können Sie den Anbietenden nicht wie bei Pinocchio an der Nase ansehen, dass sie es mit Overselling zu tun haben. Die Erkenntnis kommt daher manchmal zu spät. Allerdings können Sie bestimmte „Vorsichtsmaßnahmen“ treffen, z. B. bietet es sich an, im Rahmen des Auswahlprozesses differenzierte Antworten zu verlangen, die auch Teil des Vertrags werden oder Kundschaftsreferenzen einzuholen.

Verhindern Sie außerdem unbedingt, dass die rabattbedingte Amnesie während der Verhandlungen bei Ihnen zuschlägt! 😉