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ERP-Auswahl

Kopfzeilen-AnfĂŒhrungszeichen Das passende ERP-System finden Kopfzeilen-AnfĂŒhrungszeichen

Die erste Herausforderung! Die ERP-Auswahl
erfolgreich meistern

Die erste Etappe auf dem Weg zu einem (neuen) ERP-System ist die ERP-Auswahl. Diese stellt meistens eine große Herausforderung fĂŒr ein Unternehmen da. Denn eine solche Aufgabe steht im Normalfall nur etwa alle 10 bis 15 Jahre an – und gehört somit keineswegs zum „Daily Business“. HĂ€ufig haben die Verantwortlichen fĂŒr dieses Projekt daher auch noch keine Erfahrung in diesem Bereich sammeln können. Worauf kommt es bei der ERP-Auswahl an?


Rund drei bis acht Monate

Das Ganze ist aufgrund des Aufwands mit hohen Investitionen verbunden. In der Regel dauert der ganze Auswahlprozess abhĂ€ngig von der GrĂ¶ĂŸe und KomplexitĂ€t des Unternehmens sowie der Branche rund drei bis acht Monate.

Auf die Vorbereitung kommt es an

Die Flut an ERP-Anbietenden auf dem Markt fĂŒhrt zu UnĂŒbersichtlichkeit, was wiederum Überforderung verursachen kann. So wird es zu einer Herausforderung, am Ende unter hunderten von Anbietenden auch wirklich den passenden Anbietenden zu identifizieren. Und jede Software scheint ihre ganz eigenen StĂ€rken und SchwĂ€chen zu haben. Wie soll man sich da bloß entscheiden? Um strukturiert vorgehen zu können, mĂŒssen Sie sich grĂŒndlich vorbereiten. Die Wahl des ERP-Systems und des Anbietenden ist keine Bauchentscheidung, sondern erfolgt anhand konkreter Auswahlkriterien.

Was zÀhlt generell zu den wichtigsten Auswahlkriterien?

  • Funktionen: Decken die Funktionen des Systems Ihren Bedarf vollstĂ€ndig ab?
  • Preis-Leistung: Wie viel kostet Sie das ERP-System? Auch zukĂŒnftige Kostenaspekte sind relevant, wie z. B. Kosten fĂŒr die Implementierung, die regelmĂ€ĂŸige Wartung, Lizenzen etc.
  • Brancheneignung: Handelt es sich um ein ERP-System, das speziell auf Ihre Branche zugeschnitten ist, bei der bereits spezifische Funktionen integriert sind und die gesetzlichen Anforderungen und Regularien berĂŒcksichtigt werden?
  • Investitionssicherheit: Wie sind die Zukunftsaussichten des ERP-Systems? Was ist mit Updates? Wird der Support langfristig weitergefĂŒhrt? Und wie sieht es mit der globalen VerfĂŒgbarkeit des Systems aus? Falls Ihr Unternehmen in der Zukunft in ErwĂ€gung zieht, ins Ausland zu expandieren, ist das ebenfalls ein wichtiger Aspekt.

Zum passenden ERP-System und Anbietenden – in nur 5 Schritten

In 5 Schritten ERP-System und Anbietenden auswÀhlen
In 5 Schritten zum passenden ERP-Anbietenden.

1. Der Start: Das Projekt aufsetzen

ZunĂ€chst einmal muss ein Unternehmen erkennen, dass ĂŒberhaupt der Bedarf fĂŒr ein (neues) ERP-System da ist und dann das Projekt aufsetzen und mit der Planung der ERP-EinfĂŒhrung beginnen. An dieser Stelle ist es wesentlich, alle Rahmenbedingungen zu klĂ€ren. Insbesondere mĂŒssen Sie das Projektteam bestimmen und die konkreten Verantwortlichkeiten definieren sowie den Zeitplan und das Budget festlegen.

Zeit fĂŒr ein (neues) ERP-System?

Und woran erkennen Sie, dass der Bedarf fĂŒr ein (neues) ERP-System vorhanden ist? GrundsĂ€tzlich lĂ€sst sich sagen: Ihr Unternehmen sollte spĂ€testens dann ĂŒber die EinfĂŒhrung eines (neuen) ERP-Systems nachdenken, wenn der interne Aufwand langsam aber sicher anfĂ€ngt, Ihr TagesgeschĂ€ft zu bremsen.

Sollten Sie feststellen, dass die Effizienz Ihrer Prozesse sinkt, die Koordination der AblĂ€ufe immer mehr Zeit beansprucht und Ihnen zunehmend Fehler unterlaufen, wird es Zeit zu handeln. Denn schließlich sollten Ihre Kernkompetenzen immer im Vordergrund stehen!

2. Das Lastenheft erstellen

Was verbirgt sich hinter dem Begriff „Lastenheft“?

Ein Lastenheft können Sie sich wie ein Anforderungsdokument vorstellen. Und zwar geht es um die Anforderungen, die speziell Ihr Unternehmen an das neue ERP-System stellt. Das Lastenheft enthĂ€lt unter anderem eine Beschreibung Ihres Unternehmens sowie Ihren Zeitplan fĂŒr die anstehende ERP-EinfĂŒhrung. Bei der Erstellung des Lastenhefts steht kontinuierlich die Frage „Was brauchen wir?“ im Mittelpunkt.

3. Vorauswahl: Die Longlist erstellen

Nun geht es darum, eine Vorauswahl zu treffen – mit allen Anbietenden, die prinzipiell in Frage kommen. Das ist Ihre Longlist. Dabei sollten Sie sich an Ihren eigenen K.O.-Kriterien orientieren. Ein K.O.-Kriterium kann beispielsweise die KompatibilitĂ€t mit Ihrem Betriebssystem sein.

4. Feinauswahl: Die Shortlist erstellen

Ihre Liste wird wahrscheinlich immer noch ziemlich unĂŒbersichtlich sein. Im nĂ€chsten Schritt mĂŒssen Sie also die Longlist kĂŒrzen. Wie können Sie dabei vorgehen? Eine Möglichkeit besteht darin, Ihr Lastenheft an alle ERP-Anbietenden auf Ihrer Longlist zu schicken. Bitten Sie die potenziellen Dienstleistenden, Ihre Ausgangssituation zu bewerten und eine erste Kalkulation vorzunehmen.

Die Resonanz der Anbietenden werten Sie dann aus und filtern anhand der Ergebnisse noch einmal. In erster Linie berĂŒcksichtigen Sie dabei die reinen Fakten zum angebotenen ERP-System.

5. Den Anbietenden Ihres Vertrauens auswÀhlen

Shorten your Shortlist!

Vorab sollten Sie zudem fĂŒnf Auswahlkriterien festlegen, die fĂŒr Ihr Unternehmen besonders wichtig sind. Priorisieren Sie diese Kriterien, um nun die besten zwei bis vier Dienstleistenden aus Ihrer Shortlist herauszufiltern. BerĂŒcksichtigen Sie beispielsweise auch, dass kleinere Anbietende zwar in der Regel weniger integrierte FunktionalitĂ€ten zu bieten haben, dafĂŒr aber unter UmstĂ€nden mit besserem Service punkten können.

Die ERP-Anbietenden in der Endauswahl sollten wirklich all Ihre Anforderungen erfĂŒllen – sowohl technisch, funktional und nicht-funktional als auch auf menschlicher Ebene. Diese Dienstleistenden laden Sie dann final zum persönlichen Kennenlernen ein – bevor Sie sich (bestenfalls) am Ende fĂŒr einen von ihnen entscheiden.


Der Faktor Mensch

So wichtig wie die technischen und funktionalen Aspekte sind, ist es auch, dass Sie mit dem Anbietenden Ihrer Wahl menschlich harmonieren.

Ihre Checkliste

  • Wie viel Zeit vergeht, bis Sie eine Antwort vom Anbietenden erhalten?
  • Kommuniziert der Anbietende auf Augenhöhe mit Ihnen?
  • Erhalten Sie von ihm einfach eine vordefinierte Standardantwort oder macht er sich die MĂŒhe, eine individuelle EinschĂ€tzung Ihrer Anforderungen zu formulieren?
  • Hat die Antwort fĂŒr Sie einen wirklichen Mehrwert oder handelt es sich möglicherweise um eine reine Verkaufsmasche?

Achtung: Lassen Sie sich nicht von falschen Versprechungen blenden! ☝

NatĂŒrlich können Sie den Anbietenden nicht wie bei Pinocchio an der Nase ansehen, dass sie es mit Overselling zu tun haben. Die Erkenntnis kommt daher manchmal zu spĂ€t. Allerdings können Sie bestimmte „Vorsichtsmaßnahmen“ treffen, z. B. bietet es sich an, im Rahmen des Auswahlprozesses differenzierte Antworten zu verlangen, die auch Teil des Vertrags werden oder Kundschaftsreferenzen einzuholen.

Verhindern Sie außerdem unbedingt, dass die rabattbedingte Amnesie wĂ€hrend der Verhandlungen bei Ihnen zuschlĂ€gt! 😉

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